DROPBOX. Qué es Dropbox? Cómo instalar el programa Dropbox?

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2 DROPBOX. Qué es Dropbox? Dropbox es una herramienta para archivar y sincronizar documentos utilizando Internet, donde los cambios a los documentos compartidos son realizados a tiempo real, siempre y cuando los equipos estén conectados a Internet. Requiere bajar e instalar un programa en cada ordenador donde requieras utilizar la herramienta, aunque no es totalmente necesario, ya que puedes utilizar la herramienta utilizando el servicio provisto por Internet. Hasta el momento, la capacidad de almacenamiento gratuito es de 2GB, pero podría disminuir a 1GB. Cómo instalar el programa Dropbox? Para bajar e instalar el programa de Dropbox, debe acceder a la página Web - Una vez que accedas a la página, localiza el botón Descargar Dropbox y presiona una vez sobre el mismo. NOTA: Si el sistema operativo es Macintosh o Linux, debes acceder a los enlaces que se encuentran en la parte inferior de la página electrónica. - En la pantalla que se despliega, presiona el botón de ejecutar para comenzar a bajar el programa. - Dropbox te da la bienvenida y te indica que instales el programa, por ellos seleccionamos Instalar En la siguiente pantalla, debes seleccionar una de las siguientes dos alternativas: - No tengo cuenta de dropbox : Selecciona esta alternativa si nunca has creado una cuenta en Dropbox. - A continuación nos muestra una pantalla, presiona Guardar Archivo, para comenzar a bajar el programa. Puede tardar varios minutos, dependiendo de la velocidad de Internet. 2

3 - Ya tengo una cuenta de Dropbox : Selecciona esta alternativa si ya tienes creada una cuenta en Dropbox. puedes introducir tu número de teléfono. Presiona Siguiente para Continuar. - Si seleccionas la segunda alternativa para crear una nueva cuenta, debes completar todos los espacios provistos en la pantalla presentada. El espacio de Nombre del ordenador puede dejarlo igual a como aparece. Presiona Siguiente para continuar. NOTA: Es importante recordar el correo electrónico y el contraseña que se ha registrado ya que éste es el mismo que vas a utilizar para autenticar tu cuenta de acceso. - En la siguiente pantalla, tienes que seleccionar el tipo de configuración en la cual puedes elegir entre Tipica y Avanzado. A continuación seleccionamos Instalar. - Por último puedes observar, que el programa ya está instalado. Cómo crear una carpeta para compartir archivos utilizando Dropbox? Para crear y compartir una carpeta con otros usuarios, primero debe localizar la carpeta Dropbox. Presiona dos veces sobre la misma para acceder: - Crea una nueva carpeta, dentro de Dropbox, y escribe un nombre representativo a su contenido. Ej. Publicaciones NOTA: Si quieres que Dropbox, esté presente en tu móvil, - Guarda dentro de la carpeta aquellos documen- 3

4 tos que quiere compartir con otras personas. - Selecciona la carpeta a compartir y presiona una vez con el botón derecho del ratón, localiza la alternativa de Dropbox y presiona la opción de compartir esta carpeta Se abrirá una página de Internet en donde aparecerá un encasillado para escribir la/s dirección/es electrónica/s de la/s persona/s con la/s que quieres compartir la carpeta y su contenido. Las direcciones de debe estar separadas por coma (,). Presiona el botón de compartir carpeta para terminar. Como ya sabes, el espacio disponible para almacenar la información en tu cuenta de Dropbox, es de 2GB. Para verificar la disponibilidad de espacio, debes seguir las siguientes instrucciones: - Accede la dirección: - Aparecerán los encasillados para escribir el Correo electronico y Contraseña y lograr acceso a tu cuenta, presionando Iniciar sesión. NOTA: La/s persona/s invitada/s recibirá un correo electrónico con la invitación para compartir la carpeta. Esta/s pueden aceptar la invitación para tener acceso o rechazar la misma. Cómo aceptar o rechazar una invitación a una carpeta en Dropbox? - Después de que alguna persona haya compartido contigo una carpeta, recibirás un correo electrónico en el cual debes acceder el enlace presentado para lograr acceso al compartido. - Luego, en la parte superior derecha de la pantalla, presiona el enlace del nombre de la cuenta y configuración. - En información de la cuenta aparece una gráfica y el tanto por ciento de uso de la cuenta. Cómo cambiar la contraseña de la cuenta de Dropbox? Para cambiar la contraseña de la cuenta de Dropbox, debes seguir las siguientes instrucciones: - Accede a la dirección: - Localiza la carpeta a compartir, debes presionar uno de los dos botones presentados en la página electrónica de la carpeta que te han compartido. Al presionar el botón de aceptar, automáticamente se añadirá la carpeta compartida en tu cuenta, si no es así, puedes rechazarlo. - Aparecerán los encasillados para escribir el Correo electronico y Contraseña y lograr acceso a tu cuenta, presionando Iniciar sesión. Accede a tu carpeta de Dropbox, para acceder a la carpeta compartida. Cómo revisar el espacio disponible en la cuenta de Dropbox? - Luego, en la parte superior derecha de la pantalla, presiona el enlace del nombre de la cuenta y configuración. - En la tercera pestaña, Seguridad, bajo la sección de Inicio de sesión de cuenta, te dará la opción de cambiar 4

5 contraseña. y documentos contenidos en el Dropbox y que han compartido. - A continuación, debes escribir, la contraseña actual y la nueva contraseña. Presiona el botón de Cambiar contraseña para guardar los cambios. Preguntas más Frecuentes (FAQ) Se pueden recuperar los archivos que fueron eliminados o editados incorrectamente? Sí, Dropbox guarda una copia de seguridad, temporalmente, por lo que si accidentalmente borras o guardas erróneamente un archivo, puedes recuperarlo utilizando la interface de Internet. - Accede la dirección: y registras tu usuario y contraseña. Cómo acceder mi cuenta de Dropbox, si no tengo el programa instalado? Para acceder a todos tus documentos almacenados en la cuenta de Dropbox, no necesariamente tienes que tener el programa instalado, aunque, se recomienda que sí lo esté, ya que facilita su uso. De todas maneras, si el ordenador que estás utilizando es público, no es personal o del trabajo, puedes acceder con tu nombre de usuario y contraseña a través de la página electrónica de Dropbox. - Accede la dirección: - Aparecerán los encasillados para escribir el Correo electronico y Contraseña y lograr acceso a tu cuenta, presionando Iniciar sesión. - Luego de lograr acceso, te aparecerá la página de inicio en donde aparecerán todos los compartimentos - Localiza el icono de la papelera, te indicará Mostrar archivos eliminados. Y te mostrara todos aquellos archivos que eliminasteis. - Los archivos eliminados, podrán trasladarse a una carpeta segura, donde disponer de ellos. Qué sucede cuando dos personas o más editan el mismo archivo? Cuando dos personas o más editan el mismo archivo, la primera persona que guarda el archivo gana, y el mismo será sincronizado en el ordenador que comparte. La segunda copia también sincronizará con todos los ordenadores, por lo que no se pierden los archivos. El nombre del segundo archivo será el mismo, sólo que también se incluirá la palabra conflicted copy, el nombre de la persona/ordenador-pc responsable y la fecha cuando ocurrió el conflicto. Cómo cambiar o eliminar la cuenta de acceso a Dropbox que está configurada en el equipo? Cuando se está utilizando más de un equipo para utilizar Dropbox, es probable que en algún momento requieras eliminar la cuenta que sube automáticamente con el programa, ya sea para que otro usuario registre su propia cuenta o para no permitir que otros usuarios vean tus 5

6 datos. Para hacer el cambio puedes seguir algunas de las dos alternativas presentadas. Alternativa 1 - Una de las alternativas es presionando una vez sobre el icono de Dropbox (localizado al lado del reloj) y luego seleccionar la alternativa de Preferencias Localiza el nombre del usuario o del ordenador que quieras desconectarle la cuenta configurada y presiona el enlace de Desvincular. Costes de Dropbox. Dropbox te permite almacenar hasta 2 GB de forma gratuita. Aumento de almacenamiento hasta 100GB, 9,99$ mensuales ó 99$ anuales. - En cuenta, presiona sobre el botón Desvincular este ordenador Almacenamiento hasta 200GB, 19,99$ mensuales ó 199$ anuales. Almacenamiento hasta 500GB, 49,99$ mensuales ó 499$ anuales. Existe otra opción para empresas, que se denomina, Dropbox para equipos, te proporciona 1000GB y cuesta 795$ al año por los primeros 5 usuarios y 125$ al año por cada usuario adicional. Además te da la opción de calcular el precio para tu empresa. Alternativa B - Presiona Aceptar para terminar. - Accede a tu cuenta de Dropbox a través de la interface de Internet y presiona sobre el nombre de la cuenta y configuración. En la ventana de Seguridad podrás acceder a la opción de Mis Dispositivos. Cómo conseguir almacenamiento gratis? Para conseguir almacenamiento extra y de manera gratuita, Dropbox te ofrece la siguiente oportunidad. Los usuarios que inviten nuevos amigos al servicio recibirán una cantidad extra de espacio, materializado en MB. La compañía establece que por cada invitación se regalarán hasta 500 MB. De esta manera, cada usuario de una cuenta gratuita podrá invitar a 32 personas, lo que permitirá a los clientes disfrutar de hasta 16 GB de espacio extra. Si encima tienes abierta una cuenta Pro, de pago, tus invitaciones valdrán un 1 GB en lugar de 500 MB, de manera que si se reúne a 32 amigos en DropBox se podrá ganar hasta 32 GB de almacenamiento extra. 6

7 MEGACLOUD. QUÉ ES? Servicio de almacenamiento online (en la nube) similar a otros del tipo DropBox. Aparte del espacio de almacenamiento que ofrece, 8 Gb para ficheros y otros 8 para copias de seguridad. La característica más notable para nosotros es la instalación de un gestor de copias de seguridad, que nos permite hacer una copia de seguridad programadas de los ficheros o carpetas que seleccionemos (obviamente hasta los 8 Gb de límite). La aplicación, también crea una carpeta (nosotros la configuramos) que es la que sincroniza de forma automática, esa carpeta también se puede utilizar, por ejemplo para almacenar copias de seguridad que hagamos con otro software de BackUp. Al igual que otros servicios permite compartir ficheros con otros usuarios mediante un enlace, y compartir el uso de carpetas para trabajo colaborativo. PROCESO DE INSTALACIÓN. Para bajar e instalar el programa de MegaCloud, debe acceder a la página web 1º Para comenzar la instalación, haremos doble click sobre nuestro archivo ejecutable. 3º MegaCloud nos da la bienvenida al asistente de instalación, para continuar pulsamos Next >. 4º En el siguiente paso, primero marcaremos la casilla de I accept the agreement y luego pulsamos Next >. 5º Esperamos a que se instales los archivos del programa y una vez finalizada la instalación, pulsamos Finish. 2º En la ventana de advertencia de seguridad de Abrir archivo le daremos a Ejecutar. MANUAL PARA PROGRAMAR COPIAS DE SEGURIDAD. 1º Una vez acabado el proceso de instalación, en nuestro escritorio aparecerán dos iconos de la aplicación, uno para la carpeta de los archivos en la nube y otro para las copias de seguridad. Haremos doble click en el icono de Mega- 7

8 Cloud para poder crearnos una cuenta. 5º En la pantalla de bienvenida os mostrará un tutorial para que veáis como trabaja este programa. Pulsar Next. 2º Para darnos de alta en Megacloud introducimos nuestros datos de registro o, si tenemos cuenta en Facebook, accedemos a través de ella (tenéis que dar permiso para acceder a través de esta red social). Se recomienda que se haga una cuanta de MegaCloud. 6º Durante todo el tutorial pulsaremos Next, hasta llegar a el último paso del tutorial que pincharemos en Finish. 3º Si habéis entrado por Facebook, podréis continuar pulsando Continue. Si no, revisar vuestro correo electrónico para activar la cuenta. Nota: puede que el correo se encuentre la carpeta de Correo no deseado. 4º En la siguiente pantalla, podréis seleccionar un plan de servicios por si queréis pagar por más espacio, o pulsa Choose Later >> para continuar con el plan gratuito. 7º Al finalizar el tutorial, se creará una carpeta en carpeta personal con algunas imágenes de ejemplo y una guía en PDF (en inglés). Todo lo que guardemos en esta carpeta estará en la nube ya que esta sincronizada. 8º A continuación vamos a hacer una copia de seguridad. Para ello pinchamos sobre el icono de MegaCloud Backup del escritorio o sobre el icono del menú de tareas a la primera opción, Open MegaCloud Backup. 9º En la ventana que nos aparece, para realizar la copia 8

9 de seguridad pinchamos sobre Start Backup. Restore. 10º En el siguiente paso vemos la cantidad de archivos y de qué tipo se van a guarda en MegaCloud. Luego pincharemos sobre Backup to MegaCloud. En este mismo menú nos da la opción de eliminar una copia de seguridad ya creada. Para ellos se selecciona la copia de seguridad y pulsaríamos la opción Delete Snapshot. 13º También las copias de seguridad pueden ser programas, para ello pinchamos en la pestaña Options que está al lado de la pestaña Restore. 11º Para restaurar una copia de seguridad, pinchamos en el icono del menú de tareas del escritorio y pulsamos sobre la opción Restore. 14º Dentro de esta opción encontramos la pestaña Sheduler (Programador), donde podréis elegir la hora que queréis que se inicie la copia de seguridad y cada cuantas semanas. 12º En la ventana que nos aparece seleccionamos la copia de seguridad que queremos restaurar y pinchamos en Una vez que hemos elegido los parámetros, para programar nuestra copia de seguridad, pinchamos en el botón Apply Changes. Hay que tener cuidado de no quedarnos sin espacio en la parte de la nube de backup, cada cierto tiempo se tiene que ir eliminando copias de seguridad. 9