Tratamiento de una Base de Datos

Transcripción

1 Colegio B.V.M. Irlandesas Nuestra Señora de Loreto Tratamiento de una Base de Datos 4º E.S.O. Francisco Suárez Balbuena Base de Datos. Microsoft Access. Página 2

2 BASE DE DATOS ACCESS Microsoft Access es la aplicación de base de datos relacional de Microsoft Office. Una base de datos es una colección de información organizada, agrupada como un todo. En realidad, las bases de datos son herramientas que utilizamos casi todos los días, muchas veces sin tener conciencia de ello. El ejemplo más típico de uso de las bases de datos es una agenda telefónica. Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice. Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar: Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita. Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico. Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet. Se almacenan los datos una vez en una tabla y se pueden ver desde varios lugares. Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen. Un sistema de gestión de base de datos (SGBD) computerizado es un programa de ordenador que le ayuda a almacenar, recuperar, ordenar, analizar e imprimir la información contenida en una base de datos. Microsoft Access es un SGBD relacionales, es decir, permite la creación de relaciones entre conjuntos de datos semejantes. En una base de datos la información es almacenada en una tabla, que presenta un aspecto similar a una hoja de cálculo, distribuida en filas y columnas. En la jerga de las bases de datos, las filas reciben el nombre de registros, las columnas el de campos y los encabezados de las columnas se conocen como nombres de campo. Un registro es un conjunto de campos relacionados entre sí. Un archivo está formado por la unión de varios registros. Las tablas son estructuras muy sencillas y comprendidas por todos. Se denomina base de datos simple a la comprendida por una sola tabla de datos. Muchas veces una base de datos simple solucionará nuestros problemas, como por ejemplo en el caso de la agenda telefónica. Sin embargo, en otros casos no será suficiente, por ejemplo, en el caso de una empresa cualquiera que tenga que realizar una facturación, necesitará una tabla para los clientes, otra para los artículos que venda y en una tercera tendrá las facturas emitidas. Así, si un cliente cambia de domicilio, por ejemplo, no tendremos que modificar todas sus facturas, sino simplemente modificaremos el campo correspondiente en la tabla clientes. Estas tablas además deben de estar relacionadas o enlazadas entre sí, surgen de este modo las bases de datos relacionales. Microsoft Access no es más que un programa informático con el que podremos gestionar bases de datos relacionales. La posibilidad de emplear más de una base de datos simultáneamente y relacionarlas entre ellas, supone una enorme ventaja en el momento de trabajar con bases de datos. Base de Datos. Microsoft Access. Página 3

3 OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS 1. TABLA: Almacena la información en un formato de filas y columnas similar a una hoja de cálculo. 2. CONSULTA: Extrae los datos de una tabla en base a los criterios especificados por el usuario. Permite examinar campos de diferentes tablas dentro de un mismo registro. 3. FORMULARIO: Muestra la información de una tabla en un formato personalizado por el usuario. Permiten examinar, editar e imprimir datos. Puede mostrar información procedente de más de una tabla o consulta. 4. INFORME: Muestra e imprime los datos de una tabla o consulta en un formato personalizado, definido por el usuario. No es posible editar los datos de un informe. Pueden contener información procedente de más de una tabla o consulta. 5. MACRO: Automatiza las acciones comunes de una base de datos en base a una serie de comandos y acciones especificados por el usuario. 6. MÓDULO: Automatiza operaciones complejas que no pueden ser llevadas a cabo mediante macros. Son procedimientos escritos en Access Basic ( Visual Basic ). Base de Datos. Microsoft Access. Página 4

4 MANTENIMIENTO DE UNA BASE DE DATOS A medida que vayamos utilizando nuestra base de datos, necesitaremos realizar diversas tareas que nos permitan proteger y mantener actualizada la información de la base de datos. Para ello es conveniente realizar: 1. COPIAS DE SEGURIDAD. Podemos evitar la pérdida de información de vital importancia. 2. COMPACTAR Y REPARAR: Los archivos de base de datos pueden crecer en tamaño rápidamente conforme se utilizan, lo que puede llegar a afectar al rendimiento. También pueden resultar dañados en algún momento. Puede utilizar el comando Compactar y reparar base de datos de Microsoft Office Access para prevenir o solucionar estos problemas. Los archivos de base datos son cada vez más grandes A medida que agrega y actualiza los datos y cambia su diseño, aumenta el tamaño del archivo de base de datos. Este aumento se produce por la incorporación de nuevos datos, pero también por otros motivos: Access crea objetos temporales ocultos para realizar diversas tareas. Algunas veces, esos objetos temporales permanecen en la base de datos cuando Access ya no los necesita. Cuando elimina un objeto de base de datos, el espacio en disco que ocupaba el objeto no se recupera automáticamente: el archivo de base de datos sigue utilizando ese espacio en disco aunque se haya eliminado el objeto. Cuando el archivo de base de datos se llena con los restos de los objetos temporales y eliminados, su rendimiento podría verse reducido. Es posible que los objetos se abran más lentamente, que las consultas tarden más de lo normal en ejecutarse y que las operaciones habituales duren más tiempo. Nota: Cuando se compacta una base de datos, los datos no se comprimen, sino que se reduce el tamaño del archivo de base de datos al eliminar el espacio no utilizado. Los archivos de base de datos pueden resultar dañados En algunas circunstancias, puede que un archivo de base de datos resulte dañado. Si un archivo de base de datos se comparte a través de una red y varios usuarios trabajan directamente con el archivo al mismo tiempo, es muy poco probable que ese archivo resulte dañado. Pero las posibilidades de que se dañe el archivo aumentan ligeramente si los usuarios modifican frecuentemente los datos en los campos Memo, y el riesgo cada vez es mayor. Puede mitigar ese riesgo con el comando Compactar y reparar base de datos. Considere las siguientes acciones antes de compactar y reparar una base de datos: Realice siempre una copia de seguridad Durante el proceso de reparación, Access puede truncar algunos datos de tablas que están dañadas. A veces es posible recuperar estos datos de una copia de seguridad. Además de la estrategia habitual de copia de seguridad, debe hacer una copia de seguridad antes de usar el comando Compactar y reparar base de datos. Para ello, puede usar el comando Realizar copia de seguridad de la base de datos: o Haga clic en el botón de Office. Aparece el Espacio de comandos contextuales. o Elija Guardar y, a continuación, en la categoría Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos. Compactar y reparar automáticamente. A menos que comparta un archivo de base de datos determinado con otros usuarios a través de una red, debe configurar la base de datos para que se compacte y repare automáticamente. Base de Datos. Microsoft Access. Página 5

5 Registre la tabla de errores de recuperación del sistema Cuando Access no es capaz de reparar todos los objetos de un archivo de base de datos dañado, los objetos que no se pueden recuperar se registran en una tabla denominada MSysCompactErrors. Si hay errores, Access abre la tabla MSysCompactErrors en la vista Hoja de datos. Si dispone de una copia de seguridad de la base de datos realizada antes de que la base de datos resultara dañada, puede usar la tabla MSysCompactErrors para determinar los objetos que desea importar de la copia de seguridad a la base de datos reparada. Obtenga acceso exclusivo a la base de datos cuando use el comando Compactar y reparar base de datos Si usted es la única persona que usa la base de datos, puede omitir el resto de esta sección e ir directamente a Compactar y reparar una base de datos. Una operación Compactar y reparar requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos, porque la operación puede interrumpir el trabajo de los demás usuarios. Cuando vaya a ejecutar una operación Compactar y reparar, deberá notificárselo a los demás usuarios para que no utilicen la base de datos durante ese tiempo. Indique a los usuarios durante cuánto tiempo no deben usar la base de datos. Si ejecuta operaciones Compactar y reparar periódicamente, mantenga un registro de cuánto tarda la operación. Podrá realizar cálculos más precisos que orienten a los demás usuarios sobre cuánto tiempo deben evitar usar la base de datos. Obtenga permisos suficientes para ejecutar una operación Compactar y reparar Si usa un archivo de base de datos de una versión anterior y trabaja en un grupo de trabajo, tal vez desee compactar y reparar la base de datos usted mismo. Si no tiene permisos suficientes y necesita compactar y reparar una base de datos, póngase en contacto con el administrador del grupo de trabajo para solicitar asistencia. Más información en el siguiente enlace: Compactar y reparar bases de datos 3. CIFRAR CON CONTRASEÑA Se cifra una base de datos de Microsoft Office Access cuando se necesita conciliar los datos y evitar que usuarios no deseados la abran. Cuando desee evitar el uso no autorizado de una base de datos de Access, considere cifrar la base de datos mediante una contraseña. Si conoce la contraseña de una base de datos cifrada, también puede descifrar la base de datos y quitar su contraseña. La herramienta de cifrado impide que otras herramientas puedan leer los datos y establece una contraseña que se requiere para usar la base de datos. 1. Abra la base de datos en modo exclusivo. Cómo abro una base de datos en modo exclusivo? a. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir. b. En el cuadro de diálogo Abrir, busque y seleccione el archivo que desee abrir. c. Haga clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo. La figura siguiente es una representación del menú. 2. En la pestaña Archivo, haga clic en Información y después en Cifrar con contraseña. Aparece el cuadro de diálogo Establecer contraseña para la base de datos. Base de Datos. Microsoft Access. Página 6

6 3. Escriba la contraseña en el cuadro Contraseña, vuelva a escribirla en el cuadro Comprobar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. Más información en el siguiente enlace: Cifrar una base de datos utilizando una contraseña de base de datos TABLAS Una vez que se ha planificado y creado una base de datos Access, el siguiente paso es generar las tablas que nos permitan almacenar los datos. Son el fundamento de una base de datos. Los demás objetos de la base de datos (Consultas, Formularios e Informes) dependen de los datos contenidos en las tablas. Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. Las bases de datos relacionales, como Access, acostumbran a tener varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla conserva datos de un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos. 1. Un registro: contiene datos específicos, al igual que información sobre un empleado en particular o un producto. 2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de tabla, como el nombre o dirección de correo electrónico. 3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o someone@example.com. PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPO Las características y comportamiento de las tablas y los campos se definen y controlan mediante propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de dicha tabla; así, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para indicar el modo en que la tabla se va a mostrar de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo en cuestión. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo. Cada campo presenta un tipo de datos, que define la clase de información almacenada. Un tipo de datos pueden ser varias líneas de texto o una moneda. Base de Datos. Microsoft Access. Página 7

7 RELACIONES DE TABLA Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga: Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones. Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo. Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común. Claves Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves: Clave principal: una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Access proporciona automáticamente un número de identificación único (denominado número de Id.), que funciona como la clave principal. Para más información, vea Agregar o cambiar la clave principal de una tabla. Clave externa: una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos. La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador). Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuación, se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información acerca del cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos. 1. Una clave principal se identifica mediante el icono de llave junto al nombre del campo. 2. Una clave externa, observe la ausencia del icono de llave. Base de Datos. Microsoft Access. Página 8

8 Ventajas de las relaciones Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas: Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos. Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento. Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada. AGREGAR UNA TABLA A UNA BASE DE DATOS DE ESCRITORIO DE ACCESO Cree una tabla si tiene un origen de datos nuevo que no pertenezca a ninguna de las tablas existentes. Son varias las opciones para agregar una tabla a la base de datos de Access, como crear una base de datos, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o establecer un vínculo a una tabla de otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos). Cuando se crea una base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos. Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una base de datos de escritorio, vea el artículo Agregar un campo a una tabla. CREAR UNA TABLA EN UNA NUEVA BASE DE DATOS DE ESCRITORIO 1. En Archivo, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos. 3. Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta. 4. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos con una nueva tabla denominada Tabla1. Cambie el nombre de la tabla en función del tipo de datos que almacena. CREAR UNA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE 1. Haga clic en Archivo >Abrir y haga clic en la base de datos si figura en Reciente. Si no aparece, seleccione una de las opciones de exploración para encontrarla. 2. En la pestaña Crear, haga clic en Tabla. Se añade una nueva tabla y se abre en la vista Hoja de datos. Más información en los siguientes enlaces: Introducción a las tablas Tareas básicas para una base de datos de escritorio de acceso Base de Datos. Microsoft Access. Página 9

9 CREACIÓN DE UNA NUEVA TABLA (VISTA DISEÑO) PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Nos aparecerá el panel de la cuadrícula de diseño de tablas, que permite definir los nombres de campos, tipos y descripción de los mismos. NOMBRE DEL CAMPO: Pueden contener hasta un total de 64 caracteres (letras, números y espacios). No puede haber dos campos con el mismo nombre. DESCRIPCIÓN DE CAMPOS: Proporciona al usuario información acerca del objetivo del campo. Es opcional y aparecerá en la barra de estado cuando el cursor de edición se encuentra situado sobre el campo. TIPO DE DATOS: Determina la clase de información que almacena un campo. Access dispone de los siguientes tipos de datos: Texto corto: Caracteres alfanuméricos hasta un total de 255 bytes (1 byte por carácter). Texto largo: Caracteres alfanuméricos hasta un total de bytes. Número: Cualquier tipo de número. Fecha/Hora: Datos de fecha y hora (8 bytes) Moneda: Números redondeados con una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 posiciones decimales. Autonumeración: Número de secuencia que se incrementa de forma automática a medida que se añaden nuevos registros (es Entero Largo) Sí/No: Valores lógicos (Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado) Objeto OLE: Gráficos o cualquier otra información en formato binario. Hipervículo: Está relacionado con la inclusión de vínculos a archivos y direcciones de páginas Web. Datos adjuntos Calculado Asistente para búsquedas CLAVE PRINCIPAL No es obligatoria establecerla, pero es recomendable que cada tabla tenga una clave principal. La clave principal ayuda a Access a realizar su trabajo de forma más eficiente, ya que identifica a cada registro de forma inequívoca. Los valores del campo Clave Principal no se pueden repetir. Para establecer Clave Principal en más de un campo (por ejemplo en una factura pueden ser los campos Nº de Factura y Cliente ) hay que usar la tecla Control y el ratón. Los beneficios de la Clave Principal son: a) Velocidad: Permite mejorar los procesos de consulta y otras funciones. b) Ordenación: Access ordena y muestra automáticamente los registros de una tabla según la clave principal. c) Prevención de duplicados: Access no permite introducir dos registros con el mismo valor en el campo clave principal. d) Vinculación: Access mantiene las relaciones entre tablas vinculadas en base a un campo Clave Principal común. Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado. Base de Datos. Microsoft Access. Página 10

10 Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos. A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos. Tamaño del campo - Para los campos Texto corto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 255 caracteres y valor máximo de Para el campo número estas son las opciones: Byte: (1 byte) De 0 a 255 (sin fracciones) Entero: (2 bytes) De a (sin fracciones) Entero largo: (4 bytes) De a (sin fracciones) Simple: (4 bytes) Doble: (8 bytes) Id. de replicación Números de 6 dígitos de precisión. Negativos: E38 a E-45 Positivos: E-45 a E38 Números con 10 dígitos de precisión. Neg: E308 a E-324 Pos: E-324 a E308 se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos.adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos.accdb) - Los campos Autonumeración son Entero Largo. - A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. Base de Datos. Microsoft Access. Página 11

11 Formato del campo Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos e Hipervínculo. - Para los campos Autonumeración, Numérico y Moneda, las opciones son: o Número general: presenta los números tal como fueron introducidos. o Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser. o Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. o Fijo: presenta los valores sin separador de millares. o Estándar: presenta los valores con separador de millares. o Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%). o Científico: presenta el número con notación científica. - Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: o Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. o Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de o Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago o Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y o Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. o Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. o Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. - Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación. - Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados anteriormente, ya que el cálculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores monetarios u operaciones lógicas de verdadero/falso. - Los campos Texto corto y Texto largo no disponen de formatos predefinidos, se tendrían que crear formatos personalizados. Si deseas más información sobre la personalización de formatos haz clic aquí. Base de Datos. Microsoft Access. Página 12

12 Lugares decimales Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Número, Autonumeración o Moneda. Máscara de entrada Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: ( ) -. Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos desde la pestaña General, al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Sólo funciona para los tipos de datos Texto o Fecha. Si deseas más información sobre la personalización de máscaras de entrada haz clic aquí. Título Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento. Valor predeterminado El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración. Base de Datos. Microsoft Access. Página 13

13 Regla de validación Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración. Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella. Para conocer un poco más sobre él pulsa aquí. Texto de validación En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo. Poe ejemplo, "La fecha de nacimiento no puede ser menor de 1900, ni mayor que la fecha actual". Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumeración. Requerido Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumeración. Permitir longitud cero Los campos Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. Indexado Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda. Pero el indexado no es la panacea, tiene sus inconvenientes. No es recomendable crear índices en tablas que contiene un gran volumen de datos y que además se actualizan constantemente, porque el proceso interno de actualización de los índices puede ralentizar mucho las consultas sobre la tabla. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin índice. Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados. Si quieres saber más sobre los índices haz clic aquí. Base de Datos. Microsoft Access. Página 14

14 UTILIZAR VARIAS TABLAS: RELACIONES Como ya hemos dicho, Access es un gestor de bases de datos relacionales. Veamos ahora qué tipos de relaciones pueden existir entre tablas, cómo podemos crearlas y cómo modificarlas. Nuestro objetivo es enlazar la información existente en distintas tablas sin necesidad de duplicar datos, y, a la vez, disponiendo de toda la información existente en la base de datos. Una vez que sepamos definir relaciones entre tablas, podremos crear consultas, formularios e informes de varias tablas. Estos elementos son los que dotan de verdadera potencia a nuestra base de datos. Las bases de datos relaciones se caracterizan fundamentalmente por: - Distribuyen toda la información en varias tablas, en lugar de condensar toda la información en una sola tabla. Ello tiene la ventaja del ahorro de trabajo que supone no tener que introducir información repetida. - Al no duplicar información se ahorra no solo trabajo, sino también espacio. - Facilitan el mantenimiento de los datos. CREAR RELACIONES Para crear relaciones entre dos tablas de una base de datos, ambas tablas deben tener un campo común, y éste debe cumplir lo siguiente: - Debe ser del mismo tipo en ambas tablas, aunque no es necesario que se llamen igual. - Si el campo común es del tipo Numérico, la propiedad Tamaño del campo deberá estar definida de la misma forma en ambos campos. - En el caso de que la tabla primaria tenga el campo común del tipo Autonumérico, la tabla secundaria debe tenerlo definido del tipo Numérico y con la propiedad Tamaño del campo establecida como Entero largo. - El campo común que corresponde a la tabla primaria debe ser un campo clave. Para crear relaciones en Access debemos: - Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos. - O bien, desde el botón de Archivo > Información. En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en: - La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño. - La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar. 1. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL. 2. Hacer clic sobre el botón Agregar. 3. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones. 4. Hacer clic sobre el botón Cerrar. Base de Datos. Microsoft Access. Página 15

15 Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior. Para crear la relación: Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código de Película de la tabla Alquiler). Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo código de Película de la tabla secundaria (Películas). Soltar el botón del ratón. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente: En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Películas y Alquiler) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (Código de Película en ambos casos en este ejemplo, aunque no tienen por qué llamarse igual). Ojo! La información de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de datos. No puedes relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio no es necesario que el nombre del campo sea el mismo. Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios porque una misma película puede ser alquilada más de una vez). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Si quieres saber más sobre integridad referencial y operaciones en cascada haz clic aquí. Base de Datos. Microsoft Access. Página 16

16 Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones: TIPOS DE RELACIONES En Access podemos definir tres tipos de relaciones: - Relación de uno a muchos: Este es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, cada registro de la tabla A (tabla principal) puede tener más de un registro en la tabla B (tabla secundaria), pero cada registro de la tabla B, sólo puede tener un registro enlazado en la tabla A. Por ejemplo la tabla A puede ser la de Clientes y la tabla B la de Pedidos, ya que cada cliente puede hacer varios pedidos. - Relación de muchos a muchos: Cada registro de la tabla A puede tener más de un registro enlazado en la tabla B y viceversa. Una película suele tener más de una actor, y, a la vez, un actor puede interpretar más de una película. - Relación de uno a uno: Es la más extraña, y en ella cada registro de la tabla A solamente puede tener un registro enlazado de la tabla B y viceversa. LA INTEGRIDAD REFERENCIAL Lo normal al crear relaciones de uno a muchos es obligar a que se cumplan en esa relación las reglas de la integridad referencial. Estas reglas sirven para asegurarse de que los datos se mantendrán correctamente relacionados una vez establecida la relación y de que no se eliminarán datos accidentalmente. Estas reglas se pueden resumir en: - No puede haber registros en una tabla secundaria que no estén enlazados a la tabla primaria. - No se puede borrar un registro de la tabla principal si tiene enlazados registros en la secundaria. ELIMINACIÓN Y ACTUALIZACIÓN EN CASCADA Una vez pedida integridad referencial, Access nos permite activar estas operaciones, que sirven para que Access realice de forma automática estas operaciones con registros relacionados. Activándolas podremos realizar aquellas operaciones que no estarían permitidas en la integridad referencial, esto se debe a que Access se encargará de mantenerla. Base de Datos. Microsoft Access. Página 17

17 Actualizar en cascada los campos relacionados: Siempre que modifiquemos un valor en la clave principal de un registro de la tabla principal, Access cambiará automáticamente el valor del campo correspondiente al nuevo dato en todos los registros relacionados de la tabla secundaria. Eliminar en cascada los campos relacionados: Siempre que eliminemos registros de la tabla principal, Access eliminará automáticamente los registros relacionados en la tabla secundaria. Cuando queramos ver o modificar las relaciones creadas anteriormente, hay que abrir el cuadro Relaciones. Para editar una relación existente basta hacer doble clic sobre la línea de la relación. Para borrarla hay que seleccionarla y pulsar Supr. Para agregar tablas se realiza mediante el comando Relaciones, Mostrar tabla. Esto nos servirá a la hora de usar varias tablas en consultas, formularios e informes. CONSULTAS Una consulta es una sentencia que le indica a Access qué clase de información necesitamos extraer de una o más tablas. Son similares a los filtros en las listas de Excel, ya que permiten ver sólo los datos que cumplen ciertas condiciones. Antes de crear una consulta hay que planificarla, saber cuál es su objetivo, para ello hay que identificar la tabla o tablas en la que podemos obtener la información y señalar cuál será la información exacta que necesitamos (los campos). CREACIÓN DE UNA NUEVA CONSULTA Hay varios tipos de consultas que se pueden crear en Access. Para crear una consulta Access proporciona un asistente para crear consultas sencillas, pero nosotros lo vamos a hacer desde el modo Diseño de consulta (menú crear): Base de Datos. Microsoft Access. Página 18

18 Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al anterior. Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas. Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar. Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas. Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación: - Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado. - Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas. - Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. - Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren sólo los coches vendidos de una determinada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque sería repetitivo y no aportaría información adicional. - Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). - O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones. - Total: En principio no aparece. Para verla, Menú Ver y Totales o pulsar el botón correspondiente: Σ. Nos sirve para agrupar por un campo determinado y además podemos aplicarle alguna función: suma, promedio, máximo, mínimo, cuenta, Para añadir campos a la cuadrícula podemos: - Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula. - Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo. - Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada. - También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula. - Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos'). Base de Datos. Microsoft Access. Página 19

19 DEFINIR CAMPOS CALCULADOS Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculado también podemos incluir campos calculados en las consultas. Cuándo incluir la expresión en una tabla y cuándo en una consulta? La respuesta dependerá de cada caso concreto. Si el resultado de la expresión se va a utilizar frecuentemente en consultas, listados o estadísticas, puede ser más interesante guardar el dato en la propia tabla. Si en cambio se trata de un cálculo más específico puede ser preferible no utilizar espacio en el disco para conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta. Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresión en el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis será: Nombre del campo: expresión Por ejemplo, a) Si disponemos de un campo Precio, podríamos realizar la siguiente expresión: Precio con IVA: Precio * 1,21. Al pulsar INTRO se guardará la expresión y se aplicarán ciertos cambios, como encerrar entre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios, etc.: Precio con IVA: [Precio]*1,21 b) Otro ejemplo NOM:[NOMBRE]& &[APELLIDOS] En este caso hemos llamado al nuevo campo NOM y en el aparecerá el NOMBRE y los APELLIDOS de una misma persona en el mismo campo y separados por un espacio en blanco, aunque en la tabla correspondiente los tengamos por separado. Vemos que el carácter & nos sirve para añadir más cosas a una misma orden. Puedes ver cómo formar expresiones de forma manual pulsando aquí. Base de Datos. Microsoft Access. Página 20

20 CRITERIOS DE CONSULTA La fila Criterios y la fila o de la cuadrícula QBE permiten especificar los criterios que deben cumplir los registros que serán incluidos en el resultado de la consulta. Los criterios son condiciones utilizadas para seleccionar registros. Probablemente esta característica es la más utilizada con diferencia. Para generar un criterio o expresión podemos utilizar el botón Generar de la barra de herramientas (o del menú que aparece pulsando el botón derecho del ratón). Aunque las expresiones se pueden introducir en Access en muy diversos lugares, siempre siguen las mismas normas: - Los nombres de campos, tablas, consultas, formularios, informes y controles deben escribirse entre corchetes ([ ]). - Las fechas deben escribirse entre almohadillas (#). - El texto debe escribirse entre comillas ( ). - Las expresiones de los controles calculados deben ir precedidas del signo igual (=). Las consultas complejas implican el uso de varias condiciones a la vez, estas condiciones múltiples implican el uso de operadores especiales. Existen las siguientes condiciones: a) Coincidencia Exacta. b) Coincidencia con caracteres comodín: * Cualquier número de caracteres.? Un carácter individual. # Un dígito individual. [ ] Especifica un número de caracteres válidos encerrados entre corchetes. (Ejemplo: B[AIU])! Lograr coincidencias con cualquier carácter que no esté en la lista. (Ejemplo: B[!AIU]) - Buscar un carácter en un rango de caracteres. (Ejemplo: B[A-U]) COMO Busca coincidencia con cualquier número de caracteres. (Ejemplo: Como [A-D]* busca que comiencen por A, B, C, D) c) Coincidencia por eliminación: NEGADO d) Coincidencia de fechas (Ejemplo: Ahora(), 19/05/99, ) e) Valores en blanco: NULO, NEGADO NULO (Hay que tener cuidado con los espacios en blanco, ya que el ordenador los cuenta como caracteres). f) Operadores de comparación: <, >, >=, <=, =, <> g) Valores Sí/No. h) Criterios Múltiples. Operadores lógicos: Y: Busca los registros que coinciden con todos los criterios. O: Busca los registros que coinciden con alguno de los criterios. NO: Busca los registros que no coinciden con los criterios. ENTRE: Busca los registros que coinciden con un determinado rango de valores. EN: Busca los registros con valores en el mismo campo. AGRUPACIÓN DE REGISTROS Y TOTALES Para terminar con las consultas veremos un tipo especial de consultas llamadas consultas de agrupación y de totales. Implican dos operaciones: - Agrupar los registros de nuestras tablas por algún concepto (normalmente el valor de un campo). Base de Datos. Microsoft Access. Página 21

21 - Realizar alguna operación de tipo estadístico, como contar, sumar, calcular medias,... Para crear una consulta de agrupación o de totales, basta pulsar el botón Totales Σ de la barra de herramientas en la ventana de diseño de la consulta (así aparece la fila Total en la cuadrícula QBE), añadiremos los campos correspondientes a la cuadrícula QBE y utilizaremos las distintas opciones de la fila Total. La fila Total mediante un menú desplegable, nos permite seleccionar las siguientes opciones: a) Suma: Calcula la suma de un valor numérico. b) Promedio: Realiza la media aritmética. c) Min: Localiza el valor mínimo de un campo. d) Máx: Halla el valor máximo e) Cuenta: Cuenta el número de registros que no están en blanco. f) Primero: Muestra el valor del campo de primer registro. g) Último: Muestra el valor del campo del último registro. h) DesvEst: Calcula la desviación típica de los valores numéricos. i) Var: Calcula la varianza de los valores numéricos. Situaciones que se nos pueden presentar: - Si deseamos realizar algún cálculo sobre todos los registros de la tabla. Simplemente tenemos que seleccionar la operación que deseemos realizar sobre todos los registros de la tabla en la fila Total. - Si deseamos realizar una operación de subtotales por grupos de registros. Seleccionaremos la opción Agrupar por en la fila Total correspondiente a los campos que deseemos agrupar y seleccionaremos la operación de total que queramos en otro campo. - Que además de calcular un total y de realizar una agrupación, deseemos incluir condiciones. Para ello simplemente tendremos que usar las filas de criterios para indicar las condiciones como si se tratara de cualquier otra consulta. IMPRIMIR Podemos imprimir cualquier consulta con las órdenes habituales de Office: Vista Preliminar, Configurar Página e Imprimir del menú Archivo. PROPIEDADES DE UNA CONSULTA Es posible mostrar y modificar las propiedades de una consulta, de las listas de campos que utiliza dicha consulta, o de los campos individuales de la hoja de respuestas. Para editar las propiedades de cualquiera de estos objetos, hay que ejecutar el comando Propiedades del Menú Ver. Propiedades de la Consulta: Debemos hacer clic en la zona de datos de la consulta y presionar el botos de Propiedades. a) Descripción: Esta opción se utiliza para crear un comentario sobre la operación que realiza la tabla. b) Mostrar todos los campos: Permite indicar si tienen que aparecer todos los campos de la tabla seleccionada en la zona de datos. c) Valores superiores: Permite indicar los valores más altos o más bajos del campo situado en la primera columna de la izquierda de la cuadrícula QBE. Base de Datos. Microsoft Access. Página 22

22 d) Valores únicos: Utilizando esta opción se le puede indicar a la consulta que nos muestre registros cuyos datos de los campos sean iguales. Por defecto toma el valor NO, indicando que se mostraran los registros duplicados existentes que coincidan con los criterios de la consulta. Para excluir los valores duplicados hay que introducir el valor SI. e) Registros Únicos: Es una opción muy similar a la anterior pero en este caso podemos omitir los registros que contengan en todos sus campos los mismos datos que en otro registro. f) Permiso de Ejecución: Permite asignar autorizaciones de lectura, escritura o modificación. g) Base de Datos origen: Podemos seleccionar otra base de datos distinta. h) Cadena de conexión del origen: Especifica el nombre de la aplicación utilizada para crear una base de datos externa. i) Bloqueos del registro: Se utiliza para bloquear registros. j) Tipo Recordset: Determina qué tipo de tablas se pueden modificar y posee tres opciones: - Dynaset: Permite editar controles dependientes basados en una tabla o en varias tablas con relaciones de uno a uno. No es posible editar campos vinculados a tablas que tengan el tipo de relación de una a varios. - Dynaset (Actualizaciones): Con esta opción podemos editar todas las tablas y controles vinculados de los campos. - Snapshot: No permite editar las tablas, tampoco los controles dependientes. k) Intervalo ODBC: Permite cambiar el número de segundos que esperará ACCESS, antes de que nos muestre un mensaje de error de la consulta. l) Filtro: Sirve para especificar que se muestren unos registros determinados cuando se les aplique un filtro. m) Ordenar por: Permite asignar el tipo de ordenación que deseamos aplicar. n) Número máximo de registros: Asigna el número máximo de registros que devuelve el origen de datos ODBC. Propiedades del Campo: Hacer clic en uno de los campos de la consulta y Propiedades. a) Descripción: Podemos añadir un comentario, describiendo la función que realiza el campo. b) Formato: Permite especificar un formato idéntico al formato que se utiliza al diseñar la tabla. c) Máscara de entrada: Se utiliza para dar un formato determinado basado en la introducción o visualización de datos. d) Título: Se utiliza para cambiar el encabezado de la columna y designar otro que no sea el nombre del campo. Esta opción funciona en el modo Vista Hoja de Datos. Propiedades de Lista de Campos: Hacer clic en la tabla correspondiente y pulsar Propiedades. a) Alias: Esta opción indica el nombre de la tabla. b) Origen: Permite indicar a qué base de datos pertenece la tabla, ya sean bases de datos creadas con el propio Access o creadas con otros programas. Base de Datos. Microsoft Access. Página 23