MANUAL DE USUARIO INVENTARIO

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO INVENTARIO 1

2 Contenido MANUAL DE USUARIO... 1 INVENTARIO... 1 Selección de Empresa... 4 Inventario Básico... 4 Uso del catálogo de Almacenes... 5 Alta de un nuevo almacén (sólo inventario avanzado)... 6 Editar la información de un almacén... 6 Dar de baja un almacén Productos... 7 Uso del catálogo de Productos... 7 Uso del catálogo de Unidades... 9 Uso del catálogo de Tipos de Productos Operaciones Uso de catálogo de Entradas Uso de catálogo de Salidas Uso de catálogo de Inventarios fisicos Uso de catálogo de Conceptos Uso de catálogo de Destinos Conversiones Primeros pasos de configuración Ordenación de Información Crear unidades Crear Presentaciones Conversiones Matriz de Equivalencias Enlace Productos con Ingredientes Prueba de venta de platillos con Ingredientes Entradas de Inventario

3 Acerca de nosotros InGent Technologies es una empresa 100% mexicana dedicada al desarrollo de software de calidad mundial y alto valor agregado, que ofrece a las empresas de diversas industrias el acceso a sistemas que no se limitan solamente al ahorro de costos, sino que ayudan a su crecimiento a través de análisis estratégico altamente especializado y modelos avanzados de incremento de utilidades y optimización de recursos. En InGent Technologies somos pioneros en el desarrollo de soluciones computacionales de alto valor agregado. Nuestro software easypos interconecta los aspectos operativos, administrativos, financieros y estratégicos de forma especializada. En este manual de usuario se dará una orientación para Utilizar los aspectos Principales del módulo de Restaurante, entre los aspectos que se verán están los Módulos de Host donde se pondrá en lista de espera a los comensales, el módulo de Meseros en donde abrirán cuantas en mesa y tomar los pedidos, el módulo de Caja donde se realizaran los cobros y el módulo de Cocina donde se integraran los platillos. A continuación se describirá cada uno de los temas, así como los pasos a seguir para utilizar easypos. 3

4 Selección de Empresa Seleccione la empresa en la que se estará trabajando. Sólo en el caso de utilizar un equipo Touch, haremos un pequeño ajuste de la columna de tamaño de Empresa. Esto evitará un error por calibración que en ocasiones aparece. Inventario Básico La pestaña Inventario Básico permite dar de alta la información específica en el almacén, productos, y operaciones. En los siguientes apartados se describen a detalle las funciones que se encuentran en cada una de estas secciones. Almacenes La sección Almacenes nos permite consultar, modificar y borrar restaurantes que ya hayan sido dados de alta. También se pueden editar los detalles e información del restaurante que se seleccione. 4

5 Uso del catálogo de Almacenes 1. Desde el menú principal, damos clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Almacenes, damos clic en Almacenes. 3. Se abre la ventana de Catálogo de Almacenes, donde se muestra una lista de los almacenes registrados en el sistema. Desde este catálogo, podrá buscar el almacén que le interesa, utilizando los filtros de nombre, ciudad, personalidad cliente, personalidad proveedor o cuenta de ventas, ingresando el nombre, o identificándolo de la lista. 4. Seleccionar de la lista el almacén. 5. Seleccionar la acción que desea ejecutar utilizando los botones de abajo. Alta (Sólo Inventarios Avanzado): Permite dar de alta un nuevo almacén, abriendo una ventana de captura donde podrá definir la información de la nueva sección, (Nombre, Teléfono, , Dirección, Colonia, CP, País, Estado, Ciudad). En Notas, se puede ingresar la descripción, comentarios o cualquier tipo de información. Las fechas de Registro y Actualización se realizan automáticamente. Es necesario dar clic en Guardar para que los datos queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin guardar ningún dato. Baja: Permite eliminar el registro de un almacén. 5

6 Modificar: Abre una ventana con la información del almacén que seleccionó de la lista. En esta ventana es posible la edición de los detalles y la información del almacén. Es necesario dar clic en Guardar para que los cambios queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin registrar ninguna modificación. Consultar: Abre una nueva ventana con la información del almacén que seleccionó de la lista. En esta ventana se muestran los detalles y la información del almacén. Al ser una ventana exclusiva para consulta, el botón Guardar aparece deshabilitado. Puede cerrar la ventana en la X o en Cerrar. Cerrar. Cierra el catálogo de almacenes. Alta de un nuevo almacén (sólo inventario avanzado) 1. Desde el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Almacenes, dar clic en la flecha del botón Almacenes para desplegar el menú de opciones y seleccionar Nuevo Almacén. También se puede dar clic en Alta desde el Catálogo de Almacenes. Editar la información de un almacén 1. Desde el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Almacenes, dar clic en Almacenes. 3. En el Catálogo de Almacenes seleccione el almacén que desea editar. 4. Dar clic en Modificar. 5. En la ventana de captura, modificar los campos que desea editar. 6. Dar clic en Guardar. Dar de baja un almacén. 1. Desde el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Almacenes, dar clic en Almacenes. 3. En el Catálogo de Almacenes seleccione el almacén que desea eliminar. 4. Dar clic en Baja. 5. Le damos clic en Si en la ventana que nos aparece. 6

7 Productos La sección Productos nos permite trabajar con la información general de los productos, como las secciones de unidades y categorías. Cada uno de los botones de esta sección abre un catálogo diferente, del cual es posible ingresar, consultar, editar y eliminar la información de las secciones de Productos, Unidades y Categorías de productos. Los botones cuentan con un menú desplegable del cual se puede agregar rápidamente un nuevo registro. Además, esta sección también permite modificar, dar de alta y asignar, en uno o varios almacenes. Uso del catálogo de Productos 1. Desde el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Productos, dar clic en Productos. 3. Se abrirá una ventana mostrando el Catálogo de Productos y Servicios, donde se muestra un listado de los diferentes productos y servicios registrados en el sistema. Desde este catálogo, podrá buscar el producto/servicio que le interesa, utilizando los filtros de código, código adicional, nombre, o categoría realizando una búsqueda específica o identificándola directamente de la lista. 4. Seleccionar de la lista el producto/servicio que le interesa. 5. Seleccionar la acción que desea ejecutar utilizando los botones de abajo. Alta: Permite dar de alta un nuevo registro de producto/servicio, abriendo una ventana de captura donde podrá definir la información del nuevo producto/servicio. Es necesario dar clic en Guardar para que los datos queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin guardar ningún dato. - Código: Número de identificación del producto/servicio. - Nombre: Nombre del producto/servicio. - Categoría: Se selecciona la categoría a la que pertenece el producto/servicio. Si no se encuentra en la lista, se da de alta una nueva categoría. - Unidad: Al dar clic en Agregar nos aparecerá una ventana para seleccionar la unidad a la que pertenece el producto/servicio. Si no se encuentra en la lista, se da de alta una nueva unidad. - Código adicional: Al dar clic en Agregar nos aparecerá una ventana para ingresar un código adicional para el producto/servicio. - Producto o Servicio: Se selecciona producto o servicio dependiendo de lo que estamos registrando. - Es perecedero: Al seleccionar la casilla, estamos indicando que el producto/servicio es perecedero. - Unidad Estándar: Se refiere a la unidad en al que deseamos que aparezca en nuestro reporte. - Presentación: Se refiere a cómo compro el producto. 7

8 - Costo: Se refiere al costo promedio del producto según la unidad estándar seleccionada. - Empresas: Se selecciona las empresas en las que el producto/servicio estará disponible. - Descripción: Breve descripción del producto/servicio. - Impuestos Automáticos: Al Seleccionar la casilla del impuesto estamos indicando que se sumará el impuesto automáticamente. - Producto o servicio global: Al seleccionar la casilla estamos indicando que el producto/servicio es para todas las empresas. - Las fechas de Registro y Actualización se realizan automáticamente. Baja: Elimina el registro de un producto/servicio. Modificar: Abre una ventana de captura con la información del producto/servicio que seleccionó de la lista. En esta ventana es posible la edición de los detalles registrados. Es necesario dar clic en Guardar para que los cambios queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin ningun cambio. 8

9 Consultar: Abre una ventana con la información del producto/servicio que seleccionó de la lista. Al ser una ventana exclusiva para consulta, en Guardar aparece deshabilitado. Puede cerrar la ventana en la X o Cerrar. Cerrar: Cierra el catálogo de producto/servicio. Uso del catálogo de Unidades 1. Desde el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Productos, dar clic en Unidades. 3. Se abrirá una ventana mostrando el Catálogo de Unidades, donde aparece un listado de las diferentes unidades de medida registradas en el sistema. Desde este catálogo, podrá buscar la unidad que le interesa, utilizando los filtros de Nombre o Descripción realizando una búsqueda específica o identificándola directamente de la lista. 4. Seleccionar de la lista la unidad que le interesa. 5. Seleccionar la acción que desea ejecutar utilizando los botones inferiores. Alta: Permite dar de alta un nuevo registro de unidad, abriendo una ventana de captura donde podrá definir la información de la nueva unidad. Es necesario dar clic en Guardar para que los datos queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin guardar ningún dato. - Nombre: Nombre de la unidad. - Tipo Unidad: Se selecciona de la lista el tipo de unidad 9

10 - Descripción: Breve descripción de la unidad. Baja: Elimina por completo el registro de una unidad. Modificar: Abre una ventana de captura con la información de la unidad que seleccionó de la lista. En esta ventana puedes modificar los detalles registrados. Es necesario dar clic en Guardar para que los cambios queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin guardar ninguna modificación. Consultar: Abre una ventana con la información de la unidad que seleccionó de la lista. Al ser una ventana exclusiva para consulta, el botón Guardar aparece deshabilitado. Puede cerrar la ventana en la X o Cerrar. Cerrar: Cierra el catálogo de unidad. Uso del catálogo de Tipos de Productos 1. Desde el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Productos, dar clic en Categoría de Productos. 3. Se abrirá una ventana mostrando el Catálogo de Tipos de Productos, donde se muestra un listado de los diferentes tipos de productos registrados en el sistema. Desde este catálogo, podrá buscar la categoría que le interesa, utilizando los filtros de Nombre corto, Nombre o Descripción realizando una búsqueda específica o identificándolo directamente de la lista. 10

11 4. Seleccionar de la lista la categoría que le interesa. 5. Seleccionar la acción que desea ejecutar utilizando los botones inferiores. Alta: Permite dar de alta un nuevo registro de categoría, abriendo una ventana de captura donde podrá definir la información de la nueva categoría. Es necesario dar clic en Guardar para que los datos queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin guardar ningún dato. - Nombre corto: Nombre fácil de Identificar. - Nombre: Nombre de la categoría del producto. - Descripción: Se hace una breve descripción de la categoría que se está creando. Baja: Elimina por completo el registro de una categoría. Modificar: Abre una ventana de captura con la información de la categoría que seleccionó de la lista. En esta ventana puedes modificar los detalles registrados. Es necesario dar clic en Guardar para que los cambios queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin guardar ningun cambio. Consultar: Abre una ventana con la información de la categoría que seleccionó de la lista. Al ser una ventana exclusiva para consulta, el botón Guardar aparece deshabilitado. Puede cerrar la ventana en la X o utilizando Cerrar. Cerrar: Cierra el catálogo de tipos de productos. 11

12 Operaciones La sección Operaciones nos permite trabajar con la información general de las operaciones del inventario. Cada uno de los botones abre un catálogo diferente, del cual se puede ingresar, consultar, editar y eliminar la información de las secciones de Entrada, Salida, Salidas Pendientes, Conceptos, Destinos y Conversiones. Los botones (excepto Salidas Pendientes, Registrar inventario físico y Conversiones), cuentan con un menú desplegable desde el cual se puede agregar rápidamente un nuevo registro. Uso de catálogo de Entradas 1. En el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Operaciones, dar clic en Entrada. 3. Se abrirá una ventana mostrando el Catálogo de Entradas, donde se muestra un listado de las entradas que se realizaron. Desde este catálogo, podrá buscar el cargo que le interesa, utilizando los filtros de almacén, concepto, folio, realizando una búsqueda específica o identificándola directamente de la lista. Para filtrar la búsqueda por fechas, se selecciona un rango de fechas de registro o un rango de fechas de actualización. 4. Seleccionar de la lista el cargo que le interesa. 5. Seleccionar la acción que desea ejecutar utilizando los botones inferiores. Alta (Nueva entrada factura): Permite dar de alta un nuevo registro de una entrada, abriendo una ventana de captura donde podrá definir la información de la nueva entrada. Es necesario dar clic en Guardar para que los datos queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin guardar ningún dato. - Folio: El sistema da de alta el folio automáticamente. - Proveedor: Dar clic en Agregar para seleccionar el proveedor. - Factura: Al seleccionar el proveedor nos mostrará automáticamente una pantalla para seleccionar la factura. - Concepto: selecciona el motivo de la entrada que se está realizando. - Código o nombre de producto: ingresa el código o nombre del producto a buscar. - Restablecer: Reestablece los movimientos que se hayan realizado. - Quitar: Elimina la entrada seleccionada. - Notas: comentario o breve descripción de la entrada. - Las fechas de Registro y Actualización se realizan automáticamente. 12

13 Alta (Nueva entrada manual): Permite dar de alta un nuevo registro de una entrada, abriendo una ventana de captura donde podrá definir la información de la nueva entrada. Es necesario dar clic en Guardar para que los datos queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin guardar ningún dato. - Folio: El sistema da de alta el folio automáticamente - Concepto: selecciona el motivo de la entrada que se está realizando. - Código o nombre de producto: ingresa el código o nombre del producto a buscar. - Restablecer: Reestablece los movimientos que se hayan realizado. - Total: Muestra el total del precio de los productos - Modificar: Modifica la entrada seleccionada. - Quitar: Elimina la entrada seleccionada. - Notas: comentario o breve descripción de la entrada. - Las fechas de Registro y Actualización se realizan automáticamente. 13

14 Baja: Elimina el registro de una entrada. Modificar: Abre una ventana de captura con la información de la entrada que seleccionó de la lista. En esta ventana es posible modificar los detalles registrados. Es necesario dar clic en Guardar para que los cambios queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin registrar ningun cambio. Consultar: Abre una ventana con la información de la entrada que seleccionó de la lista. Al ser una ventana exclusiva para consulta, el botón Guardar aparece deshabilitado. Puede cerrar la ventana en la X o en Cerrar. Cerrar: Cierra el catálogo de entradas. Restablecer: Reestablece los movimientos que se hayan realizado. Uso de catálogo de Salidas 1. Desde el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Operaciones, dar clic en Salida. 3. Se abrirá una ventana mostrando el Catálogo de Salidas, donde aparece una lista de las salidas que se realizaron. Desde este catálogo, podrá buscar la salida que le interesa, utilizando los filtros de almacén, concepto, folio, realizando una búsqueda específica o identificándola directamente de la lista. Para filtrar la búsqueda por fechas, se selecciona un rango de fechas de registro o un rango de fechas de actualización. 4. Seleccionar de la lista la salida que le interesa. 5. Seleccionar la acción que desea ejecutar utilizando los botones de abajo. Alta: Permite dar de alta un nuevo registro de una salida, abriendo una ventana de captura donde podrá definir la información de la nueva salida. Es necesario dar clic en Guardar para que los datos queden registrados. Al dar clic Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin guardar ningún dato. - Folio: El sistema da de alta el folio automáticamente. - Concepto: se selecciona el motivo de la salida. - Destino: se selecciona el destino de la salida que estamos realizando. - Código o nombre del producto: se ingresa el código o nombre del producto a buscar. - Quitar: Elimina la salida seleccionada. - Notas: comentario o breve descripción de la entrada. - Las fechas de Registro y Actualización se realizan automáticamente. 14

15 Baja: Elimina el registro de una salida. Modificar: Abre una ventana de captura con la información de la salida que seleccionó de la lista. En esta ventana es posible la edición de los detalles registrados. Es necesario dar clic en Guardar para que los cambios queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin registrar ninguna modificación. Consultar: Abre una ventana con la información de la salida que seleccionó de la lista. Al ser una ventana exclusiva para consulta, el botón Guardar aparece deshabilitado. Puede cerrar la en la X o utilizando Cerrar. Cerrar: Cierra el catálogo de salidas. 15

16 Uso de catálogo de Salidas pendientes 1. En el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Operaciones, dar clic en Salidas Pendientes. 3. Se abrirá una ventana mostrando el Catálogo de Salidas pendientes, donde aparece una lista de las salidas que están pendientes. Desde este catálogo, podrá buscar la salida que le interesa, utilizando los filtros de producto, realizando una búsqueda específica o identificándola directamente de la lista. 4. Seleccionar de la lista la salida que le interesa. - Notas: breve descripción o comentarios de la salida que está pendiente. - Ejecutar: Da salida al producto que esté seleccionado. - Cerrar: Cierra el catálogo de Salidas Pendientes. Uso de catálogo de Inventarios fisicos 1. Desde el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Operaciones, dar clic en Registrar inventario físico. 3. Se abrirá una ventana mostrando el Catálogo de Inventarios físicos, donde se muestra un listado de los inventarios físicos que se realizaron. Desde este catálogo, podrá buscar el inventario que le interesa, utilizando los filtros de folio, concepto, notas, realizando una búsqueda específica o identificándola directamente de la lista. 4. Seleccionar de la lista el inventario que le interesa. 5. Seleccionar la acción que desea ejecutar utilizando los botones inferiores. Alta: Permite dar de alta un nuevo registro de un inventario, abriendo una ventana de captura donde podrá definir la información del nuevo inventario. Es necesario dar clic en el botón Guardar para que los datos queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin registrar ningún dato. - Folio: El sistema da de alta el folio automáticamente - Concepto: se agrega el motivo del registro del producto. Si no se encuentra en la lista, se da de alta un concepto. - Las fechas de Registro y actualización se realizan automáticamente. 16

17 - Notas: breve descripción o comentarios sobre el inventario que se está realizando. Baja: Elimina por completo el registro de un inventario. Modificar: Abre una ventana de captura con la información del inventario que seleccionó de la lista. En esta ventana es posible la edición de los detalles registrados. Es necesario dar clic en Guardar para que los cambios queden registrados. Al dar clic en el botón Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin registrar ninguna modificación. Consultar: Abre una ventana con la información del inventario que seleccionó de la lista. Al ser una ventana exclusiva para consulta, el botón Guardar aparece deshabilitado. Puede cerrar la ventana directamente desde la X o en Cerrar. Cerrar: Cierra el catálogo de inventarios físicos. 17

18 Uso de catálogo de Conceptos 1. Desde el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Operaciones, dar clic en Conceptos. 3. Se abrirá una ventana mostrando el Catálogo de Conceptos, donde se muestra un listado de los conceptos que se realizaron. Desde este catálogo, podrá buscar el concepto que le interesa ver utilizando los filtros de nombre corto, nombre, descripción, realizando una búsqueda específica o identificándola directamente de la lista. 4. Seleccionar de la lista el concepto que le interesa. 5. Seleccionar la acción que desea ejecutar utilizando los botones inferiores. Alta: Permite dar de alta un nuevo registro de un concepto, abriendo una ventana de captura donde podrá definir la información del nuevo concepto. Es necesario dar clic en Guardar para que los datos queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin registrar ningún dato. - Nombre corto: Nombre fácil de Identificar. - Nombre: Nombre de la unidad. - Tipo: Se selecciona el tipo de operación (Devolución, entrada, inventario físico, salida, transferencia). - Descripción: Breve descripción del concepto que se está realizando. Modificar: Abre una ventana de captura con la información del concepto que seleccionó de la lista. En esta ventana es posible la edición de los detalles registrados. Es necesario dar clic en Guardar para que los cambios queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin registrar ninguna modificación. Consultar: Abre una ventana con la información del concepto que seleccionó de la lista. Al ser una ventana exclusiva para consulta, el botón Guardar aparece deshabilitado. Puede cerrar la ventana directamente desde la X o en Cerrar. Cerrar: Cierra el catálogo de conceptos. 18

19 Uso de catálogo de Destinos 1. Desde el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Operaciones, dar clic en Destinos. 3. Se abrirá una ventana mostrando el Catálogo de Destinos, donde se muestra un listado de los destinos que se realizaron. Desde este catálogo, podrá buscar el destino que le interesa, utilizando los filtros de nombre corto, nombre, descripción, realizando una búsqueda específica o identificándola directamente de la lista. 4. Seleccionar de la lista el destino que le interesa. 5. Seleccionar la acción que desea ejecutar utilizando los botones inferiores. Alta: Permite dar de alta un nuevo registro de un destino, abriendo una ventana de captura donde podrá definir la información del nuevo destino. Es necesario dar clic en Guardar para que los datos queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin registrar ningún dato. - Nombre corto: Nombre fácil de Identificar. - Nombre: Nombre del destino. - Descripción: Breve descripción del destino. 19

20 Baja: Elimina por completo el registro de un destino. Modificar: Abre una ventana de captura con la información del destino que seleccionó de la lista. En esta ventana es posible la edición de los detalles registrados. Es necesario dar clic en Guardar para que los cambios queden registrados. Al dar clic en Cerrar o en la X, se cerrará la ventana sin registrar ninguna modificación. Consultar: Abre una ventana con la información del destino que seleccionó de la lista. Al ser una ventana exclusiva para consulta, el botón Guardar aparece deshabilitado. Puede cerrar la ventana directamente desde la X o en Cerrar. Modificar: abre una ventana de captura con la información Cerrar: Cierra el catálogo de destinos. Conversiones 1. Desde el menú principal, dar clic en la pestaña Inventarios. 2. En la sección Operaciones, dar clic en Conversiones. 3. Se abrirá una ventana mostrando el La información de Conversiones, donde se muestra los diferentes tipos de unidad y sus conversiones. Desde este catálogo, podrá realizar la conversión que le interesa, utilizando los filtros de agrupación, longitud, masa, tiempo, volumen. 20

21 Una vez seleccionado el tipo de unidad, tecleamos la cantidad en la casilla de la unidad de medida que queramos convertir, al dar Enter nos mostrará las conversiones de esa unidad de medida. En la parte de arriba, se mostrará la información acerca de la conversión dependiendo de la unidad de medida que esté seleccionada. 21

22 Primeros pasos de configuración. Ordenación de Información 1. Antes de empezar a registrar nuestros productos primero debemos ordenar toda la información de nuestros insumos Crear un Excel o cualquier documento que nos permita utilizar columnas (puede ser block de notas) Utilizaremos 5 columnas principales, Productos, serán todos nuestros insumos Como lo compro, esta columna se refiere en qué presentación adquiero el producto Como lo uso en recetas, son todas las unidades que utiliza en las recetas, por ejemplo Kg, Gr, Lt, ml, Oz, etc Unidad estándar, es la unidad en la que quiero ver el producto en reportes Costo promedio del producto según la unidad estándar que seleccionó Es importante notar que la Presentación tiene relación con la Unidad. Es decir, no es correcto comprar un producto en KG y pensar en usarlo en mililitros, o viceversa. Crear unidades 2. Crear las unidades, esto se refiere a la unidad en que se va utilizar en las recetas. No se requiere cantidad, sólo la unidad de medida. Por ejemplo: gr, kg, lt, etc. 22

23 2.1. Las unidades estarán agrupadas según su Tipo (volumen, masa, tiempo, longitud, agrupación). Crear Presentaciones 3. Crear las Presentaciones, esto se refiere a cómo compra su producto (insumo), por ejemplo, Bolsa 1 KG, Caja 24PZ, Botella 750ml, etc. No se debe tener presentaciones repetidas para evitar confusiones, en dado caso de utilizar una presentación repetida, hay que hacer alguna diferencia ya sea en el nombre idenficador o en la descripción de la misma. 23

24 3.1. Cada presentación lleva un nombre para reconocerla y poder utilizarla dentro del sistema, además también hay que especificar cuál será su valor o a lo que nos estamos refiriendo. Por ejemplo cuando creamos Bolsa 1 kg, nos estamos refiriendo a 1000 gr, 1 kg, o cualquier derivado Las presentaciones son genéricas, es decir las puede usar con diferentes productos. Por ejemplo la presentación de Bolsa 1 Kg puede ser usada para comprar Tomate, Cebolla, Carne, etc. No es necesario crear una presentación para cada producto. Conversiones Matriz de Equivalencias 4. Tabla de Conversiones, se refiere a las equivalencias entre las unidades creadas. 24

25 4.1. Las conversiones se realizan por Tipo de Unidad. Por cada unidad generada se crea un renglón y una columna Toda la matriz forma una especie de Excel con celdas. Si seleccionamos una, nos aparecerá una leyenda en un costado que nos marcará los datos que estamos poniendo que son equivalentes. En la siguiente imagen se muestra el texto 1 unidad de LT es igual a 1000 unidades de ML. Como notará ese texto hace la comparativa de Renglón por Columna y también se lo muestra de forma inversa, de Columna a Renglón para poder mostrar más claramente la información y pueda estar seguro que la conversión está correcta. 25

26 4.3. Se deberá hacer la conversión adecuada por cada tipo de unidad y al finalizar utilizar el botón guardar Al manejar una resolución de pantalla muy baja, los botones GUARDAR y CERRAR es posible que no aparezcan, entonces deberemos usar las teclas ALT + G, para guardar. 26

27 5. Cargar los productos. Hay que ingresar toda la información de compra y costo de cada producto que vamos a manejar en nuestro inventario Utilizando el Botón de Productos nos desplegará un catálogo de productos, de los cuales los que tienen la categoría de Consumo Restaurante y Servicio Sistema estos productos los genera el sistema en automático para control interno, los vamos a ignorar Botón Alta, nos permitirá poder agregar un producto nuevo a nuestro catálogo Si ya contamos con un código de almacén se agrega sino sólo el nombre del Producto Categoría es en donde va ir nuestro producto, normalmente se utiliza Abarrotes, Vinos y Licores, Carnes, Lácteos, etc. Para crear una categoría utilizamos el botón + de color verde Escoger la forma en que compramos el producto. Sino aparece el tipo de presentación que requerimos hay que agregarla (ver paso 3.0) Agregar las unidades en las que manejaremos el producto. Por ejemplo, si una botella de vino la vendemos por copa y botella, entonces podemos agregar Onza, ml, lt La unidad estándar, es la unidad por default de las unidades agregadas en el paso anterior, esta unidad es en la que veremos nuestro producto en el reporte Costo promedio del producto según la unidad estándar escogida. Por ejemplo si escogimos la unidad estándar gr, vamos a sacar el costo de 1 gramo, si es en KG sería el costo de 1 kg, etc. 27

28 Al finalizar utilizar el botón guardar para registrar el producto en nuestro catálogo. Después de cargar todos nuestros productos, ya sé puede enlazar con la sección de ingredientes de cada platillo dentro del módulo de configuración. Para continuar con este enlace se debe contar con los platillos ya creados. Enlace Productos con Ingredientes Dentro del módulo de Configuración, iremos a la pestaña de platillos y al catálogo de platillos, seleccionaremos el platillo al cual agregaremos los ingredientes. Botón Modificar. 28

29 Se mostrarán los detalles del Platillo escogido e iremos a la sección de Ingredientes para crear los ingredientes, lo haremos con el botón agregar. A continuación se desplegará una ventana que mostrará todos los ingredientes que actualmente hemos creado. Utilizaremos el botón Alta para crear nuestro ingrediente. 29

30 En la siguiente ventana nos pedirá la información del ingrediente, nombre y con qué producto se va a enlazar. Para este ejemplo queremos que cuando se venda el Platillo llamado Americano, nos descuente un Vaso Térmico Grande. Llenamos la información del ingrediente y utilizaremos el botón agregar, el cual tiene un dibujo que simula una manzana, lo cual hace referencia a que abrirá el catálogo de productos que previamente cargamos en los pasos anteriores. En la siguiente pantalla seleccionaremos el producto que vamos a utilizar cuando hablemos de este ingrediente (Vaso Térmico Gde) y botón seleccionar. 30

31 Al seleccionarlo se realiza el enlace entre Ingredientes y Productos de Inventario. Así que cada vez que utilicemos el ingrediente Vaso Termico Gde estaremos trabajando con un Vaso Térmico 16oz. Al confirmar que la vinculación es correcta, es decir, que estamos utilizando el producto que requerimos, entonces guardaremos la información. Botón Guardar. Éste ingrediente pasará a estar disponible en nuestro Catálogo de Ingredientes, como se muestra a continuación. Utilizando el Botón seleccionar, se agregará a mis ingredientes del Platillo. 31

32 Al agregar el ingrediente, podemos decir que cantidad es la que necesitamos que se descuente. En este ejemplo sólo requerimos una pieza. Así sucesivamente se irán agregando los ingredientes necesarios, al finalizar utilizaremos el botón guardar Todo lo que se haya configurado en la sección de ingredientes de cada Platillo es lo que se descontará de nuestro inventario, esto ocurrirá cuando el platillo sea vendido. Prueba de venta de platillos con Ingredientes Después de haber configurado todos los platillos con sus respectivos ingredientes hay que hacer la venta de cada uno de ellos. Platillo por Platillo para comprobar que nuestra configuración es correcta. Si al vender el producto (cobrar el ticket), se queda mucho tiempo en cargando o manda una ventana de error, significa que los ingredientes están mal configurados y se necesita revisar ese platillo. Simplemente cancele la venta o cierre la ventana de easypos y diríjase al Platillo en cuestión, revise que las unidades de medida estén correctas, o en el módulo de inventarios que las conversiones estén correctas. El error más común es: Creó un Producto-X con unidad-x, dentro del módulo de inventarios. Creó el Ingrediente-X, vinculado al Producto-X Unidad-X Después se da cuenta que el Producto-X lo puede utilizar con Unidad-Y y lo modifica, El error está en no actualizar el ingrediente con la nueva unidad Unidad-Y del Producto- X 32

33 Entradas de Inventario Para ingresar nuestras existencias de insumos, lo único que haremos es dar Entradas Manuales (o por Factura cuando hemos adquirido el módulo de Tesorería). En la siguiente pantalla, ingresamos el producto a cargar existencias. Siguiendo con el ejemplo anterior, buscaremos el Vaso Térmico 16Oz. En la sección de búsqueda ingresamos una palabra clave o el nombre completo del producto y presionamos < enter >. 33

34 El sistema mostrará todas las sugerencias de búsqueda y seleccionaremos el producto que requerimos, con el botón seleccionar. La siguiente pantalla nos pedirá los datos de la entrada. Es importante reconocer los datos que nos está mostrando la pantalla. 1) Muestra el Producto a cargar 2) Muestra la Presentación que se está solicitando 3) Cantidad (según la presentación) que vamos agregar al sistema. 4) Precio Unitario. Este precio se refiere al costo que usted lo adquiere. Para éste ejemplo daremos entrada a 10 pz del producto Vasos a 15 pesos c/pieza Al finalizar utilizaremos el botón Agregar. 34

35 La siguiente pantalla mostrará el Producto con los datos de entrada que registramos y el monto total de la inversión. Para modificar la entrada de producto, seleccione el producto deseado y botón modificar o quitar en caso de error de captura. Si se desea agregar más productos puede repetir los pasos las veces que sea necesario. Los campos Registro y Actualización son controlados por el sistema, los cuales no se pueden modificar. Al finalizar utilizaremos el botón guardar. 35