1. Presentación del grupo organizador del evento 1.1. Datos del contacto. Nombre del grupo: Idear Eventos. Nombre de las integrantes: Avino Mónica

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1 1. Presentación del grupo organizador del evento 1.1. Datos del contacto Nombre del grupo: Idear Eventos Nombre de las integrantes: Avino Mónica Santos María Fernanda Pugliese Natalia Aizpurua María Sol Valdez Nicole 2. Presentación del evento Nombre del evento: Global Impro Fecha: martes 20 de noviembre del 2012 Horario: 19:00hs Duración: Dos horas aproximadamente Te invitamos a pasar una tarde divertida con amigos en "Código Montesco" (Gorriti 3956). Un evento en el que la diversión estará cargo del grupo de improvisación teatral más simpático de la ciudad "Global Impro". Además habrá reconocidos caricaturistas. Dale, anímate y llévate tu caricatura de regalo! 2.1. Objetivos del evento Idear Eventos busca crear un ambiente confortable para los invitados que asistan a nuestro evento, que se sientan cómodos, se desconecten de su rutina diaria y puedan disfrutar del show de improvisación que ofreceremos ese día. Por otro lado, tener la posibilidad de poder interactuar con personas del ambiente artístico. 1

2 2.2. Características Generales del tipo de evento a realizar El evento a realizar será local, ya que los participantes provienen de la Ciudad de Buenos Aires. La empresa Idear Eventos se encargará de toda la organización del evento por lo que se clasifica como privado. Será una combinación entre aporte abierto y cerrado ya que aunque la empresa será la que aporta la mayor cantidad de dinero, se logró convocar a patrocinadores y se les cobrará la entrada a los participantes. Global Impro será un evento independiente debido a que la organización esta orientada exclusivamente al show. 3. Descripción de la sede designada Código Montesco es un bar-resto ubicado en la planta baja de un edificio en Palermo. En la fachada, que da a la calle Gorriti, se puede observar el nombre de la sede. El mismo cuenta con tres ambientes, el primero es un sector adecuado para la acreditación del evento en el cual se encuentra la boletería. En el segundo se llevará a cabo la recepción. En éste hay una barra y sillones que permiten que los invitados puedan tomar asiento y disfrutar de las bebidas que se van a ofrecer. En el mismo se encuentran 3 baños disponibles para los asistentes al evento. Por último, se encuentra el salón principal que es donde se realizará el show de improvisación. La capacidad es de 50 personas dispuestas en mesas de cinco, cuatro y dos invitados. El lugar nos provee de elementos para la decoración, como por ejemplo: candelabros, floreros y centros de mesa Ubicación Geográfica La dirección exacta de Código Montesco es: Gorriti 3956 (entre Medrano y Fco. Acuña de Figueroa) 2

3 Las líneas de colectivo que pasan cerca son: Presentación del cronograma del evento Timming para invitados 19:00 hs. Acreditación, receción y dibujo de caricaturas. 19:45 hs. Ingreso a sala. 20:15 hs. Comienza el show. 21:00 hs. Fin del show y discurso final. 21:15 hs. Entrega de souvenir. Timming detallado para cada integrante del grupo 16:00 hs. Llegamos al lugar. Tareas: Limpieza. Ambientación. Gráfica. 3

4 Llega la fotógrafa. 18:45 hs. Llega el caricaturista. 19:00 hs. Acreditación, recepción y dibujo de caricaturas. 19:15 hs. Bandejeo de bebidas sin alcohol. 19:30 hs. Llega Global Impro. 19:45 hs. Ingreso a sala y acomodamos a las personas. 20:00 hs. Toma de pedido de alimentos. 20:15 hs. Comienza el show y se preparan los souvenirs. 21:00 hs. Fin del show y discurso final. 21:15 hs. Entrega de souvenir. 5. Descripción del público invitado. El evento se dirige a un público joven, dinámico, creativo, que busca relacionarse con un entorno artístico. Al tratarse de un grupo de improvisación con participación del público hemos convocado a personas que tengan ganas de participar en el show para provocar una interacción entre el invitado y el elenco del show De qué manera convocó a invitados relacionados con la expresión artística seleccionada por el grupo? Idear Eventos se comunicó de manera personal con Tomas Soumoulou. Un profesional que se dedica al ámbito teatral y se interesa por nuevos talentos. En primer lugar se le contactó por medio de correo electrónico para consultar si contaba con disponibilidad el día del evento. Al recibir su respuesta nos comunicamos telefónicamente con él para comentarle los detalles del encuentro y confirmar su asistencia. Por último se le entrego la invitación formal personalmente por una de las organizadoras. 6. Describir las formas en la que el evento se va a comunicar y difundir. Analizarlas. 4

5 Medios en línea: en este caso se va a crear un evento en la red social Facebook. En el mismo se invitarán a nuestros contactos para acceder a información del evento y confirmar su asistencia. Posteriormente los asistentes podrán tener acceso a las fotos del evento. Gráfica: Afiches: habrá dos afiches A3 que serán colocados en las carteleras pertinentes a la semana de eventos jóvenes, a las cuales tienen acceso todos los alumnos de la Facultad de Diseño y Comunicación. Revista: el evento será publicado en la revista de eventos de la Facultad de Diseño y Comunicación a la que tienen acceso todos los alumnos y docentes de la carrera Organización de Eventos. Invitación personal: se les entregara a los contactos de cada una de las organizadoras del evento Enumerar los distintos lugares en los que se comunica el evento. Red social Facebook Carteleras UP- están ubicadas en el quinto piso de la sede de Mario Bravo Revista de eventos UP- se entrega 15 días antes del inicio del Ciclo de Eventos Jóvenes. Invitación personal 6.2. Adjuntar gráfica comunicacional: afiche e invitaciones. 5

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7 7. Seleccionar posibles empresas patrocinadoras. Justificación de la elección. Sede: para la elección de la sede hemos visitado 10 lugares. El mas apropiado es Código Montesco ubicado en Gorriti Es un bar-resto muy bien ubicado en las cercanías de la Universidad de Palermo, esto facilita la llegada del jurado que estará presente el día del evento. La ambientación del lugar es acorde al evento a realizar, además el evento de improvisación teatral ha trabajado en el lugar, lo que facilita mucho la comunicación y la organización del evento porque ya conocen la sede. Consideramos que es una buena oportunidad de patrocinio ya que podemos hacer arreglos con respecto a los consumos que se ofrecerán el día del evento. Entretenimiento: el entretenimiento del evento estará de la mano de dos proveedores diferentes. Por un lado contamos con Global Impro, un grupo de improvisación teatral que realizará su show de aproximadamente una hora. Hemos decidido contratar este grupo de chicos porque el show que ofrecen es cómico, sano y se distinguen de otros grupos de improvisación teatral por su precio. Al no ser un grupo conocido aún sus utilidades son 7

8 menores y consideramos que puede ser un importante patrocinador porque el evento se realizará en el mismo lugar donde ellos realizan sus shows. Por otro lado, se contratará a un caricaturista que estará encargado del entretenimiento en la recepción del evento. nos ha agradado el estilo de pintura del caricaturista y creemos que es importante patrocinador ya que nos hará precio a cambio de ciertos beneficios que se nombrarán más adelante. Fotografía: La fotógrafa es una persona conocida, recién recibida que tiene interés en darse a conocer en el ámbito de la organización de eventos y en la Universidad de Palermo. Por esto mismo se negociará un precio reducido y será una potencial patrocinadora. Gráfica: la persona que se encargará de la gráfica de este evento ya ha trabajado con nosotras en eventos anteriores. Por lo que le tenemos confianza y conocemos su forma de trabajar. Consideramos que será una importante patrocinadora ya que nos ofrece un precio considerable Confeccionar diferentes propuestas para presentar a las empresas que podrían transformarse en patrocinadores. A continuación se describen las propuestas ya pactadas con los proveedores y también las propuestas a presentar: Código Montesco: se han negociado las consumiciones que se efectuaran el día del evento. El precio del alquiler del salón incluye bebidas libres sin alcohol durante media hora en la recepción. Durante el show se ofrecerá una pizza cada cuatro personas, una cerveza cada dos o un vaso de bebida sin alcohol por persona. Se dispondrán tres variedades de pizza y cada mesa podrá elegir el gusto que desee. Caricaturista: Con él se pactará un 25% de descuento a cambio de plasmar su logo y marca en el banner ubicado en la entrada del evento; que se utilizará para los invitados que deseen tomarse una foto en el mismo. También se le dará lugar a que pueda entregar su tarjeta personal al público entre los que se encuentran estudiantes de organización de eventos y otros profesionales. Global Impro: Se llego a un acuerdo del 50% de descuento sobre el valor total de la contratación, ya que están interesados que su grupo de improvisación sea publicado en el banner del evento y en las carteleras correspondientes a la Universidad de Palermo, donde pueden verlo profesionales de diversas carreras. 8

9 Gráfica: La diseñadora gráfica cobrará solo los costos de impresión a cambio de aparecer en los afiches y el banner del evento y así darse a conocer en el ámbito universitario donde concurren profesionales del diseño y la comunicación. Fotografía: La fotógrafa sólo cobrará los viáticos a cambio de aparecer en el banner del evento. Al finalizar el mismo hará entrega de las fotografías en un CD Adjuntar una carta de presentación para los patrocinadores. La siguiente es una carta dirigida a uno de nuestros posibles patrocinadores, el señor Patricio Seijo, caricaturista: Estimado señor Patricio Seijo: Por medio de la presente lo invitamos a participar a nuestro encuentro cultural donde se llevará a cabo la presentación del grupo Global Impro el dia 20 de noviembre del presente año a las 19:00 en Código Montesco, Gorriti 3956 y Medrano-Palermo. El evento es de carácter privado donde asistirán personas interesadas en improvisación teatral. El grupo organizador perteneciente a los alumnos de la Universidad de Palermo lo invita a formar parte de la planificaicón del evento a través de la presencia de su trabajo como caricaturista debido a que puede involucrarse con un público dinámico, entretenido y jóven. Esperamos ocntar con usted y su pronta repsuesta. Le saluda atentamente, Mónica Avino 8. Elaborar el presupuesto del evento Proveedores/Productos Ingresos y egresos CF CV Sede (450.-) X 9

10 Show Global Impro (1600.-) X Bonificación Caricaturista (500.-) X Bonificación Fotografía (200.-) X Bonificación Gráfica (500.-) X Bonificación Ambientación (300.-) X Bonificación Catering (3150.-) X Bonificación Personal (180.-) X Bonificación Técnico e iluminación (170.-) X Cuota de inscripción Total (2845.-) 10