María José Otero. Servicio de Farmacia. Hospital Universitario de Salamanca. Grupo TECNO. 57 Congreso Nacional SEFH, Bilbao 2-5 Octubre 2012

Transcripción

1 María José Otero Instituto para el Uso Seguro de los Medicamentos (ISMP-España) Servicio de Farmacia. Hospital Universitario de Salamanca Grupo TECNO. 57 Congreso Nacional SEFH, Bilbao 2-5 Octubre 2012

2 Grupo TECNO: Proyecto: Evaluación de la Seguridad de los Sistemas Automatizados de Dispensación de Medicamentos - Teresa Bermejo Vicedo y Ana María Álvarez Díaz (Hospital Ramón y Cajal, Madrid) - Carlos Codina Jané (Hospital Clínic i Provincial, Barcelona) - Carmen Encinas Barrios (Hospital General de Ciudad Real) - María Queralt Gorgas (Corporació Sanitària Parc Taulí, Sabadell, Barcelona) - Ana Herranz Alonso (Hospital Gregorio Marañón, Madrid) - Amelia de La Rubia Nieto (Hospital Universitario Virgen de la Arrixaca, Murcia) - José Antonio Martín Conde (Hospital Ntra Sra de La Candelaria, Tenerife) - Isabel Martín Herranz (Complejo Hospitalario Universitario de La Coruña) - Julio Martínez Cutillas (Hospital Universitario Vall d Hebrón Hebrón, Barcelona) - Antonio Monzón Moreno (Hospital Universitario Virgen Macarena, Sevilla) Instituto para el Uso Seguro de los Medicamentos (ISMP-España) Colabora: ISMP-EEUU Financia: Teva España

3 Índice Antecedentes y objetivos del proyecto Cuestionario de autoevaluación de la seguridad de los SAD Aplicación informática

4 Antecedentes La seguridad de los SAD depende del diseño y de los procedimientos de utilización Los SAD pueden reducir los errores de medicación, pero sólo cuando su utilización está bien planificada y se adoptan sistemáticamente medidas específicas de prevención. Mandrack M et al. Medsurg Nursing 2012; 21: La utilización de los sistemas automatizados de dispensación debe incluir la evaluación de las posibles oportunidades de error, para implementar estrategias t dirigidas i id a prevenir o minimizar dichos errores. American Society of Health-System Pharmacists. Am J Health-Syst Pharm 2010; 67:

5 Antecedentes

6 Antecedentes 2011 Proyecto actual Primera fase Cuestionario de autoevaluación de la seguridad de los SAD Nacional sobre la seguridad de Segunda fase Estudio nacional de la seguridad de los SAD Nacional sobre la seguridad de Grupo TECNO ISMP-España Enfermeras expertas

7 Objetivos del proyecto Primera fase: Objetivo principal: i - Elaboración un cuestionario para evaluar la seguridad de los SAD y una aplicación informática que facilite a los hospitales la valoración del cuestionario y el seguimiento de sus progresos. Objetivos secundarios: - Promover la evaluación de la seguridad de los SAD en los hospitales. - Facilitar la identificación de oportunidades de mejora y la planificación de prácticas de seguridad a nivel local.

8 Objetivos del proyecto Segunda fase: Objetivo principal: i - Conocer la situación a nivel nacional de la implantación de prácticas cas seguras de utilización de los SAD en los hospitales. Objetivos secundarios: - Facilitar la identificación de oportunidades de mejora y la planificación de estrategias de mejora de la seguridad a nivel nacional.

9 Cuestionario de Autoevaluación de la Seguridad de los Sistemas Automatizados de Dispensación de Medicamentos

10 Cuestionario de Autoevaluación Estructura Et t y contenido 14 Procedimientos esenciales 93 Puntos de evaluación

11 Cuestionario de Autoevaluación Procedimientos esenciales Diseño y configuración 1. Establecer un entorno que disponga de unas condiciones apropiadas para el uso de los SAD. 2. Garantizar la seguridad de los SAD. 3. Utilizar SAD conectados a la prescripción electrónica. 4. Definir la información que debe aparecer en la pantalla de los SAD. 5. Establecer y mantener un contenido apropiado. 6. Diseñar adecuadamente la configuración. Puntos de evaluación 13 (1-13) 8 (14-21) 3 (22-24) 16 (25-40) 7(4147) (41-47) 5 (48-52)

12 Cuestionario de Autoevaluación Procedimientos i esenciales Estandarización de procedimientos 7. Definir procedimientos seguros para la reposición de los medicamentos. 8. Definir iprocedimientos i seguros para la retirada de los medicamentos. 9. Establecer directrices para las retiradas excepcionales de medicamentos de los SAD ( función override ). 10. Estandarizar los procedimientos para llevar los medicamentos desde los SAD al lugar de administración a los pacientes. 11. Eliminar el proceso de devolución de los medicamentos directamente a los cajetines de los SAD. Puntos de evaluación 11 (53-63) 5 (64-68) 6(69-74) 5 (75-79) 1 (80)

13 Cuestionario de Autoevaluación Procedimientos esenciales Formación, control de calidad y mantenimiento 12. Formar a los profesionales sanitarios en el manejo de los SAD y evaluar su competencia. 13. Incluir la evaluación de los SAD en los programas de calidad y gestión de riesgos. 14. Establecer planes de mantenimiento y de contingencia para garantizar el funcionamiento. Puntos de evaluación 3 (81-83) 5 (84-88) 5 (89-93)

14 Puntos críticos en la seguridad de los SAD Proceso de reposición de la medicación. Proceso de retirada. Falta de validación ió farmacéutica de las prescripciones. Insuficiente número y ubicación inapropiada de los SAD.

15 Problemas en la utilización segura de los SAD Situaciones i observadas con el uso creciente Eludir la validación farmacéutica Dificultad para controlar el uso de la función override Aumento de las operaciones en los SAD - colas para retirar la medicación - prácticas de riesgo en la retirada de los medicamentos - procedimientos poco seguros para llevar los medicamentos al punto de administración Aglomeración de la medicación almacenada - errores por confusión - medicamentos de alto riesgo en compartimento abiertos

16 Procedimiento esencial 1 Establecer un entorno que disponga apropiadas para el uso de los SAD de unas condiciones Justificación: el número de SAD y el entorno en que se encuentran ubicados puede condicionar el que se produzcan errores. Puntos de evaluación = 13 (1-13). Ejemplos: 1. Se dispone de un número suficiente de SAD en la institución para que cumplan adecuadamente sus funciones en las unidades en las que se haya previsto que se utilicen como sistema de distribución de medicamentos. 3. Los SAD están situados en lugares apartados de los pasillos principales de las unidades, para reducir las distracciones de los usuarios.

17 Procedimiento esencial 2 Garantizar la seguridad de los SAD Justificación: ió se deben establecer procedimientos i de seguridad d para garantizar el control adecuado de los medicamentos almacenados fuera de la farmacia. Puntos de evaluación = 8 (14-21). Ejemplos: 14. Se ha establecido un procedimiento explícito para asignar nuevos usuarios y contraseñas, así como para cambiar y/o actualizar las contraseñas. 16. Está prohibido que se compartan o reutilicen contraseñas. 20. Se mantiene un registro de los medicamentos que se desechan o destruyen, y está establecido un procedimiento para supervisar esta medicación e identificar cualquier desviación que se produzca.

18 Procedimiento esencial 3 Utilizar SAD conectados ala prescripción electrónica Justificación: ió el uso de SAD conectados a la prescripción ió electrónica asegura que el farmacéutico valide las prescripciones médicas, antes de que la enfermera u otro profesional sanitario retire el medicamento. Puntos de evaluación = 3 (22-24). Ejemplos: 22. Todos los SAD disponen de conexión a la prescripción p electrónica, incluso aquellos situados en zonas especiales (p.ej. urgencias, cirugía ambulatoria, radiología, etc.), aunque esta funcionalidad no esté habilitada. 24. En aquellos SAD en que no está habilitada la conexión a la prescripción electrónica, se exige la realización de un doble chequeo independiente siempre que se va a retirar un medicamento de alto riesgo.

19 Procedimiento esencial 4 Definir la información que debe aparecer en la pantalla de los SAD Justificación: ió la disponibilidad ibilid d de información ió suficiente i sobre los pacientes y sobre los medicamentos es fundamental para la seguridad de la administración. Puntos de evaluación = 16 (25-40). Ejemplos: 26. En la pantalla de los SAD se muestra un segundo dato identificativo del paciente (número de historia clínica o fecha de nacimiento) que se ha establecido en la institución. 32. En la pantalla de los SAD se muestra, para cada medicamento, la fecha y la hora en que se ha retirado la última dosis. 37. En la pantalla de los SAD aparece una alerta de alergias, si se intenta retirar un medicamento al que el paciente tiene documentada una alergia.

20 Procedimiento esencial 5 Establecer ymantener un contenido apropiado de los SAD Justificación: ió el contenido de los SAD debe establecerse en función del tipo de pacientes atendidos en cada unidad asistencial y debe actualizarse periódicamente. Puntos de evaluación = 7 (41-47). Ejemplos: 41. El Servicio de Farmacia ha establecido una lista de medicamentos y cantidades a incluir en cada SAD, que se ha consensuado con los responsables de cada unidad. 44. Se ha establecido un número máximo de unidades de cada medicamento a almacenar en los SAD, para minimizar el riesgo de sobredosificaciones. 46. Se revisa periódicamente el uso de medicamentos en los SAD y se actualiza el listado de medicamentos a almacenar.

21 Procedimiento esencial 6 Diseñar adecuadamente la configuración de los SAD Justificación: ió restringir ti i el acceso a los medicamentos reduce el riesgo de retirar inadvertidamente un medicamento equivocado. Es importante que cada medicamento tenga una posición única y diferenciada, de forma que sólo se encuentre accesible el medicamento específico. Puntos de evaluación = 5 (48-52). Ejemplos: 48. Cada presentación de un medicamento se almacena en un compartimento individual. 49. Si se utilizan cajones con compartimentos abiertos, no se colocan en ellos los medicamentos de alto riesgo. 50. Se han establecido medidas para diferenciar los medicamentos con apariencia o nombre similar.

22 Procedimiento esencial 7 Definir procedimientos medicamentos en los SAD seguros para la reposición de Justificación: la reposición de los medicamentos incluye varias etapas en las que participa el Servicio de Farmacia y personal de enfermería de las unidades. Es importante diseñar un procedimiento con redundancias, para que siempre se coloque el medicamento correcto en la posición correcta. Errores más frecuentes en la reposición: ió Dosis/ forma farmacéutica errónea Medicamento erróneo Ubicación equivocada

23 Error de reposición Septiembre Hospital Methodist t (Indiana) Tres neonatos murieron y otros 3 estuvieron muy graves por sobredosificación de heparina. Un técnico de farmacia repuso el SAD con viales de heparina de UI/mL en lugar de 10 UI/ ml.

24 Procedimiento esencial 7 Puntos de evaluación = 11 (53-63). Ejemplos: En el Servicio de Farmacia (6) 53. Se ha establecido un circuito it diferenciado i d en el Servicio i de Farmacia para preparar adecuadamente los medicamentos destinados a la reposición de los SAD. 54. Se utiliza un sistema de código de barras para confirmar el medicamento seleccionado para reponer el SAD. Para la distribución a los SAD (5) 59. Está establecido el horario de reposición de los SAD para cada unidad y no coincide con el horario de administración a los pacientes. 60. a. Se utiliza un sistema de código de barras para identificar la localización correcta y el medicamento que se va a a colocar en cada cajetín dentro del SAD. b. Si no se dispone de código de barras, una segunda persona verifica la correcta reposición de los medicamentos de alto riesgo.

25 Procedimiento esencial 8 Establecer procedimientos medicamentos de los SAD seguros para la retirada de Justificación: establecer procedimientos para reducir el riesgo de que se administre un medicamento erróneo o una dosis incorrecta, por errores en la retirada de medicamentos de los SAD. Puntos de evaluación = 5 (64-68). Ejemplos: 65. Los usuarios no retiran medicamentos del SAD para más de un paciente a la vez, ni para más de un horario de administración. 66. Al retirar un medicamento de un SAD se comprueba que se ha seleccionado el medicamento correcto, cotejando su etiqueta con la orden de tratamiento y la hoja de registro de administración.

26 Procedimiento esencial 9 Establecer directrices para las retiradas excepcionales de medicamentos de los SAD (función override ) Justificación: se deben establecer directrices que posibiliten la retirada de medicamentos en situaciones de urgencia en que no se disponga de tiempo para la validación farmacéutica. Puntos de evaluación = 6 (69-74). Ejemplos: 69. Se han establecido unas directrices para retirar la medicación con la función override y están aprobadas por la Comisión de Farmacia y Terapéutica u otro comité responsable de la seguridad de los medicamentos que considere la institución. 70. Los SAD están configurados de manera que los medicamentos que pueden retirarse con la función override son específicos para cada unidad asistencial y éstos sólo se retiran en situaciones de urgencia.

27 Procedimiento esencial 10 Estandarizar los procedimientos para llevar los medicamentos desde los SAD al lugar de administración alos pacientes Justificación: desarrollar procedimientos para reducir el riesgo de que se administren los medicamentos a un paciente equivocado o a una hora equivocada. Puntos de evaluación = 5 (75-79). Ejemplos: 75. Los medicamentos se mantienen en sus envases en dosis unitarias cuando se llevan desde el SAD hasta la habitación del paciente, excepto cuando tienen que triturarse o medirse. 76.a. Sólo se llevan los medicamentos de un paciente y para una hora de administración. b. Si se llevan medicamentos para más de un paciente, se utilizan estaciones móviles o carros que permiten mantener los medicamentos de cada paciente en un compartimento individual identificado.

28 Procedimiento esencial 11 Eliminar el proceso de devolución directamente alos cajetines de los SAD de medicamentos Justificación: la devolución de medicamentos por los usuarios directamente a los cajetines o compartimentos de los SAD constituye una fuente de errores de almacenamiento. Puntos de evaluación = 1 (80) 80. Las devoluciones de medicamentos a los SAD se colocan en un único cajón cerrado con llave y sin opción de retirar medicamentos, que está gestionado por el Servicio de Farmacia.

29 Procedimiento esencial 12 Formar alos profesionales sanitarios en el manejo de los SAD yevaluar su competencia Justificación: todos los usuarios de los SAD (farmacéuticos, auxiliares, enfermeras, médicos, etc.) deben recibir formación sobre la seguridad en su utilización y debe evaluarse su competencia de forma periódica, para evitar que desarrollen prácticas poco seguras. Puntos de evaluación = 3 (81-83). Ejemplos: 81. Todos los nuevos usuarios de los SAD reciben formación sobre prácticas seguras y sobre los riesgos asociados a una incorrecta reposición y retirada de medicamentos. 82. Se realizan actividades de formación continuada sobre el uso seguro de los SAD y se evalúa la competencia de los usuarios de forma periódica.

30 Procedimiento esencial 13 Incluir la evaluación de los SAD en los programas de calidad y gestión de riesgos Justificación: los procesos de utilización de los SAD deben estar contemplados en los programas de calidad y gestión de riesgos. Los incidentes deben analizarse para implantar mejoras. Puntos de evaluación = 5 (84-88). Ejemplos : 85. Los procedimientos que regulan la gestión y uso de los SAD se aprueban por la Comisión de Farmacia y Terapéutica u otro comité responsable de la seguridad de los medicamentos en la institución. 86. La evaluación de los SAD está incluida en el programa proactivo de gestión de riesgos del sistema de utilización de medicamentos del hospital.

31 Procedimiento esencial 14 Establecer planes de mantenimiento y de contingencia para garantizar el funcionamiento de los SAD Justificación: los SAD pueden quedar fuera de servicio por múltiples motivos, dificultando el acceso a los medicamentos y retrasando su administración. Puntos de evaluación = 5 (89-93). Ejemplos : 89. Se dispone de una conexión independiente a la red eléctrica, así como de dispositivos SAI para prevenir problemas de tipo electrónico. 90. Se ha establecido un plan de mantenimiento preventivo para reducir los fallos de sistema. 91. Se ha establecido un plan de contingencia detallado para seguir en caso de fallos informáticos, mecánicos, de suministro eléctrico o cualquier otro problema que impida el uso de los SAD.

32 Cuestionario de Autoevaluación Cumplimentación ió Se recomienda que se realice por un equipo multidisciplinar. A título orientativo podría estar integrado por: - Dos farmacéuticos (del área de gestión y logística, del área de dispensaciónió y/o de un área clínica). - Dos enfermeras de diferentes áreas clínicas y una del Servicio de Farmacia. - Un médico. - Un farmacéutico del Comité de Gestión de Riesgos o del Grupo de Trabajo de Prevención de Errores de Medicación. - Un representante del Comité de Gestión de Riesgos (no farmacéutico). - Un informático. - Un representante de la dirección de enfermería. - Un representante de la dirección médica.

33 Cuestionario de Autoevaluación Vl Valoración Cada punto de evaluación se valora según su grado de implantación en el hospital Respuesta A. No se ha realizado ninguna iniciativa para implantar este punto. B. Et Este punto ha sido considerado, d pero no se ha implantado. C. Parcialmente implantado en algunas otodas las áreas de la institución. D. Completamente implantado en algunas áreas institución. E. Completamente implantado en todas las áreas. de la Puntuación

34 Cuestionario de Autoevaluación Aplicación ió informática para cumplimentación ió que permite a cada hospital: Valorar fácilmente sus datos y obtener un informe con la puntuación global y detallada. Comparar sus datos con la información agregada del resto de hospitales. Comparar los resultados de las nuevas evaluaciones Comparar los resultados de las nuevas evaluaciones que realice.

35 Aplicación informática: acceso - Introducción on-line de los resultados - Confidencialidad de la información

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37

38 Aplicación informática: introducción de datos

43 Aplicación informática: resultados Análisis individualizado de los datos de cada hospital

44 Aplicación informática: resultados Análisis individualizado de los datos de cada hospital

45 Aplicación informática: resultados Comparación con la información agregada de otros hospitales

48 Aplicación informática: resultados Comparación con nuevas evaluaciones y seguimiento de progresos

51 Desarrollo de la segunda fase del proyecto Difusión del cuestionario y cumplimentación on-line por los hospitales: - Octubre Febrero Todos aquellos centros que deseen participar y utilizar la aplicación pueden solicitar las contraseñas de acceso a: ismp@ismp-espana espana.org Análisis de los resultados: - Marzo Mayo Presentación en Jornada TECNO 2013

52 Conclusiones El cuestionario de autoevaluación de los SAD es una herramienta proactiva de gestión de riesgos para la mejora de la seguridad en los SAD en los hospitales. La cumplimentación del cuestionario es sencilla y su valoración y seguimiento se facilita con la aplicación informática desarrollada. Todos aquellos centros que deseen utilizar la aplicación pueden solicitar el acceso a: ismp@ismp-espana.org

53 Muchas gracias