GUÍA DE RETROACTIVOS

Transcripción

1 GUÍA DE RETROACTIVOS CONTENIDO I. CONSIDERACIONES PRELIMINARES... 2 II. GENERACION DE PLANILLA DE RETROACTIVO... 2 III. CASOS ESPECIALES... 6

2 I. CONSIDERACIONES PRELIMINARES A continuación se detallarán algunas consideraciones que se deben tomar en cuenta al momento de generar las planillas de retroactivos en sistema. - La planilla de Retroactivos se genera tomando en cuenta SOLO a los empleados y beneficiarias ACTIVOS y no a así los dados de baja. - El listado de empleados que aparece en la planilla de retroactivo, se genera tomando en cuenta a los empleados y beneficiarias activos y que TENGAN al menos UNA PLANIFICACION dentro del periodo ENERO a DICIEMBRE - Se pueden generar planillas de retroactivos de un solo mes o de varios meses: Ej. Enero 2014, Febrero 2014, Septiembre 2014; o de enero a Septiembre Existe la posibilidad de contar con planillas adicionales, para cubrir los casos de personas que quedaron fuera de las planillas ya procesadas. - Si se tienen empleados que actualmente están dados de baja y/o están en otra empresa; pero que se le debe reconocer algunos meses de retroactivos, entonces la empresa debe proceder realizando planilla MANUAL (En el formato Excel ya conocido). II. GENERACION DE PLANILLA DE RETROACTIVO La opción de planilla de Retroactivos se encuentra en el submenú Subsidios. Una Vez que se ingresa a la opción, se muestra la lista de planillas de retroactivos generadas previamente.

3 En este formulario se tiene la opción de registrar una nueva planilla, editar una existente, anular e imprimir. Estas opciones funcionan de manera muy similar a la de la planilla normal. Presionando el botón nuevo se muestra una pantalla, donde el usuario podrá configurar: - la sucursal para la cual generara la planilla de retroactivo - El rango de periodos que abarca el retroactivo. Ej Desde enero-2014 Hasta enero-2014, enero septiembre-2014, etc. - El paquete retroactivo cuyo nombre está relacionado con el monto del incremento Ej. PQ240 - Adicional, se usa para generar una planilla adicional en un rango o mes para la cual ya se genero previamente una planilla. Al presionar GENERAR PLANILLA, lo que aparecerá es la lista de todos los empleados y sus beneficiarias activas que tienen al menos una planificación en el rango elegido A demás de los nombres se muestra el detalle en meses (de enero a diciembre) de la cantidad de paquetes que le corresponde a cada uno de los beneficiarios. Nota: Cabe recalcar que el número de paquetes se calcula a partir de las planillas existentes CONSOLIDADAS de cada trabajador y NO así de la planificación y que este calculo es solo propuesto ya que el usuario tiene la posibilidad de modificar la cantidad.

4 IMPORTANTE: Como ya se dijo el sistema sugiere las cantidades de paquetes, mes a mes, en función a las planillas consolidadas en sistema, sin embargo esta información es solo SUGERENCIA y es MODIFICABLE, ya que el usuario puede encontrarse con casos que requieren que se ingrese a mano información como el caso de las planillas que se habrían generado o entregado en periodos anteriores al uso el sistema de Subsidios EBA. Para modificar la información de paquetes, basta con posicionarse en la celda correspondiente y teclear el número de paquetes correspondiente y la Cantidad Total de paquetes se actualizará. Luego de verificar y completar la información el usuario DEBE presionar el botón GUARDAR para no perder su información y de esta forma generar su planilla de retroactivos. Una vez generada la planilla se tienen las funciones: - Editar: Se puede ingresar a la planilla y seguir verificando y actualizando el detalle en meses hasta completar. Todo siempre y cuando la planilla no haya sido consolidada. - Anular: con esta opción se puede eliminar una planilla siempre y cuando no esté consolidada - Consolidar: Con esta opción se consolida la planilla y de esta manera puede ser accedida y facturada en la SUCURSAL correspondiente. No es posible consolidar una planilla si la cantidad TOTAL de paquetes de cualquiera de los beneficiarios es igual a 0

5 - Imprimir: Mediante esta opción se imprime el reporte formal correspondiente a la planilla de retroactivos. - Imprimir Det. Meses: Este es un reporte adicional que muestra la planilla de retroactivos con el detalle de la cantidad de paquetes por mes. - Imprimir Boleta: Para finalizar se muestra el reporte de las boletas de reintegro correspondientes

6 III. CASOS ESPECIALES A continuación se muestran algunos casos especiales y la forma de proceder en el sistema: a) Cómo hacer aparecer una nueva persona en una planilla ya generada. Si al estar revisando la información de la planilla de retroactivos, el usuario se da cuenta que falta alguien, por ejemplo un empleado que trabaja en la empresa y cuyo subsidio terminó en marzo de 2014 (antes de usar el Sistema de Subsidios-EBA), entonces podría proceder de la siguiente forma. - Ingresar el empleado(a) como su correspondiente beneficiaria - Registrar su planificación (por Ej. De Abril-2013 a Marzo-2014 Lactancia) - Editar la planilla de retroactivo correspondiente. Inicialmente se mostrará la planilla tal cual fue almacenada la ultima vez, por ejemplo una planilla en la que aparecían 3 empleados y beneficiarias.

7 Presionando el botón ACTUALIZAR LISTA el sistema buscara nuevos empleados activos cuya planificación este dentro del rango seleccionado en la planilla de retroactivo. - Aparecerá el nuevo empleado y beneficiaria creados recientemente (con lo que la lista del ejemplo muestra ahora 4 empleados y beneficiarios) - Finalmente presionar el botón GUARDAR para confirmar los datos. NOTA: La edición de planilla solo es posible cuando ésta no esté CONSOLIDADA, si la planilla de retroactivos ya se habría consolidado entonces para agregar a un empleado se debe generar una planilla ADICIONAL. b) Cómo quitar una persona en una planilla ya generada. Si durante la revisión de datos, el usuario se da cuenta que existe una o más personas que no deberían aparecer en la planilla de retroactivos, por ejemplo una persona activa pero que por error tenga una planificación dentro del periodo seleccionado. Entonces se procede de la siguiente forma - Ingresar a la planificación y quitar o modificar la planificación de la persona. - Editar la planificación y presionar el botón ACTUALIZAR LISTA para que la persona se quite de la lista de la planilla de retroactivo - Finalmente presionar el botón Guardar. NOTA: Otra forma de quitar a la persona es solicitando que se le dé de BAJA si es que este fuese el caso. b) Personas que trabajan en otras empresas o que ya fueron dadas de baja. Si se requiere entregar un retroactivo a una persona que ya esta registrada y activa en las planillas de otra empresa, se debe elaborar la planilla manual de retroactivo en formato Excel. Este formato ya ha sido puesto a disposición por la distribuidora.

8 De la misma forma, si se requiere entregar un retroactivo a una persona que ya fue dada de baja y que ya fue registrada en las planillas de otra empresa, entonces se debe elaborar la planilla manual de retroactivo en formato Excel. Este formato ya ha sido puesto a disposición por la distribuidora.