Consultoría. Sistema de Información de Empresas y Establecimientos. Primer Informe de Actividades

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1 Consultoría Sistema de Información de Empresas y Establecimientos Primer Informe de Actividades Preparado por: JINOB ALBERTO DE LA CRUZ MAGALLANES Página: 1

2 Sistema de Información de Empresas y Estab. - Primer Informe de Actividades Primer Informe de Actividades : ESTUDIO PRELIMINAR 1.- Introducción.- El presente documento tiene como fin brindar el informe respectivo acerca de los avances realizados en el desarrollo del Sistema de Información de Empresas y Establecimientos, y de acuerdo a lo establecido en el Plan de Trabajo elaborado para dicho Sistema. En este caso se trata del Informe N 1 o Primer Informe de Actividades para el mencionado Sistema; el cual corresponde a las actividades comprendidas a realizar en la fase del Estudio Preliminar del Sistema, como primera etapa a llevarse a cabo dentro del desarrollo del mismo. En esta primera parte correspondiente a la elaboración del Estudio, se busca generar una idea principal del Problema a resolver y la situación actual en que se encuentra; además de sus características e implicancias; a partir de los cuales se defina un Esquema General de la Situación Actual y un Esquema General de Solución Propuesto, ambos servirán como guía y soporte durante toda la realización del proyecto. Además se realiza un análisis general de la Empresa a nivel estratégico, que permita alinear los objetivos del proyecto con los de la Empresa y su Plan Estratégico; logrando como resultado el desarrollo de un sistema que soporte y busque el logro de las funciones y objetivos de la Institución. En esta parte también se llega a definir las áreas o entidades involucradas en el proyecto. Como resultados de esta primera fase del desarrollo del Sistema, se logra obtener un Esquema General de la Situación Actual, un Esquema General de la Propuesta de Solución, y la Definición del Proyecto - o solución a implantar - desde el punto de vista estratégico de la Empresa. 1.- Resumen de Trabajo.- Como resultado de las entrevistas preliminares realizadas y de este primer estudio (Estudio Preliminar) realizado para el Sistema, se pudo definir en general que, el Instituto Nacional de Estadística e Informática INEI - requiere contar con un registro único de Empresas y Establecimientos (Directorio), el cual se encuentre permanentemente actualizado, para sus fines estadísticos requeridos; como los censos y las encuestas. Preparado por: JINOB ALBERTO DE LA CRUZ MAGALLANES Página: 2

3 El Directorio de Empresas y Establecimientos, viene a ser o esta conformado por la lista de todas Empresas y Establecimientos existentes en el Perú, lo cual es de vital importancia para la elaboración de Censos y Encuestas a nivel Económico y Empresarial, de tal forma que permitan obtener la información estadística (variables e indicadores económicos) necesaria para el diseño y manejo de las políticas del estado. El Directorio de Empresas y Establecimientos es empleado principalmente en: - La Generación de Marcos Muestrales, - La Elaboración de Muestras para los Censos y encuestas, y - La realización de Estadísticas. Esquema general de la Situación Actual. En conclusión y luego de haberse realizado el análisis preliminar tanto de la situación actual, como de la empresa, se puede definir el siguiente esquema general de la Situación Actual. El problema actual con el que se encuentra el INEI es el de no contar con un registro único de Empresas y Establecimientos a manera de Base de Datos Central (Directorio); solo se cuenta con listados generales, de diversas fuentes, y muy poco actualizados, siendo estos de vital importancia en la elaboración de los marcos muestrales y las muestras para los censos y encuestas, así como la elaboración de estadísticas nacionales. Los problemas principales con los que se encuentra el INEI a la hora de generar un Directorio de Empresas y Establecimientos son la dificultad de mantener constantemente actualizados los datos, la falta de estandarización de la información, y la falta de una fuente continua y permanente de datos. La dificultad de mantener constantemente actualizados los datos; consiste principalmente en la dinámica que presenta la misma información de Empresas y Establecimientos, caracterizada por un cambio continuo, la cual puede variar de forma constante en un periodo de tiempo bastante corto. Esto es sin duda uno de los principales problemas a enfrentar si se desea mantener un Directorio permanentemente actualizado. La falta de una fuente continua y permanente de datos; es otro de los problemas principales que se suma al anterior, debido a la dificultad de poder contar con una fuente de información continua y permanente que permita mantener los datos en constante actualización debido a su constante cambio; por lo cual sin datos con que poder actualizar el Directorio correctamente, este se volvería discontinuado y obsoleto en muy corto tiempo. Preparado por: JINOB ALBERTO DE LA CRUZ MAGALLANES Página: 3

4 La falta de estandarización de la información; es otro de los problemas a enfrentarse en la conformación de un Directorio de Empresas y Establecimientos; lo cual consiste en la dificultad que generan los diferentes estándares de codificación y nomenclatura con que se puede encontrar la información (sobre todo la externa) y que es empleada por las diferentes fuentes de datos con que se cuenta. Por ejemplo, el mismo concepto de Empresa no esta claramente definido, siendo este diferente entre las mismas áreas del INEI, llevando a la duplicación de datos y falta de consistencia de la información Si bien el INEI si cuenta con fuentes importantes de datos como los Censos y las Encuestas que ella realiza, estos presentan ciertos inconvenientes que sumandos a las características cambiantes de la información de las empresas, hacen complicada la labor de dotar al INEI de un Directorio de Empresas y Establecimientos adecuado para su empleo. Los Censos son fuentes principales de información y permiten actualizar completamente el Directorio pero su poca frecuencia de realización la hace ineficaces; por otro lado las Encuestas si bien se realizan con mucha mas frecuencia que los Censos estos se aplican solo a una pequeña parte de la población total, siendo insuficientes para su uso general. Ante esto se recomienda definir y establecer la fuente principal de información para el futuro Sistema; siendo la mas aconsejable y adecuada de acuerdo a esto Consultoría la información proveída por la SUNAT, debido principalmente a su continua y frecuente, definiéndose como proveedor principal de los datos de este Sistema. La información que llega de distintas fuentes y con diversos formatos es almacenada a modo de listas por cada una de las áreas involucradas en su empleo; se han logrado definir las siguientes áreas involucradas: 1. Dirección Ejecutiva de Cartografía y Geografía. (*) 2. Dirección Ejecutiva de Censos y Encuestas de Empresas y Estab. (*) 3. Dirección Ejecutiva de Muestreo y Marcos Muestrales. (*) 4. Dirección Nacional de Cuentas Nacionales. 5. Dirección Técnica de Indicadores Económicos. (*) Estos tres primeros perteneciente a la Dirección Nacional de Censos y Encuestas. Dentro de cada una de ellas se van formando listados con información redundante y parcial, cada uno con estructuras y características distintas de acuerdo al empleo que cada una le da en el desarrollo de sus actividades. Las fuentes principales de estos listado vienen a ser los Censos y Encuesta que realiza el INEI, pero al ser insuficientes se recurre a información externa como la que provee PROMPEX, CONASEV, y SUNAT entre otros. Preparado por: JINOB ALBERTO DE LA CRUZ MAGALLANES Página: 4

5 Este tipo de manejo no es el más óptimo, ya que genera redundancia de datos y carga laboral, además que impide la homogeneidad y estandarización de la información entre las áreas de la Institución. Por otro lado dificulta la elaboración de Censos y Encuestas de tipo económico ya que no se cuenta en realidad con un marco muestral ni con una fuente fiable para la generación de muestras; es por esto que la realización de Encuestas se hace mediante la forma de convocatorias; los listado de empresas son solo empleados a modo referencial y para realizar estadísticas. Esquema general de Propuesta de Solución Teniendo en cuenta que la principal aplicación que se le da a la información del Directorio de Empresas y Establecimientos es en la elaboración de marcos muestrales y muestras para el desarrollo de los Censos y Encuestas; lo que el INEI requiere es contar con un único Directorio de Empresas y Establecimientos, que integre la información proveniente de diversa fuentes, y cuya información se mantenga constantemente actualizada; sirviéndole como marco maestro para la generación de sus encuestas y para la generación de muestras estadísticas. En base a esto se define el siguiente Esquema general de Propuesta de Solución, que consiste en el Diseño de una Base de Datos que permita reunir en un único lugar toda la información de Empresas y Establecimientos provenientes de diversas fuentes, para su empleo por las distintas áreas del INEI, y el desarrollo de un Sistema de Información para su administración y manejo eficaz, brindando los medios adecuados para la constante actualización de la información, permitiéndole mantener un marco maestro de unidades de investigación para censos y encuestas; y la posibilidad de poder generar marcos muestrales y muestras estadísticas de forma automatizada, llegando a proveer como resultado los listados y los croquis necesarios para el desarrollo de las Encuestas. Para el desarrollo de esta solución se sugerirán y de ser necesario elaborarán políticas y normas de trabajo correspondientes, así como la organización de esta función que debido a su importancia debe estar a cargo de un área en particular que las tenga dentro de sus actividades permanentes. Definición del Proyecto El Sistema de Información de Empresas y Establecimientos debería entonces ser capaz de reunir toda la información de Empresas y Establecimientos del País, para su empleo por las diferentes áreas del INEI y tendría como objetivo principal servir en la realización de Censos y Encuestas que la Institución requiera, permitiendo la formación de marcos muestrales y la elaboración de muestras. Se plantean como objetivos generales del proyecto: generar un único repositorio para la Información de Empresas y Establecimientos que pueda ser empleado por las diferentes áreas que hacen uso de esta información; permitir su Preparado por: JINOB ALBERTO DE LA CRUZ MAGALLANES Página: 5

6 actualización constante a través de procesos adecuados; sirva para la generación de marcos muestrales y permita la generación de muestras estadísticas. 3.- Cronograma de Actividades.- Se adjunta el Cronograma de Actividades detallado realizado para el desarrollo de la primera fase del Proyecto. Preparado por: JINOB ALBERTO DE LA CRUZ MAGALLANES Página: 6