Dirección General de Administración de Bienes Y Contratación Administrativa

Transcripción

1 miministerio C O S T A BICA San José, 23 de mayo de 2011 DGABCA-NP Señores (a): Proveedurías Institucionales de la Administración Central S.O. Estimados Señores (a): RECIBIDO CONFORME * 21JUL 2011 Nombre:. Firma: Hora: H Considerando que en algunas Instituciones se presenta confusión en cuanto a los deberes y responsabilidades que tienen los Jefes de Programa, sub-programa o proyecto para dar inicio a los procedimientos de contratación administrativa, se ha estimado oportuno hacer un repaso de la normativa vigente, tanto de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos N 8131, y la Ley de Contratación Administrativa sobre este tema: Los artículos 7, 8 y 9 de la Ley de Contratación Administrativa establecen los requisitos previos de los procedimientos de contratación administrativa, los cuales son desarrollados más ampliamente en los artículos 9, 10 y 11 del Reglamento de Contratación Administrativa que indican: "Artículo 7 Inicio del procedimiento. El procedimiento de contratación se iniciará con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado competente. Esta decisión encabezará el expediente que se forme y contendrá una justificación de su procedencia, una descripción y estimación de costo del objeto, así como el cronograma con las tareas y los responsables de su ejecución. La justificación del inicio del procedimiento de contratación deberá estar acorde con lo establecido en los planes de largo y mediano plazos, el Plan Nacional de Desarrollo, cuando sea aplicable, el plan anual operativo, el presupuesto y el programa de adquisición institucional, según corresponda. (Así reformado mediante el artículo 1 de la ley N del 16 de mayo del 2006). ARTICULO 8. -Disponibilidad presupuestaría. Para iniciar el procedimiento de contratación administrativa, es necesario contar con recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva. En casos excepcionales y para atender una necesidad muy calificada, a juicio de la Oficio DGABCA-NP Página

2 liliministerio COSTA RICA Administración y previa autorización de la Contraloría General de la República, podrán iniciarse los procedimientos de contratación administrativa, para lo cual se requiere la seguridad de que oportunamente se dispondrá de la asignación presupuestaria. En estas situaciones, la Administración advertirá, expresamente en el cartel, que la validez de la contratación queda sujeta a la existencia del contenido presupuestario, (Así reformado este párrafo por el artículo 1, inciso c), de la ley N 7612 de 22 de julio de 1996) En las contrataciones cuyo desarrollo se prolongue por más de un período presupuestario, deberán adoptarse las previsiones necesarias para garantizar el pago de las obligaciones. ARTICULO 9.- Previsión de verificación. Para comenzar el procedimiento de contratación, la Administración deberá acreditar, en el expediente respectivo, que dispone o llegará a disponer, en el momento oportuno, de los recursos humanos y la infraestructura administrativa suficiente para verificar el fiel cumplimiento del objeto de la contratación, tanto cuantitativa como cualitativamente." Reglamento General de Contratación Administrativa "Requisitos previos " Artículo 7.- Publicidad del Programa de Adquisiciones En el primer mes de cada período presupuestario, la Administración dará a conocer el Programa de Adquisiciones proyectado para ese año, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar. La Administración procurará incluir en el Programa de Adquisiciones al menos, la siguiente información: a) Tipo de bien, servicio u obra por contratar. b) Proyecto o programa dentro del cual se realizará la contratación. c) Monto estimado de la compra. d) Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación. e) Fuente de financiamiento. J) Cualquier otra información complementaria que contribuya a la identificación del bien o servicio. El Programa de Adquisiciones podrá ser modificado cuando surja una necesidad administrativa no prevista. Oficio DGABCA-NP Página 2

3 nrhministerio Quedan excluidas de la obligación de publicación, las contrataciones efectuadas con prescindencia de los procedimientos ordinarios y las efectuadas con fundamento en los supuestos de urgencia. La Administración, podrá divulgar el respectivo programa de adquisiciones y sus modificaciones en los Sistemas Electrónicos, a través de Internet. De utilizarse medios distintos de la publicación en el Diario Oficial La Gaceta, el respectivo órgano o entidad por lo menos deberá informar, en el citado Diario, o en dos diarios de circulación nacional, acerca del medio empleado para dar a conocer su programa de adquisiciones. Todas las Instituciones que utilicen el Sistema de Compras Gubernamentales, CompraRED, deberán divulgar el respectivo programa de adquisiciones y sus modificaciones en dicho Sistema. Artículo 8.- Decisión inicial La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por el Jerarca de la Unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución. Esta decisión se adoptará una vez que la unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, lo siguiente: a) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, según corresponda. b) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto. La Administración Central de manera obligatoria, y facultativamente las demás instituciones del Sector Público, utilizarán el catálogo de mercancías de la y Contratación Administrativa del Ministerio de. c) Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio. d) La estimación actualizada del costo del objeto, de acuerdo con lo establecido en el presente Reglamento en cuanto a la estimación del negocio. e) En las licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y Oficio DGABCA-NP Página 3

4 nfiministerio C O S T A R I C A seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados. La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno. f) Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento. g) La designación de un encargado general del contrato cuando, por la magnitud del negocio o porque así sea conveniente al interés público o institucional, tal designación resulte conveniente para la adecuada ejecución del contrato. \ El funcionario competente valorará el cumplimiento de los anteriores requisitos, dispondrá la confección de un cronograma con tareas y responsables de su ejecución y velará por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse; e informará a la brevedad posible al adjudicatario, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento trascendente de éste, afín de que se adopten las medidas pertinentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a la Proveeduría Institucional. Artículo 9.- Disponibilidad presupuestaría Cuando se tenga certeza que el contrato se ejecutará en el período presupuestario siguiente a aquél en que dio inicio el procedimiento, o bien, ésta se desarrolle por más de un período presupuestario, la Administración, deberá tomar las previsiones necesarias para garantizar en su oportunidad el pago de las obligaciones. Cuando se incumpliere esta obligación, la Administración, deberá adoptar las medidas que corresponda en contra del funcionario responsable, de acuerdo con su régimen disciplinario interno. En ninguno de estos casos se requerirá autorización de la Contraloría General de la República para iniciar el procedimiento de selección del contratista respectivo. Para atender una necesidad muy calificada en casos excepcionales, en los que el inicio del procedimiento y la ejecución del contrato puedan darse dentro de un mismo período presupuestario y no se cuente con la totalidad de los fondos, se podrá solicitar autorización a la Contraloría General de la República para dar inicio en esa condición. En estos casos, la Contraloría General de la República, dispondrá de un plazo de diez días hábiles para pronunciarse sobre el particular. En las bases Oficio DGABCA-NP Página 4

5 nfiministerio COSTA H I C A del concurso se advertirá expresamente sobre esta circunstancia. En este supuesto no podrá dictarse el acto de adjudicación hasta tanto no se cuente con el disponible presupuestario." De conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley de Contratación Administrativa y 8 de su Reglamento, uno de los requisitos iniciales en los procedimientos de contratación administrativa es la decisión inicial, la cual se conceptualiza como una justificación de la finalidad que se persigue satisfacer de conformidad con el presupuesto del programa; subprograma o proyecto, respectivo en relación con el Plan Nacional de Desarrollo. Es necesario recordar que, los ministerios, sus órganos adscritos y demás entidades públicas, deben vincular su planificación al Plan Nacional de Desarrollo, de conformidad con el artículo 4 de la Ley N 8131, ya citada en párrafos anteriores y el artículo 4 del Decreto Ejecutivo - N H-MP-PLAN y derivado de este se debe promulgar tanto el Plan Estratégico Institucional, el Plan Anual Operativo, a fin de permitir el seguimiento y evaluación de las funciones de cada programa, subprograma o proyecto, siendo responsabilidad de cada uno de los jefes realizarlo. Asimismo el artículo en análisis establece, que la decisión inicial debe ser emitida por el órgano competente, por lo que se hace indispensable en este punto determinar cual es el funcionario responsable de esta labor, esta función tiene una estrecha relación a esa planificación realizada por los distintos jefes de programas, tomando como parámetro para su elaboración los planes de mediano y largo plazo, las políticas y los objetivos institucionales definidos para ese determinado período, y tomando en cuenta la asignación presupuestaria de cada unidad administrativa, motivo por el que para elaborar la decisión inicial el funcionario competente debe de realizar los estudios previos de factibilidad y de mercado para conocer de antemano el costo estimado de los bienes y servicios, y así poder determinar el monto que le asigna a cada una de las líneas que requiere contratar. Por lo anterior son los jefes de programa quienes elaborarán la decisión inicial de los procedimientos de contratación administrativa, en atención a toda esa planificación que se ha realizado para ese ejercicio económico. El artículo 8 de la Ley de Contratación Administrativa, debe concordarse con lo regulado en el artículo 9 del Reglamento General de Contratación Administrativa, que establece la necesidad de que todo procedimiento de contratación cuente con la previsión presupuestaria respectiva, de manera que una vez que la contratación sea adjudicada la Administración pueda cumplir con el compromiso adquirido con un tercero y esta situación debe ser prevista desde la decisión inicial, para tales efectos es que cumple un papel preponderante el análisis preliminar del costo de la obra, bien o servicio que se va a contratar para conocer de antemano el costo estimado de lo que se va a contratar, situación que contribuye en Oficio DGABCA-NP Página 5

6 Ministerio de ItflCOSTA RICA buena medida a garantizar la efectividad de la contratación. Lo anterior no implica que los Jefes de Programa deban remitir a las Proveedurías Institucionales proformas de diferentes proveedores con el monto de los bienes y servicios que se pretender contratar, sino que la idea es que realicen una investigación preliminar en el mercado para efectos de asignar el presupuesto correspondiente a cada contratación. Por otra parte, los Jefes de Programa al ser los responsables de realizar el plan de compras, al tener la inmediatez de la información de los bienes y servicios necesarios, para ese periodo presupuestario y al ser a su vez los responsables de la ejecución presupuestaria del programa a su cargo 1 ; son quienes deben confeccionar las solicitudes de pedido para dar inicio a los tramites de contratación administrativa de acuerdo a las facultades a ellos concedidas, de forma que dispongan de la mejor forma del presupuesto asignado a su unidad en concordancia con los planes de trabajo establecidos para ese año. De igual forma son los Jefes de Programa, subprograma o proyecto los que deben indicar si previendo el plazo necesario para realizar el procedimiento de contratación y su ejecución en caso de prolongarse a otros periodos presupuestarios, contarán con la disponibilidad presupuestaria para los otros periodos, emitiéndose la respectiva certificación de fondos y así se debe indicar en la decisión inicial. Por otra parte si no cuenta con disponibilidad presupuestaria y se requiere iniciar los procedimientos de contratación y la ejecución contractual se dará durante el mismo ejercicio económico, será el Jefe de Programa quien debe gestionar internamente y ante la Contraloría General de la República, la respectiva autorización, sin esta última, no podrá realizarse el procedimiento de contratación. Por su parte el artículo 9 de la LCA, desarrollado con mayor profundidad en el artículo 8 inciso f) de su reglamento, establecen la necesidad que se acredite en el expediente administrativo el recurso humano y la infraestructura con que se cuenta para verificar la debida ejecución de la contratación, y será sobre ese personal que recaerá la obligación de emitir el recibido conforme respectivo de la contratación, previa verificación de todos los aspectos requeridos y especificados en el cartel, la oferta, la adjudicación y el contrato y no sobre la Proveeduría Institucional, cuya competencia concluye con el acto de adjudicación. 'ARTICULO 46.- Compromisos presupuestarios Los saldos disponibles de las asignaciones presupuestarias caducarán al 31 de diciembre de cada año. Los gastos comprometidos pero no devengados a esa fecha, se afectarán automáticamente en el ejercicio económico siguiente y se imputarán a los créditos disponibles para este ejercicio. Los saldos disponibles de las fuentes de financiamiento de crédito público externo y las autorizaciones de gasto asociadas, se incorporarán automáticamente al presupuesto del ejercicio económico siguiente. El monto no utilizado de la autorización por endeudamiento interno incluida en el presupuesto nacional, caducará el 31 de diciembre del año correspondiente; por ende, no podrá ser utilizado con posterioridad a tal fecha. Mediante reglamento, se emitirán los criterios y mecanismos para aplicar este artículo. Oficio DGABCA-NP Página 6

7 tfflministerio COSTA RICA Lo anterior resulta de vital importancia por cuanto una vez que se tenga el recibido conforme, por parte del funcionario competente, es el momento en que el proveedor puede iniciar el trámite para la devolución de la garantía de cumplimiento, si se hubiere requerido en el proceso licitatorio y en caso que el proveedor incurra en algún incumplimiento, es este mismo funcionario quien debe poner en conocimiento de la Proveedurías Institucional la situación, para que se inicie un debido proceso contra el contratista, con el fin de proceda a la respectiva cuantifícación y cobro de los respectivos daños y perjuicios que se le ocasionaron a la Administración producto del incumplimiento. De lo anterior se desprende que el Jefe de Programa, Subprograma o proyecto antes de realizar una decisión inicial debe realizar toda una planificación de los bienes, obras y servicios que va a contratar, indicando primero todas las especificaciones técnicas de lo requerido, reservando el presupuesto adecuado para que la contratación pueda concluirse exitosamente y una vez concluida la contratación verificar que los bienes o servicios que contrató sean los que realmente se adjudicaron al contratista, para lo que debe nombrar a un funcionario que realice esta labor, el que revisará que todos los requerimientos técnicos y las condiciones de tiempo, modo, lugar y precio pactados, se cumplan o de lo contrario debe comunicarlo a la Proveeduría Institucional para que se inicien los procedimientos correspondientes para aplicar las sanciones administrativas y pecuniarias correspondientes al contratista. Por otra parte es importante resaltar que el "Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno", establece en su artículo segundo que: las Proveedurías Institucionales en el cumplimientos de sus funciones, deben observar el ordenamiento jurídico vigente, y las disposiciones del presente Reglamento, las normas, principios y los procedimientos de contratación administrativa que establecen la Ley N 7494, Ley de Contratación Administrativa, y su Reglamento General; la Ley N 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, y su Reglamento, Decreto Ejecutivo N H-MP-PLAN, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que resulten aplicables por razón de la materia. Por consiguiente, se les recuerda que los artículos 7, 8 y 9 de la Ley de Contratación Administrativa y 7, 8 y 9 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, supra citados, nos indican las pautas previas que se deben cumplir para dar inicio a los procesos de contratación administrativa, siendo la Proveeduría Institucional la que debe velar porque antes de iniciar un tramite se hayan remitido dichos documentos y éstos se encuentren incorporados en el expediente digital en CompraRED, lo cual se reitera, no significa que es la Proveeduría Institucional la que debe emitirlos, todo lo contrario, de conformidad con lo expuesto, la emisión e inclusión de dichos documentos en el sistema, es responsabilidad exclusiva de los jefes de programa, subprograma o proyecto, por ende, la labor de la Proveeduría Institucional es la a verificación de la existencia de ellos y a darle trámite a los Oficio DGABCA-NP Página 7

8 m^mii^l Ministerio de m U Sm 0ÍC05TA R I C A mismos, tal y como lo indica el artículo 10 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Se les recuerda que para realizar este trámite se debe registrar en CompraRED cada uno de los documentos que se generen en virtud de que el expediente pasa a ser digital, para lo cual se debe seguir el Manual de Procedimientos, denominado: "APROBACIÓN Y SUSTITUCIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO", disponible en CompraRED en la pestaña de normativa, documentos electrónicos que serán ingresados al sistema, utilizando el modelo de solicitudes de pedido establecido en el sistema. Aspectos Importantes atinentes al Plan de Compras Como se indicó en el aparte 1) de este oficio denominado artículo 7 de la Ley de Contratación Administrativa el Plan Anual de Compras debe transformarse en una consecuencia directa de la programación presupuestaria antes indicada, la cual constituye la base para la ejecución de las compras. El plan anual de compras debe consistir en una planificación razonable, efectuada por los jefes de programa, subprograma o de proyecto, quienes conocen los requerimientos de los bienes, obras y/o servicios para realizar las actividades que les permitan cumplir con los objetivos y fines para los que fueron creados; esto se materializa en la solicitud de pedido que deben emitir, lo cual junto con los demás requisitos previos, a saber, la decisión inicial y la previsión de verificación, deben ser remitidos a la Proveeduría Institucional; para que esta última pueda proceder a iniciar el trámite de contratación administrativa correspondiente, documentos que deben constar en forma original en el expediente administrativo de la Proveeduría Institucional. Es importante considerar y respetar las fechas límites establecidas por la Proveeduría Institucional, para la recepción de las solicitudes de pedido, lo anterior con el fin de cumplir con los plazos establecidos para el trámite de los procedimientos de contratación administrativa; de forma tal que su ejecución se logre en la mayoría de los casos en el período presupuestario correspondiente. Posteriormente a que cada encargado del programa, sub-programa o proyecto ha elaborado su plan anual de compras, debe remitirlo a la Proveeduría Institucional a efecto de que esta consolide la información y proceda a remitir para su publicación un aviso en el Diario Oficial La Gaceta y el plan anual de compras institucional en CompraRED, lo anterior de conformidad con el Decreto Ejecutivo No H denominado "Reglamento para el funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerio de Gobierno ", publicado en el Diario Oficial La Gaceta, del 30 de agosto del 2002 y modificado por el Decreto Ejecutivo N H, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N 230 del 28 de Oficio DGABCA-NP Página 8

9 nfiministerio de noviembre del año 2003, que indica que le corresponde a cada Proveeduría Institucional la publicación del Plan Anual de Compras y el artículo 6 de la Ley de Contratación Administrativa en concordancia con el artículo 7 del reglamento a la misma ley, establece que el Programa de Adquisiciones debe publicarse en el Diario Oficial La Gaceta, en el primer mes de cada período fiscal, es decir en enero de cada año, es por ello que es deber de la Proveeduría Institucional fijar una fecha límite para que le sean remitidos los planes anuales de cada unidad administrativa, de forma que se cumpla con el plazo fijado por ley. El plan anual debe estar a disposición de los interesados en el momento en que lo requieran y la inobservancia de ello conlleva varias consecuencias, como son: a) Si la Administración no ha publicado el Plan de adquisiciones, no puede llevar a cabo las compras de su institución, lo anterior con fundamento en el principio de publicidad, por cuanto según lo dispone la normativa vigente, la Administración debe dar a conocer a sus potenciales oferentes sus necesidades de contratación durante el período presupuestario. b) El incumplimiento de la obligación de publicar el programa de adquisiciones obliga a la Administración a adoptar las medidas disciplinarias correspondientes contra el o los funcionarios responsables, según lo indica el artículo 214 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y la sanción para tal incumplimiento se encuentra contemplada en el inciso i) del artículo 96 de la Ley de Contratación Administrativa, indicando textualmente: "Artículo 96.-Otras Sanciones. "Se impondrá la sanción de apercibimiento escrito, al funcionario que incurra en alguna de las siguientes infracciones:... i) No publicar el encargado de hacerlo, en el tiempo debido el programa de adquisiciones según se dispone en el artículo 6 de la presente ley." En cuanto a las modificaciones que requiera el Plan de Compras el artículo 7 del Reglamento de Contratación Administrativa, regula la inclusión de bienes, obras o servicios que no se hubiese contemplado en el Plan de Compras antes de su publicación, y aparezca la necesidad de incluirlos, pero para que surta efecto deben ser publicados en el Diario Oficial la Gaceta, lo anterior sin perjuicio de las excepciones que contempla el mismo artículo, a saber contrataciones con prescindencia de los procedimientos ordinarios y las efectuadas en supuestos de urgencia. Oficio DGABCA-NP Página 9

10 ntiministerio C O S T A R I C A Sobre la competencia para el trámite de formalización y ejecución contractual. De conformidad con lo establecido en el artículo 106 de la Ley de contratación Administrativa la competencia de la Proveeduría Institucional llega hasta la preparación de los documentos necesarios para tomar la decisión final por parte del máximo jerarca o por quien éste haya delegado esta función. Por lo tanto, las etapas de formalización, eficacia (mediante la aprobación interna o refrendo según lo requiera la contratación) y ejecución contractual, están bajo la responsabilidad del jefe de programa. La figura de la Delegación de Firmas. Aunado a lo anterior es importante tomar en cuenta lo indicado por esta Dirección General mediante Directriz N DGABCA-NP , del 18 de febrero del presente año, sobre la posibilidad de delegar la firma. Se les solicita a las Proveedurías Institucionales realizar la divulgación de este documento a los Jefes de programa, sub-programa o proyectos. Recordemos que las contrataciones administrativas son transacciones de orden público y de interés social, que involucra recursos económicos confiados por los ciudadanos a los gobernantes esto demanda el uso eficiente de estos recursos, a través de la austeridad en el gasto público, mejor calidad de los bienes y servicios,, y mayor transparencia en los procesos de compras del Estado. Atentamente, Licda. Jeann, Direc CC: Proveedurías Institucionales Dirección Administrativa Direcciones Financieras Auditorías JSG/ESA/ Á/bn\ Oficio DGABCA-NP Página 10