CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE

Transcripción

1 CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE Uso educativo

2 Menú Mantenimiento REGISTROS: En el menú mantenimiento es donde se hace la carga de información de datos importantes: departamentos, depósitos, inventario, zonas, clientes, vendedores, tarjetas de crédito, monedas, proveedores, bancos, conceptos y beneficiarios. Al hacer clic en el Menú Mantenimiento aparecerá una ventana tal como se muestra en la siguiente figura. En el menú mantenimiento se incluyen los registros. A continuación se procede por recomendación el siguiente orden para incluir los registros en este menú del Menú Mantenimiento.

3 Menú Mantenimiento: Inventario El módulo inventario es un formulario que permite ingresar las especificaciones de los productos y servicios del inventario, generalmente son tres (3) pasos a seguir, estos son: Características del producto o servicio, costo proveedor / precio final, existencia. Se recomienda no guardar el registro hasta terminar los pasos nombrados anteriormente. Paso 1 (Características del producto o servicio) Paso a Paso: Crear un registro de inventario: 1. Haga clic en el botón de Incluir. 2. Elegir el departamento a utilizar, debe ser acorde con las características propias del artículo, el departamento debe ser apto para almacenar el producto. Ejemplo: Una nevera debe ubicarse en el departamento de línea blanca, Una aspirina debe ubicarse en el departamento de Farmacia.

4 3. En la casilla descripción se coloca el nombre del producto, debe ser corto y específico. Ejemplo: Nevera Home Mabe 12 Gris 4. En la casilla Código se coloca la identificación del producto, generalmente solo se colocan ocho (8) caracteres, se puede colocar el número de código de barras del producto ó en caso de no poseer código de barras se coloca código manual. Ejemplo de código manual: En el caso de agregar una Nevera modelo Home, marca Mabe, tamaño 12 pies y de color gris, su código puede ser: NEVHM12G observe que son ocho (8) caracteres. Nota: Predeterminadamente la casilla código viene configurada para colocar máximo ocho (8) caracteres, si el producto tiene código de barras con más de ocho (8) caracteres y es obligatorio colocarlo entonces deberá consultar con su proveedor de a2 para extender el diseño de la casilla código. 5. En las casillas de Categoría, Descripción detallada, Modelo, Marca, proporcionan información más detallada acerca del producto. 6. En la casilla Referencia, indica una característica que identifique al ítem y al mismo tiempo se muestre como común para el resto de los productos con características similares. Ejemplo de referencia: La harina Juana, Harina Pan, la referencia es Harina. 7. Unidad: Expresa el nombre de la unidad básica de venta del producto Ejemplo de unidad: Un refresco su unidad es botella o lata, Una Nevera su unidad es UND o Uno (1) 8. Moneda: Unidad monetaria del producto, predeterminadamente es Bolívar fuerte, 9. Comisiones: Si el producto tiene comisión por venta fija o invariable, se activa el cuadro de verificación y se escribe la cantidad en moneda o porcentaje. En caso de existir un único vendedor responsable de la venta del producto se especifica el mismo. Nota: Recuerde que si se agregaron comisiones en el menú mantenimiento vendedores, no se utilizará esta opción de comisiones fijas, porque se estaría duplicando comisiones para el vendedor.

5 10. Existencia con decimales: Son artículos cuya comercialización viene expresada en unidades no enteras, en especial cuando son artículos que se pesan, ejemplo: en charcuterías, joyerías. 11. Activo: Como su nombre lo indica, si está disponible o no para la venta. 12. Fecha de Creación: Por defecto se coloca la fecha en la que se crea la ficha del producto. 13. Garantía: Tiempo de garantía del producto expresado en meses. 14. Peso: Se utiliza para aquellos productos donde su peso incide directamente en su costo, por ejemplo, en una joyería, donde sus artículos varían de precio según su peso. 15. Capacidad o Contenido: Aplica en el caso de productos donde su unidad básica puede dividirse para su comercialización. Ej.: En el caso de la Farmacia La Romera, todas las medicinas que puedan venderse tanto en caja como en tabletas, debe especificarse el contenido de las mismas. Paso 2 (Costo proveedor / Precio final)

6 Paso a Paso: 1. Haga clic en el menú costos y precios 2. Escriba el monto del costo del producto (sin i.v.a.) en la casilla Costo Anterior 3. Escriba el monto del I.V.A. en la casilla Impuestos, si el producto está exento de impuesto marcar la casilla Exento. 4. Escriba en la casilla Utilidad el porcentaje asignado para el producto; Ejemplo: 20%, automáticamente el sistema a2 muestra en la casilla Precio 1 el precio final de venta al público, su resultado es la sumatoria de la utilidad + Base imponible o sin impuesto + I.V.A (12%) 5. Si no desea colocar el porcentaje de utilidad, puede colocar el monto del precio final directamente, por ejemplo ,00, y automáticamente aparece la utilidad.

7 * Es muy importante conocer con exactitud la forma en la cual se utilizarán los tipos de precios y los márgenes de ganancia para cada uno. Para tal fin es recomendable reunirse con la administración de la empresa para establecerlos. Aunque los precios se pueden estipular directamente sin tener que colocar el porcentaje de ganancia, es más práctico para fines administrativos y financieros utilizar estos últimos. * En el caso de los servicios, si deja el costo en cero, el costo del servicio se calculará automáticamente al momento de la transacción basado en el porcentaje de utilidad del precio. Si el porcentaje es cero, el costo del servicio es igual al precio de venta. * Un ejemplo de tipos de precios: Precios al por Mayor, Precios al Detal y Precios Tarjeta de Crédito. También podría establecerse un precio para amigos de la empresa donde los márgenes de utilidad sean mínimos. * Se manejan tres tipos de costos: Simple, Lote y Compuesto. * Trabajar con costo promedio se justifica para productos donde su costo varía en cada compra, pero no son clasificables por algún tipo de seña, la aplicación aplica los promedios a partir de la segunda compra del artículo, ya que para la primera vez no tiene ningún sentido. * La operación es muy simple, se toma el costo anterior se suma al nuevo y se divide entre dos para obtener el promedio de ambos, a partir de este resultado se trabajan con los márgenes de utilidad introducidos ya sea de manera directa o al colocar el precio manualmente. * La pantalla o formulario está dividido en tres partes: costos, impuesto(s) y tipos de precio. En el impuesto se coloca el porcentaje del mismo o simplemente de marca el cuadro de verificación de exento y el impuesto no aplica. En los tipos de precios se fijan los precios que se manejarán en toda la aplicación en una presentación de páginas. Redondeo de Precios de Venta Para el cálculo numérico, en toda la aplicación se establece la forma de presentación de los números, las cuales se puede seleccionar entre las siguientes: Nota: Cada vez que cambie el tipo de redondeo se afecta el margen de ganancia, para hacer los cálculos más transparentes.

8 Sin Redondeo: Presentación sin formato, se muestra el número tal cual sea el cálculo. Sin decimales: Formato con cero en los decimales, para este tipo la aplicación lleva a pérdida los céntimos producto del cálculo previo, ya que son quitados. Ej.: 3503,50 --> Cinco Céntimos: Suma 5 céntimos a los decimales expresados en el cálculo. Ej.: 3503,5 --> 3504,00 Unidad Superior: Al resultado inicial lo lleva a la unidad entera siguiente. Ej.: 3503,50 --> 3504,00 Cinco Unidades: Suma 5 unidades en la parte entera del valor inicial. ej: 3503,50 --> Decena Superior: Lleva el valor inicial al múltiplo de 10 más cercano que termine en cero por arriba. Ej.: 3503,50 --> 3510,00 Centena Superior: Lleva el valor inicial al múltiplo de 100 próximo superior con terminación en cero. Ej.: 3503,50 --> 3600,00 Paso 3 (Existencias) Los parámetros para el manejo de existencia de la aplicación se realiza a través de cuatro preguntas de simple respuesta, pero muy importantes para poder controlar los mínimos, máximos y datos de la reposición de mercancía.

9 Mínimos: límite inferior de cantidad de artículos que debe haber en existencia, lo cual servirá para preparar nuevas compras. Máximos: Su utilidad es que al momento de hacer una compra no se exceda de los requerimientos de la empresa. Días de Entrega de Mercancía: Cantidad de días para reponer mercancía desde el momento de emitir la orden de compra. Número de Compras al Año: Estimado de compras a realizar al año. La casilla existencia generalmente se recomienda no utilizarlo al momento de incluir un producto, lo recomendable es que se llene automáticamente cuando se realizan las compras de mercancía. Otras opciones: Sustitutos: En el caso de empresas donde su gama de artículos posean la característica de productos iguales con fabricantes distintos, la aplicación es capaz de almacenar los artículos con sus similares. De esta manera, en el momento de realizar la venta cuando la disponibilidad del producto seleccionado es insuficiente se tiene las opciones de sus similares. Nota: Para realizar la configuración de sustitutos debe haberse incluido en el inventario los artículos, para así poder encontrarlos en la lista.

10 Ofertas y Presentaciones: Ofertas: La posibilidad de elaborar ofertas en la aplicación es una de las bondades más resaltantes además de ser bastante flexible y fácil de configurar, en esta pantalla o formulario se lista con detalle la(s) oferta(s) del producto. Ofertas Opciones Básicas.- Para parametrizar la promoción primero se establece el Tipo, el cual puede ser: Precio o Descuento, la diferencia radica, en la primera se proporciona al sistema un porcentaje, para hacer aplicado al precio del producto y el segundo simplemente se estipula el precio de forma manual. Tipo: Precio ó Descuento:

11 A continuación se parametriza toda la oferta, desde el nombre de la misma hasta el hecho de estar o no activo, existen varias consideraciones a tomar en cuenta, el cuadro de texto titulado "Unidades Descarga", expresa la cantidad real a descontar del producto cada vez que aplica la oferta, por ejemplo en caso de 2x1 sería 2. Oferta Tipo Precio: Se establece una oferta en base al precio de venta al público, para esto es necesario seleccionar el tipo de oferta opción oferta, para este caso es (2 por el precio de uno) Oferta del Tipo Precio Indicar el Precio de la Oferta 2 Unidades que Descarga

12 Oferta Tipo Descuento: Nota: El nombre debe ser explícito ya que este será el visualizado al momento de la venta. Observe que para el caso de las ofertas tenemos dos opciones elaboradas: % de descuento Por el Precio de uno La característica de Exclusivo es para establecer una oferta o varias de ellas como las únicas opciones de los productos en la lista de búsqueda de productos al momento de procesar un documento en ventas. Al activar una oferta exclusiva solo se muestra esta y no los distintos precios que el artículo tenga establecidos Al seleccionar el Tipo Descuento, se requiere establecer el monto del descuento. Nota: Al establecer varias ofertas de un mismo producto se mostrarán todas siempre y cuando ninguna esté marcada como exclusiva, ahora si existen varias marcadas serán presentadas en orden de amiba hacia abajo tal cual se ven en esta pantalla. El campo de comisiones especifica la comisión por venta para el vendedor por esta oferta en particular. Para más opciones haga click en el botón Avanzado ubicado en la parte inferior de la pantalla.

13 Opciones Avanzadas Ofertas: Aquí se puede llevar la oferta a un nivel más específico, en función del tiempo. Los parámetros variables son: Rango de fecha en el cual la oferta podrá ser usada por el departamento de ventas además el horario por día. En el cuadro de opciones de "Día de la Semana", seleccione los días o el día que esté activa la oferta. Opciones Avanzadas Ofertas Por último, especifique la cantidad límite de unidades básicas de la oferta, adicional a este se puede establecer un tope en moneda en al cuadro de texto titulado "Ventas a la Fecha". La finalidad de estas características es de controlar el departamento de ventas a través de la aplicación, al cumplirse cualquiera de los parámetros establecidos la oferta se inactiva automáticamente.

14 Seriales: En este formulario se establecen los seriales o números de parte del fabricante de los artículos del inventario. Estos números son aquellos que identifican inequívocamente cada artículo, es decir, para un mismo modelo de producto existe un serial único. Para efectos del manejo de inventario es muy importante realizar controles de seriales, ya que es la forma más exacta de manejar con acierto el flujo de artículos. Para incluir seriales por este formulario o pantalla debe establecerse previamente el inventario inicial en existencias, así como seleccionar el depósito o bodega si esta posibilidad se le indico a la aplicación en el Módulo de Títulos y Posteriormente se introducen los seriales correspondientes a la existencia introducida. Las operaciones para seriar requieren de mucho cuidado, ya que generalmente son números alfanuméricos largos donde cualquier error puede causar retrasos en los procesos de compra.

15 Proveedores (Inventario): En esta opción podremos visualizar a que proveedores hemos comprado este ítem en particular, pudiendo obtener la información siguiente: Fecha de Compra, Cantidad de la comprada, Costo de la Última Compra, en que Moneda y cuanto fue el factor de cambio para esa compra.

16 Operaciones de Inventario de ese Ítem En esta opción podremos visualizar las operaciones de Inventario de un ítem en particular específicamente el que estamos editando en la ficha del inventario. Estadísticas y Proyecciones Podemos Visualizar la siguiente información: Inventario Inicial en Moneda Compra en Unidades Compra en Moneda Venta en Unidades Venta en Moneda Costo de Venta en Moneda Descuentos en Moneda

17 Utilidad en Moneda Total Comisión Vendedores Cargos en Unidades Cargos en Moneda Descargos en Unidades Descargos en Moneda Consulta Histórica de Movimientos de Inventario: A partir de esta versión las consultas de los movimientos de inventario pueden hacerse de forma histórica, de forma tal, que podemos visualizar las operaciones sin la necesidad de activar períodos anteriores. Esto lo podemos hacer desde el Archivo de Inventario o desde el módulo de búsqueda de inventario.

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