Evaluación Integral del Sistema de Control Interno del Servicio de Rentas Internas.

Transcripción

1 INFORME Evaluación Integral del Sistema de Control Interno del Servicio de Rentas. PERÍODO: AL AISRI-NAC-AINONII Oficio de Comunicación de Aprobación por la Contraloría General del Estado: No DAI de 18 de enero de RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN NORMAS GENERALES Conservación inapropiada de los expedientes de control de omisos del Área de Ciclo Básico de la Dirección Regional Norte A la Jefe del Área de Ciclo Básico de la Dirección Regional Norte 1. Organizará la documentación generada en el proceso de control de omisos del Área de Ciclo Básico, a fin que los expedientes, se almacenen en archivadores o en un lugar destinado para el efecto, que cuente con seguridades para salvaguardar los documentos del área. Inobservancia de la Política de Ejecución de Procesos Sancionatorios para el cierre de los casos de omisos en el Área de Ciclo Básico en la Dirección Regional Norte A la Jefe del Departamento de Gestión Tributaria de la Dirección Regional Norte 1

2 2. Supervisará que el Área de Ciclo Básico cumpla con el proceso de cierre de los casos de omisos en declaraciones y anexos dentro del plazo de 60 días establecido por la Administración Tributaria, a fin de gestionar sin retraso los procesos de ejecución sancionatorios, conforme a la política institucional vigente. A la Jefe del Área de Ciclo Básico de la Dirección Regional Norte 3. Controlará que los servidores del Área de Ciclo Básico atiendan los casos asignados de omisos en el tiempo determinado para el cierre de los procesos sancionatorios, a fin de cumplir con las metas operativas aprobadas por el Servicio de Rentas. Insuficiencia del personal del Área de Ciclo Básico de la Dirección Regional Austro para gestionar los casos de omisos dentro del plazo establecido Al Director de la Regional Austro 4. Coordinará con la Dirección Nacional de Gestión Tributaria para que se efectúe una evaluación de las necesidades de personal del Área de Ciclo Básico, formuladas mediante informe por la Jefe del Departamento de Gestión Tributaria de la Regional Austro, a fin de que el Área disponga de los recursos humanos necesarios para el cumplimiento de los planes y procesos de control asignados, en los plazos establecidos por la Administración Tributaria. Expedientes del proceso de determinación entregados al archivo fuera del plazo A los Jefes de los Departamentos de Auditoría Tributaria de las Direcciones Regionales 5. Coordinarán con el Área Nacional de Métodos y Procedimientos, a fin que en el proceso de actualización de la Guía de Procedimientos de Determinación 2

3 Tributaria para Controles Intensivos se revise el plazo para la entrega de los expedientes al archivo. Al Jefe Nacional del Área de Métodos y Procedimientos 6. Considerará dentro del proceso de actualización de la Guía de Procedimientos de Determinación Tributaria para Controles Intensivos, la revisión del plazo para la entrega de expedientes al archivo, luego de la fecha de notificación del Acta definitiva, para lo cual previamente unificará criterios respecto al plazo con las Direcciones Regionales. Expedientes de los procesos de determinación concluidos, incompletos A los Jefes de los Departamentos de Auditoría Tributaria de las Direcciones Regionales 7. Supervisarán periódicamente y dispondrán a los auditores tributarios que ejecuten procesos determinativos, verifiquen que el expediente contenga toda la documentación que sustente el proceso, a fin que la información este completa y organizada. AMBIENTE DE CONTROL Quejas, reclamos y sugerencias receptadas no son atendidas con oportunidad 8. En coordinación con el Jefe del Departamento de Derechos del Contribuyente y Gestión de Calidad revisarán el procedimiento aplicado para el tratamiento de las quejas y sugerencias, en el cual se considerará un análisis de las quejas más recurrentes a fin de incluir respuestas automáticas, que permitan disminuir el tiempo de atención de la queja, minimizando errores y la subjetividad en las 3

4 contestaciones, así como propendiendo a implementar acciones de mejora de los procesos más cuestionados. ACTIVIDADES DE CONTROL Control de calidad aplicado a los procesos de Servicios Tributarios permite detectar errores Al Jefe Nacional de Servicios Tributarios 9. Coordinará con los Jefes Regionales de Servicios Tributarios la programación y ejecución trimestral de controles de calidad a los procesos que efectúa Servicios Tributarios, con la finalidad de detectar oportunamente los errores y adoptar acciones de mejora que permite fortalecer el control interno y asegurar la calidad en la ejecución de los procesos y procedimientos. 10. Enfatizará y priorizará la capacitación y/o actualización del personal de ventanillas de Servicios Tributarios, respecto de la normativa relacionada con el Proceso de Matriculación Vehicular, así como la retroalimentación de los errores encontrados y fomentar la lectura y revisión de la Herramienta de Gestión de Conocimiento, esto permitirá disminuir los errores y estandarizar los criterios. ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos sin respaldo del levantamiento de información y análisis técnico 11. Supervisará que el nuevo manual de descripción, valoración y clasificación de puestos del Servicio de Rentas, sea elaborado técnicamente, considerando el análisis de competencias de conformidad con las directrices 4

5 establecidas por el Ministerio de Relaciones Laborales; y el mismo se encuentre alineado a la nueva estructura organizacional. Al Jefe Nacional del Departamento de Planificación y Desarrollo de Recursos Humanos 12. En coordinación con el Jefe del Área de Planificación, sustentarán técnica y documentadamente la elaboración del nuevo manual de descripción, valoración y clasificación de puestos Institucional, alineado a la reestructuración del Servicio de Rentas ; dispondrán el archivo respectivo de toda la documentación que soporta el análisis ocupacional correspondiente. Concursos de méritos y oposición, efectuados sin considerar los perfiles de puestos descritos en el Manual de Puestos Institucional 13. Dispondrá al Jefe del Departamento de Gestión de Recursos Humanos, que para efectuar concursos de méritos y oposición, se considere en las bases de los concursos, los perfiles de los puestos realmente necesarios, a fin que sean incluidos en el Manual de Puestos Institucional, previo la actualización correspondiente. Al Jefe Nacional del Departamento de Gestión de Recursos Humanos 14. Coordinará con el Jefe Nacional del Área de Reclutamiento, Selección y Contratación y con los Jefes Regionales de las Área de Recursos Humanos, y dispondrá, la revisión de los perfiles requeridos para cada puesto, a fin que se actualicen los descritos en el Manual de Puestos Institucional; y que las bases para efectuar los concursos de méritos y oposición, se ajusten y guarden consistencia con los perfiles de los puestos determinados en este Manual. 5

6 Diseño del formulario y metodología utilizada en el proceso de evaluación del desempeño, difieren de lo establecido por el Ministerio de Relaciones Laborales 15. Efectuará las coordinaciones ante el Ministerio de Relaciones Laborales, a fin que la utilización del formulario regular EVAL-01, creado por la Institución, así como el procedimiento desarrollado en la evaluación del desempeño del personal del Servicio de Rentas, sea revisado y avalizado por dicho organismo rector, para su aplicación. A la Jefe Nacional del Departamento de Planificación y Desarrollo de Recursos Humanos 16. En coordinación con la Jefe del Área de Evaluación efectuarán los ajustes necesarios en el formulario regular EVAL-01, y considerarán en el procedimiento para evaluación del desempeño, las directrices emitidas por el Ministerio de Relaciones Laborales, y aquellas adicionales que fueren revisadas y aprobadas por el organismo rector señalado. Proceso de evaluación del desempeño 2011 sin concluir 17. Dispondrá y supervisará a la Jefe del Departamento de Planificación y Desarrollo de Recursos Humanos y a la Jefe del Área de Evaluación del Desempeño, ejecutar el proceso de evaluación del desempeño de todos los Servidores Públicos del SRI, dentro de los plazos establecidos para el efecto; para lo cual se verificará que la base de datos del personal de servidores públicos se encuentre actualizada respecto a la ubicación de los servidores que hayan sido objeto de movimientos a otras unidades administrativas. De los resultados obtenidos se emitirá el informe 6

7 final en forma completa a la máxima autoridad de la Institución, así como al Ministerio de Relaciones Laborales. A la Jefe del Área de Evaluación del Desempeño 18. En coordinación con cada uno de los Jefes Departamentales de la Institución, procederán a difundir a los servidores públicos, las directrices para la Programación de la evaluación a fin que este proceso se ejecute en los plazos establecidos por el Ministerio de Relaciones Laborales, y se disponga en forma oportuna de los resultados sobre los cuales se determine el cumplimiento de los objetivos Institucionales, y las decisiones a tomarse. 19. Requerirá a cada una de las Áreas de Recursos Humanos de las Regionales; y, la Matriz, que una vez aplicado el proceso de evaluación del desempeño, se remita formalmente toda la documentación que soporte el proceso de evaluación y los resultados obtenidos, con la finalidad que quede sustento de la aplicación y novedades de referido proceso. Plan anual de formación y capacitación de 2012, no contempla cursos especializados requeridos por la Regional Manabí 20. Dispondrá a la Jefe Nacional del Área de Capacitación de Recursos Humanos, en coordinación con las Jefaturas de Áreas de Recursos Humanos de las Direcciones Regionales, revisar y analizar las reales necesidades institucionales de capacitación, previo a la elaboración del Plan Anual de Formación y Capacitación, el mismo que obedecerá a la naturaleza y especialización de la misión y objetivos de cada proceso Institucional. 21. Dispondrá a la Jefe Nacional del Área de Recursos Humanos, realizar el control y evaluación de los programas de capacitación de conformidad con la normativa vigente, a fin de determinar las necesidades de capacitación Institucional, y, 7

8 programar procedimientos de seguimiento y evaluación en la aplicación de los conocimientos adquiridos. Subrogación a puestos de jefaturas de departamentos, de jefaturas de áreas y de secretarías que no se encuentran comprendidos dentro de la estructura ocupacional Institucional, en el Nivel Jerárquico Superior Al Director General 22. Previo a la suscripción de acciones de personal por subrogación de puestos, dispondrá y verificará, que el acto administrativo a emitirse se encuentre debidamente sustentado y legalizado con la documentación pertinente. 23. Dispondrá al Área Nacional de Planificación de Recursos Humanos, coordinar con las jefaturas regionales de área de recursos humanos, a fin que previo a la emisión de acciones de personal por subrogaciones de puestos, se revise la condición y nivel del puesto a subrogar, y se emita el informe técnico respectivo que sustente el objeto y justificativo del acta administrativo a emitirse por subrogación. Acciones de personal no son suscritas y entregadas oportunamente a los servidores del SRI 24. Coordinará con el Jefe Nacional del Departamento de Gestión de Recursos Humanos y los Jefes Regionales del Área de Recursos Humanos, la oportuna suscripción de la acción de personal, cuando se efectúe un movimiento administrativo, con la finalidad de que la misma, sea entregada debidamente 8

9 legalizada al servidor público, en el momento mismo de su posesión en su nuevo puesto de trabajo. Al Jefe Nacional del Departamento de Gestión de Recursos Humanos 25. Dispondrá a todas las Áreas Regionales de Recursos Humanos, la entrega oportuna de las respectivas acciones de personal, debidamente legalizadas, cuando se efectúen movimientos administrativos, a fin de que las y los servidores públicos de la entidad, se posesionen legítimamente en el nuevo puesto de trabajo. Mecanismos de control de asistencia del personal del Servicio de Rentas no se encuentran estandarizados 26. Dispondrá a la Jefe Nacional del Departamento de Gestión de Recursos Humanos, en coordinación con los Jefes de Área de Recursos Humanos, gestionar la provisión e implantación en forma completa en todas las dependencias de la Institución, de mecanismos de control de asistencia estandarizados; y supervisará que se efectúe una implementación de mejoras a los controles internos que se encuentren en desarrollo, en el proceso de control de asistencia del personal del Servicio de Rentas. Falta de directrices de la Dirección Nacional de Recursos Humanos para estandarizar la información de los expedientes del personal de las Regionales del SRI Al Jefe Nacional del Departamento de Gestión de Recursos Humanos 9

10 27. En coordinación con las Áreas Regionales de Recursos Humanos, procederán a elaborar las directrices para estandarizar la organización y contenido de los expedientes de las y los servidores públicos de las regionales, a fin de contar con información del personal completa, actualizada y debidamente legalizada. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Políticas y Procedimientos de Tecnología de Información emitidos no establecen en forma completa acápite sobre sanciones administrativas 28. En coordinación con el Director Nacional de Planificación y Coordinación dispondrán a los jefes departamentales bajo su cargo, la verificación que todas las políticas, procedimientos, procesos, manuales e instructivos de tecnología de la información que se emitan, cumplan con todos los elementos para su aprobación, difusión, vigencia, aplicación y sanciones por incumplimiento de conformidad con la normativa pertinente para el efecto; y se encuentren aprobadas por la máxima autoridad; así como gestionarán su actualización y difusión. Sistema de Controles Extensivos con baja capacidad de procesamiento de información 29. Coordinará con la Dirección Nacional de Planificación y Coordinación la generación automática de las Lógicas de Control a fin que se optimice el tiempo del proceso de control de omisos. Derechos de autor de software desarrollado a la medida, no son registrados en el organismo competente 10

11 Al Director de la Dirección de Desarrollo Tecnológico 30. Realizará un análisis del software desarrollado a la medida, existente en el Servicio de Rentas y gestionará su registro en el Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual (IEPI). Al Director Nacional Jurídico 31. Revisará los términos de los contratos públicos para el desarrollo de programas o software a la medida a favor del SRI, a fin que los contratistas o terceras personas se abstengan de registrarlos, comercializarlos o utilizarlos con o sin fines de lucro. Así como asegurar el procedimiento a seguir respecto del registro correspondiente en el IEPI, para que los derechos de autor consten a favor de la Institución. Adquisición y producción de software aplicativo Sistema de Gestión de Talento Humano SIGETH no permite control y administración técnica 32. En coordinación con la Directora Nacional de Recursos Humanos, revisar y ejecutar la entrega formal del software aplicativo SIGETH y sus componentes adicionales desarrollados desde su puesta en producción, especificando las condiciones del mismo en cuanto a los derechos autor, uso de licencias y elaboración del manual de usuario; y designará formalmente al Administrador del Sistema Aplicativo SIGETH y a su backup Realizará la designación formal del responsable técnico del aplicativo y la elaboración del manual técnico del sistema aplicativo SIGETH. Especificaciones de seguridad y confidencialidad de los datos e información no son incluidas en los contratos 11

12 33.2 Verificará y coordinará con la Dirección Nacional Jurídica para que en la elaboración de los futuros contratos de adquisición de infraestructura tecnológica, se establezcan de manera explícita, los aspectos relacionados con la seguridad y confidencialidad de los datos e información a fin de salvaguardar los intereses del Servicio de Rentas. Problemas de funcionamiento de los equipos Q-Matic afecta a la continuidad de la atención presencial al contribuyente 34. Coordinará con la Dirección Nacional Administrativa para que conjuntamente con el Administrador del Contrato de Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de QMATIC a Nivel Nacional, se revise el funcionamiento de los equipos y se determinen las causas reales que interrumpen el servicio de los equipos Q-Matic y se adopten las acciones correctivas respectivas. Falta de un Plan de Continuidad de Tecnología de Información 35. Dispondrá al Departamento de Operaciones la implementación de los Planes de Respuesta a los Riesgos de Tecnología de la Información, Contingencia, Continuidad y de Recuperación de Desastres, que permitan tomar acciones de emergencia frente a imprevistos tecnológicos. 12

13 Falta de oportunidad en la atención a incidentes registrados debido a indisponibilidad de enlaces de comunicación 36. Dispondrá al Jefe Nacional del Departamento de Operaciones establecer las acciones correctivas necesarias para que la Mesa de Servicios escale los incidentes respetando los acuerdos de nivel de servicio establecidos con las Unidades Funcionales. 37. Dispondrá al Jefe Nacional del Departamento de Operaciones coordine con el Departamento de Seguridad Electrónica y Redes la identificación de la indisponibilidad de los enlaces de comunicación y la mejor gestión de Mesa de Servicios referente a este incidente. 13