POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS

Transcripción

1 A quien está dirigida la plítica POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS Esta plítica aplica para tds ls titulares de infrmación persnal que sea utilizada y/ se encuentre en las bases de dats de las cmpañías GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS quien actúa en calidad de respnsable del tratamient de ls dats persnales. Marc Legal El artícul 15 de la Cnstitución de la República de Clmbia establece que cualquier persna tiene derech a cncer, actualizar y rectificar ls dats persnales que existan sbre ella en banc de dats archivs de entidades públicas privadas. Igualmente, rdena a quienes tienen dats persnales de tercers respetar ls derechs y garantía prevists en la Cnstitución cuand se reclecta, trata y circula esa clase de infrmación. La Ley Estatutaria 1581 del 17 de ctubre de 2012 establece las cndicines mínimas para realizar el tratamient legítim de ls dats persnales de ls clientes, empleads y cualquier tra persna natural. El literal k) del artícul 18 de dicha ley bliga a ls respnsables del tratamient de dats persnales a "adptar un manual intern de plíticas y prcedimients para garantizar el adecuad cumplimient de la ley y en especial, para la atención de cnsultas y reclams". El artícul 25 de la misma ley establece que las plíticas de tratamient de dats sn de bligatri cumplimient y que su descncimient acarreará sancines. Dichas plíticas n pueden garantizar un nivel de tratamient inferir al establecid en la ley 1581 de Que el Decret 1377 de 2013, define la infrmación que debe cntener cm mínim las plíticas de tratamient de infrmación. GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS está cmprmetida cn el respet y garantía de ls derechs de sus clientes, empleads y tercers en general. Pr es adpta el siguiente manual de plíticas y prcedimients de tratamient de Infrmación, de bligatria aplicación en tdas las actividades que invlucre, ttal parcialmente, la reclección, el almacenamient, el us, la circulación y transferencia de esa infrmación. Estas plíticas sn de bligatri y estrict cumplimient para GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS, en calidad de respnsable, así cm tds ls tercers que bran en nmbre de la Cmpañía, que sin actuar en nmbre de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS tratan dats persnales pr dispsición de ésta cm encargads. Tant el respnsable cm encargads, entiéndase, empleads, cntratistas y tercers deben bservar y respetar estas plíticas en el cumplimient de sus funcines y/ actividades aún después de terminads ls vínculs legales, cmerciales, labrales de cualquier índle. De igual manera, se cmprmeten a guardar estricta cnfidencialidad en relación cn ls dats tratads. Cualquier incumplimient de las bligacines y, en general, de las plíticas cntenidas en este dcument debe ser reprtad a: servicialcliente@autgas.cm.c.

2 1. Infrmación de la empresa Respnsable del Tratamient de infrmación persnal. La empresa respnsable del tratamient del dat persnal: Razón scial: GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS Dmicili: Medellín, Antiquia, Republica de Clmbia. Nit: / Dirección de crrespndencia: Carrera 48 Nr. 48 sur 75 Int 125 Envigad Antiquia República de Clmbia. servicialcliente@autgas.cm.c; Teléfn: (4) Tratamient al cual serán smetids ls dats persnales y su finalidad. El tratamient de ls dats persnales estará cntenid en la Plítica de Privacidad y Us de infrmación persnal de cada un de ls prducts y/ servicis para ls cuales apliquen. 3. Derechs de ls titulares. De cnfrmidad cn l establecid en el artícul 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decret 1377 de 2013, el titular de ls dats persnales tiene ls siguientes derechs frente a la sciedad GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS sciedades del mism grup: a. Cncer, actualizar y rectificar sus dats persnales frente a GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS, en su cndición de respnsable del tratamient b. Slicitar prueba de la autrización trgada a GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS, en su cndición de Respnsable del Tratamient. c. Ser infrmad pr GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS previa slicitud, respect del us que le ha dad a sus dats persnales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Cmerci quejas pr infraccines a l dispuest en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agtad el trámite de cnsulta reclam ante el Respnsable del Tratamient. e. Revcar la autrización y/ slicitar la supresión del dat cuand en el Tratamient n se respeten ls principis, derechs y garantías cnstitucinales y legales. f. Acceder en frma gratuita a sus dats persnales que hayan sid bjet de Tratamient. 4. Ejercici y Prcedimient para ejercer ls derechs al Habeas Data. La Ley 1581 de 2012 prprcina a tda persna titular de dats persnales una serie de garantías, de verdaders pderes jurídics frente al respnsable de ls dats persnales, ls cuales, tant le garantizan el pder de decisión y cntrl que tiene sbre la infrmación que le cncierne, cm su derech a la prtección de la misma. En adición, actúan cm cmplement del deber del respnsable de cumplir cn las bligacines que le sn impuestas en la Ley, permitiéndle identificar aquells cass en ls que el tratamient pudiera n resultar ajustad a ls misms. Para el ejercici de ls derechs, quienes pdrán actuar de cnfrmidad cn l establecid en el artícul 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decret 1377 de 2013 sn las siguientes persnas: ls titulares, ls causahabientes, su representante apderad las persnas que actúen a favr de tr para tr. Cuand la slicitud sea frmulada pr persna distinta del titular y n se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá pr n presentada.

3 GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS cuenta cn una infraestructura administrativa destinada, entre tras funcines, a asegurar la debida atención de requerimients, peticines, cnsultas, quejas y reclams relativs a prtección de dats, a fin de garantizar el ejercici de ls derechs cntenids en la Cnstitución y la ley, especialmente el derech a cncer, actualizar, rectificar y suprimir infrmación persnal; así cm el derech a revcar el cnsentimient trgad para el tratamient de dats persnales. Para cnsultas, reclams, quejas para el ejercici de ls derechs que le asisten cm titular de infrmación (Dats persnales), pdrá cmunicarse cn GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS así: Dirija su slicitud a servicialcliente@autgas.cm.c Así mism, usted pdrá llamar a la línea de atención al cliente (57) (1) en Bgtá, (57) (4) en la ciudad de Medellín, en el hrari de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 05:00 p.m. 5. Ejercici de ls derechs. 5.1 Derech de acces. El pder de dispsición decisión que tiene el titular sbre la infrmación que le cncierne, cnlleva necesariamente el derech de acceder y cncer si su infrmación persnal está siend bjet de tratamient, así cm el alcance, cndicines y generalidades de dich tratamient. De esta manera, GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS garantiza al titular su derech de acces en tres vías: a. La primera implica que el titular pueda cncer la efectiva existencia del tratamient a que sn smetids sus dats persnales. b. La segunda, que el titular pueda tener acces a sus dats persnales que están en psesión del respnsable. c. La tercera, supne el derech a cncer las circunstancias esenciales del tratamient, l cual se traduce en el deber de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS de infrmar al titular sbre el tip de dats persnales tratads y tdas y cada una de las finalidades que justifican el tratamient. GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS garantiza el derech de acces cuand, previa acreditación de la identidad del titular persnalidad de su representante, se pnga a dispsición de éste, de manera gratuita, el detalle de ls dats persnales a través de medis electrónics que permitan el acces direct del Titular a ells. 5.2 Cnsultas. GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS. Garantiza el derech de cnsulta, suministrand a las persnas que actúen en ejercici de este derech, tda la infrmación cntenida en el registr individual que esté vinculada cn la identificación del Titular. Para la atención de slicitudes de cnsulta de dats persnales GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS. Garantiza, que existen medis de cmunicación electrónica y telefónica. En cualquier cas, independientemente del mecanism implementad para la atención de slicitudes de cnsulta, las mismas serán atendidas en un términ máxim de diez (10) días hábiles cntads a partir de la fecha de su recib. Cuand n fuere psible atender la cnsulta dentr de dich términ, se infrmará al interesad antes del vencimient de ls 10 días, expresand ls mtivs de la demra y señaland la fecha en que se atenderá su cnsulta, la cual en ningún cas pdrá superar ls cinc (5) días hábiles siguientes al vencimient del primer plaz.

4 5.3 Reclams. GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS. Garantiza el derech de reclam, a las bases de dats para la crrección, actualización supresión, cuand adviertan el presunt incumplimient de cualquiera de ls deberes cntenids en la Ley 1581 de 2012 y demás nrmas aplicable. El reclam será tramitad baj las siguientes reglas: Si el reclam recibid n cuenta cn infrmación cmpleta que permita darle trámite, est es, cn la identificación del Titular, la descripción de ls hechs que dan lugar al reclam, la dirección, y acmpañand ls dcuments que se quiera hacer valer, se requerirá al interesad dentr de ls cinc (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurrids ds (2) meses desde la fecha del requerimient sin que el slicitante presente la infrmación requerida, se entenderá que ha desistid del reclam. El términ máxim para atender el reclam será de quince (15) días hábiles cntads a partir del día siguiente a la fecha de su recib. Cuand n fuere psible atenderl dentr de dich términ se infrmará al interesad antes del vencimient del referid plaz ls mtivs de la demra y la fecha en que se atenderá su reclam, la cual en ningún cas pdrá superar ls ch (8) días hábiles siguientes al vencimient del primer términ. 5.4 Implementación de prcedimients para garantizar el derech a presentar reclams. La slicitud de rectificación, actualización supresión debe ser presentada a través de ls medis habilitads pr GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS señalads en el avis de privacidad y en este dcument, y cntener, cm mínim, la siguiente infrmación: 1. El nmbre, dmicili del titular y medi de cntact para recibir la respuesta cm teléfn, crre electrónic, dirección de residencia. 2. Ls dcuments que acrediten la identidad la representación de su representante. 3. La descripción clara y precisa de ls dats persnales respect de ls cuales el titular busca ejercer algun de ls derechs. 4. En cas dad trs elements dcuments que faciliten la lcalización de ls dats persnales. Parágraf 1. Rectificación y Actualización De Dats. GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS tiene la bligación de rectificar y actualizar a slicitud del titular, la infrmación de éste que resulte ser incmpleta inexacta, de cnfrmidad cn el prcedimient y ls términs arriba señalads. Al respect se tendrá en cuenta l siguiente: GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS tiene plena libertad de habilitar mecanisms que le faciliten el ejercici de este derech. Parágraf 2. Supresión De Dats. El titular tiene el derech, en td mment, a slicitar a GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS la supresión (eliminación) de sus dats persnales cuand: a. Cnsidere que ls misms n están siend tratads cnfrme a ls principis, deberes y bligacines previstas en la Ley 1581 de b. Hayan dejad de ser necesaris pertinentes para la finalidad para la cual fuern reclectads. c. Se haya superad el perid necesari para el cumplimient de ls fines para ls que fuern reclectads.

5 Esta supresión implica la eliminación ttal parcial de la infrmación persnal de acuerd cn l slicitad pr el titular en ls registrs, archivs, bases de dats tratamients realizads pr GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS Es imprtante tener en cuenta que el derech de cancelación n es abslut y el respnsable puede negar el ejercici del mism cuand: a. Slicitud de supresión de la infrmación n prcederán cuand el titular tenga un deber legal cntractual de permanecer en la base de dats. b. La eliminación de dats bstaculice actuacines judiciales administrativas vinculadas a bligacines fiscales, la investigación y persecución de delits la actualización de sancines administrativas. c. Ls dats sean necesaris para prteger ls intereses jurídicamente tutelads del titular; para realizar una acción en función del interés públic, para cumplir cn una bligación legalmente adquirida pr el titular. En cas de resultar prcedente la cancelación de ls dats persnales, GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS debe realizar perativamente la supresión de tal manera que la eliminación n permita la recuperación de la infrmación. 5.5 Revcatria De La Autrización. Ls titulares de ls dats persnales pueden revcar el cnsentimient al tratamient de sus dats persnales en cualquier mment, siempre y cuand n l impida una dispsición legal. Se tendrán ds mdalidades en las que la revcación del cnsentimient puede darse. La primera, sbre la ttalidad de las finalidades cnsentidas, est es, que GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS deba dejar de tratar pr cmplet ls dats del titular; la segunda, puede sbre alguns tips de tratamient determinads, cm pr ejempl para estudis de mercad. Pr l anterir, será necesari que el titular al mment elevar la slicitud de revcatria del cnsentimient a GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS, indique en ésta si la revcación que pretende realizar es ttal parcial. En la revcatria parcial deberá indicar cn cuál tratamient el titular n está cnfrme. Habrá cass en que el cnsentimient, pr su carácter necesari en la relación entre titular y respnsable pr el cumplimient de un cntrat, pr dispsición legal n pdrá ser revcad. 6. Prcedimient de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y Cmerci: El Titular causahabiente sól pdrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Cmerci una vez haya agtad el trámite de cnsulta reclam ante GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS, de acuerd al prcedimient anterirmente mencinad.

6 7. Deberes de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS Deberes de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS cuand bra cm Respnsable del tratamient de dats persnales. Tds ls bligads a cumplir esta plítica deben tener presente que es respnsabilidad de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS cumplir ls deberes que al respect impnga la ley. Pr ende, deben brar de tal frma que cumplan las siguientes bligacines: 7.1. Deberes de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS respect del titular del dat. a. Slicitar y cnservar, en las cndicines previstas en esta plítica, cpia de la respectiva autrización trgada pr el titular. b. Infrmar de manera clara y suficiente al titular sbre la finalidad de la reclección y ls derechs que le asisten pr virtud de la autrización trgada. c. Garantizar al titular, en td tiemp, el plen y efectiv ejercici del derech de hábeas data, es decir, cncer, actualizar rectificar sus dats persnales. d. Infrmar a slicitud del titular sbre el us dad a sus dats persnales. e. Tramitar las cnsultas y reclams frmulads en ls términs señalads en la presente plítica Deberes de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS respect de la calidad, seguridad y cnfidencialidad de ls dats persnales. a. Observar ls principis de veracidad, calidad, seguridad y cnfidencialidad en ls términs establecids en la legislación Clmbiana. b. Cnservar la infrmación baj las cndicines de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, cnsulta, us acces n autrizad fraudulent. c. Actualizar la infrmación cuand sea necesari. d. Rectificar ls dats persnales cuand ell sea prcedente Deberes de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS cuand realiza el tratamient a través de un Encargad. a. Suministrar al Encargad del tratamient únicamente ls dats persnales que está autrizad a suministrar a tercers. b. Garantizar que la infrmación que se suministre al Encargad del tratamient sea veraz, cmpleta, exacta, actualizada, cmprbable y cmprensible. c. Cmunicar de frma prtuna al Encargad del tratamient tdas las nvedades respect de ls dats que previamente le haya suministrad y adptar las demás medidas necesarias para que la infrmación suministrada a este se mantenga actualizada. d. Infrmar de manera prtuna al Encargad del tratamient las rectificacines realizadas sbre ls dats persnales para que éste prceda a realizar ls ajustes pertinentes. e. Exigir al Encargad del tratamient, en td mment, el respet a las cndicines de seguridad y privacidad de la infrmación del titular. f. Infrmar al Encargad del tratamient cuand determinada infrmación se encuentre en discusión pr parte del titular, una vez se haya presentad la reclamación y n haya finalizad el trámite respectiv.

7 7.4. Deberes de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS respect de la Superintendencia de Industria y Cmerci a. Infrmarle las eventuales vilacines a ls códigs de seguridad y la existencia de riesgs en la administración de la infrmación de ls titulares. b. Cumplir las instruccines y requerimients que imparta la Superintendencia de Industria y Cmerci Deberes de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS cuand bra cm Encargad del tratamient de dats persnales. Si GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS realiza el tratamient de dats en nmbre de tra entidad u rganización (Respnsable del tratamient) deberá cumplir ls siguientes deberes: a. Establecer que el Respnsable del tratamient esté autrizad para suministrar a GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS ls dats persnales que tratará cm Encargad. b. Garantizar al titular, en td tiemp, el plen y efectiv ejercici del derech de hábeas data. c. Cnservar la infrmación baj las cndicines de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, cnsulta, us acces n autrizad fraudulent. d. Realizar prtunamente la actualización, rectificación supresión de ls dats. e. Actualizar la infrmación reprtada pr ls Respnsables del tratamient dentr de ls cinc (5) días hábiles cntads a partir de su recib. f. Tramitar las cnsultas y ls reclams frmulads pr ls titulares en ls términs señalads en la presente plítica. g. Registrar en la base de dats las leyenda "reclam en trámite" en la frma en que se establece en la presente plítica. h. Insertar en la base de dats la leyenda "infrmación en discusión judicial" una vez ntificad pr parte de la autridad cmpetente sbre prcess judiciales relacinads cn la calidad del dat persnal. i. Abstenerse de circular infrmación que esté siend cntrvertida pr el titular y cuy blque haya sid rdenad pr la Superintendencia de Industria y Cmerci. j. Permitir el acces a la infrmación únicamente a las persnas autrizadas pr el titular facultadas pr la ley para dich efect. k. Infrmar a la Superintendencia de Industria y Cmerci cuand se presenten vilacines a ls códigs de seguridad y existan riesgs en la administración de la infrmación de ls titulares. l. Cumplir las instruccines y requerimients que imparta la Superintendencia de Industria y Cmerci. 8. Transferencia internacinal de dats persnales Cuand se envíen transfieran dats a tr país será necesari cntar cn la autrización del titular de la infrmación que es bjet de transferencia. Salv que la ley diga l cntrari, es presupuest necesari la existencia de dicha autrización para efectuar la circulación internacinal de dats. En este sentid, antes de enviar dats persnales a tr país, ls bligads de cumplir esta plítica deberán verificar que se cuenta cn la autrización previa, expresa e inequívca del titular que permita trasmitir sus dats persnales. Dicha transferencia de ls dats persnales se realiza únicamente a tercers cn quien GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS tenga víncul cntractual, cmercial y/ jurídic.

8 9. Tratamient y Finalidad. El tratamient de ls dats de ls titulares cn ls cuales GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS. Tuviere establecida una relación cm RESPONSABLE del tratamient de dats persnales pr virtud de la Ley cntrat, l realizará cn base en l establecid pr la ley de prtección de dats persnales en l que le sea aplicable, y en general para el cumplimient de su bjet scial. En td cas, ls dats persnales pdrán ser reclectads y tratads para: El trgamient de incentivs y recmpensas que impulsen la venta y us de ls prducts, tales cm descuents, regals, trs Prmcinar y Cmunicar infrmación relacinada cn prgramas y campañas de beneficis y fidelización, fertas de servicis de valr agregad, tant prducts y servicis prpis cm de tercers. Gestinar infrmación requerida para el cumplimient de las bligacines tributarias y de registrs cmerciales, crprativs y cntables de la empresa. Cumplimient de ls cntrats de suministr de cmbustible cn ls clientes. Selección de talent human, gestión de cntratación. Enviar crrespndencia, crres electrónics cntact telefónic cn ls clientes, trabajadres, prveedres y usuaris de sus diferentes aplicativs en pr de actividades infrmativas, publicitarias, prmcinales de mercade Desarrllar el bjet scial de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS. cnfrme a sus estatuts sciales. Cnsultar en centrales de infrmación ls dats de ls titulares para fines cmerciales y de servicis de crédit. Gestión y administración de prveedres y cntratistas. Cnsultar y tratar hábits de cnsum, transaccines de cmpra y aficines para la ferta de servicis prpis y de tercers, de futurs aliads Cntactar a ls titulares de ls dats cn el fin de realizar estudis de mercads y campañas publicitarias. Cmpartir cn empresas aliadas, asciads, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias, y tercers cn ls cuales se tengan suscrits acuerds de tratamient de dats persnales para la ferta de servicis de valr agregad. 10. Avis de Privacidad GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS, en l sucesiv y a quien le sean cedids ls derechs, le infrma que el avis de privacidad de tratamient de sus dats persnales puede cnsultarl en Mdificación y/ actualización de la plítica de prtección de dats y manej de infrmación Cualquier cambi sustancial en las plíticas de Tratamient, se cmunicará de frma prtuna a ls titulares de ls dats a través de ls medis habituales de cntact y/ a través de: Página pública de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS Crre electrónic enviad a ls titulares.

9 Las cmunicacines se enviarán cm mínim, diez (10) antes de implementar las nuevas plíticas y/ actualización sustancial de la misma. 12. Vigencia de las plíticas de tratamient de infrmación persnal. Las presentes plíticas rigen a partir del 01 de abril de Pr regla general, el términ de las autrizacines sbre el us de ls dats persnales pr ls clientes y/ usuaris se entiende pr el términ de la relación cmercial de la vinculación al servici y durante el ejercici del bjet scial de la cmpañía. Las autrizacines sbre ls dats de ls clientes y/ usuaris pdrán terminar pr vluntad de ls misms en cualquier mment. Si la persna es un cliente activ de GRUPO EDS AUTOGAS SAS / FUELTRANS SAS n se pdrán usar sus dats para nada diferente a la prestación del prduct servici y para el frecimient de renvacines psterires cuand el servici tenga esta mdalidad. Cuand ls términs de las plíticas de privacidad y us de infrmación persnal de cualquier de ls servicis prducts cntratads pr un titular, cambien en l esencial, pr regla general, en ls servicis que tengan la pción de renvación se btendrá en esta la nueva autrización. Para ls demás cass, se btendrá la autrización en la frma establecida para cada plítica avis de privacidad a través del medi usual de cntact entre la empresa y ls titulares.