Buenas Prácticas en la Seguridad Social. Buena práctica implementada desde: Instituto Nacional de Seguridad Social Bulgaria.

Transcripción

1 Buena práctica implementada desde: 2015 Buenas Prácticas en la Seguridad Social Intercambio electrónico de documentos y datos para la atribución y el pago de las prestaciones de corta duración Una práctica del Instituto Nacional de Seguridad Social Instituto Nacional de Seguridad Social Bulgaria Año de publicación:

2 1 Resumen En 2013, el Instituto Nacional de Seguridad Social (INSS), adoptó un plan para introducir servicios electrónicos para los empleados, los trabajadores por cuenta propia y los empleadores. El plan incluye el diseño, el desarrollo y la puesta en práctica de casi 50 nuevos servicios electrónicos entre 2013 y Un componente fundamental del plan es el intercambio electrónico de documentos y datos entre el INSS, los organismos médicos especializados, los empleadores y los trabajadores por cuenta propia para la concesión y el pago de las prestaciones de corto plazo. Durante la primera etapa, en 2015, se introdujo el intercambio electrónico de datos entre el INSS y los organismos médicos competentes especializados en la capacidad de trabajo (comisiones médicas, hospitales, médicos, empleadores y el INSS). La segunda etapa, en vigor desde 2016, abarca la presentación por vía electrónica de documentos al INSS por parte de los empleadores y los trabajadores por cuenta propia, lo cual completa la serie de documentos que es necesario intercambiar para el pago de las prestaciones. Las aplicaciones Web y los productos de software pertinentes para el intercambio electrónico de datos se ofrecen gratuitamente en y los datos están protegidos por medio de certificados electrónicos de usuario registrado. El INSS gestiona toda la infraestructura técnica, las bases de datos y los servicios administrativos necesarios para el intercambio electrónico de datos y documentos. CRITERIO 1 Qué tema/problema/desafío fue objeto de su buena práctica? Los servicios administrativos convencionales prestados en las oficinas de atención al público del INSS no ofrecían las funciones necesarias y no eran apropiados para una institución como el INSS, que atiende a más de asegurados. En muchos casos, los documentos se entregaban en papel o en CD sin posibilidad de transferir automáticamente la información disponible en las bases de datos del INSS. De este modo, se desperdiciaban recursos y el proceso de los servicios para las personas aseguradas sufría demoras. CRITERIO 2 Cuáles fueron los principales objetivos y resultados previstos? Se establecieron tres objetivos específicos para el intercambio electrónico de datos y documentos: 1. Mejora de los procesos administrativos y superación de los obstáculos administrativos mediante el suministro de servicios electrónicos innovadores orientados al afiliado.

3 2 2. Aumento de la eficiencia y la eficacia de los servicios administrativos en el ámbito de la seguridad social, acortando los tiempos de los procedimientos y reduciendo el intercambio de documentación en papel. 3. Aplicación de las tecnologías de la información y bases de datos integradas y sostenibles. Se esperan tres resultados principales: 1. El intercambio electrónico de datos y documentos reducirá la carga administrativa de los empleadores y los trabajadores por cuenta propia, vinculada con la presentación mensual de documentos en papel en las oficinas del INSS. 2. Se reducirán considerablemente los casos de fraude y los errores. 3. La presentación electrónica reducirá los costos administrativos del INSS e incrementará su eficacia. CRITERIO 3 Qué estrategia/enfoque innovador/a se adoptó para lograr los objetivos? 1. Enfoque complejo: La exitosa ejecución de este proyecto ha conferido al Instituto Nacional de Seguridad Social la distinción de encontrarse entre las primeras administraciones públicas de Bulgaria que desarrolla una compleja variedad de intercambios electrónicos de datos para la concesión de prestaciones a los afiliados. 2. Menor tiempo de procesamiento: El intercambio electrónico de documentos, que combina las funcionalidades de la infraestructura de las TI y de las bases de datos del INSS, permite que la administración procese mucho más rápido que antes los documentos, lo cual ahorra mucho tiempo y recursos en el procesamiento de los pagos de la seguridad social. 3. Optimización de los procesos empresariales: El proyecto proporciona al INSS la capacidad para reducir las actividades repetidas, optimizar los datos personales, controlar y mejorar los procedimientos de seguridad.

4 3 CRITERIO 4 Se han utilizado de manera óptima los recursos y contribuciones para lograr los objetivos y los resultados previstos? Por favor, especifique qué evaluaciones, internas o externas, de la práctica se han efectuado y qué repercusiones/resultados se han observado/logrado hasta ahora. Parte del proyecto, en particular el desarrollo de software para el intercambio electrónico de datos con los empleadores y los trabajadores por cuenta propia, se llevó a cabo con el apoyo financiero del programa operativo "Capacidad Administrativa" de la Unión Europea y con la coparticipación financiera del Fondo Social Europeo. Las actividades de supervisión y control del proyecto estuvieron a cargo de los organismos de control del programa operativo "Capacidad Administrativa" y muestran resultados muy satisfactorios. Los usuarios presentan periódicamente comentarios y sugerencias gracias a los diversos canales de comunicación del INSS (correo electrónico, formularios de contacto en línea y el centro de llamadas del INSS), como también a la encuesta general anual sobre la satisfacción de los afiliados que incluye una serie específica de preguntas sobre los servicios electrónicos. Ambos canales de comunicación han puesto de manifiesto la actitud positiva de los encuestados hacia el intercambio electrónico de datos y documentos introducido recientemente. CRITERIO 5 Qué lecciones cabe extraer? En qué medida su buena práctica podría ser idónea para ser reproducida por otras instituciones de seguridad social? Los enfoques innovadores que el INSS ha demostrado con el suministro de servicios electrónicos complejos a sus afiliados, se aplicarán en el desarrollo de etapas ulteriores de la gestión electrónica en Bulgaria. El intercambio electrónico de datos y documentos entre el INSS, los organismos médicos especializados, los empleadores y los trabajadores por cuenta propia, para la concesión y el pago de las prestaciones de corto plazo, es un elemento fundamental. En 2015, el Gobierno se centró en el suministro de servicios administrativos complejos y la integración de los registros de datos de todas las instituciones públicas. En este contexto, el proyecto del INSS es una experiencia piloto sobre fuentes comunes de información integradas basadas en tecnologías de la información. Los resultados del proyecto se incorporarán en las etapas ulteriores del desarrollo de una base de datos unificada para la administración pública del país. Se espera que las buenas prácticas de optimización de los procesos empresariales también ayuden a mejorar la capacidad administrativa de otras instituciones públicas de seguridad social que tienen funciones similares orientadas al afiliado. La participación del INSS con este proyecto en el prestigioso concurso de buenas prácticas de la AISS, constituye también una

5 4 oportunidad para compartir los resultados obtenidos en la prestación de servicios electrónicos y ampliar su campo de acción a efectos de su transferibilidad y reproducción.