TÉCNICAS ORGANIZATIVAS

Transcripción

1 TÉCNICAS ORGANIZATIVAS El ORGANIGRAMA 1. Concepto: El Organigrama. Es la representación gráfica de la estructura de una empresa. Se le denomina también: organograma, diagrama de organización, diagrama de estructura, pirámide de cargos, etc. 2. Importancia La importancia de estos esquemas radica en que mediante ellos, se puede conocer en forma precisa el sitio o lugar que le corresponde a cada individuo dentro de la organización; así, tanto los altos ejecutivos como el resto del personal, (especialmente el recientemente incorporado), podrá apreciar dónde encaja en la organización dónde está ubicado, cuál es la estructura general de la empresa, a quiénes tiene en un nivel superior y a quiénes tiene bajo su nivel; es decir, a quien debe obedecer ya quiénes puede mandar, facilitando la orientación con respecto a lo que serán sus relaciones de interacción laboral, determinando las jerarquías existentes en la organización. Es importante para toda empresa, porque indica el papel o rol que va a desempeñar todo integrante. al precisar a cada individuo, el lugar que le corresponde dentro de la organización general. Para cumplir con mayor efectividad esta función en un organigrama, sea cual fuere su tamaño, deberá hacerse una exhibición del organigrama en un lugar visible para todo el personal. Esta exhibición además de cumplir con su misión principal y primordial. de orientar al personal, permitirá a la vez orientar a aquellas personas, clientes, visitas que tienen alguna relación con la empresa. Es un esquema que toda empresa (grande, mediana o pequeña; industrial, comercial o de servicio; estatal, privada o de propiedad social), debe tener porque representa su estructura administrativa, proporcionando una imagen formal de la organización, siendo fuente de consulta e información. Es decir, que a través de los organigramas se indican entre otras cosas, la desagregación y el agrupamiento de funciones, la estructura y niveles jerárquicos, la naturaleza de las unidades orgánicas, las relaciones de autoridad-responsabilidad, los canales formales de comunicación, las jefaturas y las relaciones entre los cargos. etc. Como es obvio, su utilidad es variada: - Para analizar y mejorar la organización; - Para comprender los procesos y tomar decisiones; - Como elemento instructivo y de divulgación. En resumen, se puede decir que la importancia de los organigramas, radica en que:

2 - Da a conocer con sencillez, claridad y precisión. el sitio que ocupa un cargo o dependencia, dentro del conjunto organizado; - Permite visualizar los niveles jerárquicos y de ejercicios del poder de decisión; - Identifica a través de nomenclaturas, las unidades, (oficinas, secciones, departamentos, divisiones, etc.) y a los cargos; - Se utiliza como medio de estudio y consulta a efecto de analizar los aspectos convenientes o inconvenientes de la estructura. - Ayuda a descubrir posibles repeticiones o vacíos existentes. Al punto de vista de la asignación de personal es importante porque además del organigrama oficial, éste permitirá exhibir otro similar, donde se indique los nombre y apellidos del personal que labora en cada dependencia graficada. En algunos casos, se le agrega hasta el número del Anexo telefónico que se utiliza interiormente dentro de la empresa. 3. Tipos de Organigramas - Por la extensión: Analíticos: Contiene todas las unidades hasta el último nivel jerárquico. Sintéticos: Contiene sólo las unidades básicas (hasta el tercer nivel). - Por el Contenido: Estructural: Representa las diversas unidades orgánicas según su naturaleza. Funcional: Contiene las funciones de cada órgano. Personal. Incluye el nombre de las personas que integran cada unidad orgánica. (por lo menos el nombre del jefe) Mixta: Combina el estructural con cualquier otro. - Por la disposición: (o forma) Vertical: La línea de mando va en forma descendente. Horizontal: La línea demando va de izquierda a derecha. Circular: Las unidades orgánicas se representan en círculos concéntricos (de adentro-afuera) según su jerarquía. Semicircular. Es una derivación del anterior en base a semicírculos. Radial. Se asigna según un sector circular a cada tipo de órgano, en el cual se grafican todas sus unidades dependientes. Escalar. Mediante rectángulos de manera descendente de acuerdo al nivel jerárquico de cada unidad orgánica.

3 Organigrama Vertical General Ofc. De Control Interno Ofic. de Servicio Técnico Administrativa Ofic. de Asesoría Jurídica Financiera Técnica Comercial Productos A Productos B Organigrama Horizontal Comercial Div. Produc. A General Producción Administrativa Div. Produc. B Div. Auditoría Interna

4 Circular Semicircular Radial ASESORIA ORGANOS DE LINEA G.G. ORGANOS APOYO ORGANO CONTROL

5 Escalar General Administrativa División Recursos Humanos Dpto. Empleados Dpto. Obreros División de Logística de Producción Sección Almacenes 4. Elaboración de Organigramas Pautas Generales -Todas las líneas de los rectángulos tienen el mismo grosor, las del más alto nivel jerárquico deben ser de trazo más acentuado. -La línea de mando (canal jerárquico) debe ser ligeramente más gruesa que la de los rectángulos para diferenciar el canal o cadena de mando.. -Utilizar rectángulos de igual tamaño para unidades de igual rango o nivel jerárquico, independiente de su ubicación en el organigrama. Identificar y ubicar debidamente las relaciones de autoridad (arriba abajo), de responsabilidad (abajo-arriba), apoyo (izquierda), asesoría (derecha). -Para un diseño más sobrio y de mayor simplicidad se debe evitar: El entrecruzamiento de líneas o el uso de líneas oblicuas. El uso de diversos colores o el sombreado de algún rectángulo. La tipografía de difícil lectura. -Todo organigrama debe llevar en la parte superior y con mayúsculas un título que indique el tipo de organigrama y el nombre de la entidad. -Así mismo en cada rectángulo debe precisarse el nombre de la unidad respectiva. -De ser necesario elaborar una pequeña leyenda en la parte inferior.

6 Simbolos = representa unidad orgánica, cargos, funciones o personas = representa relaciones de autoridad, responsabilidad y coordinación = órgano de funcionamiento periódico o estacional. = órgano por crearse, o en proyecto = representa desconcentración de órganos Tamaño: Variable, dependiendo del empleo que se desea dar. En papel A-4 el rectángulo superior (órgano de mayor nivel) debe medir 40mm x 20mm e ir reduciendo en 2mm por lado en cada nivel jerárquico inferior, sucesivamente. Representación: La relación entre rectángulo se hace siempre con líneas rectas, horizontales y verticales, uniendo los puntos medios de sus respectivos lados. Con el fin de ahorrar espacios, horizontal o verticalmente, o cuando no se necesita representar toda la estructura se puede simplificar así:

7 Se pueden diseñar representaciones equivalentes de la siguiente manera: a) b) c) d) e) f) 4 Es necesario diferenciar un órgano adjunto (sin capacidad decisoria) de un órgano con autoridad, responsabilidad y funciones propias. Ejemplo: GENERAL GENERAL ADJUNTA es diferente a GENERAL SUB-

8 Tipos de Órganos En la administración pública peruana se ha institucionalizado un tipo de departamentalización funcional representando órganos especializados según el tipo de función prioritaria que realicen. Toman Decisiones Gerente general / Sub Gte. Gral. Ministro / Vice-Ministro Jefe / Sub-Jefe Rector / Vice-Rector ASESORIA Ofrecen ideas Planificación Jurídico Racionalización Personal Dinero Material Servicios APOYO DIREC. A LINEA o EJECUCION DIREC. B Cumplen los fines y objetivos de la institución Adicional a estos órganos y dependiendo del tamaño, importancia, ámbito y complejidad de la entidad se pueden representar otros órganos como: INC IPD INABEC DESENTRA LIZADOS CONSULTIVOS COORDINACION Asesoran a Alto nivel Posibilitan Participación Int./externa Comisión Consultiva JUPCE Asoc. Estud. COCOI Cumplen la funciones específicas en Forma autónoma CONTROL Verifican Asesoran Inspectoría Auditoría Control Interno DESCONCEN- TRADOS Ejecutan por delegación En una jurisdicción

9 Las unidades estructurales de mayor jerarquía. se colocan en la parte más alta de los espacios funcionales. Sin embargo, confeccionar un organigrama implica algo más que la graficación de funciones y responsabilidades; en este sentido. las Unidades que por lo general forman parte de una organización, son las siguientes: - Órganos de Dirección. - Órganos de Línea u Operación. - Órganos Técnico-Administrativos. - Órganos de Ejecución. - Órganos de Control, - Órganos Consultivos, - Órganos de Asesoramiento, - Órganos de Apoyo, Nivel de Decisión CONSULTIVOS CONTROL Nivel de Control Interno APOYO ASESORIA Nivel de Producción de Servicios ORGANOS DE LINEA