PROCEDIMIENTO KM-XXX NO. DE REVISIÓN 01 ÁREA DEPARTAMENTO TITULO ENTRADA EN VIGOR OCTUBRE 2015 PÁGINAS 1 DE 5 KARCHER MÉXICO, S.A. DE.C.V.

Transcripción

1 ENTRADA EN VIGOR OCTUBRE 2015 PÁGINAS 1 DE 5 KARCHER MÉXICO, S.A. DE.C.V. 1.0 Objetivo. Establecer los lineamientos aplicables para el control de gastos de viaje y viáticos erogados por el personal de la compañía, con motivo de la realización de sus actividades y responsabilidades encomendadas por Karcher México, S.A. de C.V. 2.0 Alcance. Aplicable a todo el personal de Karcher México S.A. de C.V. de la compañía y que por motivo de sus actividades y responsabilidades laborales eroguen gastos de viaje y viáticos, ya sean estos a nivel nacional e internacional. 3.0 Responsabilidad y Autoridad. 3.1 El personal es responsable de seguir y cumplir los lineamientos del presente procedimiento de gastos de viaje. 3.2 El Director General, el Director de Operaciones y el Área de Finanzas, son responsables de definir el criterio a seguir para cualquier situación atípica que no esté cubierta en el presente procedimiento. 3.3 El Gerente de Recursos Humanos es responsable de definir y aplicar las medidas disciplinarias derivadas del incumplimiento del presente procedimiento. 4.0 Definiciones. 4.1 Gastos de viaje y viáticos derivados de la realización de las responsabilidades encomendadas por la compañía. Son aquellos gastos generados en el país o en el extranjero por el personal interno y externo de la compañía, mencionando de manera enunciativa más no limitativa los siguientes: hospedaje, alimentación, transporte, arrendamiento de automóviles, tarjetas telefónicas, tarjetas para uso de autopistas y otros necesarios en el desempeño de las responsabilidades de los usuarios, para la realización de las operaciones de la compañía. 5.0 Clasificaciones. 5.1 Gastos de Viaje Nacionales. Son aquellos gastos de viaje erogados durante las asignaciones en el interior de la República y fuera de la Zona Metropolitana de la Ciudad de México. 5.2 Gastos de Viaje Internacionales. Son aquellos gastos de viaje erogados durante las asignaciones en el extranjero.

2 ENTRADA EN VIGOR OCTUBRE 2015 PÁGINAS 2 DE 5 KARCHER MÉXICO, S.A. DE.C.V. 6.0 Boletos de Avión. Previo a la realización de un viaje de trabajo se deberá presentar el formato de Solicitud de Boletos de Avión, autorizado por el gerente y/o responsable de área con 20 días de anticipación si se trata de viaje internacional y con 10 días de anticipación si se trata de viaje nacional. La Asistente de Dirección General es responsable de tramitar la compra de los boletos de avión. Todos los boletos de avión deberán ser comprados en clase económica y con la tarifa más baja, tanto para vuelos nacionales como para vuelos internacionales. En cualquier caso, el boleto de avión no podrá ser adquirido para llegar al sitio de trabajo con mayor anticipación que un día antes de que inicie la reunión o razón del viaje; para el caso de vuelo de regreso, el mismo tampoco podrá solicitarse para más de un día posterior a la conclusión del motivo del viaje. Si algún empleado decidiera extender el viaje por cuestiones personales, primeramente esto dependerá de la autorización de la Dirección General o de Operaciones. Adicionalmente, el sobrecosto que esto pudiese llegar a generar será con cargo al empleado. La Compañía se reserva el derecho de puntos o millas obtenidos por la línea aérea y no serán para uso personal. 7.0 Anticipos para Gastos de Viaje (Moneda Nacional y Extranjera). Los anticipos para gastos de viaje serán entregados / depositados únicamente los días viernes de cada semana, por lo que es responsabilidad de cada usuario solicitar a Tesorería su anticipo de viaje en moneda nacional o extranjera, a más tardar tres días antes de la fecha de entrega / depósito. Para ello deberá presentar el formato de formato de solicitud de gastos de viaje autorizada por el Gerente de su área de responsabilidad. En ausencia de su supervisor, la autorización deberá realizarla el Director de Operaciones o Director General. La comprobación de anticipos de gastos de viaje deberá realizarse sin excepción a más tardar dentro de los 30 días posteriores, utilizando para ello el formato de Reporte de Gastos, debidamente requisitado incluyendo las facturas originales que cumplan los requisitos fiscales y montos deducibles aplicables en territorio nacional y en el extranjero (vouchers, recibos, tickets, comandas) con las autorizaciones del Gerente del Área. En el caso de anticipo y comprobación de anticipos por Gerentes de Área, éstos deberán ser autorizados por el Director del área correspondiente (Dirección General o de Operaciones, según sea el caso). En caso de que el solicitante tenga pendientes de comprobar y que debió haber realizado en el período indicado en el párrafo anterior, el área de Finanzas dará instrucciones a la Gerencia de Recursos Humanos para que el saldo sea descontado directamente de la nómina del usuario solicitante. Los saldos a favor por Gastos de Viaje del empleado deberán ser reembolsados por la compañía el día viernes siguiente posterior a la recepción de la cuenta de gastos, misma que deberá estar autorizada por parte del Gerente del Área.

3 ENTRADA EN VIGOR OCTUBRE 2015 PÁGINAS 3 DE 5 KARCHER MÉXICO, S.A. DE.C.V. 8.0 Manejo de Tarjetas de Crédito Corporativas. Los usuarios que tienen a su cargo una tarjeta de crédito corporativa, deberán cumplir y seguir los lineamientos del procedimiento vigente para el manejo y administración de tarjetas de crédito corporativas vigente a la fecha, que son exclusivamente para gastos de viaje y viáticos, es decir, no deben ser utilizadas para otro tipo de gasto. La comprobación de estos gastos deberá ser elaborada, utilizando el formato correspondiente debidamente requisitado a más tardar 5 días antes de la fecha de pago de la tarjeta. 9.0 Reembolso de Gastos de Viaje. Serán reembolsables los siguientes gastos de viaje derivados de la realización de las actividades normales de la compañía con la debida comprobación de los mismos con facturas fiscales: - Hospedaje: El número de noches necesarias para realización de la actividad encomendada y/o duración del curso y/o evento en el cual participe el personal de la compañía. - Alimentación: Este concepto incluye desayuno, comida y cena durante el día, cuyo monto deberá ser razonable (hasta $ 750 pesos diarios en viajes nacionales y hasta $ 1,500 en viajes internacionales, divididos en los tres alimentos). Los alimentos adquiridos en tiendas de conveniencia y/o autoservicios son permitidos únicamente cuando no exista otra opción dentro del concepto de alimentación, quedando excluidos los productos no considerados como alimentos (golosinas, chicles, etc.). Sin excepción, se debe indicar en la factura respectiva el motivo, concepto de la misma y participante(s). - Transporte: Se refiere a los gastos necesarios para trasladarse a los puntos necesarios originados por el motivo del viaje. Estos gastos deberán estar soportados por los comprobantes, recibos y/o facturas correspondientes, sin excepción alguna. En el caso de utilizar automóvil de la Compañía el pago de por el uso de autopistas, deberán anexar los comprobantes correspondientes. Si el viaje de trabajo lo amerita y se requiere rentar automóvil, el pago por este concepto no deberá exceder de $ diarios tanto en viajes nacionales como internacionales. - Teléfono: El uso del teléfono celular de la compañía para realizar llamadas de índole personal está permitido siempre que no se supere el límite del plan contratado. En caso de exceder dicho importe, el empleado deberá asumir el gasto generado. Los empleados que no cuenta con teléfono celular de la compañía, previa autorización de su jefe inmediato podrán solicitar un reembolso por llamadas hasta por $ diarios. - Gastos por Invitaciones a Clientes y/o Comidas de Trabajo: solo serán aceptables derivados de una relación/generación de negocios y bajo ninguna circunstancia deberán ser excesivos ni en lugares ostentosos. En el caso de consumir bebidas estas no deberán exceder de dos copas por persona. En las reuniones de este tipo en la que participen más de dos colaboradores, quien pague el consumo será el de

4 ENTRADA EN VIGOR OCTUBRE 2015 PÁGINAS 4 DE 5 KARCHER MÉXICO, S.A. DE.C.V. mayor jerarquía y el monto de la propina no debe exceder del 10%. Estos gastos deberán contar con la autorización del Director General. Todos los reembolsos de Gastos de Viaje, deberán estar soportados por el formato Reporte de Gastos debidamente requisitado, incluyendo las facturas originales que cumplan los requisitos fiscales y montos deducibles aplicables en territorio nacional y en el extranjero (vouchers, recibos, tickets, comandas) de acuerdo con los límites leducibles para efectos de ISR e IVA, con las autorizaciones del Gerente del Área así como del área de Finanzas. En el caso gastos realizados por Gerentes de Área, éstos deberán ser autorizados por el Director del área correspondiente (Dirección General o de Operaciones, según sea el caso) Gastos de Viaje NO Reembolsables. No serán reembolsables bajo ninguna circunstancia los siguientes gastos: a) Gastos personales tales como artículos de higiene personal, prendas de vestir, golosinas, medicamentos, artesanías, souvenirs, revistas, libros, guías turísticas, en general todo alimento no consumido en establecimiento dedicado a ello, etc. b) Consumos en bares y discotecas c) Costo de tours en la ciudad que se visita fuera del itinerario del viaje de negocios d) Costo de servicios tales como uso de gimnasio, albercas, SPA, propinas diarias al bell boy. e) Bebidas alcohólicas consumidas fuera de los alimentos f) Servi bar. g) Lavandería y tintorería en viajes con duración menor a una semana. h) Servicios de Internet para uso personal, consolas de juegos, etc. i) Renta de Películas y CD s j) En general todo gasto que no tenga relación directa con el propósito del viaje realizado. k) Gastos no respaldados con su comprobante fiscal correspondiente Hoteles Autorizados. A continuación se indican las categorías de los hoteles autorizados para el personal de la compañía durante la realización de viajes nacionales e internacionales: - Viajes nacionales con motivo de la realización de servicios técnicos: Hoteles de hasta 3 estrellas de clasificación o con los que la compañía tenga convenio. - Viajes nacionales realizados por motivos comerciales y/o profesionales (excluyendo servicio técnico): Hoteles de hasta 4 estrellas de clasificación. En este caso, es responsabilidad del gerente del

5 ENTRADA EN VIGOR OCTUBRE 2015 PÁGINAS 5 DE 5 KARCHER MÉXICO, S.A. DE.C.V. área el procurar que el personal a su cargo haga uso de hoteles acordes al motivo de viaje y a la ciudad que se visita. En su caso se podrán aprovechar las condiciones del Convenio de Tarifas Corporativas con algunas Cadenas Hoteleras. También se podrá recurrir a los contactos (Cliente, Distribuidor, Anfitrión) de la Ciudad que se visita, para obtener su recomendación y en su caso la elección del Hotel podrá considerar la tarifa preferencial de descuento, condiciones y facilidades, dentro y durante la realización del Evento. - Viajes Internacionales: Hoteles disponibles de acuerdo con la localidad. Medidas Disciplinarias Toda comprobación de abuso, reincidencia en el retraso de la comprobación de gastos y uso de los recursos de la empresa para fines no autorizados, podrán derivar en el levantamiento de un acta administrativa al personal que incurriese en dichas faltas. El destinar los recursos financieros de la empresa para uso personal será tomado en cuenta como falta grave con las implicaciones laborales y legales correspondientes Formatos. Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje Reporte de Gastos 13.0 Anexos. No aplica 14.0 Modificaciones. No Aplica CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN SOLICITA AUTORIZA CAMBIO REALIZADO Preparó Autorizó Abimael Castañeda García Contabilidad José Luis Pérez Hernández Director de Operaciones