Operaciones básicas de Power Point

Transcripción

1 Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática Operaciones básicas de Power Point Herramientas informáticas para el personal de mando. Office2007 DGITI 2008

2 Contenido Familiarizarse con PowerPoint Introducción... 4 Objetivos... 4 Acerca de este curso... 4 Oriéntese: qué ha cambiado y por qué... 4 La cinta de opciones... 5 Fichas: dedicadas a las tareas principales... 5 Mostrar las galerías (Animaciones)... 5 Usar opciones avanzadas... 6 La barra de herramientas de acceso rápido... 6 Cambiar de vista... 6 Métodos abreviados de teclado... 7 Ponga a prueba sus conocimientos... 7 Un nuevo formato de archivo... 8 Ventajas del nuevo formato... 8 Cuál es el aspecto del nuevo formato de archivo... 9 Abrir una presentación de PowerPoint 2007 en una versión anterior de PowerPoint... 9 Abrir y guardar presentaciones existentes Guardar en el formato antiguo Actualizaciones automáticas en antiguas presentaciones Comando Convertir para una conversión rápida Ponga a prueba sus conocimientos Crear su primera presentación Introducción Objetivos Acerca de este curso Crear sus diapositivas Conocer el espacio de trabajo Agregar nuevas diapositivas Elegir diseños para las diapositivas Escribir el texto Insertar diapositivas de otra presentación Crear notas del orador Ponga a prueba sus conocimientos Trabajar en PowerPoint Iniciar una nueva presentación Adaptar el tema Elegir un tema Agregar diapositivas y elegir diseños Insertar una imagen Insertar un título de cuadro de texto Insertar un organigrama Aplicar una animación sencilla Configurar la presentación, corregir la ortografía y revisar... 21

3 Imprimir, distribuir y configurar opciones del programa Ponga a prueba sus conocimientos Comprobación, impresión y preparativos de la presentación Vista previa de la presentación en su equipo Revisar la ortografía y enviar para obtener comentarios Imprimir documentos Imprimir las notas del orador Agregar texto en el pie de página de los documentos y las notas Opciones de color para impresión Empaquetar la presentación Ponga a prueba sus conocimientos Respuestas a Ponte a prueba Oriéntese qué ha cambiado y por qué Nuevo formato de archivo Crear sus diapositivas Trabajar en PowerPoint Comprobación, impresión y preparativos de la presentación Tarjetas de referencia rápida Familiarizarse con PowerPoint Crear su primera presentación Bibliografía... 38

4 Familiarizarse con PowerPoint 2007 Introducción Introducción práctica al programa Microsoft Office PowerPoint 2007, que acaba de diseñarse. Tómesela como si fuese una prueba y cree una presentación corta. Luego, averigüe lo que debe saber sobre el nuevo formato de archivo de PowerPoint La primera vez que abra PowerPoint 2007 verá que la interfaz de usuario ha cambiado. En la parte superior de la ventana, hay una nueva estructura para los comandos de PowerPoint. Este diseño le ayudará a buscar y utilizar las funciones que necesita, así como a crear presentaciones atractivas. Saque ventaja utilizando el nuevo PowerPoint. Vea lo que ha cambiado y por qué. A continuación, trabaje en una presentación realizando las acciones que siempre ha ejecutado. Ya no querrá volver atrás. Objetivos Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas: Enfréntese a la nueva interfaz de usuario con confianza y comprendiendo su funcionamiento. Haga lo que suele hacer para crear y preparar una presentación. Utilice el nuevo formato de archivo en PowerPoint de la forma que más le convenga. Acerca de este curso Este curso incluye: Dos lecciones a ritmo personalizado y dos sesiones de prácticas para obtener una experiencia práctica. Los ejercicios prácticos requieren tener PowerPoint Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección. Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso. Oriéntese: qué ha cambiado y por qué El área de cambio más notable se encuentra en la parte superior de la ventana de PowerPoint. En lugar de los menús y las barras de herramientas, hay una gran banda que cruza la pantalla con numerosos comandos muy útiles y organizados en grupos. Esta banda se llama cinta de opciones y ahora es su centro de control para la creación de una presentación. Obtendrá información sobre su diseño y verá su estructura en detalle para que se sienta cómodo cuando la utilice.

5 Descubra otros aspectos de PowerPoint 2007, como métodos abreviados de teclado, la barra de herramientas de acceso rápido, etc. La cinta de opciones Entonces, por qué hemos reformado el antiguo sistema de comandos? Por lo que hemos aprendido sobre su forma de trabajar. Los usuarios que utilizan PowerPoint muestran una preferencia por determinados comandos, y los utilizan una y otra vez. Para reflejar y apoyar esto, hemos hecho que estos comandos sean los más destacados. El objetivo es que sean visibles de modo que no tenga que buscarlos en menús o barras de herramientas que no están en pantalla. Este conjunto de comandos más utilizados se extiende por el primer nivel, o ficha, de la cinta de opciones, llamada ficha Página principal. Mostrados en forma de botones, estos comandos sirven para tareas frecuentes, incluidos copiar y pegar, agregar diapositivas, cambiar el diseño de diapositivas, dar formato y colocar texto, y buscar y reemplazar texto. Hay otras fichas en la cinta de opciones. Cada ficha está dedicada a un tipo de trabajo que realiza al crear una presentación. Los botones de cada ficha están organizados en grupos lógicos. Los botones más populares de cada grupo son los más grandes. Incluso los comandos nuevos que han solicitado los clientes pero que no se habían descubierto en versiones anteriores están ahora mucho más visibles. Fichas: dedicadas a las tareas principales La cinta de opciones está constituida por varias fichas. Además de la ficha Página principal, existen las siguientes fichas: Ficha Insertar Aquí están todos los elementos que puede colocar en una diapositiva, desde tablas, imágenes, diagramas, gráficos y cuadros de texto hasta sonidos, hipervínculos, encabezados y pies de página. Ficha Diseño Elija una vista completa para las diapositivas que incluya diseño de fondo, fuentes y combinaciones de colores. Ficha Animaciones Aquí están todos los efectos de animación. Las animaciones básicas para listas o gráficos son las más fáciles de agregar. Ficha Presentación con diapositivas Seleccione un color de pluma o determinada diapositiva para comenzar. Grabe la narración, desplácese por la presentación y efectúe otras acciones preparatorias. Ficha Revisar Busque aquí el corrector ortográfico y el servicio Referencia. Solicite a su equipo que use anotaciones para revisar la presentación y revise luego estos comentarios. Ficha Vista Cambie rápidamente a la vista Página de notas, active las líneas de cuadrícula u organice todas las presentaciones abiertas en la ventana. Las fichas cuando las necesite Observará fichas con colores exclusivos que aparecen y desaparecen de la cinta de opciones mientras está trabajando. Son fichas contextuales que contienen herramientas de formato especiales como imágenes y gráficos. Posteriormente, obtendrá más información sobre esto. Mostrar las galerías (Animaciones) 1. Algunos tipos de efectos de transición aparecen en la cinta de opciones. 2. Para ver más efectos, haga clic en el botón Más. 3. Aparece la galería completa de efectos de transición. Elija cualquier efecto para verlo en la vista previa y haga clic para aplicarlo. Cuando PowerPoint presenta varias opciones

6 para hacer algo, como estilos para una forma, o tipos de WordArt o efectos de animación, algunas opciones aparecen en la cinta de opciones. Para ver la galería completa de opciones, haga clic en la flecha Más, tal como se muestra en la imagen. Elegir una vista previa Al dejar el puntero del mouse (ratón) en una miniatura de galería (desplazarse por ella), verá qué aspecto tendrá la forma o el efecto de animación cuando se aplique. Si no le gusta, no habrá nada que deshacer. Sólo deberá desplazarse por otras miniaturas y hacer clic en la que desee aplicar. Usar opciones avanzadas 1. Cuando no vea la opción que desea en un grupo, como el grupo Fuente que se muestra aquí, haga clic en la flecha de la esquina. 2. Se abre un cuadro de diálogo con más opciones para elegir. Evidentemente, hay más comandos y opciones que los que caben en un grupo. Sólo se muestran los comandos más utilizados. Si desea uno que se utiliza con menor frecuencia, haga clic en la flecha diagonal que se encuentra en la esquina inferior de un grupo. Aparecen más opciones. Por ejemplo, en el grupo Fuente de la ficha Página principal, encontrará los botones de formato habituales para el tipo y el tamaño de fuente, negrita, cursiva, color, etc. Si desea otro tipo de formato, como superíndice, haga clic en la flecha de este grupo para ver el cuadro de diálogo Fuente. La flecha aparece en el grupo cuando realiza un trabajo en la diapositiva que pueda requerir comandos en dicho grupo. Por ejemplo, al hacer clic en un marcador de posición de texto en la diapositiva, la flecha aparece en cada grupo de la ficha Página principal que tiene comandos relativos al trabajo con texto. Sugerencia: reducir el tamaño de la cinta de opciones Si desea más espacio en la ventana, puede obtenerlo ocultando temporalmente los comandos de la cinta de opciones. Esto lo hará en la sesión de prácticas. La barra de herramientas de acceso rápido Cuando trabaja en una presentación, realiza algunas acciones que son generales o repetitivas, y que no tienen que ver con una fase en particular del proceso, como guardar el archivo o deshacer algo que no deseaba hacer. Para esto, use la Barra de herramientas de acceso rápido. Es el pequeño grupo de botones de la izquierda, encima de la cinta de opciones. Contiene los comandos Guardar, Deshacer y Repetir o Rehacer. Cambiar de vista 1. Los botones de vista siguen siendo los mismos que antes. Únicamente han cambiado de posición en la ventana. 2. Arrastre el control deslizante del zoom para ampliar o reducir la vista de la diapositiva. Haciendo clic en los botones menos (-) y más (+) se obtiene el mismo resultado.

7 3. Haga clic en este botón para reajustar la diapositiva a la ventana después de aplicar un zoom. Para cambiar de vista en PowerPoint, podrá hacerlo mediante el uso de botones. Los botones para las vistas Normal, Clasificador de diapositivas y Presentación con diapositivas no han cambiado, siguen aquí, sólo que se han desplazado de la parte inferior izquierda de la ventana a la parte inferior derecha. Forman parte de una nueva barra de herramientas que incluye un control deslizante del zoom y un botón que reajusta la diapositiva a la ventana después de efectuar un zoom para ampliar o reducir. Recuerde También hay una ficha Vista y tiene toda la colección de vistas: vista Página de notas, vista Patrón, una lista de otras presentaciones abiertas, etc. Métodos abreviados de teclado Si utiliza más el teclado que el mouse (ratón) cuando trabaja en PowerPoint, es posible que desee obtener detalles sobre los métodos abreviados de teclado. La cinta de opciones viene equipada con nuevos métodos abreviados. Dos de las grandes ventajas de esto son que ahora hay métodos abreviados para cada botón (éste no era el caso para los comandos de menú en las versiones anteriores) y que se debe presionar un número menor de teclas para los métodos abreviados. Así es como se utilizan los métodos abreviados. 1. En primer lugar, presione ALT. 2. Las letras y los números, denominados Sugerencias de teclas, que son las teclas de acceso directo designadas, aparecen en varias partes de la cinta de opciones como pequeños cuadrados blanco. Se muestran como letras en todas las fichas de la cinta de opciones y en el botón de Microsoft Office, y como números en la barra de herramientas de acceso rápido. Los pequeños cuadrados blancos que contienen las sugerencias de teclas se denominan identificadores. Presione una de las teclas designadas para obtener acceso a más comandos y botones. Por ejemplo, presione la tecla O para mostrar todas las sugerencias de teclas de los grupos incluidos en la ficha Inicio. 3. A continuación, presione una de las sugerencias de teclas de un grupo para completar la secuencia. Por ejemplo, presionar ALT, O, D sería equivalente a hacer clic en el botón Diseño. Dónde están los antiguos métodos abreviados? Los antiguos métodos abreviados de teclado que comienzan por CTRL+ siguen siendo los mismos y puede utilizarlos de la forma en que lo ha hecho siempre. Por ejemplo, el método abreviado CTRL+C sigue copiando algo en el Portapapeles y el método abreviado CTRL+V sigue pegándolo desde el Portapapeles. Los antiguos métodos abreviados ALT+ que permitían el acceso a menús y comandos también permanecen intactos. Sin embargo, deberá sabérselos de memoria. Ponga a prueba sus conocimientos Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán. Desea utilizar los botones Copiar y Pegar para trabajar con texto. En qué parte de la cinta de opciones se encuentran? a) En la ficha Insertar. b) En la ficha Inicio. c) En la barra de herramientas de acceso rápido. En qué grupo de la ficha Inicio se encuentra el botón Interlineado? a) En el grupo Fuente. b) En el grupo Párrafo.

8 c) En el grupo Diapositivas. Ya lo hizo en los ejercicios prácticos: cómo se oculta una parte de la cinta de opciones? a) Haciendo clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha de la cinta de opciones. b) Haciendo clic en cualquier ficha. c) Haciendo doble clic en cualquier ficha. Verá una ficha en la cinta de opciones que no vio antes llamada Herramientas de dibujo. Para qué sirve? a) Para ayudarle a trabajar con formas. b) Para ayudarle a trabajar con imágenes. c) Para ayudarle a trabajar con gráficos SmartArt como organigramas. Ha agregado varios comandos a la barra de herramientas de acceso rápido y está llena de elementos en la parte superior de la ventana. De acuerdo a lo visto en este curso Qué es lo más conveniente para resolver esta situación? a) Comenzar por quitar algunos comandos de la barra de herramientas. b) Con el puntero, arrastrar la barra de herramientas a otro lugar. c) Hacer clic en la flecha situada a la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido. Un nuevo formato de archivo PowerPoint tiene un nuevo formato de archivo. Descubra cómo este nuevo formato afecta al uso compartido de presentaciones. Uno de los grandes cambios en PowerPoint 2007 es su nuevo formato de archivo. Qué supone esto para usted? En primer lugar, el nuevo formato presenta varias ventajas, incluido un tamaño de archivo reducido y mayor seguridad de información para las presentaciones. No tendrá problemas al abrir y editar una antigua presentación en PowerPoint No obstante, el cambio del formato de archivo afecta al uso compartido de presentaciones entre PowerPoint 2007 y las versiones anteriores. Sepa cómo pueden abrir una presentación de PowerPoint 2007 las personas que no disponen de PowerPoint 2007 y trabajar de la forma habitual. Qué sucede con la conversión de antiguas presentaciones al nuevo formato? A continuación, aparecen los detalles fundamentales. Ventajas del nuevo formato El formato constituye uno de los nuevos formatos XML abiertos de Office. Se basa en el lenguaje de programación XML (Lenguaje de marcado extensible). No es necesario que entienda el lenguaje XML, que se desarrolla en segundo plano. Sepa sólo que el nuevo formato proporciona mejoras a PowerPoint. Éstas son sus principales ventajas: Presentaciones más seguras Las presentaciones que contienen código no deseado, macros o controles son más fáciles de identificar y bloquear.

9 Menor tamaño de archivo Las presentaciones se comprimen automáticamente. Seguridad de información mejorada Es más fácil eliminar información empresarial confidencial. Recuperación mejorada de archivos dañados Se puede abrir un archivo incluso aunque parte de él esté dañado. Integración más fácil Se puede compartir el contenido de la presentación y abrirlo en otros programas. Cuál es el aspecto del nuevo formato de archivo PowerPoint guardará automáticamente una nueva presentación en el nuevo formato. Puede ver en qué formato se va a guardar un archivo examinando el cuadro de diálogo Guardar como. (Haga clic en el botón de Microsoft Office en Guardar como). y, en el menú, haga clic En el cuadro de diálogo Guardar como, examine el cuadro Guardar como tipo: el nuevo formato de archivo aparece ahí de forma predeterminada. Se denomina Presentación de PowerPoint. (En versiones anteriores, se llamaba Presentación). Nota Si tiene configurado Microsoft Windows para que muestre las extensiones de nombres de archivo (las letras del nombre de archivo detrás del punto), verá igualmente la extensión del nombre de archivo para el tipo de archivo, de esta forma: Presentación de PowerPoint (*.pptx). La "x" final indica que es un archivo de PowerPoint El nombre de la presentación guardada en el nuevo formato, incluida la extensión de archivo, sería algo similar a Informe anual.pptx. Abrir una presentación de PowerPoint 2007 en una versión anterior de PowerPoint En este mensaje se solicita que descargue un convertidor que le permita abrir un archivo de PowerPoint 2007 en versiones anteriores de PowerPoint. Acaba de guardar una presentación en el nuevo formato. No obstante, su compañera, que necesita trabajar con él, utiliza una versión anterior de PowerPoint. Podrá abrir ella el archivo de PowerPoint 2007? Sí. Supongamos que su compañera trabaja con PowerPoint Cuando hace clic en la presentación para abrirla, si su instalación de Office 2000 incluye los últimos Service Packs y actualizaciones, se le preguntará si desea descargar un convertidor que le permita abrir la presentación. La presentación que ella ve puede no aparecer exactamente como la que usted ha creado si contiene características de PowerPoint 2007 que su compañera no tiene. Pero podrá abrirla, editarla y guardarla en el formato de PowerPoint Notas El nombre oficial del convertidor es Paquete de compatibilidad para formatos de archivo de 2007 Office Word, Excel y PowerPoint de Microsoft Office, que Microsoft ofrece gratuitamente. El Paquete de compatibilidad de 2007 Office system funciona sólo con el SP1 de Office 2003, el SP3 de Office XP y el SP3 de Office Funciona sólo para los siguientes sistemas operativos: Windows Server 2003, SP1 de Windows XP y SP4 de Windows Para obtener más detalles, vea la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso.

10 Abrir y guardar presentaciones existentes En el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad se indican las características que resultarán afectadas si guarda en un formato antiguo. Haga clic en los vínculos de Ayuda para obtener definiciones de los mensajes Resumen. Qué pasa con todas las presentaciones creadas en versiones anteriores de PowerPoint que tiene? No habrá problemas al abrir y editar una antigua presentación en PowerPoint Lo que necesita decidir es saber si va a mantener la presentación en el formato original o la va a guardar en el nuevo formato. PowerPoint 2007 le ayuda a tomar una decisión de la manera siguiente. Comprobar la compatibilidad PowerPoint 2007 reconoce el antiguo formato de la presentación al abrirla. En segundo plano, toma nota de todo lo que agrega al archivo, como un nuevo y brillante diagrama, que es posible que no funcione exactamente igual que en el antiguo formato. A continuación, al hacer clic en Guardar, PowerPoint muestra el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad. El comprobador detalla lo que sucede con los elementos de PowerPoint 2007 si guarda el archivo en su formato original, Presentación de PowerPoint (.ppt). (La imagen muestra esto.) Puede cancelar el comprobador y seleccionar el nuevo formato en el cuadro de diálogo Guardar como. También puede elegir continuar y guardar en el antiguo formato. Veremos más detalles sobre esta elección en la sección siguiente. Guardar en el formato antiguo 1. Gráfico SmartArt en PowerPoint 2007: una capacidad de edición completa significa que puede seleccionar formas individuales para modificarlas y utilizar todas las herramientas de SmartArt. 2. Gráfico SmartArt guardado en una versión anterior: sólo puede seleccionarlo en su totalidad y realizar acciones como agregar un color de relleno o reajustarlo. También se pueden perder algunos de los efectos, como el resplandor o el biselado. Ha guardado en el antiguo formato por si alguien necesitaba trabajar en el archivo y no disponía de PowerPoint 2007 ni del Paquete de compatibilidad para abrir los archivos de PowerPoint El Comprobador de compatibilidad, en el ejemplo anterior, indica que un nuevo gráfico se convierte en un objeto, como una imagen, y no es por lo tanto modificable, si la presentación se guarda en el antiguo formato. La persona que abra este archivo en PowerPoint 2003 verá el gráfico de PowerPoint 2007 con la mayor fidelidad visual posible. No podrá editar formas individuales en el gráfico. Podrá agregar un color de relleno detrás del gráfico o aplicar otros comandos de tipo imagen y ajustarlo. No obstante, no podrá trabajar en ninguna de sus partes para cambiar el diseño, el texto, el estilo de la forma, etc.

11 "Ida y vuelta" Si la persona que trabaja en una versión anterior de PowerPoint no modifica fundamentalmente el gráfico, éste conservará sus propiedades de PowerPoint De forma que cuando se abra de nuevo en PowerPoint 2007, será totalmente modificable. Si se han realizado algunos cambios en el gráfico en la versión anterior, como una decoloración de imagen, entonces se convierte en un objeto y no será modificable cuando se vuelva a abrir en PowerPoint Actualizaciones automáticas en antiguas presentaciones 1. Logotipo de WordArt creado en PowerPoint El mismo logotipo abierto en PowerPoint 2007: aparece realzado. Es posible que experimente lo siguiente: abre una antigua presentación en PowerPoint 2007, no agrega funciones de PowerPoint 2007 y, cuando intenta guardarla, aparece el Comprobador de compatibilidad. Le indica que no se podrá modificar una función de PowerPoint 2007 si guarda en el antiguo formato. Cómo? Esto sucede porque algunos tipos de formato y elementos se actualizan automáticamente mediante PowerPoint 2007 de forma que parecen tan buenos como los pueda hacer PowerPoint. Un ejemplo es WordArt. Si la antigua presentación tiene WordArt, éste se actualiza de modo que utiliza los últimos efectos, nuevos en PowerPoint Lo mismo se aplica a los efectos 3D y las sombras. Si guarda un archivo que se haya actualizado de esta forma en el antiguo formato, ya no será modificable como objeto WordArt sino que se convertirá en una imagen. Al igual que el gráfico del ejemplo anterior, no obstante, si no se modifica WordArt en la versión anterior de PowerPoint, se podrá editar totalmente cuando se vuelva a abrir el archivo en PowerPoint Comando Convertir para una conversión rápida 1. Con la presentación abierta, haga clic en Convertir para guardarla en el nuevo formato de archivo. 2. Aparece un mensaje en el que se indica lo que va a hacer el comando Convertir. Haga clic en Aceptar para ejecutar el comando. Un modo de guardar una antigua presentación en el nuevo formato es aplicar el comando Convertir en PowerPoint El efecto es que PowerPoint hace una sustitución "in situ" del antiguo archivo de presentación, convirtiéndolo al nuevo formato. El archivo ya no existirá en el antiguo formato. Para usar el comando, abra la presentación, haga clic en el botón de Microsoft Office Convertir. y luego en Más tipos de archivos Con PowerPoint 2007, hay tipos de archivos adicionales que puede elegir para guardar una presentación. Por ejemplo, hay un nuevo tipo disponible para una presentación que contenga macros. Vea la Tarjeta de referencia rápida para obtener más detalles.

12 Ponga a prueba sus conocimientos Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán. Cuáles de estas ventajas proporciona el nuevo formato de archivo? a) Mayor seguridad de información. b) Tamaño de archivo reducido y recuperación mejorada de archivos dañados. c) Integración más fácil. d) Todo lo anterior. Ha guardado una presentación de PowerPoint 2007 en el nuevo formato y desea que un compañero que va a trabajar con ella en PowerPoint 2003 pueda modificarla. Qué es lo fundamental que necesita su compañero para poder abrir y trabajar en la presentación en su nuevo formato? a) El Comprobador de compatibilidad. b) El Paquete de compatibilidad. c) El comando Convertir. Qué hace el Comprobador de compatibilidad? a) Le indica en qué medida se ven afectados los elementos de PowerPoint 2007 si guarda la presentación en el antiguo formato. b) Le indica si puede abrir una presentación creada anteriormente en PowerPoint c) Comprueba si la persona con la que desea compartir archivos tiene instalado el Paquete de compatibilidad. Va a abrir un archivo de PowerPoint y ve estos dos nombres de archivos: Informe anual.ppt e Informe anual.pptx. Cuál utiliza el nuevo formato de PowerPoint 2007? a) Informe anual.pptx. b) Informe anual.ppt.

13 Crear su primera presentación Introducción Le han pedido que prepare una presentación en PowerPoint pero no sabe por dónde empezar? Realice este curso para aprender lo básico: crear diapositivas, insertar contenido en ellas y darles una buena apariencia. Después, preparará notas del orador y documentos para distribuir entre el público, y realizará los preparativos para la proyección. Objetivos Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas: Crear diapositivas y agregar texto. Insertar imágenes y otro contenido. Aplicar un tema para el estilo general de la presentación. Imprimir documentos y notas. Preparar la presentación. Acerca de este curso Este curso incluye: Tres lecciones autoguiadas y tres sesiones prácticas para adquirir experiencia. Para las prácticas se requiere Office PowerPoint Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección. Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso. Crear sus diapositivas Esta es una breve descripción del espacio de trabajo de PowerPoint. Le servirá de iniciación para sentirse cómodo trabajando en él. Después, verá cómo agregar nuevas diapositivas, elegir un diseño para una diapositiva y agregar texto. También podrá reutilizar las diapositivas de otra presentación. Por último, aprenderá a preparar notas mientras crea la presentación para poder consultarlas cuando la muestre.

14 Conocer el espacio de trabajo Ésta es la primera vista que se abre en PowerPoint: es la vista Normal. En ella se trabaja para crear las diapositivas. La vista Normal tiene tres áreas principales: 1. El panel de diapositivas es el área grande del centro. En este espacio, se trabaja directamente sobre la diapositiva. 2. En la diapositiva, los cuadros con bordes punteados se denominan marcadores de posición. Ahí es donde se escribe el texto. Los marcadores de posición también pueden contener imágenes, gráficos y otros elementos que no son de texto. 3. A la izquierda se encuentran pequeñas versiones (o miniaturas) de las diapositivas de la presentación; aquélla en la que trabaja aparece resaltada. Si la presentación contiene más de una miniatura de diapositiva, puede desplazarse entre ellas haciendo clic. 4. En el área inferior se encuentra el panel de notas, donde se escriben las notas que consultará durante la presentación. Hay más espacio para las notas del que se muestra aquí. Agregar nuevas diapositivas Cuando se abre PowerPoint, la presentación sólo tiene una diapositiva. Deberá agregar las restantes. La manera más evidente de agregar una nueva diapositiva es hacer clic en Nueva diapositiva, en la ficha Inicio, como se muestra en la ilustración. Hay dos formas de usar este botón. 1. Si hace clic en la parte superior del botón, donde está el icono de la diapositiva, se agrega inmediatamente una nueva diapositiva debajo de la diapositiva seleccionada en la ficha Diapositivas. 2. Si hace clic en la parte inferior del botón, obtiene una galería de diseños para la diapositiva. Elija un diseño y la diapositiva se insertará con él. Si agrega una diapositiva sin elegir un diseño, PowerPoint aplicará uno automáticamente, aunque se puede cambiar con facilidad, como podrá comprobar en la sesión de práctica. Elegir diseños para las diapositivas Un diseño organiza el contenido de la diapositiva. Por ejemplo, puede que desee incluir en la diapositiva una lista y una imagen o una imagen y un título. Los diseños contienen distintos tipos de marcadores de posición y diferentes disposiciones de marcadores para admitir cualquier contenido. En la ilustración se muestran los diseños con los que PowerPoint comienza automáticamente. 1. El diseño Diapositiva de título, que se muestra aquí tal como aparece en la galería de diseños, se aplica a la primera diapositiva de la presentación, la que ya está allí al empezar. 2. En la diapositiva, el diseño Diapositiva de título contiene marcadores de posición para un título y un subtítulo. 3. Seguramente, el diseño que más utilizará para las otras diapositivas será Título y objetos, que aquí se muestra tal como aparece en la galería de diseños.

15 4. En la diapositiva, este diseño tiene un marcador de posición para el título de la diapositiva y un segundo marcador de posición para múltiples finalidades: admite texto o elementos gráficos como diagramas, imágenes y archivos de película. Algunos de los otros diseños tienen dos de estos marcadores de posición multiuso, por lo que se puede colocar una lista en el primero y una imagen u otro gráfico en el segundo. En la práctica trabajará con los diseños. Escribir el texto En el marcador de posición multiuso antes mencionado puede agregar elementos gráficos o texto. En la siguiente lección aprenderá a agregar gráficos tales como fotografías. Ahora mismo hablemos del texto. El formato predeterminado para el texto es una lista con viñetas. 1. Puede utilizar distintos niveles de texto dentro de las listas con viñetas para incluir puntos secundarios bajo los principales. 2. En la cinta de opciones, utilice los comandos del grupo Fuente para cambiar el formato de carácter, como el color y el tamaño de la fuente. 3. Utilice los comandos del grupo Párrafo para cambiar el formato de párrafo, como el formato de lista, el grado de sangría del texto y el interlineado. Ajuste automático del texto Si escribe más texto del que cabe en el marcador de posición, PowerPoint reduce el tamaño de la fuente y el interlineado para ajustarlo. Si lo desea, puede desactivar esta funcionalidad. En la sesión de práctica, verá cómo hacerlo. Insertar diapositivas de otra presentación Puede que necesite utilizar en su presentación diapositivas incluidas en otra presentación existente. Ésta es la forma de hacerlo: 1. En la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada al lado de Nueva diapositiva, como si fuese a insertar una nueva diapositiva eligiendo un diseño primero. 2. Debajo de la galería de diseños, haga clic en Volver a utilizar diapositivas. 3. En el panel de tareas Volver a utilizar diapositivas, bajo Insertar diapositiva de, haga clic en Examinar para encontrar la presentación o la biblioteca de diapositivas que contenga las diapositivas que desea. A continuación, haga clic en la flecha para abrir esas diapositivas en el panel de tareas. 4. Cuando encuentre la diapositiva que desee, deténgase en la casilla de verificación Mantener formato de origen, situado al fondo del panel. Si desea conservar la apariencia exacta de las diapositivas que va a insertar, asegúrese de que esta casilla de verificación está activada antes de insertar la diapositiva. 5. Haga clic en cada una de las diapositivas que desee insertar. Cada una se copiará en la presentación abierta debajo de la actualmente seleccionada o debajo del cursor, si lo ha colocado bajo una miniatura de diapositiva. Si no activa la casilla Mantener formato de origen, las diapositivas insertadas heredarán la apariencia, o el tema, de las diapositivas actuales. (El tema es el que dicta el diseño y los colores generales de la presentación; averiguará más en la siguiente lección.) Para obtener más información acerca del proceso, vea la Tarjeta de referencia rápida, al final de este curso.

16 Crear notas del orador Utilice las notas del orador para desarrollar los puntos tratados en la diapositiva. Las notas pueden ayudarle a mantener la atención del público y evitar sobrecargar la diapositiva con texto. 1. A medida que vaya desarrollando el contenido de las diapositivas, escriba notas en el panel de notas, debajo de la diapositiva. Normalmente, el presentador imprime las notas y las consulta mientras ofrece la presentación. 2. Puede arrastrar la barra de división para ampliar el panel de notas y trabajar en él más cómodamente. 3. Las notas se guardan en una página de notas, que contiene una copia de la diapositiva y las notas, y es la que se imprime para consultar durante la presentación. En la sesión de práctica aprenderá a ver y modificar la página de notas. El espacio es limitado Si sus notas superan el espacio de la página de notas, al imprimirlas quedarán cortadas. Aprenderá a evitarlo en la lección "Comprobación, impresión y preparativos de la presentación". Ponga a prueba sus conocimientos Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán. En la ventana de PowerPoint, cuál es el área principal donde se agrega contenido a la diapositiva? a) La ficha Diapositivas, donde se encuentran las imágenes en miniatura, en la parte izquierda de la ventana. b) El panel de notas. c) El panel de diapositivas, en la parte central de la ventana. Cuando se agrega una nueva diapositiva, cómo se elige antes su diseño? a) En la ficha Inicio, se hace clic en la mitad superior del botón Nueva diapositiva. b) En la ficha Inicio, se hace clic en la mitad inferior del botón Nueva diapositiva, donde está la flecha. c) Se hace clic con el botón secundario en una miniatura de diapositiva de la ficha Diapositivas y se hace clic en Nueva diapositiva. Para reducir la sangría del texto de una lista, qué tecla o teclas se presionan? a) TAB. b) ENTRAR. c) MAYÚS+TAB. Está escribiendo texto en un marcador de posición de texto principal y, de pronto, aparece este pequeño botón:. Qué es? a) El botón Opciones de pegado. b) El botón Opciones de autoajuste. Significa que se va a reducir el texto para que quepa en el marcador de posición. c) El botón Opciones de autocorrección. Se usa para deshacer una corrección automática. De qué manera se puede sustituir rápidamente el diseño actual de una diapositiva por otro? a) Hacer clic en la mitad inferior del botón Nueva diapositiva en la ficha Inicio. b) Hacer clic con el botón secundario en la diapositiva que tiene el diseño que se desea sustituir y seleccionar Diseño.

17 En el panel de notas se pueden escribir notas del orador y aplicarles formato mientras trabaja. Por tanto, para qué es necesaria la vista Página de notas? a) Para imprimir las notas. b) Para asegurarse de que las notas tienen la apariencia esperada. Trabajar en PowerPoint Preparado para empezar a trabajar? Ésta es una introducción básica para hacer lo que solía hacer al crear una presentación. Descubra cómo empezar una nueva presentación en PowerPoint 2007, y cómo proporcionar a sus diapositivas un fondo y un conjunto de colores. Utilice las fichas y las herramientas de la cinta de opciones para insertar elementos en las diapositivas y diséñelas como desee. A continuación, configure la presentación y prepárese para imprimir. Le esperan más descubrimientos, así que no tarde en prepararse. Iniciar una nueva presentación Para iniciar una nueva presentación: 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office. 2. Haga clic en Nuevo en el menú que se abre. 3. Elija una opción en la ventana Nueva presentación (aquí sólo se muestra un fragmento de ella). Nuevo formato de archivo PowerPoint 2007 guarda los archivos nuevos en un nuevo formato. Puede abrir sin problemas antiguas presentaciones y guardarlas en el nuevo formato. No obstante, el cambio del formato de archivo afecta al uso compartido de la presentación entre PowerPoint 2007 y versiones anteriores de PowerPoint. En la última lección se explica detalladamente. Adaptar el tema Cómo refinar un tema. 1. Use las galerías Colores, Fuentes y Efectos, que se encuentran en la ficha Diseño. 2. Vea otros Estilos de fondo. Las opciones utilizan colores del tema. 3. Elija una miniatura para obtener una vista previa de otro fondo. 4. Para aplicar su propio fondo, como una fotografía, haga clic en Formato del fondo. El tema que elige es un diseño completo, pero dónde está la gracia si no lo puede refinar un poco? La ficha Diseño tiene otras galerías en caso de que desee modificar el tema.

18 Cada una proporciona una vista previa en la diapositiva al dejar el puntero del mouse (ratón) sobre las opciones de la galería. Colores Hay un conjunto de colores para cada tema disponible; puede seleccionar los colores de su tema y modificar cualquiera de ellos. Fuentes Haga clic en cualquier ejemplo de la galería Fuentes para aplicarlo a las diapositivas. Cada una incluye una fuente para el texto del título y otra para el texto del cuerpo. Efectos Existe una serie de efectos visuales para formas, como resplandores, bordes suaves o una apariencia tridimensional (3D). Estilos de fondo Cambie ligeramente el fondo del tema a la vez que conserva el mismo conjunto de colores del tema. En la imagen se muestran unos ejemplos. Elegir un tema Para ver cómo funciona un tema: 1. Coloque el puntero sobre una miniatura de tema (la que se muestra aquí se denomina Flujo) y aparecerá la vista previa en la diapositiva. 3. Haga clic en la flecha Más para ver una galería completa de temas y vínculos con temas en línea. Para que pueda ver cómo va a aparecer todo el contenido, elija un tema para la presentación desde el principio. De este modo verá qué apariencia tendrán los colores del tema en algunos elementos que agregue, como gráficos o tablas. Un tema proporciona la apariencia y el funcionamiento, en términos de diseño de diapositivas, de la presentación. Aplica el diseño de fondo, el diseño de marcadores de posición, los colores y estilos de fuentes a diapositivas y elementos de diapositivas. La ficha Diseño es el lugar indicado para los temas. Una galería como la de las plantillas de diseño que puede haber utilizado en versiones anteriores de PowerPoint aparece aquí en Temas. Cada tema tiene un nombre, que se muestra en la información en pantalla. Cuando deja el puntero en la miniatura de un tema, el tema aparece en una vista previa temporal en la diapositiva actual. Puede ver el efecto del tema antes de aplicarlo, lo que le ahorra el paso de deshacerlo si no le gusta. Al desplazar el puntero fuera de la miniatura, termina la vista previa. Haga clic en la flecha de la derecha del grupo Temas para obtener más opciones e información, como los temas (ya que puede utilizar más de uno) que se usan en la presentación, y vínculos a otros temas en Office Online, por ejemplo. Se admiten los mismos temas en Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office Excel Agregar diapositivas y elegir diseños Elija un diseño cuando agrega una nueva diapositiva. 1. En la ficha Inicio, haga clic en Nueva diapositiva, debajo del icono de diapositiva. 2. Haga clic en un diseño para insertar una diapositiva con ese diseño. Si hizo el ejercicio práctico de la primera lección, insertó una nueva diapositiva que aplicó un diseño automáticamente. También puede elegir un diseño antes de insertar una diapositiva. Para ello, haga clic en Nueva diapositiva, debajo del icono de diapositiva en la ficha Inicio. Se muestran las opciones de diseño.

19 Los diseños de PowerPoint 2007 son más robustos que antes. Varios de ellos incluyen marcadores de posición de "contenido", que puede utilizar para el texto o para los gráficos. Un ejemplo es el diseño Título y objetos. En el medio de su único marcador de posición, incluye este conjunto de iconos: Haga clic en cualquiera de los iconos para insertar el tipo de contenido: una tabla, un gráfico, un gráfico SmartArt, una imagen de un archivo, una imagen prediseñada o un archivo de vídeo. También puede omitir los iconos y escribir texto, ya que este diseño también lo admite. Insertar una imagen Es posible que desea incluir fotografías de retratos de ejecutivos de la empresa o que desee una imagen prediseñada para resaltar el contenido de la diapositiva. Como se explicó en la sección anterior, puede insertar la imagen directamente desde la diapositiva, desde un marcador de posición de contenido. La ilustración de la izquierda le muestra el modo de hacerlo. 1. Para insertar una de sus propias imágenes, haga clic en el icono Insertar imagen del archivo. 2. Para insertar una imagen prediseñada, haga clic en el icono Imagen prediseñada. 3. La imagen se colocará dentro del borde del marcador de posición. 4. Una vez insertada la imagen, cómo cambiarla de tamaño o aplicarle un efecto especial? En primer lugar, seleccione la imagen en la diapositiva. 5. Las Herramientas de imagen aparecen en la cinta de opciones. Haga clic en la ficha Formato y utilice los botones y opciones disponibles para trabajar con la imagen. Puede asignar bordes cuadrados o redondos, aplicar una sombra o un resplandor, agregar un borde de color, cortar la imagen, cambiarla de tamaño, etc. Es práctico insertar una imagen desde la propia dispositiva. Es un método especialmente adecuado si tiene más de un marcador de posición en la diapositiva porque, al insertarla mediante los iconos de diapositivas, la imagen se incluye en el mismo marcador de posición. (Si desea insertar una imagen con los iconos de diapositivas pero no dispone del tipo correcto de marcador de posición, es fácil cambiar el diseño. Verá cómo se hace en la sesión de prácticas). No se olvide de la ficha Insertar Puede utilizar también la ficha Insertar para insertar una imagen, así como muchos otros elementos de las diapositivas. La única diferencia en el uso de este método es que a veces PowerPoint debe adivinar en qué marcador de posición desea incluir la imagen. Insertar un título de cuadro de texto Estilos para el cuadro de texto. 1. La ficha Formato en Herramientas de dibujo contiene estilos para cuadros de texto y otras formas. 2. Muestre la galería de formas y elija un estilo. 3. Obtendrá una vista previa del estilo en la diapositiva, aplicado al cuadro de texto. Para el pie de imagen, inserte un cuadro de

20 texto. Lo encontrará en la ficha Insertar. Cuando inserta el cuadro de texto, aparece Herramientas de dibujo. Haga clic en la ficha Formato y use sus comandos para: Elegir un estilo de forma para el cuadro de texto u otras formas y un relleno de forma, como un color de degradado, un color de contorno; y un efecto, como un biselado, o una sombra o resplandor. Insertar, cambiar y editar formas. Colocar y organizar formas. Insertar un organigrama Trabajar con un nuevo organigrama. 1. El organigrama adopta los colores del tema aplicado. 2. Aparece un panel de texto junto al gráfico, donde puede escribir el texto. 3. El texto que escriba en el panel de texto se asigna a las formas de gráficos y aparece en el gráfico al escribirlo. Tal como se ha explicado anteriormente, puede insertar una imagen y otros gráficos mediante iconos en el diseño Título y objetos. Entre éstos se incluye un icono para gráficos SmartArt, que ofrecen diseños de organigramas así como otros diseños para diagramas en PowerPoint Al hacer clic en el icono Gráfico SmartArt: verá una galería completa de diseños gráficos disponibles. Los organigramas y otros gráficos tienen ahora un panel de texto en el que puede escribir el texto del gráfico y trabajar con él fuera de las formas del gráfico. Este panel le resultará muy práctico si prefiere no escribir directamente en el gráfico. Asimismo, ya puede trabajar en sentido inverso: convertir una lista con viñetas existente de una diapositiva en un gráfico mediante el botón Convertir a SmartArt de la ficha Inicio. Busque SmartArt en la ficha Insertar, en caso de que prefiera insertar un diagrama de esta manera. También puede insertar tablas y gráficos desde esta ficha. Aplicar una animación sencilla Para aplicar una animación simple al organigrama, vaya a la ficha Animaciones. 1. Con el gráfico seleccionado, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Animar para obtener la lista de efectos, que incluye Desvanecer, Barrido y Desplazar hacia arriba.

21 2. Seleccione una opción para la presentación de los elementos del organigrama en la diapositiva. Pueden desvanecerse uno por uno, rama por rama, nivel por nivel o forma por forma. 3. Cuando elija una opción, PowerPoint muestra una vista previa del efecto de animación en la diapositiva. La imagen incluida a continuación contiene una forma que se está desvaneciendo. Si desea definir animaciones más complejas o cambiar la velocidad de la animación que acaba de aplicar, haga clic en Animación personalizada en esta ficha. Aquí encontrará también los efectos de transición para las diapositivas. Algunos ejemplos de estos efectos son un modelo de cuadros bicolores o un barrido que se produce al pasar de una diapositiva a la siguiente. Configurar la presentación, corregir la ortografía y revisar Cómo se corrige la ortografía? 1. En la ficha Revisar, haga clic en Ortografía. 2. Seleccione entre sus opciones habituales. Las tareas de acabado para crear la presentación de diapositivas se encuentran en las fichas Presentación con diapositivas y Revisar. Narración, configuración, etc. Use la ficha Presentación con diapositivas para crear narración, desplazarse por la presentación, crear una presentación personalizada, configurarla en varios monitores, etc. Ortografía, referencia y comentarios En la ficha Revisar, ejecute los correctores ortográficos tal como lo ha hecho siempre, utilice el servicio Referencia y diccionario de sinónimos, y use los comentarios para revisar la presentación. Imprimir, distribuir y configurar opciones del programa 1. Elija Imprimir para abrir Vista preliminar. 2. Para cambiar la configuración en todo el programa, haga clic en Opciones de PowerPoint. Para ver las opciones de impresión y de vista preliminar, haga clic en el botón de Microsoft Office. Puede seleccionar los colores de impresión y configurar las opciones de encabezado y pie de página en Vista preliminar, tal como lo hacía antes. Hay muchas más cosas que puede hacer también desde este menú. Por ejemplo, aquí encontrará el comando Empaquetar para CD-ROM que copia la presentación y otros archivos que desee en un CD o una carpeta compartida. Personalizar PowerPoint Para seleccionar opciones para todo el programa, como la vista predeterminada de PowerPoint y tener habilitado o deshabilitado el corrector ortográfico, haga clic en Opciones de PowerPoint en la parte inferior de este menú. Aquí es donde encontrará también los comandos que desea agregar a la Barra de herramientas de acceso rápido. Ponga a prueba sus conocimientos Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

22 Ha aplicado un tema a las diapositivas pero le gustaría tener un estilo de fuentes distinto. Qué debe hacer? a) Ir al patrón de diapositivas y cambiar las fuentes. b) Seleccionar todas las diapositivas. En la ficha Diseño, hacer clic en Fuentes y elegir un conjunto de estilos de fuentes distinto para el título y el texto de cuerpo. c) En la ficha Diseño, hacer clic en Fuentes y elegir un conjunto de estilos de fuentes distinto para el título y el texto de cuerpo. Va a agregar una nueva diapositiva pero no está seguro de si va a incluir texto, gráficos o ambas cosas. Qué tipo de diseño de diapositiva debe elegir? a) Sólo el título. b) Título y objetos. c) Título y texto. Desea agregar un efecto de resplandor a una imagen que ha insertado. Dónde debe buscarlo? a) En la ficha Formato en Herramientas de dibujo. b) En la ficha Formato en Herramientas de imagen. c) En la ficha Formato en Herramientas de SmartArt. Ha terminado con la presentación y desea ejecutar el corrector ortográfico. Dónde está en la cinta de opciones? a) En la ficha Revisar. b) En la ficha Inicio. c) En la ficha Presentación con diapositivas. Si desea cambiar una opción que se aplica a PowerPoint en su totalidad, como activar o desactivar el corrector ortográfico, qué es lo primero que debe hacer? a) Hacer clic en el botón de Microsoft Office y elegir Preparar. b) Hacer clic en el botón de Microsoft Office y en Opciones de PowerPoint. Comprobación, impresión y preparativos de la presentación Ha aprendido los pasos básicos para crear una presentación con diapositivas. Ahora, imagine que su presentación está lista y necesita hacer los preparativos para mostrarla al público. Primero, obtenga la vista previa de la presentación en su equipo. Después, compruebe la ortografía, solicite comentarios a otras personas y lea sus notas. Utilice la Vista preliminar para ver la apariencia de sus notas y documentos cuando los imprima, y seleccione las opciones de impresión adecuadas. Cuando todo esté listo, guarde la presentación en un CD o en un equipo al que tenga acceso cuando la muestre al público. A ello le ayudará la característica de empaquetado de PowerPoint. Vista previa de la presentación en su equipo Mientras crea una presentación, puede obtener una vista previa de la misma en la vista Presentación. Así, tendrá una idea de la apariencia y del comportamiento de las diapositivas cuando se proyecten. 1. Para abrir la vista Presentación, haga clic en la ficha Presentación con diapositivas y, después, haga clic en un comando del grupo Iniciar presentación con diapositivas para empezar por la primera diapositiva o por la actual.