Diseño Conceptual Estilo: Título de la Guía

Transcripción

1 LEMA Localizador de Entregas Masivas Automatizadas Diseño Conceptual Estilo: Título de la Guía 1

2 Tabla de contenido Registro de Cambios Introducción La gestión global de las notificaciones en el marco de las AAPP El Localizador de Entregas Masivas Automatizadas (LEMA) Los distintos actores en LEMA Proveedores LEMA (PUC) Consumidores LEMA Registro y alta de proveedores y consumidores Alta de un proveedor PUC Alta de un consumidor LEMA Descripción de Fases y actividades Fase I: Alimentación de los PUC El alta de los envíos y la aportación de información Consolidación en los PUC Fase II: Localización de los envíos Fase III: Comparecencia en los PUC Fase IV: Generación de certificaciones que acrediten el acceso Consumidores: Gestión después de LEMA Las AAPP como Consumidores LEMA

3 Registro de Cambios Fecha Versión Descripción 1.0 Versión inicial 3

4 1 Introducción La entrada en vigor de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común y su regulación específica en materia de notificaciones, obliga al envío por medios electrónicos de las notificaciones dirigidas a personas jurídicas y otros sujetos recogidos en el artículo 14 de dicha Ley. Esto supone, por un lado, un ahorro de costes y un incremento de la eficiencia en el envío de notificaciones. Pero, al mismo tiempo, ha puesto al descubierto una serie de dificultades, tanto para las entidades del sector público como del privado, entre las que se encuentran las siguientes: Existencia de múltiples sedes electrónicas y vías de puesta a disposición de las notificaciones, lo que conlleva gran dificultad para localizar los envíos. La condición de determinados destinatarios que reciben grandes cantidades de envíos y para los cuales la comparecencia manual de las notificaciones, una a una, no es un mecanismo eficiente. La necesidad de incorporar a los envíos información adicional (metadatos) que permita una gestión ágil posterior dentro de las organizaciones: distribución interna, tramitación de las mismas y cumplimiento de los plazos que administrativos, realmente cortos para determinados procedimientos. Todas estas dificultades, han sido puestas de manifiesto por la CEOE, que ha solicitado formalmente, al máximo nivel institucional, que las Administraciones Públicas adopten medidas para que las notificaciones electrónicas se hagan en un punto único y de la manera más automática posible. Todo ello con objeto de reducir las cargas administrativas. En consecuencia, las Administraciones Públicas están llamadas a adoptar medidas para proveer a los grandes destinatarios una solución que permita superar estas barreras, lo que pasa por el uso de las TIC. Por ello, la Secretaría General de la Administración Digital (en adelante SGAD) ha trasladado esta necesidad a los foros de cooperación y estrategia en la materia TIC, tanto a nivel de la Administración General del Estado, como en el Comité Sectorial de la Administración Electrónica, donde están representadas todas la administraciones autonómicas, donde se ha acordado cooperar para hacer realidad la propuesta que se describe a continuación. 4

5 2 La gestión global de las notificaciones en el marco de las AAPP El Comité Sectorial de Administración Digital, reunido el 19 de abril de 2017, hizo una puesta en común de la problemática detectada y se adoptaron medidas para su solución: Para ello se propone, trabajar con un modelo similar al implementado por FACe, cuya funcionalidad se basa en lo siguiente: Que exista un Punto único concentrador (PUC) de notificaciones por Administración. En el ámbito de la AGE este PUC será Notific@. El PUC de las CCAA que no se adhieran a Notific@, incluirá todas las notificaciones generadas por las AAPP de su ámbito geográfico. La SGAD gestionará un servicio centralizado denominado Localizador de Entregas Masivas Automatizadas (LEMA). Este servicio permitirá encontrar en tiempo real las notificaciones y comunicaciones que estén disponibles en los distintos PUC. Un gran destinatario consultará LEMA para conocer las notificaciones que tiene disponibles y el PUC en el que están ubicadas. Todos los PUC ofrecerán públicamente servicios de comparecencia de las notificaciones. Estos servicios serán utilizados por los grandes destinatarios para acceder a sus envíos y comparecer de forma automatizada, a través de tecnologías como servicios web. Los servicios de consulta para LEMA, y de comparecencia implementados en los PUC, seguirán la especificación técnica que será establecida por la SGAD. En conclusión, una persona jurídica, privada o pública, debidamente identificada, y utilizando servicios web, podrá acceder al punto LEMA y consultar donde se encuentran sus notificaciones. Una vez conocida esta información podrá dirigirse al PUC correspondiente y comparecer a través de los servicios de Entrega Masiva Automatizada que éste ofrezca. 5

6 3 El Localizador de Entregas Masivas Automatizadas (LEMA) La SGAD, contando con el consenso y la cooperación de todos los niveles de las AAPP, plantea una solución consistente en el despliegue y puesta en marcha del sistema de Localización de Entregas Masivas Automatizadas (en adelante LEMA). Dicho sistema servirá como punto único para la localización de las notificaciones y comunicaciones, y ofrecerá información sobre los envíos y los sitios en donde se ubican, de modo que sea posible acudir a ellos y realizar una comparecencia y descarga de la información automatizadas. LEMA está diseñado para su utilización por los denominados grandes destinatarios, a través de servicios web, es decir, aquéllos que tengan recursos tecnológicos y capacidad suficiente para consumir automáticamente los servicios que se ponen a su disposición. 6

7 4 Los distintos actores en LEMA Los distintos tipos de intervinientes que interaccionan con LEMA pueden clasificarse en dos categorías: 4.1 Proveedores LEMA (PUC) Son los actores que proporcionan información a LEMA sobre los envíos disponibles para un determinado destinatario. Se trata fundamentalmente de los Puntos Únicos Concentradores PUC. Cuando LEMA recibe la petición de un gran destinatario, debe consultar a los PUC para localizar la ubicación de los envíos correspondientes al NIF del peticionario. Los requisitos de rendimiento de LEMA implican la necesidad de que los PUC no sólo ofrezcan una respuesta rápida, sino que además sean limitados en número. Por tanto los distintos brokers de notificaciones, que gestionan el ciclo de vida de los envíos que originan las Administraciones Públicas y los ponen a disposición de los ciudadanos a través de distintas vías, deben consolidar la información que contienen en algún PUC adherido a LEMA. 4.2 Consumidores LEMA Se trata de las personas jurídicas que, como consecuencia de su actividad, recibe un volumen de notificaciones elevado, y dispone de capacidad técnica para integrarse con LEMA a través de Servicios Web. LEMA permite a sus consumidores localizar los envíos de los que son destinatarios, posibilita el acceso a su contenido de forma automatizada y a través de medios electrónicos y, finalmente, permite una gestión posterior de los envíos, ya en el seno de la organización de cada gran destinatario, de forma automatizada a partir de los metadatos obtenidos durante el proceso. 7

8 5 Registro y alta de proveedores y consumidores Los distintos actores que intervienen en LEMA, sean proveedores o consumidores, deben darse de alta con carácter previo. El alta y registro se produce por distintas vías según el tipo de actor que se trate: 5.1 Alta de un proveedor PUC Los PUC se dan de alta a través del Centro de Atención a Integradores y Desarrolladores. Para ello dispondrán de un formulario que servirá, adicionalmente, como medio habitual de comunicación con el equipo de proyecto de LEMA. La SGAD facilitará los formularios y modelos a cumplimentar para el alta, que contendrán al menos la identificación de las personas responsables del servicio PUC y los datos técnicos imprescindibles para garantizar la interoperabilidad del servicio. 5.2 Alta de un consumidor LEMA Se habilitará en la carpeta Ciudadana del Punto de Acceso General un formulario que permitirá el registro y alta de los grandes consumidores usuarios del sistema LEMA. A través de dicho formulario se recogerá, además de los datos de contacto y de interoperabilidad técnica imprescindible, una declaración responsable por la que, por medio de la firma de su representante, la persona jurídica acepta ser notificada a través de los medios electrónicos que pone a disposición LEMA. 8

9 6 Descripción de Fases y actividades La ilustración que se ofrece a continuación muestra el proceso que se lleva a cabo desde que una Administración Pública emite una notificación o comunicación hasta que ésta es entregada a un consumidor. Ilustración 1: Escenario general LEMA A continuación se procede a detallar cada uno de las fases que forman parte del proceso. Que son: Fase I: Alimentación de los PUC Fase II: Localización Fase III: Comparecencia Fase IV: Certificación 9

10 6.1 Fase I: Alimentación de los PUC Ilustración 2: Puesta a disposición de las notificaciones El alta de los envíos y la aportación de información Las Administraciones Públicas, en el desarrollo de sus respectivas actividades, generan una serie de envíos, típicamente notificaciones, los cuales deben ser puestos a disposición de los destinatarios, por una o distintas vías. 10

11 Para ello, pueden utilizar distintos brókers de notificaciones gestionen el ciclo de vida de sus respectivos envíos. Un ejemplo sería la plataforma del servicio compartido de gestión de notificaciones, para el caso de la AGE y las Administraciones Públicas adheridas voluntariamente, pero también podría servir de ejemplo cualquier otro bróker que utilice una Administración Pública no adherida a Notific@. En la fase de generación de los envíos, los Organismos Emisores necesitan facilitar no sólo los documentos a entregar, sino que además deben ofrecer correctamente la información que precisen los sistemas de información que gestionen sus notificaciones. LEMA, para su funcionamiento, también necesita que se informen una serie de datos de carácter básico, que serán obligatorios: Código DIR3 del Organismo Emisor. Código SIA del procedimiento o servicio asociado al envío. Fecha de alta del envío. Concepto. De la misma manera, desde el sector de los grandes destinatarios se ha solicitado que, cuando sea posible y sin que tenga efectos jurídicos, se incluya una identificación del departamento al que va dirigida la notificación dentro de un gran destinatario. Para ello se propone indicar para cada envío: El DIR3 del organismo destinatario cuando éste pertenezca a una Administración Pública. El código DIRe del departamento destinatario cuando se trate de otro tipo de persona jurídica, principalmente empresas. Finalmente LEMA está preparado para que los Organismos Emisores puedan establecer sus propios metadatos, de manera completamente opcional, conforme a sus reglas de cada negocio particular. Esta práctica es un elemento habilitador para el avance hacia una gestión completamente automatizada interna en las personas jurídicas, proporcionando información sobre el mismo acto notificado, como podría ser el ejemplo de una matrícula de un coche, la cuantía de una beca, o un número de cuenta donde abonar una tasa Consolidación en los PUC Independientemente del bróker que utilice una determinada Administración Pública para la gestión de sus envíos, o de los mecanismos de entrega al ciudadano que se empleen, es preciso que los envíos se depositen en el PUC correspondiente. De este modo un PUC puede 11

12 responder a las demandas de información que haga LEMA como consecuencia de la petición de un consumidor. 6.2 Fase II: Localización de los envíos. Esta fase recoge las acciones necesarias para permitir que un gran destinatario, previamente dado de alta, conozca qué envíos tiene disponibles, así como la ubicación (URL) donde puede comparecer para obtenerlas. Ilustración 3: Obtención del listado de notificaciones disponibles Haciendo uso de servicios web, un Consumidor LEMA realizaría una petición para conocer la localización de sus envíos. LEMA redirigirá la petición a los PUC adheridos, los cuales deberán devolver un listado con los metadatos relativos a los envíos de su ámbito, junto con la ubicación (URL) donde se 12

13 encuentran publicados los servicios web que posibilitan la posterior comparecencia y acceso al contenido. LEMA recibirá la información de los distintos PUC y consolidará la información en un único listado, que será entregado al Consumidor LEMA para su procesamiento. Del mismo modo, en su respuesta proporcionará información sobre los PUC que no hayan respondido a la solicitud en el plazo de tiempo que se establezca, para que el gran destinatario sea consciente de esta circunstancia y pueda intentar recabar las notificaciones y comunicaciones correspondientes a dicho PUC por otro medio. La SGAD determinará: El número máximo diario de peticiones de información a LEMA para una determinada persona jurídica. El formato de los mensajes que intercambiará LEMA tanto con sus Consumidores como con los PUC. Las condiciones técnicas, organizativas y de seguridad que puedan ser de aplicación. 6.3 Fase III: Comparecencia en los PUC. El Consumidor LEMA, a partir de la información contenida en el listado que se obtuvo en el paso anterior, dispone de la información necesaria para comunicarse con los PUC en los que dispone de envíos, a fin de poder comparecer y acceder a su contenido. 13

14 Ilustración 4: Comparecencia frente a los PUC Para ello utilizará servicios web estándar que le permitan comunicarse con cualquier PUC, independientemente de cuál sea la Administración Pública que lo gestione. La comparecencia se produce directamente entre el Consumidor LEMA del gran destinatario y el PUC correspondiente, sin intervención alguna del sistema LEMA. Para ello la SGAD: Estandarizará el intercambio de mensajes entre los Consumidores LEMA y los PUC, a fin de que todos los PUC acepten los mismos formatos y los Consumidores LEMA puedan dirigirse a uno u otro PUC sin necesidad de adaptarse a sus condiciones técnicas. Determinará las condiciones técnicas, organizativas y de seguridad que puedan ser de aplicación. 14

15 6.4 Fase IV: Generación de certificaciones que acrediten el acceso. El acceso al contenido de las notificaciones conlleva, conforme a la legislación vigente, la obligatoriedad de generar un documento acreditativo que lo certifique para ser adjuntado al correspondiente expediente. En un contexto globalizado de gestión de notificaciones implica la posibilidad de que una determinada Administración Pública tenga que generar una certificación para una notificación que ha sido emitida por una Administración distinta. Para facilitar la interoperabilidad de estos objetos entre distintos sistemas, requiere establecer estándares para el tratamiento automatizado de certificaciones. Con respecto a esta fase, en el ámbito de LEMA la SGAD Estandarizará un formato XML de certificación de resultado de la entrega aplicable a cualquier vía de puesta a disposición que deberán generar los PUC. Establecerá los requisitos de trazabilidad imprescindibles para evidenciar que se ha realizado la comparecencia y puesta a disposición de una notificación. 15

16 7 Consumidores: Gestión después de LEMA En el seno de las organizaciones destinatarias de dichos envíos, y como consecuencia del uso de LEMA y la provisión de los metadatos asociados, es posible avanzar hacia una gestión inteligente de los envíos. LEMA posibilita así que los grandes destinatarios puedan desarrollar sistemas que permitan, por ejemplo, derivar cada documento al departamento responsable de su tratamiento, posibilitando un cumplimiento mayor de las obligaciones de las personas jurídicas o un control de plazos. Para avanzar hacia una gestión más eficiente y sostenible de los envíos es precisa la colaboración de las Administraciones Públicas, facilitando en la medida de sus posibilidades metadatos e informaciones para su tratamiento automatizado. De este modo se contribuye a la reducción de cargas, mayor eficiencia y cumplimiento de plazos por parte de los administrados. 16

17 8 Las AAPP como Consumidores LEMA Las Administraciones Públicas y sus respectivos Organismos, al mismo tiempo que emiten notificaciones y comunicaciones de aquellos procedimientos de los que son responsables pueden, a su vez, ser receptoras de los envíos realizados por otras Administraciones Públicas u Organismos en los trámites para los cuales actúan como administrados. Por ello las Administraciones Públicas pueden, además de alimentar a LEMA a través de los PUC, ejercer de Consumidores LEMA, siempre que dispongan de los medios técnicos requeridos para ello. 17