DOCUMENTO GUÍ A QUE FACÍLÍTE A LAS ENTÍDADES ÍCDE LA ÍMPLEMENTACÍO N DE LA LEY 1712 DE 2014 Y EL DECRETO 103 DE 2015.

Transcripción

1 DOCUMENTO GUÍ A QUE FACÍLÍTE A LAS ENTÍDADES ÍCDE LA ÍMPLEMENTACÍO N DE LA LEY 1712 DE 2014 Y EL DECRETO 103 DE

2 Contenido INTRODUCCIÓN... 4 OBJETIVO GENERAL... 5 Objetivos específicos... 5 ALCANCE CONTENIDO Cuál es el objeto de la Ley 1712 de 2014? Qué es el derecho de acceso a información pública? Qué antecedentes existen? Qué son los sujetos obligados? Quiénes son los sujetos obligados? Qué obligaciones tienen los sujetos obligados? Cuáles son los principios del derecho al acceso a información pública? Qué limitaciones hay al derecho de acceso a la información pública? Y la información clasificada y reservada? Y la información geográfica? Interoperables Qué se publica? Características de los datos a publicar Cómo se dispone la información pública? Como entidad qué debo tener en cuenta en la gestión de solicitudes? Medios de recepción de solicitudes de información pública Respuesta a las solicitudes recepcionadas Principio de gratuidad y costos de reproducción

3 1.18 Denegación o rechazo del derecho de acceso a la información pública por clasificación o reserva Cuáles son los instrumentos de gestión de información pública? Registros de activos de información Índice de información clasificada y reservada Esquema de publicación de información Programa de Gestión Documental Finalmente Cómo se hace el seguimiento? Tabla de Ilustraciones Ilustración 1. Definición de datos abiertos, de acuerdo a la Ley 1712 de Ilustración 2. Características de los datos a publicar Ilustración 3. Página principal de la página de Datos Abiertos. Fuente Ilustración 4. Contenido general del acto de respuesta al deniegue o rechace de la solicitud de información pública Ilustración 5. Instrumentos de gestión de la información pública Ilustración 6 Directrices a cumplir por parte de sujetos obligados de naturaleza privada... Error! Marcador no definido. Tabla de tablas Tabla 1. Directrices a cumplir por parte de sujetos obligados de naturaleza privada

4 INTRODUCCIÓN La Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, sancionada por la Presidencia de la República, les permite a los colombianos exigir su derecho a la información como un derecho fundamental. El diseño, promoción e implementación de esta política pública de acceso a la información pública están a cargo de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - MinTIC, el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, el Departamento Nacional de Planeación - DNP, el Archivo General de la Nación - AGN y el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE. La promulgación de una normatividad que establezca las condiciones y promulgue el derecho de acceso a la información pública, es de gran importancia, por cuanto se ratifican los principios de gestión de información, la gestión documental y la necesidad que tienen las entidades del Estado y los nuevos sujetos obligados, de contar con información confiable y oportuna, fortalecer los esquemas de publicación de información, crear y mantener actualizado el registro de activos de información para uso y disposición del público. Igualmente, permite el cumplimiento del objetivo de empoderar al Estado y a la ciudadanía con la información, comprendida como un bien público. Esta ley contempla la obligación de las entidades de publicar información a través del esquema de datos abiertos lo cual implica generar soluciones y herramientas tecnológicas que le permiten a los ciudadanos generar servicios para satisfacer sus necesidades más apremiantes, exigir el cumplimiento de sus derechos, desarrollar aplicaciones tecnológicas para mejorar su calidad de vida, y ejercer control ciudadano sobre los recursos y bienes públicos. El derecho de acceso a la información pública implica que las entidades no solamente deben responder a las solicitudes expresas de información de los ciudadanos, sino también divulgarla proactivamente y responder a los requerimientos de forma rutinaria, proactiva, actualizada, accesible y comprensible. En tal sentido, la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales - ICDE, como instrumento operativo que define los lineamientos de gestión de información geográfica, enaltece la promulgación de este tipo de reglamentaciones y está obligado a facilitar la adoptar esta ley y facilitar la comprensión, adopción y seguimiento de la misma, en un continuo acompañamiento a las entidades partícipes de la ICDE. 4

5 OBJETIVO GENERAL Presentar los contenidos de la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, de manera tal que facilite su comprensión, apropiación de contenidos, aplicación y seguimiento por parte de la comunidad ICDE. Objetivos específicos Identificar los sujetos obligados y las entidades ICDE en ellos. Relacionar los principios que guían el acceso a la información pública. Listar las obligaciones que deben responder los sujetos obligados. Identificar la aplicación de esta ley en la información geográfica. Dar claridad a aspectos de limitaciones y restricciones de acceso. Exponer los aspectos a tener en cuenta para identificar qué información se publica y a través de qué medio se dispondrán. Informar los instrumentos de gestión de información pública. Orientar la necesidad de gestionar las solicitudes de información y realizar seguimiento ALCANCE Este documento guía permitirá a la comunidad ICDE la apropiación de los contenidos de lo estipulado en la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, así como lo estipulado en el Decreto 103 de 2015, que reglamenta dicha ley estatutaria. La correcta comprensión, aplicación y seguimiento de esta ley mejorará la gestión de información geográfica en el país en lo que respecta a facilidades de acceso. 5

6 1. CONTENIDO 1.2 Cuál es el objeto de la Ley 1712 de 2014? La Ley 1712 de 2014, conocida como la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, tiene por objeto regular el derecho de acceso a la información pública que tienen todas las personas, los procedimientos para el ejercicio y la garantía del derecho fundamental así como las excepciones a la publicidad de la información pública. 1.3 Qué es el derecho de acceso a información pública? La Ley Estatutaria 1712 del 6 de marzo de 2014 consagró el Derecho de Acceso a la Información Pública como un derecho fundamental que tienen todas las personas para conocer de la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados, consiste en la posibilidad real que tiene toda persona para conocer acerca de la existencia y poder acceder a la información pública que tengan en posesión o bajo control los sujetos obligados. 1.4 Qué antecedentes existen? En la reglamentación de acceso de información pública, se han promulgado diversos instrumentos jurídicos, listados a continuación: Decreto 3851 de Por el cual se organiza un sistema de aseguramiento de la calidad, almacenamiento y consulta de la información básica colombiana y se dictan otras disposiciones Estipula que el acceso a la información oficial básica, de la cual hace parte la información geográfica1, brinda transparencia en la gestión de la Administración; concede elementos esenciales para lograr una organización social justa, democrática, representativa y participativa e, igualmente, contribuye a la consolidación de la sociedad de la información y, por ende, de la sociedad del conocimiento. Documento CONPES 3585 de Consolidación de la Política Nacional de Información Geográfica y la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales - ICDE. Tiene como objetivo central, coordinar 1 De conformidad con el artículo 1º del Decreto 3851 de

7 la producción, la disponibilidad, el acceso y el uso de la información geográfica en el ámbito de las entidades del Estado. Que mediante el Decreto 235 de 2010, modificado en su artículo 3 por el Decreto 2280 de 2010, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público resolvió sobre el intercambio de la información lo siguiente: ARTÍCULO 1o. Los requerimientos de información que se hagan por entidades estatales en cumplimiento de una función administrativa o en ejercicio de una facultad legal, o por los particulares encargados de una función administrativa, a otras entidades del Estado, no constituyen solicitud de un servicio y, por ende, no generan costo alguno para la entidad solicitante. ARTÍCULO 2o. Para efectos del intercambio de Información, las entidades a que hace referencia el artículo anterior deberán establecer mecanismos magnéticos, electrónicos o telemáticos para integrar, compartir y/o suministrar la información que por mandato legal se requiere, o permitir el acceso total dentro del marco de la Constitución y el derecho fundamental a la intimidad, a las bases de datos completas que requieran otras entidades para el ejercicio de sus funciones. ARTÍCULO 3o.(Modificado por el Decreto 2280 de 2010) Para efectos de formalizar el intercambio de información, de manera ágil, oportuna y confiable, las entidades públicas o los particulares encargados de una función administrativa podrán emplear el mecanismo que consideren idóneo para el efecto, tales como cronograma de entrega, plan de trabajo, protocolo o convenio, entre otros; 1.5 Qué son los sujetos obligados? Son sujetos obligados2 las personas naturales o jurídicas, de derecho privado o públicas determinadas en el artículo 5 de la citada Ley sobre los cuales recae la obligación de brindar la información solicitada por las personas y a su vez, la obligación de publicar proactivamente su información en sitios como la web de cada uno de los sujetos obligados. 1.6 Quiénes son los sujetos obligados? Se asigna la condición de sujetos obligados a 3 : 2 De conformidad con la Ley Estatutaria 1712 de 2014 y la Sentencia de la Corte Constitucional C 274 de De conformidad artículo 5 de la Ley

8 1. Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas Ramas del Poder Público en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital; entre ellos están: Presidencia de la República Vicepresidencia de República Ministerios Superintendencias Consejo Superior de la Judicatura Corte Suprema de Justicia Corte Constitucional Consejo de Estado Gobernaciones y sus entidades Asambleas Departamentales Alcaldías Concejos Municipales Secretarías Municipales, etc. 2. Los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control, por ejemplo: Procuraduría general de Nación Fiscalía General de la Nación Contraloría General de la República Agencias Nacionales del Estado de Naturaleza Especial Corporaciones Autónomas Regionales Banco de la República, entre otros. 3. Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con prestación del servicio público, por ejemplo: Empresas Sociales del Estado Sociedades Públicas por Acciones Empresas Oficiales de Servicios Públicos Domiciliarios Establecimientos Públicos como la Escuela Superior de Administración Pública, el Instituto Nacional de Vías, el Instituto Nacional Penitenciario, el Instituto Colombiano Bienestar Familiar, las EPS, las IPS, las ARL, las Notarías, los Fondos de Pensiones, y las Cajas Compensación, los Centros Educativos, las Universidades, las Cámaras de Comercio, etc. 8

9 4. Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función, por ejemplo, los Tribunales Ética Médica, las Cámaras de Comercio, los Cabildos Indígenas, los Consejos Comunitarios, las Asociaciones Gremiales. 5. Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos; por ejemplo: Partido Liberal Colombiano Partido Conservador Partido Verde Partido Cambio Radical Polo Democrático, entre otros 6. Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público, por ejemplo: Administradores de Parafiscales como la Federación Colombiana de Ganaderos. Empresas Industriales y Comerciales del Estado como la Industria Militar de Colombia. Colpensiones Fondo Nacional Ahorro Contratistas del Estado, entre otros. 1.7 Qué obligaciones tienen los sujetos obligados? Responder de buena fe, de manera veraz, oportuna y adecuada a las solicitudes de información pública. Publicar proactivamente la información pública Implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo, de documentos electrónicos auténticos. 1.8 Cuáles son los principios del derecho al acceso a información pública? Se consagran los siguientes principios del acceso a la información pública 4 : 1. Máxima publicidad para titular universal: Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley. 4 De conformidad con la Ley Estatutaria 1712 de

10 2. Transparencia: Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley. 3. Buena fe: En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con las obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará con motivación honesta, leal y desprovista de cualquier intención dolosa o culposa. 4. Facilitación: Los sujetos obligados deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo. 5. No discriminación: De acuerdo al cual los sujetos obligados deberán entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias y sin exigir expresión de causa o motivación para la solicitud. 6. Gratuidad: Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información. 7. Celeridad: Busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa. Comporta la indispensable agilidad en el cumplimiento de las tareas a cargo de entidades y servidores públicos. 8. Eficacia: El principio incrimina el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades confiadas a los organismos estatales, con miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales. 9. Calidad de la información: Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad. 10. Divulgación proactiva de la información: Es deber de los sujetos obligados promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, 10

11 accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros. 11. Responsabilidad en el uso de la información: En virtud de este, cualquier persona que haga uso de la información que proporcionen los sujetos obligados, lo hará atendiendo a la misma. 1.9 Qué limitaciones hay al derecho de acceso a la información pública? Toda información bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y por ello no podrá ser reservada o clasificada sino por disposición constitucional o legal, por ello, el derecho fundamental de acceso a la información pública solamente podrá ser restringido de manera excepcional por las causales establecidas en la Ley o en la Constitución. La Ley 1712 de 2014 consagró dos excepciones al derecho fundamental de acceso a la información pública: 1. Cuando la información es calificada como clasificada. 2. Cuando la información pública es calificada como reservada. IMPORTANTE: Cuando el acceso a la información pública solicitada por la persona es rechazado o denegado por parte del sujeto obligado, éste deberá motivar por escrito tal decisión Y la información clasificada y reservada? A continuación se cita el proceder para considerar información pública como clasificada y/o reservada: El artículo 18 de la Ley 1712 de 2014 establece que la información pública puede ser exceptuada por daños a los derechos de las personas naturales o jurídicas cuando la misma sea clasificada, razón por la cual, el acceso a la misma podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos: El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado. El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad. Los secretos comerciales, industriales y profesionales, así como los estipulados en el parágrafo del artículo 77 de la Ley 1474 de

12 Por su parte, el artículo 19 de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, establece que se exceptúa el otorgar una determinada información por daño a los intereses públicos, razón por la cual la califica de reservada y es por ello que el acceso a la misma podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional, en la siguientes causales: Defensa y seguridad nacional. Seguridad pública. Relaciones internacionales. Prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso. El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales. Administración efectiva de la justicia. Derechos de la infancia y la adolescencia. Estabilidad macroeconómica y financiera del país. Salud pública. IMPORTANTE: Según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, se exceptúan los documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos Y la información geográfica? La información geográfica generada en las entidades públicas o privadas con funciones públicas se considera un bien público y, por tanto, debe estar disponible para los usuarios de una manera libre y sin restricciones. De acuerdo a lo estipulado en la Ley 1712 de 2014, entre la información mínima obligatoria a publicar en los sistemas de información del estado o herramientas que lo sustituyan se encuentra: 12

13 Ilustración 1. Definición de datos abiertos, de acuerdo a la Ley 1712 de Como bien lo define la ley, los datos abiertos se caracterizan principalmente por ser primarios, interoperables y libres y por esta razón, las entidades deben implementar estrategias que permitan que la información cumpla con estos requisitos indispensables. A continuación se expone un claro ejemplo de la adopción de esta normativa. Interoperables Según MinTIC, la Interoperabilidad es la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información 5. Los datos corresponden a una filosofía y práctica que persigue que determinados datos de los estén disponibles de forma libre a todo el mundo, sin restricciones de copyright, patentes u otros mecanismos de control, permitiendo el impulso del crecimiento económico, salvaguardar los derechos de ciudadanos y empresas, así como, delimitar las obligaciones de las administraciones. 6 5 Definición de Interoperabilidad. Tomado de: 6 Definición de datos abiertos. Tomado de: 13

14 1.12 Qué se publica? De acuerdo al Decreto 103 de 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712/2014 y se dictan otras disposiciones, la publicación de datos abiertos serán elaborados por MinTIC y publicados en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o la herramienta que lo sustituya. Los tipos de datos que se espera sean publicados en dicho portal, no deben estar sometidos a reserva de acuerdo con la constitución y la ley y los datos disponibles tendrán, por tanto, una diversidad considerable que abarcará múltiples sectores y temáticas. Características de los datos a publicar Para la información geográfica, las características que deben tener los datos de acuerdo al Catálogo de Datos Abiertos del Gobierno de Colombia son: Sin limitaciones de reserva prevista en disposiciones constitucionales y legales. Disponibles en fuente primaria, sin procesamiento y sin formas agregadas y en diversos formatos, para ser accedidos, reutilizados y automatizados, sin necesidad de registro o solicitud por parte de los usuarios. Actualizados oportunamente para preservar su valor, de acuerdo con la información vigente. Estructurados para permitir su lectura, reutilización y automatización a través de diversas herramientas tecnológicas. No tener exclusividad para su control y uso y deben estar libres de licencias, no sujetos a derechos de autor o patentes. Su acceso debe hacerse en condiciones de seguridad. Ilustración 2. Características de los datos a publicar. 14

15 La actividad de estructuración de los datos consiste en la preparación del archivo con el conjunto de datos a cargar en un formato estructurado. Para realizar dicha estructuración la entidad deberá tener en cuenta elegir el formato para la publicación de los datos. Los formatos permitidos en la iniciativa de datos abiertos son: XLS (Microsoft Office Excel) ODF (Formato de documento abierto para aplicaciones ofimáticas) CVS (Valores separados por comas) XML (lenguaje de etiquetado extensible) GEL-XML JSON (Notación de objetos JavaScript) TXT RDF-XML (Infraestructura ara descripción de recursos) KML-KMZ (Lenguaje de etiquetado de ojo de cerradura) SHP (ESRI) TMX (Intercambio de memorias de traducción) ZIP WMS (Servicios de mapas web) 1.13 Cómo se dispone la información pública? Para la República de Colombia, existe un sitio que permite encontrar todos los datos publicados en las entidades públicas del país en formato abierto, con el fin de que sean usados por cualquier usuario para el desarrollo de aplicaciones, para usos investigativos, académicos, labores de control o cualquier tipo de actividad comercial o no comercial. 7 7 Catálogo de datos abiertos. Tomado de: 15

16 Ilustración 3. Página principal de la página de Datos Abiertos. Fuente. A la fecha, se encuentran más de 2528 datos 8 asociados a la información dispuesta por las entidades públicas y privadas con funciones públicas, organizados por medio de un catálogo de datos y clasificados por categoría y entidad. Para consultar el catálogo se debe acceder al siguiente enlace: Como entidad qué debo tener en cuenta en la gestión de solicitudes? No todos los usuarios de la información pueden acceder de la misma manera o cuentan con las mismas herramientas tecnológicas para acceder a los datos. Por ello, es importante conocer los diferentes mecanismos de recepción de solicitudes de información pública Medios de recepción de solicitudes de información pública Los medios idóneos destinados por las entidades (sujetos obligados) para la recepción de solicitudes de información pública son: 8 Conjunto de datos 16

17 Personalmente, por escrito o vía oral, en las instalaciones destinadas por la entidad. Por medio de una llamada telefónica a número fijo o móvil. Por medio de correo físico o postal Mediante correo electrónico institucional. A través de formularios electrónicos dispuesto en el sitio web oficial de la entidad Respuesta a las solicitudes recepcionadas En el acto de respuesta a solicitudes de acceso a información pública, las entidades deben aplicar las siguientes directrices: Debe ser por escrito, electrónico o físico de acuerdo a la preferencia del solicitante. Debe ser objetivo, veraz, completo, motivado y actualizado y debe estar disponible en formatos accesibles para los usuarios. De ser oportuno respetando los términos de respuesta al derecho de petición de documentos. 17

18 Debe informar sobre los recursos administrativos y judiciales de los que dispone el solicitante en caso de no hallarse conforme con la respuesta recibida Principio de gratuidad y costos de reproducción Teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 1712 de 2014, las entidades deben cumplir lo siguiente: NO cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información. Permitir al ciudadano, interesado o usuario: Elegir el medio de respuesta Conocer el formato en el cual se encuentra la información solicitada. Conocer los costos de reproducción 9 en el formato disponible Denegación o rechazo del derecho de acceso a la información pública por clasificación o reserva El acto de respuesta de la entidad que deniegue o rechace una solicitud de acceso a información pública por razón de clasificación o reserva deberá contener: 9 Valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado. 18

19 Ilustración 4. Contenido general del acto de respuesta al deniegue o rechace de la solicitud de información pública Cuáles son los instrumentos de gestión de información pública? Los instrumentos para la gestión de información pública que deben ser adoptados y actualizados por las entidades, por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal son: 19

20 Registro de Activos de información Indice de Información clasificada y Reservada Esquema de Publicación de Información Programa de Gestión Documental Ilustración 5. Instrumentos de gestión de la información pública Registros de activos de información El registro de activos de información hace referencia al INVENTARIO de la información pública que la entidad (objeto obligado) genere, obtenga, adquiera, transforme o controle. Los componentes que debe contener como mínimo son: Todas las categorías de información de la entidad Todo registro publicado Todo registro disponible para ser solicitado por el público Cara uno de los componentes anteriormente nombrados, deben detallarse los siguientes datos COMPONENTE NOMBRE O TÍTULO DE LA CATEGORÍA DE INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO IDIOMA MEDIO DE CONSERVACIÓN Y/O SOPORTE FORMATO DESCRIPCIÓN Término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información Se define brevemente de que se trata la información Establece el idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio visual. Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta (hoja de cálculo, imagen, vídeo, documento de texto, etc.) 20

21 INFORMACIÓN PUBLICADA O DISPONIBLE Indica si la información está publicada o disponible para ser solicitada, señalando dónde está publicada y/o dónde se puede consultar o solicitar Índice de información clasificada y reservada El índice de información clasificada y reservada es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por la entidad (sujeto obligado). COMPONENTE NOMBRE O TÍTULO DE LA CATEGORÍA DE INFORMACIÓN NOMBRE O TÍTULO DE LA INFORMACIÓN IDIOMA MEDIO DE CONSERVACIÓN Y/O SOPORTE FECHA DE GENERACIÓN DE LA INFORMACIÓN NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN OBJETO LEGÍTIMO DE EXCEPCIÓN FUNDAMENTO CONSTITUCIONAL O LEGAL DESCRIPCIÓN Término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información Establece el idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio visual. Identifica el momento de la creación de la información Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información. Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso. La identificación de la excepción que, cobija la calificación de la información reservada o clasificada (De acuerdo artículos 18 y 19 de la Ley 1712/2014) EL fundamento constitucional o legal que justifican la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la ampara. 21

22 FUNDAMENTO JURÍDICO DE LA EXCEPCIÓN FUNDAMENTO TOTAL O PARCIAL FECHA DE CALIFICACIÓN PLAZO DE CALIFICACIÓN O RESERVA Mención de la norma jurídica que sirve como fundamento jurídico para la clasificación o reserva de la información. Según sea integral o parcial la calificación, las partes o secciones clasificadas o reservadas. La fecha de calificación de la información como clasificada o reservada El tiempo que cobija la clasificación o reserva 1.22 Esquema de publicación de información El esquema de publicación de información es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará. COMPONENTE NOMBRE O TÍTULO DE LA CATEGORÍA DE INFORMACIÓN IDIOMA MEDIO DE CONSERVACIÓN Y/O SOPORTE FORMATO FECHA DE GENERACIÓN DE LA INFORMACIÓN FRECUENCIA DE ACTUALIZACIÓN LUGAR DE CONSULTA DESCRIPCIÓN Término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información Establece el idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio visual. Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta (hoja de cálculo, imagen, vídeo, documento de texto, etc.) Identifica el momento de la creación de la información Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en que se debe actualizar la información, de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable. Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento (sitio web y otro medio donde se 22

23 puede descargar o acceder a la información cuyo contenido se describe) NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA PRODUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información. Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia de la información para efectos de permitir su acceso Programa de Gestión Documental Es el plan desarrollado por cada entidad (sujeto obligado) para facilitar la identificación, gestión. Clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación. Para los sujetos obligados de naturaleza privada que no estén cobijados por el Decreto 2609 de 2012, deben cumplir como mínimo para la elaboración de este programa con las siguientes directrices. 23

24 Tabla 1. Directrices a cumplir por parte de sujetos obligados de naturaleza privada DIRECTRICES Política de gestión documental aprobada por el sujeto obligado Elaborar, aprobar y publicar sus tablas de retención documental Contar con un archivo institucional Diseñas políticas para la gestión de sus documentos electrónicos, incluyendo políticas de preservación y custodia digital Integrarse al sistema nacional de archivos 1.24 Finalmente Cómo se hace el seguimiento? Los sujetos obligados deben adelantar acciones para hacer seguimiento a la gestión de la información pública. Para llevar a cabo esta labor, los sujetos obligados deberán publicar con informes de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta. Relacionado a las solicitudes de acceso a la información pública, el informe debe contener como mínimo lo siguiente: 24

25 El número de solicitudes recibidas El número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución El tiempo de respuesta de cada solicitud El número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información. 25

26 26

27 27