PLAN DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO SOCIAL PROCOMAR VALLADOLID ACOGE.

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1 PLAN DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO SOCIAL PROCOMAR VALLADOLID ACOGE. Página 1

2 1. INTRODUCCION: Procomar Valladolid Acoge surge en el año 1987 en un claro proceso de voluntariado: su acta de constitución establece la voluntariedad de sus impulsores, un grupo de padres de alumnos/as del Colegio La Salle que, motivados por la institución lasaliana, dedican su tiempo a la ayuda de los más necesitados y lo hacen bajo el amparo de la Asociación desde el momento de su constitución. Siguiendo esta motivación y con el paso de los años surge la gestión propia del voluntariado que acompaña a nuestra entidad en muchas y diversas actividades con un compromiso individual, colectivo y social. El voluntariado forma parte de un proceso de crecimiento en el que nos implicamos todos/as. En este proceso maduramos en el compromiso y en las tareas que realizamos dentro de la organización, sin olvidar la actividad colectiva y la social que el propio compromiso conlleva. En este proceso de maduración, nuestra organización y los/as voluntarios/as que nos acompañan queremos ser: Una organización formada por personas críticas, abiertas al aprendizaje constante, y conscientes de la realidad que nos rodea. Con un corazón empático que se conmueve ante la injusticia y las situaciones de necesidades de nuestra sociedad. Con capacidad de reflexión y de denuncia acerca de la vulneración de los derechos humanos y de las situaciones de injusticia social. En el año 2007 participamos en la elaboración de la guía de gestión del Voluntariado social de la Red Acoge. Es a partir de ese momento, cuando hacemos de manera formal e incorporado como proceso de nuestra entidad, el plan de Acogida, Formación y Promoción de Voluntarios/as. Página 2

3 2. Fases del proceso de gestión de voluntariado social: Planificacion 2.1 Planificacion: La captación, acogida y orientación del voluntariado social responde a un proceso de planificación incluido en el marco global de la entidad de manera transversal con el resto de la gestión de la entidad y programas que la conforman. De este proceso de planificación se suceden el resto de fases que forman el conjunto del programa, de ahí la importancia de la misma. CAPTACION: la captación es el vínculo entre el voluntariado potencial y el programa o la actividad a desarrollar. Previa a la captación se realiza un análisis de las necesidades de la entidad, la naturaleza y objetivos de la actividad, metas y metodología, actividades y temporalización y recursos humanos necesarios para su mejora. Establecemos tres canales para la captación de voluntariado: Página 3

4 Campañas: dirigidas a sectores tales como:. Jóvenes Universitarios.. Amas de Casa.. Personas jubiladas.. Asociaciones de padres y madres. Aspectos a tener en cuenta en cuanto al mensaje de la campaña de captación:. Personalizar la necesidad.. Informar sobre el programa.. Por qué se pide la colaboración voluntaria. Ofertas específicas: o Publicación de la oferta en páginas de voluntariado como hacesfalta.org. o Web nacional, territorial y local. o Redes sociales de comunicación Captación indirecta: A través de charlas, talleres, comunicaciones, cursos, conferencias. Boca a boca. Alumnado de prácticas. ACOGIDA Y ORIENTACIÓN: Proceso de incorporación del Voluntariado a la entidad, es abrir la puerta a la persona que está interesada y motivada hacia la acción voluntaria. La incorporación a la entidad es un proceso dinámico en el que, ambas partes (entidad vs voluntario/a), deben conocer lo que dan o van a dar y lo que reciben por parte de la Organización. Para ello nuestro proceso de Orientación cumple tres aspectos necesarios: 1. Informar a los/as potenciales voluntarios/as sobre la organización. 2. Informarnos sobre la motivación, actitud y aptitud del candidato/a voluntario/a. 3. Decidir de forma consensuada y conjunta la posible incorporación en la tarea más adecuada, su no incorporación o el aplazamiento de su incorporación. El proceso de Acogida es desarrollado por la persona encargada del área de voluntariado de la entidad, que se encargará de la realización de la entrevista inicial para posteriormente elevar la solicitud al equipo de voluntariado y plantear el proceso de incorporación a la entidad y el compromiso. La Ley 6/1996 de 15 de Enero, del voluntariado señala en su artículo 9 que las organizaciones formalizarán por escrito el correspondiente acuerdo o compromiso con los/as voluntarios/as. En cumplimiento de dicha norma la entidad elabora, aprueba, modifica y valida el documento de compromiso de voluntariado denominado: P001 COMPROVOLUN y que será de obligada cumplimentación por parte de todos/as los/as voluntarios/as que se incorporen en nuestra entidad. Dicho compromiso será revisado y validado por el Equipo de Voluntariado, siendo la responsabilidad de su cumplimentación del responsable del área. Además se cumplimenta la Ficha de Datos Personales del Voluntariado, los datos de la acción a desarrollar, la fecha de incorporación y la dedicación, la responsabilidad de su cumplimentación es del responsable del área: Documento PO01 FICHAVOLUNT. Y la responsabilidad de incluir los Página 4

5 datos en el registro de voluntarios/as (voluntarios.xls) es responsabilidad de la Secretaria de la Entidad, incorporando el correo electrónico en el grupo de mail de voluntariado. El registro de voluntarios/as cumple la normativa de protección de datos siendo, la responsabilidad de su cumplimiento, seguimiento y vigilancia de la Coordinación de la entidad. Es en este acto cuando además se informa del sistema de protección de datos de carácter personal, el documento se anexa al compromiso de voluntariado y la responsabilidad de su cumplimentación y firma es igualmente del responsable del área de voluntariado.(po01 PRODATVOLUN) Se incluye al voluntario/a en el Seguro de Voluntariado suscrito con la Fundación Pere Tarrés siendo responsabilidad de la Responsable del área de Formación suscribir dicho seguro, altas y bajas y control mensual de su correcta actualización, para ello se aprueba como mecanismo de control el listado que deberá ser entregado a la Secretaria de la entidad y miembro del equipo de voluntariado el último día de cada mes. FORMACION: La formación es parte del compromiso que asumimos como entidad de voluntariado. Previo al desarrollo de las acciones formativas se establece el procedimiento de detección de necesidades formativas del voluntariado realizada de la siguiente manera: 1. De forma individual: el equipo de voluntariado valora en reunión la trayectoria y aportaciones realizadas por los/as voluntarios/as y las necesidades formativas que en la entrevista inicial y en las acciones de seguimiento y evaluación se han ido detectando. 2. De forma grupal: necesidades que surgen a partir de los espacios de intercambio y de participación grupal. Página 5

6 El plan de gestión de formación del voluntariado es responsabilidad del equipo de voluntariado recayendo la formación inicial en el responsable y miembro del equipo de voluntariado e incluye: 1. Formación Inicial organizada periódicamente donde los/as voluntarios/as en un breve espacio de tiempo pueden conocer la entidad, su historia, sus actuaciones, su pertenencia a redes formales e informales, y la importancia del voluntariado para el cumplimiento de sus fines. Se incluye en el compromiso la obligatoriedad de asistir a dos sesiones de formación como mínimo. 2. Formación especializada dirigida al voluntariado ya incorporado en la entidad y que desarrollando su acción voluntaria necesitan reciclar de manera continua ciertos aspectos claves en el desarrollo de esta. Para ello la entidad contará con espacios de encuentro y participación formal dirigidos a la formación.. Organizada por la propia Asociación o en alianza con otras entidades y establecidos en el calendario anual de actuaciones: Formación de la Plataforma Vallisoletana de Voluntariado social y Formación específica y anual organizada por las entidades sociales miembro de la Comisión de Inmigración.. Organización de espacios de encuentro o de participación en el que participan voluntarios/as, usuarios/as, técnicos contratados de la entidad y miembros de la Junta directiva.. La entidad se compromete a la participación en el Día del Voluntariado. ACOMPAÑAMIENTO, SEGUIMIENTO Y EVALUACION: Instrumento de motivación básico para la motivación del voluntariado y una de las funciones principales del responsable del área. Además de la importancia de acompañar a la persona voluntaria, la realización de un seguimiento continuado nos facilita la realización del sentimiento de pertenencia a la organización y escuchar, respaldar y canalizar propuestas, fruto de la evaluación, promoviendo la participación más activa de estos en la organización y dinamización de la misma. El seguimiento se efectúa atendiendo y teniendo en cuenta las siguientes premisas: Página 6

7 El proceso de evaluación es desarrollado por el equipo de voluntariado y se desarrollará siguiendo las siguientes fases: La Evaluación inicial es responsabilidad de la responsable del área y se realizará en el primer trimestre de incorporación del voluntariado. La Evaluación continua es responsabilidad del equipo de voluntariado y equipo técnico de la entidad y responsables del área donde se desarrolla la acción voluntaria: se realizará de manera continuada y se utiliza la herramienta de seguimiento. La evaluación final se desarrollará al finalizar la acción voluntaria en su temporalización y previa al proceso de desvinculación. Técnicas y herramientas de evaluación: 1. Entrevista estructurada pero desarrollada con carácter informal. 2. Cuestionario individual y grupal según la acción voluntaria desarrollada. 3. Lluvia de ideas cuando la evaluación de la acción voluntaria es realizada conjuntamente con los/as usuarios/as, responsables y voluntarios. No se establece modelo de evaluación. RECONOCIMIENTO: El reconocimiento está unido a la gratitud, que es el sentimiento que nos invita a reconocer el beneficio social. Como entidad asumimos la importancia y el impacto que en la motivación del voluntariado tiene el hecho de considerar, como una de las fases de la gestión de personas la realización de actuaciones de reconocimiento. La entidad asume y acuerdo los siguientes tipos de reconocimiento: De carácter formal: 1. Entrega de certificados de participación. PO01 CERTVOLUNT 2. Celebración del día de voluntariado 3. Inclusión listado de voluntarios/as en la memoria de actividades de la entidad en el apartado de colaboradores. 4. Divulgación de las acciones realizadas por el voluntariado en todos los foros posibles. Página 7

8 La responsabilidad de los reconocimientos formales es del equipo de voluntariado, de la dirección de la entidad y de la coordinación:. Emisión del certificado: Responsable del área de formación.. Firma: Presidente de la entidad y coordinación.. Inclusión lista en memoria de actividades: Coordinación y aprobación en Asamblea.. Difusión de las acciones es responsabilidad de todo el equipo directivo y equipo técnico. De carácter informal: 1. Agradecimientos especiales en fechas señaladas: tarjeta de navidad. 2. Mostrar interés por los aspectos personales del/la voluntario/o brindando acompañamiento y apoyo en etapas delicadas. 3. Fomentar la participación en la toma de decisiones. 4. Ofrecer el acceso a formar parte de la entidad en calidad de socio y a ocupar puestos de responsabilidad. 5. Acceso a los servicios que presta la entidad. 6. Participación en redes sociales. 7. Otros reconocimientos públicos en memoria. La responsabilidad de los reconocimientos informales es del equipo de voluntariado, de la dirección de la entidad y del equipo técnico. PREMISAS: Página 8

9 DESVINCULACION: La desvinculación es el proceso por el cual el voluntario/a o la organización deciden dar por terminada la colaboración voluntaria. Las razones que pueden generar una desvinculación voluntaria pueden ser: 1. La persona ha cumplido su ciclo dentro de la organización como voluntaria. 2. La persona no encuentra la motivación suficiente para continuar vinculada. 3. La actividad por la que se vinculó, finalizó. 4. Cambio en la disponibilidad horaria o circunstancias personales. Las razones que pueden generar una desvinculación no voluntaria pueden ser: 1. Incumplimiento del compromiso. 2. Existencia de conflictos con la organización, equipo de voluntariado y/o equipo técnico. 3. Pérdida de confianza de la organización en la persona voluntaria. 4. La organización no cuenta con los medios necesarios para asegurar la colaboración de la persona En el proceso de desvinculación se pone a disposición del voluntario/a el documento de queja y no conformidad: PO01 DISCVOLUNT. Siendo responsabilidad de la responsable del área de voluntariado su entrega y de la dirección su custodia y respuesta en el plazo de 10 días a la fecha de recepción y la propuesta de acción correctora y/o preventiva: PO01 PROACCCORPREV. Página 9