MODULO DE ACTIVO FIJO MANUAL DEL USUARI O

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1 MODULO DE ACTIVO FIJO MANUAL DEL USUARI O Proyecto de gestió n integrada y Pia n Maestro de la Cuenc a del RioPilcomay o -1BLIOTE CA

2 INDICE DE CONTENID O 1 Características generales del modulo 1 2 Reglas de operación Como ejecutar la aplicación Como navegar en el menú de la aplicación Consideraciones generales 2 3 Lo que hay que hacer al empezar el día 3 4 Mantenimiento de datos básicos Clasificador de activos Atributos adicionales del activo Bienes de uso Configuración de parámetros 4 5 Transacciones Ajuste monetario mensual Depreciación mensual Revaluos Bajas Acta de entrega de activos 6 6 %Reportes de transacciones Extracto de cuenta 6 7 Reportes para análisis Estado de depreciación del activo fijo Estado de inventario del activo fijo Listado de activos por responsable 7 8 Procedimientos para la implementación 7

3 1) CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL MODULO El modulo de activo fijo ofrece las siguientes características generales : Admite el procesamiento multiusuario en un ambiente de re d Organiza los activos agrupándolos en Familias, Subfamilias y Grupo s Define la ubicación física, departamento funcional y responsable de cada activo fij o La datos monetarios de activo son expresados en dos moneda : Bolivianos y Euro s Identifica a los activos por fuente de financiació n 2) REGLAS DE OPERACIÓ N El producto se opera en base al MOUSE presionando el botón izquierdo y en algunos caso s el botón derecho, lea detenidamente las reglas descritas a continuación para no tener dificultades en la operación de la aplicación Como ejecutar la aplicació n Haga clic sobre el icono ORIX de su monitor, luego aparecerá una ventana que le pedirá su Código de usuario y Contraseña, luego haga clic en Aceptar. Si los dato s ingresados son correctos le aparecerá el formulario con el menú principal de l a aplicación, caso contrario le aparecerá un mensaje de error y tendrá que repeti r nuevamente el proceso Como navegar en el menú de la aplicació n Al mostrarse el menú principal de la aplicación aparecerán los módulos a los cuale s usted tiene acceso. Haga clic sobre el modulo para obtener el detalle de los submodulos, haga clic sobre el submodulo para obtener el detalle de los eventos, haga doble clic sobre e l evento para ejecutar dicho evento. Para desplazarse en los menú puede usar la s teclas de fecha arriba y abajo, también puede usar el mouse para desplazarse con l a barra vertical. Pagina: 1

4 2.3.- Consideraciones generale s Las siguientes consideraciones son aplicables a todos los eventos que conforman e l menú de los submodulos. Los eventos de introducción de datos, tienen en la parte superior del formulario lo s botones que indican las funciones que puede realizar. Los eventos para generar reporte, tienen dos pestañas, la primera "Criterios de selección" pide los datos para la generación del reporte y la segunda "Opciones d e presentación" permite haciendo clic seleccionar la opción de presentación del reporte, luego debe volver a la pestaña "criterios de selección". Para activar la pestaña deseada haga clic sobre la pestaña. En los formularios donde se introducen datos y en aquellos que no son muy explícitos, usted puede obtener mayor información de su significado, colocando e l indicador del mouse por unos segundos sobre la casilla. Puede minimizar el evento en actual ejecución, para tener acceso al menú principa l y ejecutar otro evento, luego puede maximizar el evento minimizado. Los evento s minimizados aparecen en la barra de inicio en modo de iconos, puede colocar e l cursor sobre el icono para obtener la descripción del evento. Haga clic sobre el botón Buscar para obtener los registros que quiere modificar, eliminar o verlos. Después de ingresar los criterios de selección y hacer clic en e l botón Buscar del formulario activo, el programa retornará al formulario anterior mostrando en la rejilla las filas encontradas. Para Registrar haga clic en el botón Registrar y luego le aparecerá el formulario donde ingresará los datos requeridos. Para Modificar datos haga clic en la rejilla sobre la fila que quiere modificar los dato s y luego haga clic en el botón modificar, luego le aparecerá el formulario sobre el cual hará los cambios de datos. Para Eliminar registros haga clic en la rejilla sobre la fila que quiere eliminar y lueg o clic en el botón eliminar, luego le aparecerá el formulario con los datos del registro qu e quiere eliminar. Cuando esté en el formulario Registrar, Modificar o Eliminar haga clic sobre el botó n Aceptar para ejecutar la transacción o clic sobre el botón Cancelar para no ejecutar la transacción. Pagina: 2

5 3) LO QUE HAY QUE HACER AL EMPEZAR EL DIA Al empezar el día el usuario debe crear la fecha actual con el tipo de cambio del dólar par a la compra y para la venta, caso contrario el sistema no le permitirá ejecutar ningún evento, la ruta a seguir es la siguiente : Modulos: Administrador de sistem a Submodulos: Inicio de día Eventos: Inicialización fecha de operacione s Se debe registrar las fechas con su respectivo tipos de cambio, a partir de la fecha qu e decida empezar a registrar los hechos contables de su empresa, caso contrario el sistema s no le permite registrar asientos contables si no tiene creada la fecha a que corresponde e l hecho contable. 4) MANTENIMIENTO DE DATOS BASICO S Los datos básicos son esenciales para la implementación y puesta en marcha del modulo d e activo fijo, a continuación se describen cada uno de los eventos que forman parte de est e proceso Clasificador de activos : La ruta es la siguiente : Módulos :Activo fij o Submodulos: Mantenimiento de datos básico s Eventos : Clasificador de activos Mediante este evento usted puede Registrar, Modificar y Eliminar las Familias, Subfamilias y Grupos de activos. Haga doble clic en el icono Clasificador de : Luego le aparecerán tres opciones, haga doble clic sobre una de las opciones y le aparecerá la rejilla con los datos existentes, haga clic sobre una de las filas si quiere Modificar o Eliminar, si quiere ingresar u n nuevo registro haga clic en Registrar. Cuando registre Familias debe proporcionar el la vida útil expresada en meses par a dicha familia, este data es transferido a cada activo fijo para efectos de calculo d e depreciación Atributos adicionales del activo : La ruta es la siguiente : Módulos: Activo fij o Submodulos : Mantenimiento de datos básico s Eventos: Atributos adicionales del activo Pagina: 3

6 Mediante este evento usted puede Registrar, Modificar y Eliminar atributos qu e definen características especiales para los activos fijos. Los atributos creado s incrementan la cantidad de celdas a llenar cuando se está registrando un activo fijo Bienes de uso : La ruta es la siguiente : Módulos : Activo fijo Submodulos : Mantenimiento de datos básico s Eventos : Bienes de us o Mediante este evento usted puede Registrar, Modificar y Eliminar los activos fijos qu e ha adquirido la empresa. El formulario de registro presenta tres pestañas : Datos básicos del activo, Importe s acumulados y Datos complementarios. En la pestaña de Datos básicos del activo, usted tiene que definir el origen del registro, estos son: Carga inicial o Compra. Cuando elige Carga inicial se habilita la pestaña Importes acumulados, para ingresar los importes acumulados de los conceptos requeridos en el formulario. En la pestaña de Datos complementarios la casilla Documento de compra debe ser llenada con el Nro. De documento que respalda la compra, es posible que vario s activos estén vinculados a un mismo documento de compra. En la pestaña de Datos básicos del activo debe especificarse con cuidado la fecha d e inicio de depreciación del activo, ya que puede ser que se compre el activo y aun no s e lo utilice Configuración de parámetros : La ruta es la siguiente : Módulos: Activo fij o Submodulos : Mantenimiento de datos básico s Eventos: Configuración de parámetros Mediante este evento usted puede Registrar, Modificar y Eliminar los parámetros qu e configuran los atributos del módulo y que son requeridos por los programas en lo s formularios de introducción de datos. Pagina: 4

7 5) TRANSACCIONE S Este grupo de evento interactúa con los datos básicos y genera datos clave a la base de datos, utilizados para la integración con el modulo de contabilidad general Ajuste monetario mensual : La ruta es la siguiente : Módulos : Activo fij o Submodulos: Transaccione s Eventos: Ajuste monetario mensual Mediante este evento usted puede Registrar y Eliminar el ajuste monetario mensual para todos los activos fijos registrados que están sujeto a depreciación. La fecha que pide e l programa debe corresponder a 1 ultimo día del mes a la que corresponde el ajuste. Este evento se lo debe ejecutar antes de realizar el proceso de depreciación mensual. El evento realiza el asiento contable automático por el ajuste monetario imputado po r centro de costo Depreciación mensual : La ruta es la siguiente : Módulos: Activo fijo Submodulos: Transaccione s Eventos : Depreciación mensual Mediante este evento usted puede Registrar y Eliminar la depreciación mensual d e todos los activos fijos. La fecha que pide el programa debe corresponder al ultimo día del mes a la que corresponde la depreciación El evento realiza el asiento contable automático por la depreciación imputada por centr o de costo Revaluos : La ruta es la siguiente : Módulos: Activo fij o Submodulos: Transaccione s Eventos: Revaluo s Mediante este evento usted puede Registrar y Anular las transacciones de revaluo s aplicadas a los activos fijos. Pagina: 5

8 El programa realiza el asiento contable en el modulo de contabilidad general imputand o el importe del incremento por revalorización Bajas : La ruta es la siguiente : Módulos : Activo fij o Submodulos: Transacciones Eventos : Bajas Mediante este evento usted puede Registrar y Anular las transacciones por baja d e activos El programa realiza el asiento contable en el modulo de contabilidad general imputando los importe correspondiente Acta de entrega de activos : La ruta es la siguiente : Módulos : Activo fij o Submodulos: Transaccione s Eventos: Acta de entrega de activos Mediante este evento usted puede Registrar y Modificar transacciones de entrega d e activos fijos. El programa requiere los datos de origen y destino conformados por la Ubicación, Dpto. funcional y Responsable del activo. 6) REPORTES DE TRANSACCIONES Los reportes que emite el modulo son los siguientes Extracto de cuenta : La ruta es la siguiente : Módulos : Activo fij o Submodulos: Reportes transaccione s Eventos : Extracto de cuent a El programa genera cronológicamente las transacciones monetarias aplicadas a cad a activo fijo, para un rango de fecha. 7) REPORTES PARA ANÁLISIS Los reportes que emite el modulo son los siguientes. Pagina: 6

9 7.1.- Estado de depreciación del activo fijo : La ruta es la siguiente : Módulos : Activo fijo Submodulos: Reportes para análisi s Eventos : Estado de depreciación del activo fij o Este reporte expresa a la ultima fecha de cada mes el estado de la depreciación de todo s los activos fijos que han sido sujeto de ajuste monetario y depreciación. El reporte no toma en cuenta aquellos activos que han sido registrados posterior a la fecha d e depreciación o cuya fecha no esta comprendida en el mes correspondiente Estado de inventario del activo fijo : La ruta es la siguiente : Módulos: Activo fij o Submodulos: Reportes para análisi s Eventos : Estado de depreciación del activo fij o Este reporte expresa a la fecha de emisión del reporte el estado valorado de todos lo s activos fijos registrados en el modulo Listado de activos por responsable : La ruta es la siguiente : Módulos : Activo fijo Submodulos: Reportes para análisi s Eventos : Listado de activos por responsabl e Este reporte expresa a la fecha de emisión los bienes de uso que tiene 1 cada responsabl e que recibió el bien mediante el acta de entrega. 8) PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIO N A continuación se describe la secuencia en que deben ser ejecutados los evento s descritos en capítulos anteriores en la fase de implementación. Se entiende que la implementación se la efectúa una sola vez al inicio de la explotación del modulo. 1.- Ejecutar el inciso Ejecutar el inciso Ejecutar el inciso Ejecutar el inciso Ejecutar el inciso Ejecutar el inciso 5.2 Pagina: 7

10 Manual de operación del modulo de activo fijo Cualquiera de los eventos contenidos en el presente manual pueden ser ejecutados e n cualquier orden durante de la explotación del sistema, si el programa que ejecut a requiere de una información previa que debe ser ingresada en otro evento le emitirá u n mensaje de advertencia. Pagina: 8