ORGANIGRAMA Definición, Importancia, finalidad, Tipos

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1 Semana del 01 al 05 abril ORGANIGRAMA Definición, Importancia, finalidad, Tipos La creación del negocio propio es el paso gigantesco que dan los emprendedores, luego administrarla y conducirla es ya otro paso, que muchas veces se vuelve un tanto estresante si no tenemos las cosas muy claras y organizadas. Conducir una empresa no tiene que ser una tarea difícil, sin embargo se hace así cuando los directivos (empresarios, administradores o gerentes) no conocen o estructuran bien su negocio desde el inicio, es ahí cuando se generan diversas confusiones y problemas internos los cuales no aportan nada para mejorar la productividad de la empresa, generando pérdida de tiempo y dinero. Qué es un Organigrama? El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa o negocio, en esta se indica en forma esquemática, las áreas que la integran, las líneas de autoridad, relaciones de personal, líneas de comunicación y de asesoría. El Organigrama, que es un método de expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que la componen. Para qué nos sirve un Organigrama? Los organigramas son importantes en toda empresa ya que están nos indican. Una organización establecida dentro de la empresa División de Funciones Niveles de Jerarquía Líneas de Autoridad, Responsabilidad y Comunicación

2 Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa. Finalidad del Organigrama. Reflejar las organizaciones existentes Consignar las organizaciones propuestos Medio para comunicar al personal la estructura de la organización. Indicar las relaciones de trabajo y de líneas de autoridad. Identificación de cada trabajador con la labor que hace y sector que pertenece. Características de un Organigrama: Debe de ser lo más sencillo y claro posible, no debe caer en muchos detalles; se recomienda no desarrollar muchos puestos. Debe contener solo el nombre de la Función o Puesto de trabajo; pero si queremos colocar el nombre del dueño del puesto debemos colocarlo dentro del cuadro pero con una letra de menor tamaño. Las casillas de funciones deben de ser rectángulos horizontales. Debe de tener la fecha cuando se elaboro. Debe de tener el autor quien la elaboro. Debe de poseer una Estructura Organizacional Tipos de Organigrama: Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo. Este tipo de organigrama suele ser la más utilizada, pues indican de forma objetiva las jerarquías del personal.

3 Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha. Son poco usadas. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical. Es usado en empresas de alta complejidad de funciones o puestos de trabajo. Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos. Este organigrama es muy interesantes porque de una u otra forma disminuyen la idea de jerarquía dentro de la empresa, aquí se pueden colocar más puestos en un mismo nivel.

4 Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo. Son muy sencillos pero poco usados actualmente. Estructura Organizacional: Este es un tema que se toma en cuenta al momento de elaborar un organigrama empresarial.

5 La estructura organizacional comprende dos elementos. Diferenciación: Implica saber fraccionar el trabajo a realizar en un conjunto de tareas. Integración: Implica coordinación necesaria entre estas tareas. Toda organización sea grande, mediana o pequeña necesita de alguna estructura orgánica ya que esta es significado de orden, eficacia y eficiencia. Plan de negocio. Organigrama funcional cafetería) (Ejemplo para una Organización funcional de la empresa En esta fase, a partir de los objetivos fijados, se deberán cumplir los siguientes pasos: Definición de funciones Requerimiento de personal, reparto de funciones en base al currículum vitae y la experiencia ocupacional y profesional. Organigrama. Para su construcción habrá que considerar - La Gestión y dirección (proceso de toma de decisiones) - La operación, (sueldos, régimen de contratos, del personal a cargo de las tareas operativas). En las funciones de operación y su reparto, se podrá considerar la posibilidad de que parte de las actividades sean llevadas a cabo por terceros ajenos a la empresa, tanto actividades de apoyo como contabilidad o gestión de marketing, o la tercerización de algunos productos este táctica es una buena recomendación cuando empiezan recién una empresa. Área Funcional Es la agrupación de funciones y responsabilidades que se requieran para ser atendidas de conocimiento y habilidades. En cada empresa existen cuatro funciones básicas que se deben realizar y son las siguientes: * La función de administrar. * La función de producir. * La función de vender.

6 * La función de dirigir y coordinar, con una meta, una visión, y una estrategia determinada. Diseño de un Organigrama en la práctica Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. El objeto de los organigramas es que constituyan el instrumento idóneo para plasmar y trasmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización. Organigrama estratégico. Recursos Humanos Definido el organigrama de la empresa es posible detectar la cantidad y perfil de los empleados que deberán ser contratados por la organización, ellos deberán pasar por un proceso de reclutamiento, selección, contratación e inducción de personal al interior de la empresa donde se elegirán los candidatos que reúnan los requisitos exigidos en cada puesto de trabajo, para que su desempeño en el mismo sea eficiente y eficaz. El organigrama del área de operaciones mostrando el requerimiento del personal para el proyecto es el siguiente: 1 administrador 1 cocinero para menús 1 cocinero platos a la carta 2 barra de jugos, café y pizzas 1 atención salón, 1 cajera 1 Compras y mantenimiento Figura 13: Organigrama funciona de operaciones

7 MARCO LEGAL DE LA ORGANIZACIÓN Además de contemplar los aspectos indicados en el apartado anterior, cuando se pretende constituir legalmente una empresa es importante tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: - El tipo de constitución de la empresa. - El modela miento tributario. - Los gastos de constitución. - Los trámites a realizar para implantarla legalmente. - Las obligaciones fiscales que se deberá afrontar. - Las obligaciones laborales a las que estará sujeta. - Las responsabilidades que se adquieren frente a terceros. CONCLUSION El organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de una organización; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad. El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una organización la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerárquicos existentes en una empresa u organización. En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos. Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quién y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la organización. Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia

8 indican la organización como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organización lo cual hace que un organigrama sea obsoleto. Semana del 08 al 12 de abril Funciones de los organigramas Los organigramas cumplen dos funciones importantes. Por un lado, permiten analizar la estructura para detectar fallas. Algunas de las situaciones más importantes que pueden ser encontradas por este método son: - Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones. - Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización. - Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal. - Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos. Fallas de control interno Duplicación de funciones Departamentalización inadecuada Funciones importantes que se han descuidado Falta de unidad de mando Falta de claridad respecto del tipo de autoridad que se le asigna a un cargo Desequilibrios en la estructura, enorme amplitud del control, etc. Por otro lado, los organigramas cumplen una función como medio de comunicación dentro de la organización. A través de ellos se puede, por ejemplo, informar a los empleados la posición relativa que ocupan y la relación que tienen con el resto de los puestos, informar a terceros interesados en la organización cómo es la estructura, facilitar la comprensión acerca de las posibilidades que tienen los miembros de ascender, mostrar a los nuevos empleados un cuadro global de la estructura a la que acaban de ingresar, etc.

9 VENTAJAS El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: Obliga a sus autores aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción. Muestra quién depende de quién. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía. Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización. DESVENTAJAS No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son: Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información. No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad. Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status. CONTENIDO Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos: 1. Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se defina. 2. Nombre del funcionario que formuló las cartas. 3. Fecha de formulación. 4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.).

10 5. Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales) Responsabilidad Todo organismo debe complementar su Organigrama, con un Manual de Organización, en el cual se debe asignar la responsabilidad, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de éstos. El Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros de un organismo conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los límites de su autoridad. Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera que las decisiones queden en manos de quienes están más cerca de la operación. Un aspecto crítico de esta corriente es el límite de la delegación: hay que delegar tanto cuanto sea necesario pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos. Toda delegación conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben, cuando proceda, el trabajo de sus subordinados y que ambos cumplan con la debida rendición de cuentas de sus responsabilidades y tareas. También requiere que todo el personal conozca y responda a los objetivos de la organización. Es esencial que cada integrante de la organización conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye a alcanzar los objetivos generales. Para que sea eficaz un aumento en la delegación de autoridad se requiere un elevado nivel de competencia en los delegatarios, así como un alto grado de responsabilidad personal. Además, se deben aplicar procesos efectivos de supervisión de la acción y los resultados por parte de la Dirección.