REGLAMENTO CORPORATIVO DE VIAJES Y GASTOS

Transcripción

1 REGLAMENTO CORPORATIVO DE VIAJES Y GASTOS A. INTRODUCCIÓN: El presente reglamento establece los lineamientos corporativos, bajos los cuales se regula la forma en que los colaboradores de BCI y Filiales a viajan dentro y fuera del país, con exclusiva ocasión, que las labores desempeñadas exijan trasladarse fuera de su lugar de trabajo. Se incluyen en este reglamento todas las normas internas de la Corporación BCI que tienen por objetivo documentar las definiciones, responsabilidades y procedimiento relativos al desplazamiento terrestre o aéreo, alojamiento, alimentación, seguros, etc. que aseguren la mejor experiencia colaborador y su seguridad personal, al mismo tiempo, que se logra un adecuado uso de los recursos destinados por BCI para estos efectos. Objetivos Específicos: 1. Hacer más eficiente el proceso de viajes mediante una adecuada planificación y definición de parámetros para cada nivel de la Organización. 2. Velar por el cumplimiento de los presupuestos de viaje de cada Unidad y que existan las autorizaciones correspondientes. 3. Bci espera que sus colaboradores viajen cuidando los recursos del banco con el mismo cuidado cómo si fueran propios. 4. Las reservas podrán ser efectuadas, solamente en la agencia de viajes en convenio con el banco. B. ALCANCE: Éste reglamento aplica a todos los Colaboradores de la Corporación BCI y sus Filiales, normando los procesos internos. Se establece el presente reglamento, como único reglamento de compra de pasajes, estadías, arriendo de vehículos y reembolsos de gastos asociados a viaje sasí como nueva forma de gestionar las solicitudes, administración, control, roles y los gastos autorizados. C. PROCEDIMIENTO: Solicitud de viajes: Las solicitudes de viajes se realizarán mediante la plataforma web dispuesta por la agencia de viajes definida, la cual es de carácter centralizado y de uso obligatorio para todos los colaboradores BCI (excepto Filiales y Gerencia de Capacitación): 1

2 Los colaboradores que deseen solicitar un viaje y/o hotel deberán pedirsu usuario y clave (de carácter estrictamente personal e intransferible) a través de la opción de auto- registro de la página, usuario que será validado y autorizado por el Encargado de Operaciones de la Unidad de Administración y Servicios (datos de contacto en sección Contactos del presente reglamento). Toda solicitud (pasajes y/o estadía hotel) debe realizarse con 20 días corridos de anticipación. Asimismo, la Compra debe ser aprobada con un mínimo de 15 días corridos previos al viaje. Si por necesidad del negocio se requiere incumplir con estos tiempos, esta excepción deberá ser aprobada por escrito por el Gerente de Primer Reporte (R1). Aprobaciones: Toda confirmación de pasajes, hoteles, autos, deberá ser aprobada por un Gerente de Segundo Reporte (R2), para lo cual el sistema de solicitudes enviará en forma automática una solicitud de aprobación, al Gerente R2 asociado al centro de costo del viaje. En el evento que el Gerente de Segundo Reporte (R2) no se encuentre, la solicitud escalará al Gerente de Primer Reporte (R1) Los viajes solicitados por Gerentes de Segundo Reporte, deberán ser aprobados por el Gerente de Primer Reporte (R1) asociado a la gerencia del centro de costo a la que se imputará el viaje. Las Facultades no pueden ser delegadas, ya que, son de exclusiva responsabilidad de los cargos mencionados anteriormente. Filiales: Para el caso de filiales, toda solicitud debe ser autorizada por el Gerente General de la filial previa autorización de los gerentes de la unidad que realiza el viaje. Esta última gestión la debe realizar el área de administración de la filial. Las solicitudes deberán ser realizadas por la Secretaria del Gerente General directamente con la agencia, previa autorización del Gerente General. Especificaciones para compra de pasaje y/o Alojamiento: Especificaciones Generales 1. Anticipación de compra:toda solicitud (pasajes y/o hotel) debe realizarse con 20 días corridos de anticipación, en tanto, debe ser aprobada con un mínimo de 15 días corridos previos al viaje. Si por necesidad del negocio se requiere incumplir con estos tiempos, esta excepción deberá ser aprobada por escrito por el Gerente de Primer Reporte (R1). 2

3 2. El sistema de solicitudes siempre entregará al menos 2 cotizaciones (pasaje y/o alojamiento) en ruta nacional y 3 alternativas para rutas internacionales, debiendo escoger, quién viaja la opción adecuada para su viaje, considerando la opción de menor costo disponible. Para viajes grupales, además se privilegiaría la reserva de un mismo hotel para evitar distancia físicas entre colaboradores que participarán de las mismas actividades. 3. Será responsabilidad del Liberador que apruebe el viaje velar por el cumplimiento de la elección de la opción más económica. Por lo que en caso de autorizar la alternativa más costosa, deberá contar con la autorización escrita del Gerente de Primer Reporte. Viajes Aéreos: 1. Todo viaje deberá ser programado, con el fin de evitar sobre costos por cambios. Para esto la agencia ofrecerá clases tarifarias económicas, considerando incluso aquellas que No permiten cambios. Si un colaborador, por necesidad del negocio, no puede programar con exactitud sus fechas de viaje, deberá especificar a la agencia, que necesita un boleto con flexibilidad, para lo cual la agencia ofrecerá esta opción y además informará el costo del pasaje restrictivo. El colaborador seleccionará la opción flexible, justificando que su elección obedece a necesidades del negocio, quedando de manifiesto que es muy probable que deba cambiar la fecha de inicio o retorno. Se sugiere fuertemente que todo cambio se realice con la mayor anticipación posible para evitar diferencias de costo muy altas entre las alternativas. Si se desea modificar la fecha de inicio o retorno de un ticket aéreo por opción personal (distinto de una urgencia laboral o familiar), el costo mayor costo que pudiera generar el cambio, deberá ser asumido por el colaborador. 2. Viajes Nacionales: En el caso de vuelos nacionales, estos se autorizarán en clase económica y para distancias superiores a 400 kilómetros. Viajes menores o iguales serán realizados por transportes terrestre. 3. Clase de Servicio: Para vuelos domésticos y aquellos internacionales de menos de 8 horas de viaje (se incluyen las horas de escala), se viajará en clase económica. Para aquellos viajes que tengan una duración sobre 8 horas (se considerarán las horas de escala), el Gerente General y los Gerentes Corporativos (R1) podrán viajar en clase ejecutiva, o bien, aquellos excepcionalmente autorizados por Gerentes de Primer Reporte. El resto de los colaboradores podrá optar por viajar un día antes, con la finalidad de contar con el tiempo de descanso adecuado antes del inicio de sus labores. 3

4 4. La agencia ofrecerá las mejores alternativas para su viaje, buscando en los siguientes rangos de tiempo, teniendo como referencia, el horario de preferencia señalado en su solicitud: - Vuelos nacionales: +/- 2 horas - Vuelos Internacionales: +/- 4 horas Solicitudes de servicios de Hotel: 1. Toda reserva de hotel, deberá efectuarse mediante la plataforma web dispuesta por la agencia de viajes. La agencia ofrecerá las opciones adecuadas para su viaje, según prestadores determinados como preferidos para BCI. Para todos los efectos, será de cuenta del Banco la noche de hotel del día anterior al comienzo de sus actividades y el regreso al término de las funciones. 2. Se adjuntan preferencias de hoteles disponibles para los colaboradores BCI en anexo al final de este documento. Si un colaborador necesita reservar un hotel fuera de este listado, Turavión pagará la tarifa tope definida por BCI, quedando a cuenta del colaborador la diferencia generada por esta preferencia de proveedor, la cual deberá ser depositada a la agencia de viajes previo a que ésta realice la reserva. En los reportes de viajes esta diferencia no se verá reflejada, ya que sólo se verán los costos incurridos por el Banco. 3. Toda reserva de hotel considerará desayuno incluido en la tarifa. Cuando este no sea el caso, el desayuno se rendirá según tabla de valores máximos diarios para reembolsos de gastos (página 5). 4. La propina no deberá exceder el 20% del importe del consumo total, siempre velando por utilizar los porcentajes acostumbrados en cada país. Si la propina está incluida en la factura de pago se cancelará el total correspondiente. Transporte Terrestre: 1. El arriendo de vehículos (Rent a Car), se autorizará sólo si no existe un medio de transporte público alternativo entre el hotel y el lugar de trabajo, o bien la distancia sea superior a 1 hora de viaje. El arriendo debe incluir seguros por daños a terceros, responsabilidad civil y robo que deben ser gestionados por la Agencia de Viajes. 2. El uso de taxi se deberá realizar conforme al reglamento Gastos Extra 1, de uso de movilización y se considera un gasto reembolsable. 3. Los Colaboradores no podrán arrendar vehículos a través de otra agencia o medio de compra que no sea la agencia de viajes en convenio con el banco

5 Valores máximos diarios para reembolso de gastos: Ítem Nacion al Sudaméri ca USA, Canadá y Centro América Europa África/ Asia Desayuno USD 20 USD 25 USD 25 USD 30 USD 30 Almuerzo USD 25 USD 35 USD 40 USD 45 USD 45 Cena USD 25 USD 50 USD 50 USD 60 USD 60 Hoteles Rent a Car (incluye seguro) U S D 120 USD 180 USD 300 USD 300 USD 300 USD 80 USD 120 USD 120 USD 140 USD 140 Taxi USD 30 USD 50 USD 50 USD 50 USD 50 Total U S D 335 USD 460 USD 585 USD 625 USD 625 Tarifas no acumulables a excepción de concepto taxi, el cual sí se puede acumular monto diario. Solicitudes de emergencias 1. La agencia de viajes dispuesta por BCI, contará con un servicio de emergencia las 24 horas los 7 días de la semana. Todos los colaboradores podrán contactar al servicio de emergencias en el caso de requerir solicitar, modificar y/o anular un viaje que no pueda esperar el horario hábil de atención de la agencia de viajes. 2. Una vez definidos los servicios y costos a confirmar, el servicio de emergencias de la agencia, contactará al Encargado de Operaciones de la Unidad de Administración y Servicios (datos de contacto en sección Contactos del presente reglamento). 3. Todo viaje solicitado al servicio de emergencias, deberá ser regularizado al día hábil siguiente, a través de la plataforma de viajes. Gastos Extra: a) Todo otro gasto distinto a los autorizados en éste reglamento deberá ser asumido por el Colaborador. Por ejemplo, BCI no cubrirá gastos por Late check out y/o early check in. Excepciones a este reglamento deben ser autorizadas por escrito por un Gerente de Primer Reporte. b) Los gastos por consumo de Frigobar, serán de cargo del colaborador, no reembolsables por BCI. c) Las reservas podrán efectuarla solamente en la agencia de viajes en convenio con el banco. 5

6 Rendiciones de Gastos: Todo reembolso deberá solicitarse dentro de los 10 días hábiles de haber finalizado el viaje utilizando para ello el sistema designado para ello: El reembolso es por Ítem según tarifario descrito. Cualquier gasto adicional por ítem no será reembolsado y será de responsabilidad del colaborador. Tarjeta Corporativa: Esta modalidad elimina las solicitudes de anticipo y reembolso de efectivo. Los colaboradores que tengan asignada una tarjeta de crédito corporativa deben rendir mensualmente y de forma obligatoria los gastos realizado según estado de cuenta respectivo. Ver Reglamento Tarjetas de Crédito Corporativas en Normativa. 2 Invitados: Si un colaborador decide viajar con acompañante distinto de un Colaborador BCI, los gastos asociados a éste serán de entera responsabilidad y cargo del colaborador. Los colaboradores no podrán cambiar de hotel y/o línea aérea ni bajar la categoría a efectos de compensar los costos del viaje del acompañante. Extensión de Estadía por motivos personales: Cualquier costo asociado a una extensión de estadía correrán por cuenta del colaborador. D. ROLES Y RESPONSABILIDADES: 1. Gerentes de Primer Reporte (R1): Responsables por revisar y aprobar todos los viajes internacionales, así como también las excepciones a este reglamento, es decir, solicitudes de colaboradores relativas a mayor gasto de ticket aéreo, compras de ticket aéreo sin la anticipación definida por este reglamento, cambios de categorías de viaje, gastos extras por early check-in, late checkout, etc. 2. Gerente de Planificación y Control Financiero: Responsable de definir, revisar y aprobar los gastos de traslado aéreo, hotel, y otros gastos, del grupo de gerentes Corporativos (R1), Gerencia General y Presidencia. 3. Gerente de Compras Corporativas: Responsable por la actualización de este reglamento y por la contratación del servicio de Agencia de viajes para BCI y sus filiales

7 4. Gerente de Segundo Reporte (R2): Responsable de revisar y aprobar las solicitudes de viajes nacionales de colaboradores relativas al proceso en régimen (las excepciones serán aprobadas por Gerentes de Primer Reporte). 5. Unidad Administradora del Servicio: - Responsable por controlar el gasto y el cumplimiento del Reglamento de Viajes y Gastos. - Debe validar y/o resolver pagos a la agencia de viajes. - Controlar y analizar los gastos requeridos por los colaboradores del Banco. Imputar los gastos a los respectivos centros de costos. - Velar por el cumplimiento de los niveles de servicio acordados con la agencia de viajes (SLA). - Administrar el control de usuarios y privilegios en la plataforma de solicitudes de viajes. - Gestionar los viajes masivos o grupales de las áreas que lo requieran, procurando validar las autorizaciones respectivas. - Gestionar los viajes de colaboradores externos en la plataforma de solicitudes de viajes. 6. Agencia de Viajes: - Responsable por cubrir las necesidades de colaboradores de BCI en lo que respecta a hoteles, pasajes aéreos, trenes internacionales y arriendo de vehículos nacionales e internacionales. - No tiene facultades para cambiar unilateralmente clases de hoteles y pasajes aéreos, las cuales, en caso debidamente justificados, deberán ser autorizados previamente por las instancias de aprobación respectivas. - Es obligación de la agencia de viajes convenir y ofrecer al usuario la tarifa más económica para el Banco y en convenio con este. - Deberá enviar a la Gerencia de Compras Corporativas y a la Unidad Administración y Servicios, informes de control de gastos mensuales y cualquier cambio que se les solicite por viajeros en tránsito. 7. Colaborador: - Responsable por solicitar la autorización hacia su persona de viajes nacionales, internacionales, hotelería, traslado terrestre, etc., de acuerdo a los lineamientos Corporativos expresados en el presente Reglamento. - Deberá solicitar a la agencia de viajes cotización de ticket aéreo, hospedaje, renta a car, etc., según sus necesidades, para lo cual necesariamente deberá contar de forma previa con la autorización de su Gerente de Segundo Reporte (R2). - Cualquier excepción a éste reglamento debe ser autorizada por su Gerente de Primer Reporte (R1). 7

8 8. Gerencia de Capacitación: - Responsable por solicitar a la agencia de viajes cotización de tickets aéreos, hospedaje, traslados, salones, etc. por concepto de capacitación para los colaboradores convocados a acciones de aprendizaje. E. INTERPRETACIÓN Y DEFINICIONES: Justificación del Viaje: Un viaje se entenderá como justificado cuando sea crítico para la ejecución de un proyecto estratégico, valor agregado para el negocio, o bien, para la continuidad operacional de éste. Sin perjuicio de lo anterior, un viaje también se entenderá justificado, cuando no exista sustituto al mismo, como por ejemplo, video conferencias. En general, los motivos para viajar se circunscriben a las siguientes situaciones: 1. Visitas programadas a clientes y/o sucursales. 2. Asistencias a foros, ferias, seminarios, sesiones de capacitación y eventos. (En estos casos la Gerencia de Capacitación se hará cargo de los gastos derivados, siempre que el evento este dentro del Plan Anual de Capacitación definido y aprobado. Si no es así, serán gastos asumidos por la Gerencia a la cual pertenece el colaborador). 3. Viajes a CNB, Miami Branch y oficinas de representación. Viajes de colaboradores y familiares por traslado de lugar de trabajo Los viajes no contemplados dentro de las calificaciones anteriormente nombradas, serán entendidos como excepcionales. Consideraciones Generales: a) Los viajes son individuales, por lo tanto, cuando dos o más colaboradores deban viajar juntos, cada viaje se entenderá justificado por sí sólo. b) Los gastos de viajes, alojamiento y arriendo de vehículos deben estar debidamente presupuestados en las cuentas mayores y centros de costos. c) La selección de aerolíneas, hoteles o alquiler de vehículos serán efectuados por la agencia de viajes teniendo en cuenta los beneficios que surjan para el banco y no en base a criterios de beneficio personal de quien viaja. 8

9 Viajeros Externos y Familiares: a) En el evento que un colaborador externo deba viajar por necesidad de BCI, el viaje deberá ser estar aprobado por un Gerente de Segundo Reporte y serán casos absolutamente excepcionales (como por ejemplo, viajes de colaboradores con proveedores, personal de empresas contratistas, etc.). b) El colaborador externo deberá ser identificado previamente por BCI y por la Compañía con la cual mantiene contrato de trabajo. Asimismo, el viaje y motivo que lo genera deberá ser informado y autorizado por la Unidad Administración y Servicios y la jefatura de quien lo solicita. c) En el caso de viajes de familiares de Colaboradores con ocasión de actividades de orden corporativo, como son: premiaciones anuales, actividades organizadas por la Gerencia Corporativa de Gestión de Personas, traslado de familiares de colaboradores por cambio de ciudad aplicarán las mismas condiciones de identificación, registro de las personas, exigencia de disponibilidad de presupuesto y autorización de un Gerente de Segundo Reporte (R2). d) El costo del viaje será asumido por la gerencia que solicita el y viaje y cargado en su centro de costos. e) Para el caso de colaboradores que sean trasladados o designados a nuevas funciones que incluyan traslado aéreo, el costo seráasumido por el centro de costo de la nueva función... Actividades de Capacitación y Entrenamiento: a) Sólo aquellas actividades de capacitación y entrenamiento que demanden asistencia presencial y que formen parte del Plan Anual de Capacitación definido y aprobado por la Gerencia a la cual pertenece el colaborador contarán con autorización para acceder a traslado aéreo y hotel. El resto de las actividades de capacitación y entrenamiento se espera sean cursadas por medio de canales digitales, video conferencia, así como también, E-Learning. b) Para estos efectos se mantienen las exigencias de compra anticipada, tarifas, autorizaciones y contar con presupuesto autorizado para estos efectos. c) Una vez gestionado el viaje, si el colaborador renuncia a la utilización del alojamiento otorgado por concepto de Capacitación, debe gestionar una nueva alternativa y no se le reembolsará el dinero asociado a alojamiento ni comidas. d) En los casos en que una actividad de entrenamiento gestionada por la Gerencia de Capacitación requiera traslado aéreo y/o hotel para el colaborador, el Ejecutivo de Capacitación correspondiente es el responsable de solicitar a la Agencia de Viajes las cotizaciones pertinentes 9

10 F. HISTORIAL Y CONTACTOS: El presente Reglamento Corporativo de Viajes y Gastos reemplaza al Reglamento de Viaje BCI y a la Política de Viajes inserta en el portal de la Agencia de Viajes Turavión. Contactos BCI: Unidad Administradora del Servicio: Unidad Administración y Servicios. Contacto: Matías Lavín Cruz. Cargo: Subgerente Administración y Servicios. Correo: mlavin@bci.cl Teléfono: Anexo: Contacto: Esteban Nazar Palma. Cargo: Asistente Operaciones Mantención y Servicios. Correo: enazarp@bci.cl Teléfono: Anexo: 8717 Contacto Turavión: Contacto: Paula Pincheira. Cargo: Business Manager. Correo: ppincheira@turavion.com Teléfono: Contacto: Ejecutivas de atención Correo: bci@turavion.com Teléfono: Plataforma Turavión: Correo: siso.bci@turavion.com Servicio de Emergencias Contacto: emergencia@turavion.com Teléfono:

11 ANEXO: Excepciones de Viajes por Concepto de Acciones de Capacitación gestionadas por la Gerencia de Capacitación Los viajes por concepto de acciones de capacitación serán gestionados por los Ejecutivos de Capacitación correspondientes, siguiendo el presente reglamento, pero con las excepciones presentadas a continuación: Solicitud de viajes: Para acciones de formación, es la Gerencia de Capacitación (no el Colaborador) quien deberá solicitar pasajes y/o hoteles directamente a Turavión para los colaboradores convocados con 15 días corridos de anticipación. Aprobaciones: En el caso de pasajes para Capacitación, cada viaje requerirá las siguientes aprobaciones: Si la opción seleccionada es la más económica de las 3 que ofrezca la agencia - Aprobación por el Ejecutivo de Capacitación responsable del Programa Formativo. Si la opción seleccionada no es la más económica, pero está dentro de las 3 ofertadas por la agencia - Aprobación por el Jefe de Capacitación de la Cartera correspondiente al Programa Formativo (R3). Si se requiere una opción diferente a las propuestas por la agencia- Aprobación del Gerente de Capacitación (R2). Si el pasaje es al extranjero Aprobación por el Gerente de Capacitación (R2). Si el pasaje es para un R1, ya sea interno o al extranjero Aprobación por el Gerente de Capacitación (R2) y por el Gerente de Gestión de Personas (R1). Todas las confirmaciones deben tener registro vía mail entre la Gerencia de Capacitación y Turavión (ya que no se utilizará el sistema de cotización y reservas vía web) La Gerencia de Capacitación gestionará los pasajes / hoteles de los programas formativos según el Reglamento para Asistencia a Eventos, Nacionales o Internacionales, Externos a Bci (Congresos, Cursos y Seminarios). Filiales: Los pasajes / hoteles por concepto de capacitación de filiales, serán gestionados por Capacitación, pero las aprobaciones serán las mismas que para el resto de pasajes de las filiales, es decir, toda solicitud debe ser autorizada por el Gerente General de la filial previa autorización de los gerentes de la unidad correspondiente. 11

12 Viajes Aéreos: Dada la naturaleza de las acciones de capacitación, los pasajes aéreos no tendrán la opción de ser flexibles. Solicitudes de servicios de Hotel: La Gerencia de Capacitación propondrá al colaborador el hotel más adecuado considerando el lugar donde se realizará el curso o programa formativo y los hoteles con convenio. Transporte Terrestre: El arriendo de vehículos (Rent a Car) no se autorizará, ya que en la elección de hotel se considerará la ubicación de la actividad de capacitación. De requerir transporte terrestre, se deberá solicitar un móvil por medio de la agencia de viajes. De no requerirse traslado aéreo según reglamento cada colaborador realizará reembolso de pasajes en su respectiva sucursal. Rendiciones de Gastos: No se autorizará rendición de gastos para viajes realizados por motivos de Capacitación, ya que todos los gastos de pasajes / hoteles se realizarán de forma centralizada por dicha Gerencia. 12

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