UEN-A-CBS Adjunto Informe del Segundo Trimestre del 2016, sobre Situación Actual de la Proveeduría, al 30 de junio del 2016.

Transcripción

1 Cartago, 19 de agosto del 2016 Señor Gustavo Redondo Brenes Líder UEN de Apoyo Estimado Señor: UEN-A-CBS Adjunto Informe del Segundo Trimestre del 2016, sobre Situación Actual de la Proveeduría, al 30 de junio del Atentamente, Hector Tabarez De Tolentino Proceso Contratar Bienes y Servicios c/c: consecutivo 1

2 INFORME SOBRE SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL Informe Segundo Trimestre Información con corte al 30 de junio de OBJETIVO: Planificar, coordinar y gestionar la adquisición oportuna y de calidad de los bienes y servicios requeridos por la Institución. 2. Naturaleza del negocio La responsabilidad principal del Proceso Contratar Bienes y Servicios es proporcionar a sus clientes los bienes y servicios que estos necesitan para el desarrollo de sus funciones, mediante la aplicación de un régimen normativo de compras públicas, bajo un esquema de calidad, oportunidad y mejora continua. Principales actividades que están bajo su responsabilidad. Actos preparatorios para la depuración del presupuesto de compras Crear el Plan de Adquisiciones anual. Ejecutar el Plan de Adquisiciones Atención de Aspectos Administrativos de los contratos Atención de asuntos especiales de los contratos en su etapa de ejecución (por ejemplo ejecución de garantías, multas, rescisiones, modificaciones, etc.) Gestión del Registro de Proveedores Calificación de Proveedores. 3. Detalle de las condiciones actuales del área en cuanto a la estructura orgánica, análisis FODA del área, Fortalezas. La existencia de reglamentación procedimental, tanto externa como interna, junto con los instructivos y políticas de trabajo respectivas. La calidad profesional y la ética de trabajo del personal de JASEC y el conocimiento de cómo realizar las tareas Claridad de objetivos 2

3 Debilidades. Ausencia de una plataforma tecnológica para controlar la gestión de todo el proceso y obtener información en línea, tanto actual como histórica. Insuficiente conocimiento del mercado y de los proveedores. Oportunidades. Desarrollo de una plataforma tecnológica propia y adhesión a alguna plataforma estatal como Merlink o Compra Red. Desarrollo del conocimiento del mercado y de los proveedores, de tecnologías y precios. Amenazas Rotación del personal sin concertación previa. Proveedores reacios a concertar negocios con JASEC por razones de imagen o de rendimiento económico. Indefinición clara y oportuna del presupuesto institucional neto, disponible para la adquisición de bienes y servicios 4. MISIÓN. Lograr en forma ágil y oportuna el suministro de bienes y servicios requeridos por los diferentes negocios, atendiendo las políticas, la normativa del régimen de contratación y los estándares exigidos por la competencia y los clientes, mediante la aplicación de recursos humanos, técnicos e informáticos de calidad, que permitan el conocimiento del mercado, los productos y la gestión de los proveedores, de forma que se garantice la calidad competitiva de los insumos y el desarrollo sostenible de la institución. 5. VISIÓN. Ser el proceso que lidera, planifica, asesora y ejecuta las actividades de contratación de bienes y servicios, dotado de los recursos y herramientas necesarias y suficientes para que, en un ambiente de calidad ética y técnica, apoyado en herramientas informáticas, logre el conocimiento del mercado y de los productos, gestione una cartera de proveedores seleccionados y produzca la innovación en el proceso contractual, de tal forma que asegure la provisión oportuna de insumos de calidad certificada o al menos comprobada, según sean requeridos por el cliente 3

4 6. DIAGNOSTICO: detalle de los proyectos (operativos y/o inversión) que a la fecha están siendo desarrollados, vinculados con el nivel de ejecución presupuestaria, así como el análisis integral del cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores de gestión. SEGUNDO TRIMESTRE, ETAPA DE EJECUCION DEL PLAN DE COMPRAS. A. Indicador 1: Nivel del presupuesto adjudicado en función al presupuesto del Plan de Compras. Justificación: Valor Real Valor Meta 18.96% 45% Para este trimestre el nivel de ejecución presupuestaria logrado ha sido de un 18.96% que en términos de 100% equivale a un 42.13%. Dicho porcentaje esta compuesto de la siguiente manera: Conviene aclarar que para futuros informes, este indicador se va a corregir, por cuanto la ejecución presupuestaria no es una medida, para evaluar el desempeño de la Proveeduria. Si bien es cierto, en un mundo ideal la totalidad de lo presupuestado, en la partida de compra de bienes y servicios, debe ejecutarse (entendiendo por ejecución, la efectiva erogación de los recursos presupuestarios) en el mismo año presupuestario, lo cierto es que, si esa meta no se cumple, la responsabilidad no es de la Proveeduria, pues confluyen muchos factores que van desde la presentación tardia del paquete de gestión, el retraso del proceso de contratación por apelaciones, hasta retrasos en la fase de ejecución contractual. Por otro lado el indicador tiene el problema de que no mide el 100 % del rendimiento trimestral, toda vez que el único momento en que, tal vez, se alcance el 100% de la ejecución es en el ultimo mes del año. Conviene confrontar el porcentaje de avance de este indicador, vrs la cantidad de concursos promovidos por la Proveeduria, para evidenciar que no refleja el verdadero trabajo de la Proveeduria. En ese sentido, con corte a junio, se han promovido 14 licitaciones abreviadas, 1 licitacion publica, 116 contrataciones directas, 19 contratos adicionales y 6 ampliaciones contractuales, con lo cual se ha atendido el 95% del plan de compras. El 5% restante, se debe a atrasos imputables a los gestores de la compra y no a la Proveeduria. 4

5 Si en este indicador lo que se busca medir es el nivel de ejecución del Plan de Compra, entonces se debe considerar que de dicho plan solo están pendientes de inicirarse cuatro licitaciones abreviadas, un publica y 36 contrataciones directas. 5

6 1. Plan de Acción: Identificar un nuevo indicador que mida el trabajo real de CBS y no el de otros procesos. Logros: para este trimestre se logró aumentar el nivel de ejecución presupuestaria considerablemente, ya que el trimestre anterior, apenas se estaba iniciando con la ejecución del plan de compras por lo que el nivel alcanzado era de apenas 1% de 10%. Desviaciones: Igual que en años anteriores, aún persisten los problemas de incumplimiento en las fechas de entrega de los paquetes de gestión, esto pese a la circular enviada por el Líder de la UEN Apoyo advirtiendo que en caso de incumplirse con este aspecto la Administración tendrá la potestad de destinar los recursos a atender nuevos requerimientos. Medidas Correctivas:. Se informará a la Jefatura correspondiente acerca de los casos de incumplimiento en las fechas de entrega de los diferentes paquetes de gestión con el fin de que se tomen las medidas pertinentes de acuerdo a la circular enviada el pasado 16 de marzo. 6

7 B. Indicador 2: Paquetes de contratación ejecutados dentro de los plazos programados. Justificación: Valor Real Valor Meta 20.83% 25% Durante este trimestre, del total de concursos finalizados, el 20.83% se realizaron dentro de los plazos programados, lo que significa que, de 90 contratos finalizados, 75 de ellos se realizados dentro del plazo lo que representa un 92.7% se presentan los resultados en términos de 100% 2. Plan de Acción: Control de cumplimiento de los actos del procedimiento (contenido y plazo). Logros: para este trimestre del total de contratos adjudicados, únicamente 15 se realizaron fuera de los plazos, esto en razón de que algunos de los concursos pueden presentar algún tipo de complejidad que conlleva un mayor tiempo de análisis. Desviaciones: Como se indicó anteriormente, algunos concursos pueden presentar situaciones que dificultan que se logre adjudicar dentro de los plazos establecidos. Para este trimestre, los casos que no se lograron adjudicar a tiempo pertenecen a los procedimientos de contratación directa, esto por cuanto los plazos son muy reducidos, sin embargo, la complejidad del concurso puede ameritar que sea necesario postergar los tiempos de adjudicación. Medidas Correctivas: Establecer mecanismos que permitan analizar las razones por las cuales se da este incumplimiento en los plazos. 3. Plan de Acción: Desarrollar una metodología para determinar la incidencia de causas y de responsables de los atrasos. 7

8 Logros: No hay logros Desviaciones: No hay desviaciones Medidas Correctivas: Debido a que los recursos humanos asignados al Proceso no son suficientes para darle seguimiento continuamente a este aspecto, se valora la posibilidad de incorporar un practicante que brinde soporte al Proceso con fin de que se establezca un mecanismo que permita recopilar la información de cada contrato sobre los tiempos que se tardó en cada una de las fases del proceso de contratación para determinar de esta forma las circunstancias que propician el incumplimiento de los plazos y aplicar las medidas correctivas. C. Indicador 3: Paquetes de gestión cuyo procedimiento inicia en un plazo no mayor a 10 días hábiles después de recibidos. Justificación: Valor Real Valor Meta 23.2% 25% En el caso de este indicador, del total de paquetes de gestión recibidos por el Proceso durante este trimestre el 23.2% se tramitaron dentro del plazo de 10 días hábiles, es decir de 109 solicitudes de trámite, 101 se realizaron dentro del plazo estimado. 4. Plan de Acción: Desarrollar un plan de verificación de cumplimiento y fidelidad de datos Logros: Para este trimestre, igual que en el anterior, se continúa utilizando el cuadro denominado Control de notas de trabajo en el cual se incorpora tanto la fecha real como la estimada para el inicio de los diferentes trámites realizados por la Proveeduría. Esta información permite determinar los casos en los que hubo retraso, así como los responsables. 8

9 Desviaciones: no hay desviaciones Medidas Correctivas: No hay medidas correctivas 5. Plan de Acción: Registrar el ingreso de los paquetes de gestión y asignarlos con base en el Plan o bien por su naturaleza. Logros: Igual que en el trimestre anterior, el Coordinador del Proceso revisa y distribuye toda la documentación recibida. Adicionalmente se debe registrar en el mismo la fecha de inicio de cada solicitud, esto para determinar el tiempo que tardó cada funcionario en iniciar el trámite solicitado por el usuario. Desviaciones: para este trimestre la cantidad de solicitudes de trámite ha aumentado considerablemente. Además, es importante considerar que dentro de esta estadística no se encuentra reflejados otros trámites que realiza la Proveeduría como lo son el cálculo de multas, reajustes de precios, apropiaciones, resoluciones, entre otros, que en alguna medida ocasionan que no siempre se cumpla con los 10 días establecidos. Medidas Correctivas: No hay medidas correctivas 9