LECCIÓN Nº 02 LA ORGANIMETRÍA

Transcripción

1 LECCIÓN Nº 02 LA ORGANIMETRÍA 1. EL ORGANIGRAMA 1.1 ASPECTOS CONCEPTUALES El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica. Son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad. También son llamados cartas o gráficas de organización. Los organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales. Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henry Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente: "Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva." Otro expone su concepto de esta forma: "El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componentes." 10

2 Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y únicamente se diferencian en su forma y en su especificación. Otro autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan: "La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma." 1.2 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE UN ORGANIGRAMA Un elemento (figuras) La estructura de la organización Los aspectos más importantes de la organización Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aún los de menor importancia Las comunicaciones y sus vías Las vías de supervisión Los niveles y los estratos jerárquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización Las unidades de categoría especial La naturaleza lineal o staff del departamento Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. 11

3 2. FINALIDAD DE UN ORGANIGRAMA Un organigrama posee diversas finalidades. 1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos. 2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función. 3. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: Los cargos existentes en la compañía Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas Como la autoridad se le asigna a los mismos. 3. IMPORTANCIA DEL ORGANIGRAMA La importancia como instrumento de análisis es que permite detectar las fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y éstas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad entre sí y detecta falla de control de la Departamentalización. A través de análisis periódicos de los Organigramas actualizados se puede detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los Organigramas se descubren dobles líneas de mando. 4. FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA 4.1 PARA LA CIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones. 12

4 4.2 PARA EL ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización. 4.3 PARA EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal. 4.4 EN FORMA GENERAL SIRVE PARA: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos. 5. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ORGANIGRAMA 5.1 VENTAJAS DEL ORGANIGRAMA El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: - Obliga a sus autores aclarar sus ideas - Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción - Muestra quién depende de quién 13

5 - Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles - Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía - Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen - Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización 5.2 DESVENTAJAS DEL ORGANIGRAMA No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son: - Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información. - No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad. - Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. - Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status. 14

6 6. CONTENIDO DEL ORGANIGRAMA Un organigrama puede contener diversos datos, siendo sus principales contenidos: 1. Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se defina. 2. Nombre del funcionario que formuló las cartas. 3. Fecha de formulación. 4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.). 5. Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales) 7. SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES Los símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama son los siguientes: 7.1 Líneas llenas sin interrupciones Son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. 15

7 Las líneas llenas verticales indican autoridad. Las horizontales señalan especialización y correlación. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. 16

8 Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo. 7.2 Líneas de puntos o discontinuas Son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales. 17

9 7.3 Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma. 7.4 Se puede destacar una unidad para llamar la atención Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar. 18

10 7.5 Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura. 7.6 Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número. 19

11 8. CLASES DE ORGANIGRAMAS 8.1 SEGÚN LA FORMA COMO MUESTRAN LA ESTRUCTURA a. Analíticos Suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. Son los organigramas más específicos, los cuales suministran una información detallada y técnica, incluso se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. b. Generales Este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes. Facilita una visión muy amplia de la organización, se limita a las unidades de mayor importancia presentes en toda la organización; se llaman también cartas maestras. c. Suplementarios Se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada, tales unidades pueden ser una dirección, un departamento, una gerencia entre otros. Son complemento de los analíticos. d. Estructurales Muestran solo la estructura administrativa de la empresa. e. Funcionales Indican en el cuerpo de la grafica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. 20

12 f. Especiales Se destaca alguna característica. g. Departamentales Representan la organización de un departamento o sección. h. Esquemáticos Contienen solo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles. 8.2 SEGÚN LA FORMA Y DISPOSICIÓN GEOMÉTRICA DE LOS ORGANIGRAMAS a. Verticales (tipo clásico) Representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente. En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas. 21

13 Ventajas Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal. Desventajas Se produce el llamado "efecto de triangulación", ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados. Esto suele solucionarse Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, una carta suplementaria. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados. b. Horizontales (De izquierda a derecha) Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha, es decir, representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas Ventajas Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. 22

14 Desventajas Son poco usados en prácticas, y muchas veces, aún pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros. c. Organigrama Escalar Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta última. Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes. Ventajas Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. Desventajas Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente. 23

15 d. Organigrama circular o concéntrico Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera, es decir formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad. Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales. Ventajas Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel. Desventajas Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles. e. Organigrama Mixto En este tipo de organigramas se puede mezclar los tres tipos de organigramas Vertical, Horizontal y Circular en uno sólo, cada empresa, cada organización utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando, tomando en cuenta que la mayoría de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organización. 24

16 9. TÉCNICAS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA Como se ha indicado anteriormente, el Organigrama es una representación grafica simplificada, total o parcial, de la estructura de una organización, en términos de unidades, departamentos, sectores o puestos de trabajos y de las relaciones existentes entre ellos. Los Organigramas crecen a medida que lo hace la organización. Sin embargo, agregar ó reducir cuadritos en el organigrama no son formas efectivas de reestructurar una empresa. El Organigrama es el resultado de la creación de una Organización, lo cual hay que representar. Son dos posibilidades que dan base para la elaboración de un Organigrama: 1. Cuando se crea una organización. 2. Cuando ésta existe pero no tiene organigrama, y si lo tiene, hay que organizar y reajustar. 3. Ningún Organigrama debe tener el carácter de final, puesto que su valor verdadero depende de que se le mantenga al día y aplicando los cambios que va experimentando la estructura. Para la elaboración e implementación de un organigrama es fundamental: Que la autoridad superior delegue funciones a las inferiores. Esta delegación de tareas y de la autoridad para ejecutarla puede ir acompañada por el poder para tomar decisiones con lo cual se logra una descentralización mayor de la organización. Pese a esto, la responsabilidad por la tarea delegada queda en manos de la persona que le delega. La Departamentalización y la descentralización originan dos tipos de diferenciación: Diferenciación Horizontal: Existe mucha diferencia entre las unidades de un mismo nivel, las estructuras nacen fragmentadas y cada sector mantiene una cultura claramente distinta y pierde de vista la idea general de la organización. Diferenciación vertical: Existen muchos niveles jerárquicos, en la actualidad se están utilizando estructuras más planas ya que de lo contrario se dificulta la comunicación, genera burocracia y se dificulta la toma de decisiones rápidas. 25

17 10. LA JERARQUIA La jerarquía cuando se individualiza podría definirse como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, así el individuo que desempeña como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de este individuo en su cargo también condicionará su mayor o menor jerarquía dentro de una empresa. La jerarquía cuando se usa como instrumento para ejecutar la autoridad posee una mayor formalidad y es conocida como jerarquía estructural de la organización. Este tipo de jerarquía no solamente depende de las funciones que debido a ella existen sino también del grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la posición, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un presidente en su desempeño, este cargo posee intrínsicamente determinadas y complejas funciones, responsabilidades y un alto grado de autoridad TIPOS DE JERARQUIAS EN LAS ORGANIZACIONES Según el criterio de algunos autores, se pueden definir cuatro tipos de jerarquías en las organizaciones: a. La jerarquía dada por el cargo b. La jerarquía del rango c. La jerarquía dada por la capacidad d. La jerarquía dada por la remuneración 26

18 a. La Jerarquía dada por el cargo Este tipo de jerarquía es la que constituye los diferentes niveles estructurales de la organización, se expone por medio de organigramas y se describe en los manuales de organización. Se encarga de la clasificación de las distintas posiciones de la estructura de la organización, tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posición determinada. Esta modalidad jerárquica favorece la clasificación de personas en grupos, series y clases, según sea la naturaleza, características, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la condición de que guarden entre ellas ciertas similitudes. b. La jerarquía del rango Este tipo de jerarquía no se establece sobre el fundamento de las actividades ni se liga a labores determinadas. Se basa en las condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar. Es utilizada en las organizaciones militares para establecer los distintos grados por los que se van a regir. c. La jerarquía dada por la capacidad Este tipo de jerarquía es limitativa y acorde con cada individuo. Las personas están previamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades, independientemente de su condición de clase en la sociedad, es decir, el individuo asciende en la organización de acuerdo a su capacidad. d. La jerarquía dada por la remuneración Este tipo de jerarquía está determinada por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor salario), la antigüedad en la empresa o porque se es empleado de confianza y por el rendimiento del individuo. 27

19 La jerarquía de un empleado en una empresa se basa en el grado de especialización que posea, pero su alta ubicación dentro de la organización también depende de la naturaleza del negocio; por ejemplo, en muchas empresas venezolanas el gerente de planta es un ejecutivo muy importante, su status llega a ser mayor que un gerente de finanzas. En cualquier compañía fundamentalmente operativa, por ejemplo, la explotación petrolera en nuestro país un campo donde generalmente existen dinámicos y poderosos sindicatos, el responsable por la función de personal es un ejecutivo de alta valía e influencia llegando a tener el cargo de vicepresidente. 28

20 AUTOEVALUACIÓN Nº Qué se entiende por organigramas y cuáles son sus características? 2. Señale la importancia de los organigramas en la organización. 3. En qué forma se utilizan los organigramas en las diferentes áreas de la organización? 4. Elabore un cuadro sinóptico de las ventajas y desventajas de los organigramas. 5. Determine en forma resumida los símbolos y referencias convencionales en una organización. 6. Indique la clasificación de los organigramas. 7. Al crearse una organización qué pasos se deben seguir para elaborar un organigrama? 8. Cómo define usted la jerarquía? 9. Establezca la diferencia entre los distintos tipos de jerarquías 29