GUÍA PARA NETWORKERS ASPRONET ESAL CÓMO FORMAR UNA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS S.A.S

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1 GUÍA PARA NETWORKERS ASPRONET ESAL CÓMO FORMAR UNA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS S.A.S 1

2 GUÍA PARA NETWORKERS ASPRONET ESAL CÓMO FORMAR UNA SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS S.A.S DEFINICIÓN El Código de Comercio (Decreto 410 de 1971), y diversas normas legales expedidas posteriormente, han regulado de manera expresa lo atinente con las sociedades comerciales, la forma de constituirlas, su estructura y funcionamiento en Colombia. Una de las innovaciones que procura facilitar la creación de empresas, es la Ley 1258 del 5 de diciembre de 2008, Por medio de la cual se crea la sociedad por acciones simplificada. Una de las razones que conllevaron a la creación en nuestro país de la sociedad por acciones simplificada fue la reducción notoria en lo relacionado con los costos que implicaban la constitución de una sociedad comercial, reducción tanto en el monto del dinero invertido, como también la reducción del tiempo que se invierte dar nacimiento ante el ordenamiento legal colombiano. Resumiendo, una Sociedad por Acciones Simplificadas (SAS) es una persona jurídica cuya naturaleza será siempre de carácter comercial, independientemente de las actividades que se encuentren previstas en su objeto social. 2

3 CONSTITUCIÓN Una SAS puede ser constituida por una o varias personas, bien sean naturales o jurídicas, mediante contrato o acto unilateral que conste por documento privado, debidamente inscrito en el registro mercantil de la Cámara de Comercio correspondiente (Artículo 1 y 5 de la Ley 1258 de 2008). Su constitución puede hacerse por documento privado o por escritura pública. En cuanto a la autenticación, el documento privado de constitución debe ser autenticado por todos y cada uno de quienes participan en la constitución. Esto puede hacerse o a través de un apoderado. Por regla general, las SAS se constituyen por documento privado que debe ser autenticado. En el documento constitutivo se puede disponer un término de duración definido o indefinido y en caso de no indicarse nada al respecto, se entiende que la sociedad se ha constituido por término indefinido. El nombre de la sociedad debe ir acompañado de las palabras Sociedad por Acciones Simplificada o de las letras SAS. En el documento privado de constitución, debe expresarse una relación clara y completa de las actividades principales a las cuales se dedicará la compañía, salvo que en el mismo se indique que ella podrá realizar toda clase de actividad comercial o civil, lícita. De no expresarse nada en los estatutos, necesariamente debe entenderse que la compañía puede efectuar cualquier actividad lícita. Una SAS es considerada sociedad de hecho cuando no se efectúe la inscripción del documento privado o público de constitución de la sociedad en la Cámara de Comercio del lugar donde la compañía tiene su domicilio principal. 3

4 Una SAS es considerada sociedad de hecho cuando no se efectúe la inscripción del documento privado o público de constitución de la sociedad en la Cámara de Comercio del lugar donde la compañía tiene su domicilio principal. Si se trata de una sola persona, responderá personalmente por las obligaciones que contraiga en desarrollo de la empresa. La constitución de sociedades en Colombia, en general, debe estarse a lo consagrado en nuestro ordenamiento societario. En cuanto a lo particular, la Ley 1258 de 2008 determina los alcances de la Sociedad por Acciones Simplificada. Esta ley sólo rige dentro del territorio nacional. Las sociedades anónimas simplificadas se constituyen en Colombia y se someten a la legislación nacional. Cualquier sociedad constituída fuera del territorio nacional se considera sociedad extranjera. La SAS adquiere personalidad jurídica una vez queda inscrito en el registro mercantil el documento de constitución de la misma. REGLAS ESPECIALES SOBRE EL CAPITAL Y LAS ACCIONES Ver Guía Suscripción y pago del capital (artículo Capital autorizado) 4

5 CARACTERÍSTICAS La suscripción y pago del capital podrá hacerse en condiciones, proporciones y plazos distintos de los previstos en las normas contempladas en el Código de Comercio para las sociedades anónimas. Sin embargo, en ningún caso, el plazo para el pago de las acciones excederá de dos (2) años En los estatutos de las SAS podrán establecerse porcentajes o montos mínimos o máximos del capital social que podrán ser controlados por uno o más accionistas, en forma directa o indirecta. En caso de establecerse estas reglas de capital variable, los estatutos podrán contener disposiciones que regulen los efectos derivados del incumplimiento de dichos límites La Superintendencia de Sociedades autoriza las colocaciones de acciones cuando se trate de una colocación de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto y de acciones privilegiadas en cualquier sociedad sometida a su vigilancia26. También autoriza la colocación de acciones cuando la compañía se encuentra sometida a su control sin perjuicio del tipo societario de la misma. Por lo anterior, en la medida que la Sociedad por Acciones Simplificada se encuentre sometida a la vigilancia o al control de la Superintendencia de Sociedades, requerirá de la autorización respectiva. No se requiere autorización de la Superintendencia de Sociedades para expedir los títulos de acciones. En todas las sociedades por acciones debe haber reglamento de colocación de acciones. Pero el régimen de las SAS es más flexible y la suscripción y pago del capital podrá hacerse en condiciones, proporciones y plazos distintos de los previstos en las normas contempladas en el Código de Comercio para las sociedades anónimas. Sin embargo, en ningún caso, el plazo para el pago de las acciones excederá de dos (2) años. El reglamento de colocación de acciones es indispensable porque en este se establecen las condiciones de la oferta. 5

6 En los estatutos que regulan la sociedad pueden consagrarse diversas clases de acciones, entre las cuales podemos encontrar las siguientes, ajustadas las mismas a los términos y condiciones previstos en las normas legales respectivas: A - Acciones privilegiadas B - Acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto C- Acciones con dividendo fijo anual, y D - Acciones de pago: son aquellas que son emitidas con el fin de honrar obligaciones entre ellas laborales, por los servicios prestados a la compañía por los administradores o de otra persona en particular. Los accionistas de la sociedad tienen plena libertad para organizar la estructura de la sociedad, La SAS es una sociedad de capitales, cuya naturaleza será siempre de carácter comercial, independientemente de las actividades que se encuentren previstas en su objeto social. Las acciones que emita una SAS no pueden ser inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores, ni negociarse en bolsa. En las sociedades por acciones, como lo es la SAS debe llevarse libro de accionistas, y además deben expedirse títulos de las acciones. Las acciones no deben tener un formato especial, pero sí deben contener los requisitos del artículo 401 del Código de Comercio. Una SAS no está obligada a tener revisor fiscal, salvo cuando la ley lo exija. Una SAS solo estará obligada a tener revisor fiscal, cuando reúna los montos de activos o ingresos a que alude el parágrafo 2º del artículo 13 de la Ley 43 de El certificado necesario para registrar el aumento del capital suscrito y/o pagado de la sociedad en la Cámara de Comercio del domicilio social, debe ser expedido y suscrito por el representante legal de la compañía. 6

7 PROCEDIMIENTO Pasos para la creación: 1. Consultar nombre en el RUES 2. Preparar la papelería 3. Inscripción en la cámara de comercio 4. Crear cuenta de ahorros 5. Tramitar el RUT definitivo 6. Tramitar el registro mercantil definitivo. 7. Resolución de facturación y firma digital. 7

8 1. Consultar nombre en el RUES Lo primero es consultar en el Registro Único Empresarial y Social (RUES) para verificar que no exista otra empresa con el nombre que desean registrar. Solo hay que entrar a y escribir la razón social. Luego dar clic en el botón Consultar. 8

9 2. Preparar la papelería Los documentos necesarios para la constitución son: Documento privado de constitución PRE-RUT (omitir si ya lo posee) Fotocopia de la cédula del representante legal Formulario único empresarial El documento privado de constitución, son los estatutos de la compañía donde se define la estructura de la organización. Para redactarlo se puede buscar un formato y adecuarlo a las características de la empresa. El PRE-RUT se diligencia en la página web de la DIAN, seleccionando la opción Inscripción RUT y luego cámara de comercio. El sistema le informará que si ya había realizado el proceso y guardó un borrador del documento, puede escribir el número del formulario para continuar con la edición. Pero como apenas se va a crear, solo hay que dar clic en continuar dejando el campo de formulario en blanco. El formulario único empresarial se adquiere en la cámara de comercio, se debe llenar con todos los datos de la empresa. En su caso en calidad de networker en este punto debería contar con RUT como personal natural que será requisito suficiente para suplir este paso. (Para consultar cómo expedir el RUT ver la Guía RUT del portal de ASPRONET en la sección de Afiliados). 9

10 3. Inscripción en la cámara de comercio Luego hay que ir a la cámara de comercio con toda la papelería y realizar el registro. Si todo está en orden le cobrarán los derechos de inscripción junto con los demás costos de constitución. Los costos de estos derechos de registro de matrícula mercantil dependen de la cantidad de activos, que en su calidad de networker corresponden a falta Le dirán que el proceso tarda aproximadamente un día y le indicarán cuando debe volver. Algunas cámaras notifican el radicado por medio de mensaje de texto o por correo electrónico. Cuando se haya completado, le entregarán una versión preliminar de la matrícula mercantil la cual servirá para crear la cuenta de ahorros. También le darán una segunda versión del PRE-RUT, en caso que lo esté creando. 4. Crear cuenta de ahorros Con la papelería debe ir a una entidad financiera para crear una cuenta de ahorros a nombre de la empresa. Dependiendo de las políticas del Banco, deberá presentar diferentes documentos. La mayoría pedirá el balance inicial, así que tengan cerca el teléfono de su contador. Le entregarán una carta dirigida a la DIAN, donde certifican y detallan la existencia de la cuenta. 10

11 5. Tramitar el RUT definitivo Ahora es necesario ir a la DIAN para diligenciar el RUT definitivo. Necesitará: la cédula del representante legal con su respectiva copia, la versión previa del registro mercantil y la constancia de titularidad de la cuenta de ahorros (suministrada por el banco en el paso 4). En este punto, todavía NO es posible expedir la resolución de facturación, pues necesita tener la matricula definitiva. 6. Tramitar el registro mercantil definitivo Con el RUT podrá terminar el registro en la cámara de comercio. El proceso es simple, y al completarlo ya podrá solicitar copias de la matrícula mercantil. Felicitaciones! La empresa ya está totalmente constituida, solo falta realizar el paso 7 para poder facturar. 7. Resolución de facturación y firma digital Para solicitar la resolución de facturación se necesita llenar un formulario que puede ser descargado en la página de la DIAN, llevar la cédula del representante legal (original y copia), y el registro mercantil definitivo. Es conveniente aprovechar para solicitar la firma digital y así dejar todo listo. 11

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