Notas fácil. Registro de calificaciones para docentes universitarios

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Esteban Ramírez Fidalgo
hace 6 años
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1 Notas fácil Registro de calificaciones para docentes universitarios

2 Descripción breve de la operación de Notas fácil 1. Primero, debe crear uno o varios grupos (un grupo es un curso, materia o paralelo). La opción es Grupos o cursos Nuevo/Modificación. (Más información) 2. Luego, debe registrar a los estudiantes. Esto se puede hacer uno a uno con la opción Alumnos Nuevo alumno. También es posible copiar los datos de una hoja Excel con la opción Configuración Importación de nombres. (Más información) 3. También se requiere el registro de actividades evaluativas, es decir, aquellas actividades que serán calificadas. La opción es: Configuración Definición de actividades evaluativas. (Más información) 4. Con los 3 pasos anteriores, ya se pueden registrar las calificaciones de alumnos de uno en uno con la opción Notas Registro individual o de todo el grupo con la opción Notas Planilla de notas. (Más información) 5. Finalmente, se podría necesitar la impresión de informes de notas, para lo cual es necesario definir qué columnas tendrá dicho informe. Esto debe hacerse con la opción Reportes Fórmulas para el informe de notas. (Más información) 1

5. Grupos Los grupos también podrían llamarse Cursos o Asignaturas ya que deben identificar a un grupo de estudiantes que pasarán la misma clase y tendrán las mismas evaluaciones.

3 5. Grupos Los grupos también podrían llamarse Cursos o Asignaturas ya que deben identificar a un grupo de estudiantes que pasarán la misma clase y tendrán las mismas evaluaciones. Ejemplos de nombres de grupos son: Cálculo I Contabilidad bancaria paralelo B Cosmetología 1 turno tarde Cálculo I. Gestión II/2015 etc. La opción para registrar nuevos grupos o modificar los nombres de los ya existentes es Grupos o cursos Nuevo/Modificación que nos presentará una ventana similar a la siguiente: Sólo es debe escribir el nombre o descripción del grupo y presionar el botón Guardar. A la derecha de los nombres ya registrados tiene un botón para modificar el nombre si lo ha escrito mal y otro para borrar o desactivar el grupo. El desactivado del grupo se puede usar en los casos en que ya no se usarán los datos del grupo pero uno no quiere borrarlos para poder consultarlos en otro momento. Por ejemplo, cuando el usuario podría tener que atender alguna consulta o reclamo de gestiones pasadas. 2

4 7. Registro de estudiantes Hay dos formas de registrar a los alumnos: uno por uno o en lote mediante una función de importación de una hoja Excel. Con la opción Alumnos Nuevo alumno puede registrar los datos como en la siguiente imagen: La información mínima necesaria es el nombre y grupo(s) del estudiante. La información de cédula de identidad (C.I.) o Registro universitario (Reg.univ.) se podría usar para generar informes de notas que no incluyan el nombre del estudiante sino uno de estos campos. La otra forma de incorporar estudiantes es con la opción Configuración Importación de nombres (Excel) que puede leer los nombres, cédulas y registros universitarios de los alumnos de una hoja MS Excel. La ventana es la siguiente: 3

5 La hoja Excel debería tener el siguiente formato: El programa también puede recuperar los datos aunque los apellidos y nombres estén en la misma celda como en la siguiente imagen: 4

9. Actividades evaluativas Las actividades evaluativas son aquellas que serán calificadas cuantitativamente durante el desarrollo del curso, es decir, los examenes, ejercicios, trabajos prácticos,

6 9. Actividades evaluativas Las actividades evaluativas son aquellas que serán calificadas cuantitativamente durante el desarrollo del curso, es decir, los examenes, ejercicios, trabajos prácticos, exposiciones, etc. La opción es Configuración Definición de actividades evaluativas y mostrará la ventana de selección de grupo y luego, la siguiente ventana que en este caso tiene datos de ejemplo: El nombre no debe existir en el grupo seleccionado y la nota máxima es un dato que se utilizará durante el registro de notas. Estos nombres definidos aquí serán los mostrados en el registro de notas, aunque el informe de notas (impreso, en PDF o exportado a Excel) podrá mostrar estos u otros datos producto de fórmulas que usen las notas de estas actividades evaluativas. La definición de columnas que tendrá el informe de notas se puede realizar en la opción Reportes Fórmulas para el registro de notas. 4. Registro de notas El registro denotas que el propósito principal de este programa se puede realizar de dos maneras: 1) un alumno a la vez, o 2) en una planilla con todos los alumnos de un grupo. 5

1) Registro individual. La opción es Notas Registro individual que preguntará por un alumno específico y luego presentará un formulario similar al mostrado abajo después de la selección de grupo.

7 1) Registro individual. La opción es Notas Registro individual que preguntará por un alumno específico y luego presentará un formulario similar al mostrado abajo después de la selección de grupo. La selección de un estudiante mostrará las actividades evaluativas con casillas para las notas y alguna anotación pertinente, tal como muestra la siguiente imagen: Debe notar que sólo esta opción permite registrar comentarios a las notas, ya que siguiente opción de registro en planilla sólo registra calificaciones numéricas. 2) Planilla de notas. Esta opción permite registrar las calificaciones en un formato de planilla con los nombres en filas y las actividades evaluativas en columnas. Primero se debe seleccionar el grupo y el programa presentará la planilla. 6

Notará que los títulos de las columnas de notas no muestran la descripción completa debido al reducido espacio, pero se puede acercar el cursor a los títulos para que aparezca un recuadro con el

8 Notará que los títulos de las columnas de notas no muestran la descripción completa debido al reducido espacio, pero se puede acercar el cursor a los títulos para que aparezca un recuadro con el nombre completo de la actividad evaluativa. En este registro de notas se aplica la información de la casilla Nota máxima definida en el registro de actividades evaluativas. Si el valor colocado excede dicho máximo, no será aceptado y la casilla se borrará, permaneciendo el cursor en dicho casilla. 5. Configuración de informes de notas Existen 3 informes de notas: uno ordenado alfabéticamente en formato PDF, otro exportado a MS Excel y otro que ordenado por nota que muestra las notas más altas primero. Estos reportes no muestran directamente las calificaciones de las actividades evaluativas, sino que el usuario debe configurar qué columnas desea mostrar y cómo deben ser calculadas. La opción es Reportes Fórmulas para el informe de notas que, después de la correspondiente selección de grupo, muestra una ventana similar a la siguiente que tiene datos de ejemplo. 7

Como se ve en el ejemplo, la parte superior muestra las actividades evaluativas definidas y están antecedidas por una letra que será utilizada para construir una fórmula que defina la nota a

9 Como se ve en el ejemplo, la parte superior muestra las actividades evaluativas definidas y están antecedidas por una letra que será utilizada para construir una fórmula que defina la nota a presentar en el informe de notas. Debajo de las actividades evaluativas, se muestran las fórmulas definidas, que en el ejemplo es sólo una: (A + B) / 2 que significa que se debe calcular el promedio de las notas de las actividades Ejercicios en clase 1 y Examen 1. Si no es necesaria una fórmula de cálculo, sino que simplemente se requiere que el informe muestre la nota de una actividad evaluativa se debería sólo colocar la letra correspondiente. Todas las fórmulas definidas se mostrarán en los informes de notas, tanto en el generado en formato PDF como en el exportado a Excel. En el caso del reporte de notas altas, se puede seleccionar una fórmula o el promedio de todas las actividades evaluativas. 8

10 Dónde obtener más información? El sitio web del programa contiene información actualizada acerca de las características del programa así como la operación y los planes de las siguientes actualizaciones. Visite periódicamente el sitio web 9

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