Hospitales. Gestión de Servicios de Limpieza y similares en Hospitales y Espacios Públicos

Transcripción

1 Hospitales Gestión de Servicios de Limpieza y similares en Hospitales y Espacios Públicos

2 CleanTec/Hospitales CleanTec es un software para la gestión, planificación y monitorización de los servicios generales de uno o varios hospitales, complejos hospitalarios, centros de salud, y similares como aeropuertos, colegios, residencias, centros comerciales o complejos constructivos de uso público que por su naturaleza los servicios generales como los de limpieza o mantenimiento tengan una consideración especial. El objetivo es la gestión y el seguimiento de las tareas o servicios periódicos de limpieza, higiene, mantenimiento, revisión de instalaciones, seguridad, jardinería, o incluso departamentos de atención al paciente, lo que hace que CleanTec pueda ser una herramienta de gestión y monitorización de servicios global. CleanTec registra todos los servicios con su planificación, frecuencias y características, la trazabilidad de estos y de cada estancia mediante el registro de los partes de trabajo de la forma más automática y desasistida posible así como la elaboración de cuestionarios de calidad, seguimiento y revisión insitu. Módulos principales La aplicación CleanTec contempla grandes ventajas de parametrización por parte del usuario o administración para conseguir una mayor adaptación a cada caso concreto. La filosofía general de la aplicación gira alrededor de sus tres módulos principales que se corresponden con los 3 escenarios de trabajo posibles: - Oficina para los técnicos o interlocutores. - Campo para los encargados in-situ mediante PDAs o sistemas de presencia del personal. - Entorno WEB para los gerentes y clientes desde donde hacer el seguimiento, visualizar los cuadros de mandos y los ratios estadísticos o KPIs. CleanTec/Server Back-Office o modulo central que utilizan los gestores técnicos donde se configuran todas las opciones de la aplicación, el mantenimiento de los maestros de datos, la estructuración de Áreas y Zonas, la planificación y diseño de las tareas o servicios, la gestión de incidencias, el diseño de informes, la configuración de cuestionarios de revisión, cuestionarios de calidad, y KPIs, la gestión del personal, su asignación y fichajes o el seguimiento y la trazabilidad de los servicios entre otros.

3 CleanTec/Movilidad Las Apps de campo son utilizadas por los trabajadores quienes realizan finalmente los servicios in-situ. Existen al menos dos tipos de Apps de movilidad, las que están instaladas en elementos portátiles que lleva el usuario y las que se encuentran ubicadas en puntos fijos de control (pantallas, antenas, sensores, scanners de documentos,...) - CleanTec/PDA: Aplicación que permite desde las diferentes PDAs, la introducción de partes de servicios, cumplimentar cuestionarios o checklist de calidad, llevar el control de asistencia y el fichaje del personal, etc. - CleanTec/App Smartphone: para los limpiadores y trabajadores que realizan el trabajo final. Con el Smartphone los trabajadores registran la presencia (entrada y salida) en cada ubicación mediante la lectura de una etiqueta NFC, adicionalmente permite visualizar el protocolo de trabajo según el sitio en el que se encuentran y si es el caso, responder un cuestionario de toma de datos relacionado con el servicio prestado y el estado del mismo en esa ubicación. - Relojes de presencia, pantallas informativas y control, y otras posibilidades, ancladas en puntos específicos que complementan las opciones de movilidad, ya no sólo en la introducción de datos sino también en la visualización. - Sistemas RTLS y AGPS de ubicación y geoposicionamiento de los recursos y el tiempo de presencia en ubicaciones.

4 CleanTec/WEB Basado en el Business Intelligence ReporTec Web, está dirigido fundamentalmente a supervisores, gerentes y personal ejecutivo y permite las siguientes funciones: La explotación de datos por parte del cliente, mediante cuadro de mandos, gráficas, consulta de informes y cubos Olap previamente configurados. El intercambio de ficheros y su auditoría de acceso mediante un repositorio o buzón de documentos. La automatización de generación y envío de informes periódicos, despreocupando a los usuarios administrativos de las elaboraciones de estos informes. El alta de los trabajos de demanda y las incidencias relacionadas con el servicio y con el personal, por parte de los supervisores de Zona. El acceso web facilita el uso del sistema y por tanto el seguimiento del servicio por el cliente en tiempo real y las opciones de movilidad, con PDAs y Smartphones, permiten capturar la información en el momento y lugar donde se genera. Los tres escenarios de trabajo están sincronizados on-line y componen una única solución completa o plataforma de software. (BackOffice, Movilidad y Web). Funcionalidades principales CleanTec basa su funcionalidad en 3 pilares fundamentales: Control de la presencia. Planificación, seguimiento y trazabilidad de los servicios. Revisiones de calidad a través del diseño de check-list, la recogida de datos in-situ mediante PDAs y la parametrización de indicadores de la calidad de servicio (IMC o KPIs).

5 Estructuración del Centro CleanTec/Server dispone de múltiples opciones para clasificar la Información, que facilitan la comprensión de esta, y su posterior análisis. Así el edificio o complejo constructivo susceptible del servicio se puede agrupar en una estructura padre hijo tan profunda como se necesite, e igualmente pueden ser varias el número de clasificaciones: Zonas: Edificio, Planta, Ala, Control,... Áreas: Maternidad, Urgencias, Hospitalización, Fisioterapia,... Tipos de Estancias: Baños, Quirófanos, Despachos, Salas,... Esta clasificación permite incluir otros criterios en cualquiera de los niveles como las Zonas clasificadas por Riesgo Alto, Medio o Bajo. Así tendríamos diferentes estructuras: Gestión de Áreas Gestión de Zonas Gestión de Sitios

6 Ámbito Asimismo se pueden asignar, otros parámetros de agrupación, como los tipos de riesgo o sensibilidad a las estancias que permite ampliar la información y facilitar el posterior análisis a través de informes. También se puede utilizar como criterio para una intensidad de limpieza, restricción de acceso, etc Con esta clasificación, a la hora de introducir en el sistema cada sitio o estancia, esta queda perfectamente definida dentro de los organigramas y estructura del grupo lo que permite una explotación y control de la información totalmente ajustada a las necesidades de cada momento. Cada sitio o estancia, además, queda relacionado con un historial de todos los servicios de limpieza que se han prestado en el mismo o que tiene planificados.

7 Planificación de los Servicios Desde CleanTec/BackOffice vamos a gestionar y configurar los diferentes tipos de servicios que existan en el contrato o sean susceptibles de gestión y seguimiento, indicando entre otros puntos, los protocolos y los materiales utilizados para los servicios de limpieza definiendo su uso según el tipo de servicio: Dispondremos para cada tipo de servicio, de planificaciones y frecuencias diferentes en función de la zona, la época del año, el día de la semana, la hora de ejecución, etc., indicándose entre otros los siguientes puntos: su planificación, automática o manual, el momento en el que se realizan (días de la semana, horario, ), duración, capacidad, protocolo de trabajo, Además, el calendario laboral permite tener en cuenta aquellos días festivos a la hora de llevar a cabo una planificación no asignando servicios en estos días, si el tipo de servicio requiere ser ejecutado en día laboral.

8 Adicionalmente también valora a la hora de hacer la planificación, la ruta de paso y todas las circunstancias en las que pueden llevarse a cabo, permitiendo que un servicio pueda superponerse a otro o reemplazarlo si están dentro de un rango de fechas coincidente (Por ejemplo: limpieza Anual superponerse con la Mensual). Los diferentes Tipos de Servicios o tareas a desempeñar, estarán relacionados, a través de una figura denominada asociaciones con las diferentes Zonas, Áreas, Tipos de estancias, del complejo constructivo, con el objetivo de poder establecer frecuencias o protocolos de trabajo diferentes en función de estos parámetros. A partir de la configuración anterior obtendremos el cuadrante de planificación donde se podrán observar: Las diferentes actividades planificadas con su fecha de ejecución y el estado de las mismas: Planificada, Ejecutada, Cancelada, etc., dentro de los posibles estados previamente configurados. Dentro de cada actividad se podrán ver las diferentes opciones, protocolos o tareas a llevar a cabo en cada actividad, así como los cuestionarios de calidad, valoración, o revisión de puntos asociados a cada servicio Los servicios dentro del cuadrante indicaran el estado del servicio y otros datos a partir de colores e iconos en cada combinación.

9 Finalmente la información se visualiza en el cuadrante de planificación como programa de trabajo y se obtienen los partes de trabajo diarios. Cada servicio se relaciona en el calendario y en su fecha concreta indicando a través de un color el estado del servicio para esa estancia conociendo también a través de la misma imagen si está pendiente, realizado, cancelado, planificado, etc. La planificación al completo puede gestionarse desde una sola pantalla y, con un solo click, el usuario puede cambiar el estado de una estancia en un determinado día, introducir comentarios sobre un servicio, o simplemente cambiar el icono que indique un mensaje específico en ese servicio, estancia y día. Por último, la planificación de la información puede visualizarse en su conjunto o filtrada en función de la estructura que se haya definido inicialmente para todas las estancias. El cuadrante nos dará la mayor información posible de un solo vistazo, gracias al juego de colores e iconos con el que puede ser configurado. El color de fondo determinará el estado del servicio: Amarillo: planificado, Rojo: cancelado, Verde: Limpieza ejecutada El icono marcará el tipo de servicio planificado para cada día. Una vez configurados los servicios, el programa permite una planificación automática en función de frecuencias, características y relaciones con una u otra zona, o bien que el cuadrante se realice de una forma manual para otro tipo de servicios diferentes. Esta planificación puede ser modificada o confirmada en cualquier momento por el usuario responsable de la misma y mantiene toda la relación de estancias propias del servicio, perfectamente clasificadas, detallando el histórico de actividades y servicios que se han llevado a cabo en cada una y su estado.

10 Gestión de Incidencias y Servicios Bajo Demanda CleanTec permite el alta de incidencias y servicios que se prestan bajo demanda, desde los 3 entornos de trabajo: Desde el BackOffice a los gestores de la contrata, desde el entorno Web al personal del cliente como supervisores o similares, desde las PDAs a los encargados. Las incidencias pueden dividirse en dos grandes grupos, aquellas que simplemente dejan constancia de una deficiencia, generalmente relacionadas con servicios de limpieza y aquellas que además requieren de actividades de seguimiento posterior, más relacionadas con servicios de mantenimiento, a las cuales se les puede relacionar con un oficio o responsable de la resolución. En todos los casos se les puede asociar un valor en función de su gravedad. En el caso de los servicios bajo demanda, se permite al usuario seleccionar además del tipo de servicio a realizar, otros aspectos necesarios para el desempeño del mismo, como la zona, el sitio concreto o el EPI necesario del trabajador. Así mismo las incidencias pueden relacionarse con el servicio a desempeñar o con el personal, por ejemplo en el caso de incidencias relacionadas con el Uniforme de Trabajo. Notificaciones y plantillas. El sistema permite diseñar avisos para ser enviados por mail o SMS en el momento en el que se abre una incidencia o un servicio bajo demanda y/o en el momento en el que se cierra.

11 Control de Presencia y Gestión de Personal Con esta funcionalidad de la aplicación se manejan todos los empleados que llevan a cabo el servicio, la ubicación física a la que pertenecen, el control de fichaje (entrada y salida del centro), los turnos de trabajo, el horario de cada turno, el calendario laboral, las incidencias de asistencias, o las incidencias en retrasos de entradas y salidas, etc. En función de los fichajes se establece el cuadrante de personal del trabajo (previsto y ejecutado), registrando las horas de trabajo del personal, las incidencias y ausencias de estos, vacaciones, etc. Lo que permite ver tanto una previsión de horas presenciales estimadas por centro, como las horas de presencias reales después del fichaje. Adicionalmente en la ficha de cada trabajador dispondremos del acumulado de horas trabajas y servicios, incidencias, vacaciones, amonestaciones, habilidades, categoría, etc. El cuadrante de personal, se puede planificar al igual que el de servicios, disponiendo así de una previsión de las asistencias por centro, estancia, etc. y también puede ser calculado automáticamente en función de los parámetros establecidos, como el número de empleados mínimo por zona/área o por servicio. Dentro de los horarios, se puede asignar un horario a cada turno, a cada trabajador y a cada centro, diferenciando entre días de la semana y entre diferentes épocas del año. Interactuación con el Cliente y comunicación de incidencias: También, a través del entorno Web se permite al cliente no sólo ver el estado de los fichajes y presencias, sino dar de alta incidencias relacionadas con el fichaje, tanto incidencias presenciales (con el trabajador en el servicio) como incidencias relacionadas con la no asistencia del trabajador.

12 La aplicación permite obtener diferentes informes relacionados con el control de presencia, disponibles a través del entorno web o mediante la configuración del envío automático. Ejemplos de informes de presencia personal, por fecha y zona. Ejemplo Personal asignado a una Zona

13 Dispositivos para Fichajes La forma de llevar a cabo el fichaje puede ser muy diferente en función del tipo de centro, el número de empleados presentes en el centro, la presencia por un encargado in-situ o si el trabajo pertenece sólo a un centro o a varios. De esta forma el fichaje puede ser presencial o remoto y, además, atendido por un encargado o automático y desatendido: Fichaje con PDA El encargado leerá con la PDA las personas que acuden a trabajar en cada turno, leyendo la tarjeta, e identificando la fecha, el turno y el centro de trabajo. En los centros con poca presencia de personal y sin encargado presente en el momento de la entrada, le fichaje se podrá hacer de forma global marcando los empleados presentes y los no presentes sin leer directamente la tarjeta. Para la trazabilidad del servicio el encargado ve el listado con todos los servicios pendientes de ejecutar, marcando aquellos que hubieran sido realizados y respondiendo al cuestionario de toma de datos que tuvieran asociado si es el caso. De esta forma el encargado recibe todos los servicios pendientes según la planificación y marca aquellos que hubiera comprobado que se han realizado, pudiendo a la vez cumplimentar un cuestionario de verificación donde se indica los elementos y puntos de revisión y la calidad de la ejecución de las tareas. Fichaje con Reloj También es posible la instalación de un reloj in-situ en cada centro y comunicar con el servidor central de CleanTec vía GPRS. Desde el reloj se identificará al empleado mediante su tarjeta o huella.

14 Control de Presencia por estancias Pueden existir zonas o servicios, donde se pretenda conocer el tiempo utilizado en cada estancia, el tipo de servicio realizado o la hora de realización entre otra información posible. Smartphones En este caso cada operario dispondrá de un Smartphone con la App de CleanTec con el que leerá la etiqueta identificativa de cada estancia. Estas etiquetas contienen un TAG NFC que permiten su identificación sólo con acercar el Smarphone, momento en el que se registrar la hora de la lectura del Tag. Adicionalmente se puede configurar para el trabajador pueda seleccionar en la pantalla el tipo de servicio a realizar en caso de que puedan existir varios diferentes, leer el protocolo de trabajo o responder a un cuestionario relacionado con la estancia y el servicio, es decir un check-list con parámetros previamente definidos. De esta forma obtenemos la trazabilidad completa de los servicios en cada estancia, el registro de acceso a zonas con sensibilidad elevada y un comprobante de la tarea realizada en cada punto. Dispositivos de control de presencia remota Existen otros dispositivos que a través de antenas o GPS que permiten conocer la ubicación exacta del trabajador (outdoor e indoor) y por tanto el cierre de servicios planificados de forma automática indicando la hora y tiempo de presencia. Tablets en pared Control de registro en Aseos y similares, fichaje de personal, publicidad,

15 Control de Calidad Check-list e Indicadores (KPIs) CleanTec permite la cumplimentación de diferentes cuestionarios de calidad y check-lists de control para su posterior tratamiento. Estos cuestionarios y check lists son asociados a un tipo de servicio de Revisión en lugar de actividades de Limpieza, pudiéndose diseñar igualmente recorridos (fijos o aleatorios) de estancias a revisar, así como una planificación y frecuencia de las revisión. Los cuestionarios pueden ser parametrizados directamente por el usuario y sincronizados automáticamente por la PDA, medir el grado de cumplimiento, de calidad o de satisfacción sobre un servicio, y pueden estar asociados con las incidencias. Estos cuestionarios formarán parte del sistema de evaluación de la calidad del servicio prestado incluyendo los indicadores para la medición de la calidad de los servicios (IMCs). La suma de puntos obtenidos indicará el resultado global de nivel de servicio. Integración con Dashboard Los cuestionarios de verificación son cuantificables según los diferentes KPIs, indicadores de desempeño o ratios diseñados y el valor ponderado asignado a cada respuesta espera. Los datos consolidados son integrados con un diseño de Cuadros de mando y gráficas que permitan una rápida comprensión de la situación, detectándose inmediatamente de forma visual los puntos que están fuera de la media permitida.

16 Entorno Web La funcionalidad principal del Módulo Web es permitir al cliente, interactuar directamente con el sistema de gestión de información del servicio, a través del alta y gestión de incidencias ya descrito o través de la visualización de los datos y la gestión de los informes. El módulo Web para la exploración de datos es accesible desde cualquier navegador web y se consigue a partir del software Business Intelligence ReporTec y ReporTec/WEB, incluidos dentro de CleanTec, lo que permite que aquellos usuarios autorizados por el Museo Nacional del Prado puedan consultar diferentes informes, grids, cubos de datos desde y cuadros de mando, un entorno web desde cualquier punto en el que se encuentren con un ordenador conectado a internet. Este módulo WEB ha sido desarrollado para la explotación de los datos por parte de terceros, gerentes de servicio o similares. Da acceso en un entorno WEB a los informes generados en la aplicación CleanTec y catalogados como acceso a los mismos desde el exterior según el perfil de cada usuario. Estos informes pueden ser presentados en una plantilla prediseñada, cubo Olap, Grid dinámico, informes de estado basados en plantillas Office o en diferentes gráficas analíticas, mediante la utilidad de Dashboard. Igualmente desde el entorno WEB los informes pueden ser exportados a ficheros excel, pdf o similares. Documentación de control ReporTec permite configurar informes automáticos que se ejecuten sin ser requeridos por un usuario y enviados a una dirección de correo con una frecuencia preconfigurada. Estos informes pueden ser relativos a: Organización de los puestos de trabajo, pudiendo consultarse en todo momento la disposición de los trabajadores según el centro de trabajo. Resultados de los controles y revisiones de Calidad Control de actividades diarias. Partes y albaranes de trabajo específicos. Programación de servicios generales, cristales, exteriores, etc., automatizándose el envío de la planificación prevista al cliente de forma periódica. Además de emitir dichos informes se podrán indicar incidencias que se enviarán en tiempo real, permitiendo que el seguimiento y control de las mismas sea inmediato. La aplicación también permite configurar exportaciones de datos automáticas para la integración con otras plataformas de software mediante ficheros txt, xls, xml,

17 Gestor y Repositorio de Ficheros. Dentro del entorno Web se incluye una gestión de ficheros a intercambiar con el cliente, tales como informes, facturas, actas de reunión o similares. Documentos que deben ser compartidos y sobre los que también están activos los controles de seguridad según el perfil de usuario y queda reflejado la fechas de sus accesos. Diseñador de informes Los informes estándar pueden ser configurados según las necesidades del cliente e incluir gráficas y datos consolidados. A continuación vemos un informe del número de actividades o servicios realizados diariamente y una gráfica según las incidencias presentadas por tipo.

18 Cubos Olap El sistema permite además gestionar información mediante cubos olap o tablas dinámicas, permitiendo al usuario diseñar y almacenar sus propias vistas. Una de las más utilizadas sirve para medir los servicios o actividades planificadas con las realmente ejecutadas en un periodo de tiempo para hacer un seguimiento del cumplimiento de las frecuencias comprometidas, a continuación mostramos un ejemplo: Adicionalmente el programa permite visualizar información de forma intuitiva a través de planos de planta diseñados a partir de ficheros Autocad, el estado de limpieza de las zonas y áreas definidas.

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