MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: COBRANZAS Y SU IMPUTACION -SEGUROS VIDA GRUPALES-

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: COBRANZAS Y SU IMPUTACION -SEGUROS VIDA GRUPALES- IMPORTANTE: La veracidad y exactitud de la información declarada en el presente es compromiso del responsable del mismo, por lo tanto cualquier observación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a la brevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento. Subgerencia Operativa Zona Centro Subgerencia Operativa Zona Norte Directorio- Presidente OBJETIVO Definir los procedimientos que deben realizar los responsables administrativos/ operativos, el personal y Jefe de la sección cobranzas y los productores. ALCANCE Toda la compañía. RESPONSABLES Directorio / Gerencia General / Gerencia Comercial de Seguros de Vida /Subgerencia Operativa Zona Norte / Subgerencia Operativa Zona Centro. VIGENCIA / CUMPLIMIENTO: Este procedimiento entra en vigencia a partir del 01/06/2017. Los gerentes y supervisores involucrados deberán tomar las previsiones para su cumplimiento y para la capacitación del personal involucrado. Versión 06/2017 1

2 DEFINICIONES Listado completo de la zona: es un listado actualizado de todas las cuentas que se entregan para cobrar. Se entrega al productor cuando se incorpora a la compañía y con posterioridad, cada vez que éste lo solicite. Libro de Cobranzas: Es el libro donde se confeccionan los certificados de pago manual. Se debe confeccionar un certificado por cada cuenta cobrada. Se confecciona por original y duplicado, original de color blanco (se entrega al cliente) y duplicado de color celeste (para la Compañía), inexcusablemente el certificado de pago debe confeccionarse con carbónico (IP 303 anexo). Certificado de Pago Preimpresos: son los certificados de un período determinado confeccionados por sistema, básicamente tienen ya impresos los mismos datos con que se completa el certificado del libro de cobranza. Tiene dos cuerpos, en uno de los cuales figura "para el asegurado" que debe entregarse al momento del cobro, luego de colocar la fecha real de cobro y la firma del productor, el otro cuerpo se rinde (CCS 500- certificado de pago con cert. De incorporación- y CCS 561- certificado de pago sin cert. De incorporación). Cartera Nueva: A través de ella se le comunica al productor sobre la existencia de una nueva cuenta cuyo cobro estará a su cargo. Factura A, factura C, recibo A y recibo C: Comprobantes a emitir por el productor ya sean manuales o electrónicos según corresponda. CONSIDERACIONES GENERALES Disposiciones legales 1. Resoluciones dictadas por el Ministerio de Economía de la Nación: Resolución 429/2000, con fecha 02/06/2000. Con sus modificatorias: Resolución 90/2001, con fecha 10/05/2001. Resolución 407/2001, con fecha 10/05/2001. Resolución , con fecha 14/06/2017. A través de las cuales se establecen los únicos sistemas habilitados para pagar premios de contratos de seguros y los requisitos de los convenios de cobranzas que a tales efectos se celebren. 2. Resolución del 26/06/2001 dictada por la Superintendencia de Seguros de la Nación, a través de la cual se establece el régimen de aplicación de la Resolución a que hace referencia el punto anterior. En consecuencia es necesario adaptar la prestación del servicio de cobranza, con el fin de dar cumplimiento a las resoluciones a que hacen referencia los puntos 1 y 2 de estos considerandos. MEDIOS DE PAGO Se podrán utilizar como medios de pago, del premio de los seguros grupales contratados los siguientes: Débitos por tarjetas de crédito. Débitos por caja de ahorro y/o cuenta corriente. Pago en caja de la compañía ( efectivo, cheque, debito) Versión 06/2017 2

3 Cobro a través de productor asesor de seguros. La selección de la forma de pago deberá realizarse en el formulario de la propuesta, es decir en el momento de la venta. Tener en cuenta que si en un futuro se desea modificar la forma de pago se puede realizar. Consideraciones- Cheques- Los cheques deben librarse NO A LA ORDEN. Los cheques deberán ser del propio cliente o asegurado. La fecha de los mismos NO podrán exceder de 7 (siete) días del vencimiento de la cuota y que su cobro se encuentre dentro del plazo de gracia habitual. La orden de los cheques debe ser CARUSO CIA. ARG. DE SEGUROS S.A. En caso de que el cheque presente cualquier tipo de enmienda o esté remarcado, DEBE SER SALVADO por el librador del mismo, con la correspondiente FIRMA (ídem a la libradora del cheque). Todos los cheques recibidos tendrán que tener identificación (en lápiz) de la cuenta que se está abonando. Con respecto a los cheques rechazados, cualquiera fuese su causa, los mismos deberán ser repuestos en la totalidad del monto del rechazo, incluyendo la comisión bancaria más gastos administrativos. Adicionalmente deberá comunicarse a la gerencia correspondiente a los efectos de evaluar la situación del asegurado. DESCRIPCIÓN ANALÍTICA DEL PROCEDIMIENTO COBRANZAS A TRAVES DE DÉBITO Y OFICINA Para cobranzas de premios a través de débito por tarjeta de crédito o a través de caja de ahorro y/o cuenta corriente: confeccionar el IP 502 -anexo 4- (Adhesión a pago directo/ debito automático). Para pagos en caja de la compañía (efectivo, cheque, debito): Abonar en cualquier sucursal de la compañía. COBRANZAS A TRAVES DE PRODUCTOR PROCESO N 1: ENTREGA DE LISTADOS, CERTIFICADOS Y OTRA DOCUMENTACIÓN 1.1. Agencia Responsable Administrativo/ Operativo Se le deberá proporcionar al Productor el siguiente material: Listado completo de la zona. Libro de cobranzas (certificados de pago manual). Certificados de pago preimpresos Registrará por sistema los libros de cobranzas entregados a cada productor, numeración desde/ hasta y fecha de entrega. Imprimirá y hará firmar al productor. Versión 06/2017 3

4 Registrará los certificados preimpresos entregados, indicando numeración, período al cual pertenecen y fecha de entrega. Hará dos copias, una se la entrega al productor y la otra se la hará firmar y la retendrá para la empresa Agencia - Productor Recibirá los documentos y firmará la copia por los recibos de pago manual y el listado por los certificados preimpresos. PROCESO N 2: COBRANZA 2.1. Agencia - Productor Al cobrar el productor la cuota, detallará en el certificado preimpreso: fecha real de cobro y firma del cobrador Entregará en el momento del pago, un cuerpo del certificado para el asegurado y el otro cuerpo con la firma del productor titular de la cobranza y fecha real de cobro deberán rendirse en la empresa. Importante: El Productor sólo puede cobrar cuentas asignadas a su zona, las cuales están consignadas en el listado completo de la zona. En caso de tener que cobrar una cuenta que no tenga asignada deberá pedir autorización a la agencia, ya sea porque la cuenta posee otro productor asignado o porque abona en oficina. Al cobrar las cuotas deberá tratar de utilizar en todos los casos los certificados preimpresos ya que facilitan el control y minimizan los errores. Ningún dato del certificado preimpreso podrá modificarse. En caso de errores en la impresión (por ejemplo: apellido del titular, monto del certificado) comunicará a casa central- sección producción). El pago de la cuota vence el ultimo día del mes, pero la compañía otorga una prorroga de 30 días para abonar. Utilizará el libro de cobranzas para cobrar mes atrasado o adelantado de cuentas de las que no posea certificados preimpresos. En ningún caso podrá cobrar meses salteados. Con respecto al Libro de Cobranzas: No deberán cortarse o quitarse las hojas celestes del libro por ninguna causa. La copia debe confeccionarse con carbónico. Se debe realizar un recibo por cada cuenta. Cuando cobre una cuota con este recibo completará todos los datos solicitados No deberá sobrescribir o tachar datos; si llegara a hacerlo, anulará el recibo cruzándolo y escribiendo "anulado" sobre el mismo y confeccionará uno nuevo Si no llegara a cobrar ninguna cuenta, el responsable administrativo/ operativo de la agencia deberá sellar la hoja de recibos manuales. Aclaración: Cuando se anule un recibo (manual o preimpreso) deberá devolver los 2 cuerpos del mismo al responsable administrativo/ operativo de la agencia. Versión 06/2017 4

5 PROCESO N 3: RENDICIONES DE COBRANZAS 3.1. Agencia - Productor Realizará el depósito bancario de los montos cobrados Ingresará al sistema y realizará la apertura de rendición de los recibos cobrados manuales y preimpresos Cargará cada uno de los depósitos y recibos cobrados manuales y preimpreso El productor puede autorretenerse la comisión o dejarla pendiente. En caso de que se autorretenga la misma, deberá presentar al administrativo de la agencia el recibo o factura, según corresponda Una vez cargados todos los recibos, cierra la rendición Se presentará en la agencia con la siguiente documentación: El cuerpo de los certificados preimpreso utilizado en el cobro, con la suma total de los importes de los mismos y la cantidad de certificados. El duplicado de los recibos del libro de cobranza, indicando la suma total de los importes de los recibos cobrados. Presentará los recibos correctos y los anulados. Constancia de depósito/s bancario/s El Productor debe devolver los certificados preimpresos no utilizados a la agencia hasta el día 30 del mes siguiente. Luego de esa fecha no debe haber recibos preimpresos sin cargar o anular. Para tener en cuenta: El Productor debe estar presente mientras se realiza el control de la documentación presentada. Es aconsejable que traiga sus cuentas (importe bruto, neto, comisión y retención) ya calculadas. Si los recibos son manuales deberá cargar los datos del certificado tal como figuran en el mismo. Si el número de cuenta y el titular difieren el certificado deberá cargarse a nombre del titular. El productor solo anulará los recibos manuales, los preimpreso los anulará el administrativo de la agencia 3.2. Agencia Caja Recibe los valores (en efectivos solo diferencias hasta $1500) Agencia Responsable Administrativo/ Operativo Recibirá toda la documentación y controlará que los comprobantes cargados por el productor sean correctos Controlará que la primera hoja del libro de cobranzas tenga el sello, la firma y la fecha del último día en que se presentó el productor a rendir la cobranza En caso que el productor se autorretenga la comisión, deberá recibir del mismo el recibo o factura, según corresponda y cargarla al sistema. Versión 06/2017 5

6 - En caso que el productor no se autorretenga la comisión, al hacerse efectiva la cobranza la compañía abonará la misma (teniendo en cuenta los plazos pre- establecidos) Integrará el lote y verificará que el mismo se haya integrado, como también revisará la cuenta corriente del productor, ambos a través del sistema de tesorería en los reportes de consulta débitos y créditos con saldos o en pagos del productor que el saldo sea cero Si el lote no se integro, el productor deberá hacer efectivo los valores pendientes, para que se generé el crédito por esta rendición y el sistema permita integrar el lote Al cerrar el lote, las operaciones realizadas ingresan en una base de datos, una vez al mes se ejecuta un proceso que las filtra y las ingresa al registro de cobranzas el cual es llevado en forma digitalizada Una vez cerrado el lote deberá imprimir: Comprobante de rendición de cobranzas (3 copias): 1 copia para el productor, 1 copia para la agencia, 1 copia para contaduría. Comprobante de retención (3 copias): 1 copia para el productor, 1 copia para casa matriz a sección contaduría, 1 copia para la agencia. Observaciones del lote (2 copias): 1 copia para la agencia, 1 copia para el productor. El Administrativo deberá hacer un análisis de las observaciones e indicar las acciones correctivas que correspondan Hará firmar al productor la copia de la papelería que queda en la agencia y la copia que se envía a casa matriz Agencia - Productor Firmará los comprobantes y recibirá sus copias firmadas por el responsable administrativo Recibirá las observaciones de los lotes, con las indicaciones realizadas por el administrativo, las que deberá completar o solucionar antes de su próxima rendición Agencia - Responsable Administrativo/ Operativo Recibirá las correcciones de las observaciones, las controlará y las archivará en la carpeta del productor Enviará por bolsa mensualmente, separado por quincena el detalle de cada lote que contiene la rendición de su correspondiente cobranza. Control: Con respecto a los certificados preimpresos, las agencias deberán enviar el cuerpo que posee el código de barras Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Cobranzas Recibirá la bolsa mensualmente, separada por quincena el detalle de cada lote que contiene la rendición de su correspondiente cobranza. Control: Los certificados enviados deben coincidir con el detalle del lote. Se debe verificar que los certificados pertenezcan al periodo enviado. Versión 06/2017 6

7 Se imprime una rendición de la agencia y se compara que todos los lotes enviados sean los que allí se detallan. Se controla que en el caso de los recibos manuales anulados estén los dos cuerpos Agencia Responsable Administrativo/ Operativo Si un productor manifestara que no ha tenido cobranzas, el responsable administrativo está facultado a realizar auditorías para comprobar la veracidad de la manifestación. Con frecuencia, desde la agencia debe efectuarse un monitoreo a la zona para conocer el nivel de servicio que presta el productor: visita al asegurado en término, conformidad del asegurado, calidad del trato personal etc. Puede realizarse telefónicamente o en forma personal, y debe efectuarse en todas las zonas sin excepción. Verificará el cumplimiento de las obligaciones impositivas del productor a los fines de evitar posibles sanciones a la compañía. Para ello solicitará los comprobantes de pago cada cuatro meses. Incorporará dicha documentación en el legajo del productor. Verificará y controlará los niveles de efectividad de cobranza, el que no debe ser inferior al 90 %, caso contrario el administrativo deberá informar a la sección cobranzas la razón de tal nivel y las medidas correctivas propuestas para mejorarlo. Realizará auditorías por sistemas a los productores, al menos una vez al mes Casa Matriz Gerencia Administración y Finanzas Sección Contaduría Recibirá los comprobantes que respalden los registros de integración de los lotes de cobranza grupales Archivará la documentación recibida. Versión 06/2017 7

8 ANEXO 1: 1 RECIBO MANUAL GRUPAL CCS Versión 06/2017 8

9 ANEXO 2: CERTIFICADO DE PAGO CON CERT. DE INCORPORACIÓN- CCS 500- Versión 06/2017 9

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11 ANEXO 3: CERTIFICADO DE PAGO SIN CERT. DE INCORPORACIÓN-CCS 561- Versión 06/

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13 ANEXO 4: CARTA ADHESIÓN DEBITO AUTOMÁTICO Versión 06/