Metodología de monitoreo del cumplimiento de las metas institucionales. Metodología de monitoreo del cumplimiento de la metas institucionales

Transcripción

1 Página 1 de 10 Metodología de cumplimiento de la metas institucionales En cumplimiento a las actividades establecidas en el Plan Operativo del año 2011, Estrategia 3: Fortalecer las capacidades institucionales del Banco; Subestrategia 12: Fortalecimiento del Gobierno Corporativo, y en cumplimiento a los requerimientos del Plan de Regularización en la matriz GREC, componente Gobierno Corporativo; la ha desarrollado la siguiente metodología de evaluación de avance y cumplimiento de los planes operativos de cada. Contenido Concepto... 1 Objetivo... 2 Alcance... 2 Características y funcionamiento de la herramienta de evaluación Criterios de establecimiento de peso porcentual de las actividades dentro de cada subestrategia Criterios de establecimiento de peso porcentual de las subestrategias Evaluaciones trimestrales de cumplimiento Sistema de premio o multa según el cumplimiento del plazo establecido... 9 Validez y medio de calibración Concepto Una metodología es la descripción sistemática y ordenada de pasos, de un modelo, para obtener un resultado. 1 1 Procedimiento: Creación de metodologías y políticas. Documento de levantamiento de procesos habilitantes BEV 2007.

2 Página 2 de 10 Objetivo El objetivo de la metodología de cumplimiento de la metas institucionales es verificar el avance de cada una de las actividades que se han establecido en el POA 2011, vigilar su ejecución, y de ser el caso tomar acciones correctivas a tiempo. Alcance Para la evaluación de avance y metas establecidas en el Plan Operativo Anual en relación a los objetivos estratégicos planteados. El periodo de evaluación es trimestral, sin embargo se efectuarán controles de avance. Características y funcionamiento de la herramienta de evaluación. La herramienta desarrollada como modelo experto 2, actualmente funcional en Excel, calcula el cumplimiento de cada actividad sobre el. El mismo es ponderado según su importancia, a criterio del analista, en relación a las estrategias generales, con la finalidad de obtener un porcentaje concreto de ejecución por cada subgerencia, identificar a qué estrategias se ha dedicado mayor esfuerzo y cuáles han quedado desplazadas o se han encontrado problemas que provocaran su incumplimiento total o parcial. ACTIVIDADES ESTRATEGIA : Subestrategia: UNIDAD RESPONSABLE FUNCIONARIO RESPONSABLE RECURSOS / Otras áreas que intervienen. PERIODO DE EJECUCION Fecha Inicio Fecha Fin METAS INDICADORES META ANUAL (#) EJECUTADO (#) % DE AVANCE ANUAL (EJEC / META ANUAL) CUMPLIMIENTO PESO SEGÚN SU POR IMPORTANCIA PONDERACION Cumplimiento de plazos ANOTACIONES # Reprogramaciones Días de retraso Afectación % MEDIOS DE cumplimiento VERIFICACIÓN OBSERVACIONES Los campos que se han establecido en esta herramienta son: - Actividades - Unidad responsable - Funcionario responsable - Recursos / otras áreas que intervienen. 2 Se llama modelo experto puesto que en su justificación explica el razonamiento utilizado por el sistema para llegar a una determinada conclusión, en este caso el criterio del analista.

3 Página 3 de 10 - Periodo de ejecución. o Fecha de Inicio o Fecha Fin - Metas - Indicadores - Meta del período (cuantitativo) - Ejecutado (cuantitativo) - Porcentaje de avance anual (ejecución / meta anual) - Peso según su importancia - Cumplimiento por ponderación (porcentaje de avance anual multiplicado por el peso según su importancia) - Cumplimiento de plazos o Número de Reprogramaciones o Días de retraso o Afectación porcentaje cumplimiento (sistema de premio o multa ) - Anotaciones o Medios de verificación o Observaciones - Evaluación de avance del plan operativo Criterios de establecimiento de peso porcentual de las actividades dentro de cada subestrategia. Para establecer los porcentajes de peso según la importancia de la actividad dentro de cada subestrategia se siguieron los siguientes criterios principalmente: - En aquellas actividades que están concatenadas; es decir que, el cumplimiento de una no puede darse sin el cumplimiento de la anterior, se establecieron porcentajes iguales a todas las actividades desprendidas de la subestrategia. Por ejemplo si son 5 actividades (100/5) cada una tendrá un peso de 20%.

4 Página 4 de 10 - En aquellos casos que existe una sola actividad para el cumplimiento de la subestrategia, se le ha destinado el. - Aquellas actividades cuya meta es cuantitativa, el valor de dicha meta se ha ponderado sobre el total del plan de que es de 200 millones de dólares para el Esta relación es aproximada, considerando el peso asignado a las demás actividades cualitativas que una misma subgerencia puede tener para el cumplimiento de cada estrategia. - Para aquellas actividades cuyas metas son de índole cualitativa, se han establecido porcentajes de ponderación de acuerdo a tres aspectos: o Su relación con el desarrollo del negocio del Banco, cabe destacar que de acuerdo al plan estratégico, el objetivo del año 2011 es el fortalecimiento de la operación del banco. En este aspecto hay algunas actividades que están directamente relacionadas con la operatividad y fortalecimiento del banco a las cuales se ha distribuido mayores porcentajes. o Todas aquellas actividades que están contempladas en el plan de regularización, matriz GREC, tienen un peso más alto, dada la relevancia de este tema. o Se han establecido porcentajes de ponderación más altos a aquellas actividades que reflejan el cumplimiento efectivo de la estrategia y no solamente tareas o trámites previos. Por ejemplo en la subestrategia Depuración Bienes realizables se consideran dos actividades: a) la determinación del inventario y b) la depuración del inventario propiamente dicha.

5 Página 5 de 10 En este caso la elaboración del inventario tiene únicamente un peso porcentual de 25% debido a que si bien es un paso previo importante, la ejecución de la estrategia se mide por el cumplimiento de la segunda actividad 75%. Desagregación de porcentajes utilizados principalmente para estas actividades: 5% - actividades de soporte o relacionadas en un mismo proceso. 6% - actividades operativas previas a la actividad que ejecuta la subestrategia. 8% - actividades de cálculos o establecimiento de parámetros. 10% - actividades que contemplan una propuesta o agregado de valor. 50% - actividades de establecimiento de necesidades para desarrollo de sistemas. Nota: estos porcentajes varían en función de la cantidad de actividades que contiene una misma subestrategia puesto que debe sumar y en algunos casos se hacen distribuciones igualitarias.

6 Página 6 de 10 Ejemplo: Cuadro de distribución de pesos por actividad de las Regionales 2011 ACTIVIDADES UNIDAD RESPONSABLE FUNCIONARIO RESPONSABLE ESTRATEGIA 3: Fortalecer las capacidades institucionales del Banco 11. Fortalecer el Procedimiento de Recuperación de Cartera y Cobranza Recuperación de Cartera Proceso de cobranza prejudicial: Javier Notificaciones telefónicas, Regional Ambato Callejas campaña puerta a puerta Proceso de cobranza prejudicial: Notificaciones telefónicas, campaña puerta a puerta Proceso de cobranza prejudicial: Notificaciones telefónicas, campaña puerta a puerta Proceso de cobranza prejudicial: Notificaciones telefónicas, campaña puerta a puerta Proceso de cobranza prejudicial: Notificaciones telefónicas, campaña puerta a puerta Regional Cuenca Regional Guayaquil Regional Portoviejo Matriz Quito Cecilia Abad Javier Yánez Jeny Mendoza Eduardo Prado RECURSOS / Otras áreas que PERIODO DE EJECUCION Fecha Inicio Fecha Fin METAS INDICADORES META ANUAL (#) EJECUTADO (#) % DE AVANCE ANUAL (EJEC / META ANUAL) PESO SEGÚN SU IMPORTANCIA CUMPLIMIENTO POR PONDERACION 1% Índice de morosidad 1% 0% 0% 40% 0% 1% Índice de morosidad 1% 0% 0% 40% 0% 4,50% Índice de morosidad 4,50% 0% 0% 40% 0% 1% Índice de morosidad 1% 0% 0% 40% 0% 1% Índice de morosidad 1% 0% 0% 40% 0% INICIO DE JUICIOS COACTIVOS: A todos los clientes que registren una morosidad superior a 61 días, con los cuales no se ha concretado un acuerdo de pago. Regional Ambato Javier Callejas # juicios iniciados y en proceso / # clientes con un vencimiento mayor a 61 días. Valor recuperado a través de coactiva/valor a recuperar en demanda Judicial INICIO DE JUICIOS COACTIVOS: A todos los clientes que registren una morosidad superior a 61 días, con los cuales no se ha concretado un acuerdo de pago. Regional Cuenca Cecilia Abad # juicios iniciados y en proceso / # clientes con un vencimiento mayor a 61 días. Valor recuperado a través de coactiva/valor a recuperar en demanda Judicial INICIO DE JUICIOS COACTIVOS: A todos los clientes que registren una morosidad superior a 61 días, con los cuales no se ha concretado un acuerdo de pago. Regional Guayaquil Javier Yánez # juicios iniciados y en proceso / # clientes con un vencimiento mayor a 61 días. Valor recuperado a través de coactiva/valor a recuperar en demanda Judicial INICIO DE JUICIOS COACTIVOS: A todos los clientes que registren una morosidad superior a 61 días, con los cuales no se ha concretado un acuerdo de pago. Regional Portoviejo Jeny Mendoza # juicios iniciados y en proceso / # clientes con un vencimiento mayor a 61 días. Valor recuperado a través de coactiva/valor a recuperar en demanda Judicial INICIO DE JUICIOS COACTIVOS: A todos los clientes que registren una morosidad superior a 61 días, con los cuales no se ha concretado un acuerdo de pago. Impulsar juicios coactivos Regional Ambato Javier Callejas Impulsar juicios coactivos Regional Cuenca Cecilia Abad Impulsar juicios coactivos Regional Guayaquil Javier Yánez Impulsar juicios coactivos Regional Portoviejo Jeny Mendoza Impulsar juicios coactivos Matriz Quito Matriz Quito Juez de Coactivas Juicios nuevos e iniciados con un avance procesal de 65%. Juicios nuevos e iniciados con un avance procesal de 65%. Juicios nuevos e iniciados con un avance procesal de 65%. Juicios nuevos e iniciados con un avance procesal de 65%. Juicios nuevos e iniciados con un avance procesal de 65%. # juicios iniciados y en proceso / # clientes con un vencimiento mayor a 61 días. Valor recuperado a través de coactiva/valor a recuperar en demanda Judicial Porcentaje de avance procesal. Juicios iniciados concluidos en el plazo establecido en el proceso (90) días. Porcentaje de avance procesal. Juicios iniciados concluidos en el plazo establecido en el proceso (90) días. Porcentaje de avance procesal. Juicios iniciados concluidos en el plazo establecido en el proceso (90) días. Porcentaje de avance procesal. Juicios iniciados concluidos en el plazo establecido en el proceso (90) días. Porcentaje de avance procesal. Juicios iniciados concluidos en el plazo establecido en el proceso (90) días. 65% 0% 0% 20% 0% 65% 0% 0% 20% 0% 65% 0% 0% 20% 0% 65% 0% 0% 20% 0% 65% 0% 0% 20% 0%

7 Página 7 de 10 Posteriormente, a fin de calcular un porcentaje concreto de cumplimiento de cada subgerencia sobre todas las estrategias en las que está involucrada, se ha dado un peso porcentual a cada una de las subestrategias, para nuevamente ponderarlas, siguiendo los mismos criterios de importancia, y obtener una calificación real de cumplimiento por cada. Criterios de establecimiento de peso porcentual de las subestrategias. El criterio de establecimiento de porcentajes a cada subestrategia se ha realizado en función de su importancia en el logro de los objetivos generales planteados en el Plan Estratégico El principal criterio ha sido considerar el valor de las metas y su afectación sobre el total del plan de anual (en el 2011 es de 200 millones de dólares). Este porcentaje ha sido redondeado, considerando las demás subestrategias que no se pueden establecer cuantitativamente. Ejemplo: Cuadro de Ponderación de Subestrategias de la 2011 CUMPLIMIENTO POR PONDERACION Peso según su importancia Cumplimiento Total ESTRATEGIA 1/ SUBESTRATEGIA 3 Titularización de activos ESTRATEGIA 2/ SUBESTRATEGIA 2: Redescuentos ESTRATEGIA 3/ SUBESTRATEGIA 3 Diseño de Procesos Incorporación de Procesos de Sistema de Gestión de titularización de Reducir Riesgo Crédito ESTRATEGIA 3/ SUBESTRATEGIA 9 Sistema Admin Portafolio Proyecto ESTRATEGIA 3/ SUBESTRATEGIA 11 Recuperación de Cartera ESTRATEGIA 4/ SUBESTRATEGIA 4 Fortalecer relaciones con la red de ESTRATEGIA 4/ SUBESTRATEGIA 5 Fortalecer relaciones con el sector 0,00% 18,00% 0,00% 0,00% 42,00% 0,00% 0,00% Dentro del POA 2011, existen algunas actividades cuya ejecución comprende a dos o más áreas, tal es el caso de desarrollo de sistemas o adquisición de equipos o sistemas, en este caso si bien el

8 Página 8 de 10 responsable detrás del proceso es la que solicita el sistema, la ponderación de cumplimiento se ha repartido entre las áreas involucradas y se evaluará por su logro conjunto. Evaluaciones trimestrales de cumplimiento. A fin de poder calcular el porcentaje de cumplimiento trimestral por subgerencias y áreas, se ha separado los planes operativos, según las actividades a desarrollarse en cada uno de los trimestres, para realizar la evaluación y su respectivo informe de resultados. De esta manera, los pesos otorgados a las actividades y los porcentajes de ponderación dados a cada subestrategia varían al considerar únicamente las que debieron ser ejecutadas en el período de evaluación. Los pesos asignados siguen los mismos criterios de ponderación explicados y están en función al número de subestrategias para cada trimestre. El objetivo es manejar porcentajes concretos de cumplimiento trimestrales a fin de determinar los principales problemas a tiempo para resolverlos sobre la marcha. Ejemplo: Cuadro resumen de cumplimiento de metas institucionales Primer trimestre 2011 Cumplimiento de metas trimestrales por /Área Gestión Gerencial 75,00% Proyectos 77,46% 48,04% Regional Ambato 130,68% Regional Cuenca 38,50% Regional Guayaquil 53,95% Regional Portoviejo 111,58% Bancaria Administrativa 30,58% Bancaria Financiera 77,95% Operaciones 75,00% Bancaria Jurídica 43,96% Riesgos 83,38% bancaria de Recursos Humanos 68,95% bancaria de Tecnologia e Información 67,50% Unidad de Cumplimiento 61,29% Unidad de Seguridad de la información 60,00% Unidad de Comunicación Social 104,33% Secretaría General 75,00% Total BEV 71,29%

9 Página 9 de 10 Al finalizar el período anual se recalculará el cumplimiento de cada subgerencia en función de lo ejecutado a lo largo del año, obteniendo así un solo porcentaje de cumplimiento para cada o área. Sistema de premio o multa según el cumplimiento del plazo establecido Toda vez que el Plan Operativo Anual ha sido elaborado, determinando plazos específicos de cumplimiento, y en el caso de las actividades cuantitativas, se han elaborado cronogramas es o trimestrales de cumplimiento, es importante medir la ejecución de los tiempos planteados. En tal razón, a la metodología de evaluación y cumplimiento se ha incorporado un sistema de premio o multa en función del cumplimiento de los plazos que funciona de la siguiente manera. - Si el funcionario responsable de cada actividad, la ha ejecutado en menos del tiempo establecido obtiene un 5% más en el cumplimiento, mismo que estará atado a la evaluación de desempeño del personal, relacionado con el bono de eficiencia. - Si la actividad es cumplida en el tiempo previsto o hasta con una demora de 14 días, el porcentaje de cumplimiento será y no tendrá afectación alguna. - Si la actividad es cumplida total o parcialmente con una demora entre 15 días hasta 30 días, se aplicará un descuento del 5% en el cumplimiento. - Si la demora es entre 31 días y 60 días, se aplicará un descuento del 10% en el porcentaje de cumplimiento. - Si la actividad es cumplida total o parcialmente con una demora de más de 61 días de lo establecido en el plazo cronogramado, se aplicará un descuento del 15% en el cumplimiento. Estos descuentos afectarán a la sumatoria de cumplimiento de toda la. Cabe destacar, que a partir de la difusión del Plan Operativo en todas y cada una de las s, cada desplazamiento en los plazos será anotado como reprogramación, lo cual se anotará dentro de la herramienta de evaluación.

10 Página 10 de 10 Validez y medio de calibración El presente modelo experto de cumplimiento de la metas institucionales, se denomina de prueba y error debido a que, a partir de las primeras evaluaciones se podrá evidenciar en caso de existir errores en los pesos otorgados a cada actividad, en razón que pese a que se ha explicado los criterios utilizados, estos no dejan de ser en algunos casos subjetivos; y de ser el caso realizar los ajustes y modificaciones necesarias para la mejora continua de esta metodología.