Manual Aplicación MYSuite WEB. Administración

Transcripción

1 Manual Aplicación MYSuite WEB Administración

2 Manual de Usuario El presente tiene como objetivo mostrar de la manera más sencilla cómo configurar su cuenta y realizar una factura digital por Internet con las características básicas requeridas. Para mejor visualización se muestran imágenes de las pantallas que le irán apareciendo al realizar su factura, también se colocaron algunas Notas que le sugieren puntos importantes que no debe omitir. Soporte Técnico Si en algún momento de la elaboración de su factura digital requiere atención personalizada, puede comunicarse a nuestra área de Soporte Técnico a los teléfonos ó del interior de la república al en un horario de lunes a viernes de 9 A.M. a 6 P.M. donde con gusto le atenderemos.

3 Administración La pantalla de Inicio del sistema está dividida en tres secciones: Administración Consultas Facturación La sección Administración contiene las opciones para la configuración y administración de la cuenta. o o o Cuenta Usuarios Cuentas Asociadas

4 o Cuenta En la pantalla de Inicio dará clic en la opción Cuenta de la sección Administración. Esta opción es de consulta y mostrará los datos de la cuenta que hemos contratado. Datos Generales: RFC: RFC del cliente que contrato el servicio. Razón Social: Razón Social del cliente que contrato el servicio. Creada: Fecha de creación de la cuenta Estatus: Estado de la cuenta, puede ser cuenta lista o cuenta no lista Paquete: Tamaño del paquete contratado Utilizados: Folios consumidos del paquete contratado Paquete Expira: Fecha de vencimiento de la cuenta. Certificado de Sello Digital: Número SAT: Válido desde: Fecha de inicio de validación del Certificado de Sello Digital Válido Hasta: Fecha de termino de validación del Certificado de Sello Digital Estado SAT: Estatus del certificado en el SAT.

5 Usuarios: Usuario: Usuario existente en la cuenta del cliente. Correo: Correo electrónico de la cuenta de usuario. Sucursal: Sucursal asignada al usuario. Errores de inicio de sesión: Cantidad de intentos erróneos de inicio de sesión. Fecha de bloqueo: Fecha en que la cuenta fue bloqueada por intentos erróneos de inicio de sesión. Debe de cambiar contraseña: Indicador de cambio de contraseña del usuario. Sucursales y Asignación de Series y Folios: Sucursal: Sucursal la cual tiene una serie asignada. Tipo de Documentos: Tipos de documento que tienen asignada una serie. Status de la Asignación: estado de la asignación. Serie: Serie utilizada en la asignación. Inicial: Folio inicial de la serie. Final: Folio final de la serie. Último Usado: Último folio utilizado de la serie asignada. Dentro de la opción Cuenta, se encuentran las distintas opciones para la configuración y administración de la cuenta, como son: Aceptación de Contrato Certificado de Sello Digital Datos Fiscales Series y Folios Sucursales. Cuentas Bancarias Logo. Representaciones Gráficas

6 Aceptación de Contrato En la pantalla de Inicio dará clic en la opción Aceptación de Contrato. En esta opción debe de aceptar los términos del contrato de MYSuite para el servicio de facturación, dé clic en el botón aceptar, de lo contrario esta opción no quedara lista y no podrá emitir facturas electrónicas. Ya aceptado el contrato, el sistema le mostrara la pantalla de inicio.

7 Certificado de Sello Digital El Certificado de Sello Digital consta de dos archivos (archivo con extensión.cer y extensión.key) y una contraseña, proporcionados por el SAT al momento de su solicitud. Si aún no cuenta con este certificado, lo puede solicitar en la siguiente liga ( Recuerde que las facturas se firman con el Certificado de Sello Digital, no con la FIEL, aunque note que ambos están formados por una pareja de archivos.cer y.key. Se le sugiere crear una carpeta en el escritorio de su computadora, en donde pueda almacenar el Certificado de Sello Digital y a su vez un archivo de texto en donde resguarde la contraseña de la clave privada. En la pantalla de Inicio dará clic en la opción Certificado de Sello Digital de la sección Cuenta. Una vez seleccionada la opción, le mostrara la pantalla siguiente: Paso 1. Dar clic en el botón Examinar del campo Archivo de Certificado, vaya a la carpeta que se creó en el escritorio y seleccione el archivo con extensión.cer. Paso 2. Dar clic en el botón Examinar del campo Archivo de la Clave Privada, vaya a la carpeta que se creó en el escritorio y seleccione el archivo con extensión.key Paso 3. Capture en el campo contraseña de clave privada, que guardo en el archivo de texto. Paso 4. Dé clic en el botón Aceptar para almacenar los datos.

8 Todos los campos que cuentan con un asterisco (*) al final deben de capturarse de forma obligatoria. Si el certificado no fue almacenado de forma correcta, la plataforma le enviará alguna de las siguientes notificaciones: Si el certificado fue almacenado de forma satisfactoria, la plataforma lo enviará a la pantalla de Inicio del sistema. Datos Fiscales

9 En la pantalla de Inicio dará clic en la opción Datos Fiscales de la sección Cuenta. En esta opción deberá capturar sus Datos Fiscales 1. Identificación Razón Social: nombre o denominación del contribuyente emisor. RFC: registro federal de contribuyente emisor.

10 2. Domicilio Fiscal Dirección fiscal del contribuyente emisor registrada en el SAT. 3. Regímenes Fiscales Dé clic en botón Adicionar, para agregar un Régimen Fiscal al que pertenezca. Capture el Régimen Fiscal y dé clic en el botón Adicionar Ya realizada esta acción la pantalla mostrara el registro del Régimen Fiscal que adiciono. 4. Datos Adicionales Correo de la empresa: cuenta de correo electrónico del contribuyente emisor a la cual se enviaran todos los Comprobantes generados. Página Web: Dirección de la página web del contribuyente emisor. Teléfono: Número telefónico del contribuyente emisor. Nombre: Nombre del contacto del contribuyente emisor.

11 Ya capturados los Datos dé clic en el botón aceptar. La plataforma le mostrará la pantalla de Inicio. Todos los campos que cuentan con un asterisco (*) al final deben de capturarse de forma obligatoria, de lo contrario al intentar generar el Comprobante la plataforma le enviará una notificación.

12 Series y Folios En la pantalla de Inicio dará clic en la opción Series y Folios. El sistema le mostrara la siguiente pantalla. Para crear una serie en especial a utilizar para la emisión de facturas dé clic en el botón, aparece la siguiente pantalla:

13 En el campo Serie, capture la serie a utilizar (pueden ser caracteres numéricos o alfabéticos). En el campo Folio Inicial capture el número de folio con el cual quiere que inicie ésta serie. En el campo Folio Final capture el número de folio con el cual terminará la serie. Para finalizar este proceso dé clic en el botón "Crear", el sistema le mostrará la pantalla con la serie creada. Para asignar una serie a una Sucursal dé clic en el botón pantalla:, el sistema le mostrará la siguiente

14 Dé clic en el combo del campo Sucursal, para seleccionar la sucursal deseada. Seleccione el tipo de documento en el cual requiere utilizar la serie creada dando clic en el combo del campo "Tipo de Documento". Seleccione la serie a utilizar dando clic en el combo del campo Serie/Folios, y para terminar con la asignación, dé clic en el botón.

15 El sistema mostrará la pantalla con la serie ya asignada a la Sucursal que eligió y con el Tipo de Documento que haya seleccionado. Para eliminar una serie de folios, será necesario eliminarla para poder realizar la asignación de otra nueva serie y poder continuar con la facturación. Para este proceso será necesario realizar lo siguiente: Dé clic en el link, el sistema le pedirá confirme este proceso. Confirme la operación dando clic en el botón y la serie quedará eliminada. Una vez que se terminó una serie asignada, será necesario desasignarla para poder realizar la asignación de una nueva serie y poder continuar con la facturación, realice lo siguiente:

16 En la tabla Series y Folios Asignados dé clic en el botón la serie asignada. que se encuentra del lado inferior derecho de Debe de confirmar la acción. Una vez desasignada el sistema mostrará la pantalla, sin la serie que desasignó.

17 Sucursales. Toda cuenta en MYSuite tiene al menos una sucursal, llamada FISCALDOM. Se trata realmente del domicilio fiscal de la empresa (todas las empresas tienen un domicilio fiscal). No es necesario tener otra sucursal pero es posible el uso de distintas sucursales las cuales puede crear el usuario. En la pantalla de Bienvenida dé clic en la opción Sucursales. El sistema le mostrará la pantalla de Sucursales. Para crear una nueva sucursal dé clic en el botón pantalla, en donde puede capturar los datos generales de la sucursal., el sistema le mostrará la siguiente Cada sucursal en MYSuite tiene un conjunto de datos que lo definen, aunque a excepción del campo Nombre, todos los demás son opcionales, es recomendable ingresar la mayor cantidad de campos para que dicha sucursal se encuentre bien identificada.

18 El identificador de una sucursal es su nombre, que una vez creada no puede ser borrada ni modificada. El objetivo de esta restricción está dado por las funcionalidades que se asocian a la sucursal, ya que si se llegará a cambiar el nombre, podría causar desorganización de la información. Ya capturados los datos de la sucursal, dé clic en el botón Aceptar para crear la sucursal y el sistema le mostrará la siguiente pantalla con la sucursal ya creada: Cuando se desee dejar sin uso una sucursal ingrese a los datos de la sucursal dando clic en el botón editar, que se encuentra del lado izquierdo del nombre de la sucursal. Desactive la casilla de verificación de la opción "Activa" y dé clic en el botón aceptar.

19 Al desactivar la sucursal, se mantendrá la información histórica de la misma, pero la sucursal ya no podrá ser usada para la emisión de facturas. Cuentas Bancarias

20 En la pantalla de Bienvenida dé clic en la opción Cuentas Bancarias. Los datos de Cuentas Bancarias son opcionales, solo se emplean para que aparezcan en la representación gráfica de la factura, a modo de información al receptor para realizar el pago. Dé clic en el botón de la cuenta bancaria. y el sistema le mostrará la pantalla en donde capturará los datos Los datos solicitados son: Banco No. Cuenta Moneda Titular CLABE Convenio

21 Ya capturados los datos dé clic en el botón bancarias ingresadas., y el sistema le mostrará la pantalla ya con las cuentas

22 Logo. En el CFDI, (documento XML), no existe lugar para guardar algo como el logotipo, sin embargo se establece que a partir del XML se genere una Representación Gráfica del mismo, a la cual se agregan algunos elementos como líneas, leyendas e imágenes, esta Representación Gráfica tiene como objetivo facilitar al usuario la lectura de los CFDI. Aunque es opcional colocar un logotipo en la factura, es recomendable ya que da una imagen profesional a sus documentos. En la pantalla de Inicio dé clic en la opción Logo. Dé clic en el botón "Examinar" y seleccione el archivo con el logo en formato JPG, GIF, PNG, BMP, después presione el botón "Cargar a Vista Previa" y posteriormente dé clic en el botón "Establecer esta imagen como Logo". El logotipo deberá contener el siguiente formato JPG, GIF, PNG, BMP con con un tamaño de 200 pixeles de ancho por 200 pixeles de largo, este tamaño es considerado base en la geometría del comprobante de MYSuite.

23 Ya seleccionado el archivo dé clic en el botón, para visualizar el logotipo. Para establecer definitivamente el logo, dé clic en el botón mostrará la pantalla ya con el logo establecido., el sistema le Cuando se cambia el logotipo de una cuenta que ya había emitido facturas con otro logotipo, las nuevas facturas saldrán con el logotipo nuevo, cuando se consulten facturas anteriores al cambio, el sistema también presentará el nuevo logotipo, obviamente, las copias de facturas almacenadas fuera de MYSuite mantendrán el mismo logotipo que tenían cuando se generaron. NOTA: Si al momento de intentar subir el logotipo, este no aparece o no se carga correctamente seguramente se deberá a que no se está cumpliendo con el formato y tamaño requerido

24 Representaciones Gráficas En la pantalla de Inicio dé clic en la opción Representaciones Gráficas de la sección Cuenta. En esta opción asignará la representación gráfica que desea utilizar para los documentos emitidos. En la primera sección se muestran las seis Representaciones Gráficas Gratuitas disponibles para los clientes. Dé un clic en cada una de las imágenes para mostrar una vista previa del formato.

25 Debajo de las Representaciones Gráficas gratuitas se muestran las Representaciones Gráficas personalizadas en caso de contar con ellas. Al final de la pantalla se muestran las sucursales, con su Representación Gráfica asignada, y el link para la acción de futuras asignaciones. Para la asignación active el checkbox de la Representación Gráfica deseada Dé clic en el link "Asignar Representación Seleccionada" de la sucursal a la cual se la deseamos asignar.

26 Una vez asignada, se mostrará el nombre de la Representación en la sucursal correspondiente. Si no se cuenta con sucursales, la asignación de la Representación Gráfica se realiza al Domicilio Fiscal (FISCALDOM) De forma predeterminada el domicilio fiscal y las sucursales tienen asignada la Representación Gráfica Formato Estándar

27 o Usuarios En la pantalla de Inicio dé clic en la opción Usuarios de la sección Administración. En esta opción puede crear usuarios nuevos, así como administrar los usuarios ya existentes. Para crear un nuevo usuario dé clic en el botón "Crear nuevo Usuario" Se muestra la ventana en donde capturará los datos generales del usuario nuevo.

28 Los campos que cuentan con un asterisco (*), son requeridos de forma obligatoria. Ya capturados los datos generales damos clic en el botón "Aceptar" y nos mostrara la página principal de Usuarios en donde podrán modificar los permisos del usuario creado o se usuarios ya existentes. Para modificar los permisos debe de activar o desactivar el checkbox de cada uno de los permisos.

29 Puede modificar los datos generales del usuario creado o existente. Ya modificados los permisos y datos generales damos clic en el botón para guardar todos los cambios realizados. También es enviado a la cuenta de correo electrónico del usuario creado un correo con los datos de acceso que se han creado.

30 Cambio de Contraseña En la pantalla de Inicio dará clic en la opción Cambio de Contraseña de la sección Usuarios. El sistema muestra la siguiente pantalla que contiene las Reglas de complejidad de contraseñas así como los campos a capturar. Capture en el campo Contraseña Actual, la contraseña que maneja actualmente para sus cuenta de usuario.

31 Ingrese la contraseña nueva en el campo Contraseña Nueva, e ingrese nuevamente la contraseña nueva en el campo Repita su Nueva Contraseña. De clic en el botón Cambiar Contraseña y el sistema le solicitara confirmar la acción. Una vez confirmada la acción el sistema le confirmara el cambio de la contraseña con la siguiente notificación. Ejemplos de contraseñas Nota: La nueva contraseña capturada, no le será enviada por correo electrónico, es necesario la recuerde para poder ingresar posteriormente al sistema.

32 o Creación de Cuentas Asociadas En la pantalla de Inicio dará clic en la opción Creación de Cuentas Asociadas de la sección Cuentas Asociadas. El sistema mostrará la pantalla en donde se capturaran los datos de la nueva cuenta. RFC: RFC del cliente que contrato el servicio de facturación. Razón Social: Razón Social del cliente que contrato el servicio de facturación. Dirección de Correo: Cuenta de correo electrónico del cliente que contrato el servicio, a la cual llegaran las notificaciones de facturas emitidas. Nombre de Usuario: Nombre de usuario que servirá de acceso para la plataforma. Paquete: Cantidad de folios incluidos en el paquete contratado.

33 Vigencia: Fecha en que vence el paquete contratado. Clasificación: Clasificación del propietario las cuales pueden ser CTEMYSUITE - Cliente MYSuite CTEDISTRIB - Cliente Distribuidor. CTEFRANQUI - Cliente Franquicia CTEMATORIS - Cliente Mayorista. Propietario: RFC que está creando la nueva cuenta. Tipo de Cuenta: Tipo de la nueva cuenta MYSuite MYSuite Gratuita ASP Una vez capturados los datos dé clic en el botón la cuenta creada., el sistema le mostrara la notificación de