MCP. Mecanismo Coordinador de País. Costa Rica. Manual Administrativo de Sistematización y Comunicación. Septiembre, San José, Costa Rica

Transcripción

1 MCP Mecanismo Coordinador de País Costa Rica Manual Administrativo de Sistematización y Comunicación Septiembre, 2014 San José, Costa Rica

2 Contenido Presentación y Objetivos del Manual... 3 MCP-Costa Rica... 3 Conformación del MCP... 4 Objetivo del MCP Costa Rica... 4 Marco Conceptual... 4 Misión y Funciones del MCP... 6 Procesos y procedimientos del sistema de comunicación... 7 Este manual ha sido compilado y redactado por el MCP de Costa Rica, con el apoyo técnico de Fanny Mora Gamboa y Marco Andres Mora Perez de CIPACDH. Se ha utilizado como referencia y datos el Manual de Comunicación del MCP de Guatemala y el Manual de Comunicación Institucional de Colombia.

3 Presentación y Objetivos del Manual El presente Manual de Comunicación del Mecanismo Coordinador de País en Costa Rica es elaborado con la finalidad de presentar de una manera eficiente e integral los procedimientos implementados a manera de herramientas de comunicación dentro del Mecanismo Coordinador de País en Costa Rica (MCP-). Por otra parte este manual presenta una sistematización de las teorías y metodologías utilizadas para el diseño, gestión e implementación el MCP-. De la mano de lo anterior, este manual cuenta con una descripción de los principales conceptos abordados dentro del MCP. Además este manual presenta la descripción detallada de las estrategias de comunicación implementadas para lograr que el MCP- logre articular la mayor cantidad de sectores, logrando con ello un mayor cumplimiento de objetivos operativos. Esto hace que este manual sea una guía práctica y de fácil comprensión para los colaboradores en el MCP-. MCP-Costa Rica El Mecanismo de Coordinación de País de Costa Rica, (MCP-), es la instancia intersectorial encargada de supervisar que los recursos asignados a la ejecución de Proyectos del Fondo Mundial (FM), y otros donantes, sean utilizados de forma adecuada y transparente, cumpliendo con los lineamientos que definan las instancias donantes. Asimismo es la instancia asesora del CONASIDA en materia de búsqueda de recursos y elaboración de propuestas ajustadas a las prioridades del país, definidas en los planes estratégicos y plan de prevención y atención en VIH y Sida, tuberculosis y malaria.

4 Conformación del MCP El MCP está conformado por organizaciones representantes del: Sector Gubernamental: Compuesto por instituciones y organismos del Estado, quienes a través de su quehacer institucional participan en forma directa e indirecta en el cumplimiento de la obligación del Estado, en garantizar la salud de las personas en Costa Rica. Sector no Gubernamental: Compuesto por organizaciones de la sociedad civil y de la empresa privada, que trabajan el tema del VIH y sida, Tuberculosis y Malaria, Representan a quienes conocen las necesidades de las poblaciones, tienen experiencia en la ejecución de proyectos, en la prestación de servicios y en programas de prevención y educación. Sector de agencias de cooperación internacional: Compuesto por instancias bilaterales o multilaterales de cooperación internacional, acreditadas en Costa Rica, que trabajan directa o indirectamente, en las respuestas nacionales de la lucha contra cualquiera de las tres enfermedades y quienes tienen vínculos con los actores de las mismas, aportando la asistencia técnica y financiera. Objetivo del MCP Costa Rica El objetivo principal del MCP- es contribuir al fortalecimiento y ampliación de la respuesta nacional, a fin de incidir significativamente en la reducción y reversión de la epidemia del VIH en Costa Rica, así como la tuberculosis y la malaria a través de la promoción e implementación de estrategias de acceso universal. Marco Conceptual Previo a conocer en detalle el sistema de comunicación propuesto, es necesario comprender los diferentes conceptos desde un punto eminentemente operativo, de los aspectos más importantes que constituyen y son abordados en el presente sistema. Esto facilitará un manejo homogéneo y apropiado para su adecuada realización. Entre las principales definiciones operativas tenemos:

5 Comunicación Es la necesidad de expresar algo: una emoción, un sentimiento, transmitir una necesidad, pero aún más; comunicar cada forma de entender el mundo, que puede ser a través de alguna actividad, que va desde la sencilla necesidad de transmitir un mensaje, y si este es entendible para aquel o aquellos a los que se les envía, mucho mejor. Desde esta perspectiva la comunicación para el MCP, se constituye en un proceso o medio estratégico para las relaciones del Mecanismo con su entorno, la interacción entre sus miembros, grupos de interés y manejo de la imagen deseada. Comunicación interna La comunicación interna permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de las pautas de gestión, avances y resultados del desarrollo organizacional entre los miembros que conforman las instancias de Dirección (Asamblea, Secretaría Técnica); así como cubrir las necesidades de comunicación que presentan los miembros de la membresía de los sectores que conforman al MCP. Comunicación externa Es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes grupos externos de interés (FM, donantes, autoridades de gobierno; ALF, otros Cooperantes, Prensa, entre otros), así como de proyectar una imagen favorable del MCP. Para que el MCP pueda comunicar los mensajes, información y proyectar la imagen esperada, es necesario la definición de sus grupos objetivo y/o audiencias a abordar. Audiencias claves. Se entiende por audiencia clave al conjunto de instituciones y personas aliadas o no, actuales o potenciales, generadores de opinión, que puedan favorecer o afectar la credibilidad del proceso de comunicación y/o imagen institucional. Cuando se consideran las audiencias hay que tener en cuenta tanto el entorno interno como el externo. Presidencia Audiencias del MCP Internas:

6 Vicepresidencia Secretaría Técnica Representantes de Sectores Miembros Externas: Estado / Gobierno ALF Fondo Mundial Donantes Sector Privado Electores de representantes de los Sectores miembros. Medios de comunicación social, etc Canales de comunicación: Para promover la comunicación y los mensajes a trasladar a las diferentes audiencias del MCP, pueden transmitirse a través de canales interpersonales, es decir canales de comunicación tales como: Cartas, memorándum, circulares, boletines o revistas, tableros de avisos y manuales, así como programas audiovisuales, circuitos internos de televisión, sistemas computarizados, sonido ambiental o también se pueden hacer uso de los medios de comunicación masiva. La definición de los medios a utilizar, dependerá de aquellos que resulten ser de mayor preferencia y uso de cada uno de los grupos de interés del MCP Misión y Funciones del MCP Dentro de las funciones establecidas en el MCP- están: 1. Coordinar la presentación de propuestas nacionales para el financiamiento de subvenciones, tomando las fortalezas de diversas partes interesadas para acordar la estrategia, identificar cuáles son las brechas de financiamiento para concretar esa estrategia en función del apoyo existente, establecer prioridades según las necesidades e identificar las ventajas comparativas que posee cada asociado propuesto.

7 2. Elegir uno o más organizaciones que deberá o deberán actuar como RP de la subvención del FM o de la OD. 3. Vigilar la ejecución de las actividades establecidas en los programas aprobados por el FM y OD, incluida la aprobación de cambios importantes en los planes de ejecución, según sea necesario. 4. Evaluar el desempeño de estos programas, incluido el Receptor o RP, durante la ejecución de los programas y, para subvenciones del FM, presentar una solicitud de continuación de financiamiento antes de cumplirse los dos años de aprobación inicial del mismo. 5. Garantizar los vínculos y coherencia entre los programas de asistencia de los donantes y otros programas para el desarrollo y la salud destinados a apoyar prioridades nacionales. Procesos y procedimientos del sistema de comunicación Para el cumplimiento de las funciones generales del sistema de Comunicación antes descritas, es necesario el desarrollo de los siguientes cuatro procesos básicos o esenciales. Proceso 2 Proceso 4 Comunicación Interna del MCP Proceso 1 Comunicación de los miembros del MCP, con sus constituyentes Desarrollo de la imagen corporativa del MCP Proceso 3 Comunicación Externa del MCP Productos a obtener: Es importante recordar que cada proceso permite alcanzar u obtener un producto, sea éste tangible (bien) o intangible (servicio), y que todo producto tiene un proceso que permitió su obtención. Bajo estos principios los productos a obtener de cada

8 uno de los cuatro procesos definidos del sistema de comunicación, corresponden a los siguientes: Proceso 1: Los integrantes del MCP participan en una red de comunicación interna y están actualizados del quehacer del MCP. Proceso 2: Los miembros de los Sectores que conforman al MCP, comunicados sobre el quehacer del MCP, Secretaria Técnica, avances, logros, ejecución y planes de los proyectos. Proceso 3: El MCP cuenta con una imagen corporativa reconocida, única y coherente a sus fines a nivel nacional e internacional Proceso 4: Grupos clave externos de interés relacionados al MCP, informados sobre el quehacer del MCP, avances, logros, y desarrollo de proyectos, así como otros asuntos de relevancia estratégica. Proceso 1.1 Procedimiento 1.1: Exploración de percepciones intereses y conocimientos de los miembros del MCP Actividad Diseñar / actualizar variables a emplear para explorar percepciones, intereses y conocimientos, por grupo meta o de interés: Presidencia, Vicepresidencia Técnicas. y Comisiones Actividad Definir fuentes, técnica, muestra, frecuencia, responsables e instrumentos de recolección de información a utilizar. Actividad Elaborar cronograma de realización de estudio periódico de exploración. Actividad Establecer y capacitar a responsables a cargo del estudio de exploración. Actividad Preparar, presentar y discutir el informe.

9 Normas: Anualmente, se lleva a cabo un estudio de exploración de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias de los miembros del MCP para asegurar la efectividad, el mayor impacto y la satisfacción de las audiencias en el desarrollo de la comunicación interna. Proceso 1.2 Procedimiento 1.2 Desarrollo de canales, técnicas y mensajes de comunicación interna Actividad Seleccionar / actualizar canales y medios a emplear con base a resultados de estudio de exploración para cada grupo meta o de interés: Presidencia, Vicepresidencia y Comisiones técnicas Actividad Elaborar contenidos de información a compartir con cada grupo meta. Actividad Preparar los mensajes y piezas creativas para cada grupo meta. Actividad Validar y ajustar los canales y mensajes elaborados para cada grupo meta. Actividad Difundir los mensajes y piezas creativas en medios y canales de comunicación establecidos para cada grupo meta. Normas: Los canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados en el plan de comunicación, son de efectividad debidamente comprobada, sustentados en estudios internos de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias. Los procesos de comunicación a los grupos de Dirección del MCP, se realiza de conformidad a un plan y presupuesto anual de comunicación interna debidamente aprobado por Junta Directiva. Proceso 1.3 Monitoreo y evaluación de las comunicaciones interna

10 Actividad Definir indicadores a monitorear de conocimiento, uso, preferencias y aprovechamiento de información difundida por medio de comunicación interna y nivel de satisfacción de usuarios. Actividad Definir fuentes, muestra, técnica, frecuencia e instrumentos de recolección e integración de información. Actividad Recolectar, integrar y analizar la información por indicador a monitorear. Actividad Plantear e implementar el seguimiento de medidas correctivas y/o de mejora. Normas: El desarrollo, avances y logros del plan de comunicación interna, es monitoreado integralmente en el cumplimiento de los objetivos propuestos, metodología empleada, uso, efectividad y preferencias de canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados y se toman las medidas correctivas necesarias de forma periódica y oportuna. Todo el personal del MCP está satisfecho por la información acerca del quehacer, avances y resultados del MCP, a través de los medios, mensajes y piezas creativas, de mayor efectividad comprobada. Proceso 2. Comunicación de los miembros, MCP-Costa Rica, con sus constituyentes Procedimiento 2.1.Comunicación periódica sobre necesidades, requerimientos y propuestas con relación a las subvenciones a las organizaciones de los sectores constituyentes del MCP

11 Actividad Definir / actualizar el listado de audiencias o grupos de interés de cada uno de los sectores constituyentes del MCP. Actividad Definir / actualizar variables, fuentes de información, muestra, técnica y actualización de instrumento a emplear Actividad Seleccionar y capacitar al equipo a cargo de exploración de necesidades y percepciones Actividad Preparar, presentar y discutir el informe Normas: Como mínimo cada dos años, se lleva a cabo un estudio de exploración sobre necesidades, requerimientos, preferencias y propuestas para el desarrollo efectivo del plan de comunicación, relacionado al desarrollo y desempeño de las subvenciones del FM, dirigido a las organizaciones de los sectores constituyentes del MCP. Procedimiento 2.2 Desarrollo de canales, técnicas y mensajes de comunicación a compartir con miembros constituyentes. Actividad Definir / actualizar las metas de comunicación a alcanzar con grupos meta tomando en cuenta resultados del estudio de exploración. Actividad Revisar, definir y actualizar los canales de comunicación a emplear considerando resultados del estudio de exploración. Actividad Elaborar contenidos de información y mensajes específicos a compartir. Actividad Elaborar programas y materiales de comunicación a constituyentes.

12 Actividad Capacitar al equipo de representantes de los diferentes sectores de la membresía, para su adecuada ejecución. Actividad Ejecutar el plan de comunicación diseñado. Normas: El cumplimiento del desarrollo de los planes de comunicación a constituyentes es realizado por los representantes de cada uno de los sectores miembros, debidamente capacitados. Los canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados en el plan de comunicación a constituyentes, son de efectividad debidamente comprobada, sustentados en estudios internos de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias. Los procesos de comunicación a los grupos de los sectores constituyentes del MCP, se realiza de conformidad a un plan y presupuesto anual de comunicación debidamente aprobado por Junta Directiva. Procedimiento 2.3 Monitoreo y evaluación de las comunicaciones con los constituyentes Actividad Definir y actualizar indicadores para el monitoreo del proceso y metas de comunicación a los constituyentes. Actividad Definir herramientas, muestra, frecuencia, responsable e instrumento de recolección de información. Actividad Orientar a responsables de la recolección y traslado de la información Actividad Presentar y discutir los resultados, medidas correctivas y de mejora a considerar

13 Normas: El desarrollo, avances y logros del plan de comunicación a constituyentes, es monitoreado integralmente en el cumplimiento de los objetivos propuestos, metodología empleada, uso, efectividad y preferencias de canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados y se toman las medidas correctivas necesarias de forma periódica y oportuna. Los grupos de los sectores constituyentes del MCP están satisfechos por la información acerca del quehacer, avances y resultados del MCP y desempeño de las subvenciones del FM, a través de los medios, mensajes y piezas creativas, de mayor efectividad comprobada Proceso. 3.1: Desarrollo de la imagen corporativa del MCP-. Procedimiento 3.1: Definición / actualización de la imagen corporativa del MCP a posicionar Actividad 3.1.1: Analizar la plataforma estratégica y reglamentaria del MCP- (misión, visión, roles, funciones, estatutos y políticas vigentes) Actividad Definir los componentes de la imagen corporativa: logo, slogan, colores, etc. Actividad Diseñar, validar y ajustar los componentes de la imagen corporativa Actividad Elaborar el documento de política y guía de imagen corporativa del MCP Actividad Presentar y aprobar la política y guía de imagen corporativa del MCP Actividad 3.1.6Elaboración de ajustes y/o cambios en caso sea necesario. Normas:

14 Los componentes de la imagen corporativa del MCP son validados técnicamente y aprobados por Asamblea y Junta Directiva del MCP. La difusión y posicionamiento de la imagen corporativa del MC en los diferentes grupos de interés y sociedad en general, se realizan conforme a la política y guía corporativa de imagen aprobada. Procedimiento 3.2. Comunicación, difusión y monitoreo del uso correcto de la imagen corporativa Actividad Definir las audiencias de interés para distribución de imagen corporativa. Actividad Reproducir la política y guía para el posicionamiento de la imagen corporativa del MCP para cada grupo de interés. Actividad Reproducir la política y guía para el posicionamiento de la imagen corporativa del MCP para cada grupo de interés. Actividad Diseñar y desarrollar campaña de lanzamiento o relanzamiento con su presupuesto, presentación, ajustes y aprobación de la imagen corporativa del MCP. Actividad: Distribuir y difundir la política y guía a grupos de interés Actividad Preparar y discutir el informe de lanzamiento y distribución de la política y guía de imagen corporativa.

15 Normas: La política y guía de la imagen corporativa del MC P aprobada, así como su actualización y/o ajustes, debe ser difundida y distribuida a todos los grupos de interés del MCP para su apropiado manejo. Todos los grupos de interés del MCP, conocen y cumplen la política y guía de la imagen corporativa del MCP aprobada. Procedimiento 3.3: Monitoreo y evaluación de la imagen corporativa Actividad Definir los indicadores para monitoreo del cumplimiento y de evaluación de su impacto Actividad Recolectar la información para el monitoreo de cumplimiento de imagen corporativa o evaluación de su impacto Actividad Integrar, preparar y analizar la información de monitoreo de cumplimiento de imagen corporativa, propuesta de medidas correctivas en caso necesario Actividad Presentar los resultados del monitoreo y de medidas correctivas propuestas. Normas: Periódicamente y en un período no mayor de dos años, se monitorea e implementan las medidas correctivas necesarias, que garanticen la aplicación y el uso correcto de los componentes de la imagen corporativa del MCP, por parte de todos los miembros e instancias que lo conforman. Proceso 4 Comunicación externa del MCP-. Procedimiento 4.1: Exploración de percepciones, conocimientos, requerimientos de organizaciones de interés para elaboración de mensajes /reportes / informes

16 Actividad 4.1.1: Diseñar / actualizar variables a emplear para explorar percepciones, conocimientos y requerimientos de organizaciones Actividad Definir fuentes, técnica, muestra, frecuencia, responsables e instrumentos de recolección de información por variable Actividad Establecer y capacitar a responsables a cargo del estudio de exploración. Actividad Revisar, organizar y analizar la información recolectada Actividad Preparar, presentar y discutir el informe Norma: Anualmente, se lleva a cabo un estudio de exploración de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias de los grupos externos de interés del MCP para asegurar la efectividad, el mayor impacto y la satisfacción de las audiencias en el desarrollo de la comunicación externa. Procedimiento 4.2: Diseño de medios y piezas creativas de comunicación (incluye reportes e informes). Actividad Identificar en estrategias del plan anual de comunicación, las piezas creativas por tipo de medio a diseñar / actualizar Actividad Elaborar, revisar y aprobar los términos de referencia para la contratación del creativo de medios Actividad Supervisar el diseño / actualizar los medios y piezas creativas a emplear: redes sociales, página web, etc.

17 Actividad Implementar los medios definidos y piezas diseñadas Norma: Los canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados en el plan de comunicación externa, son de efectividad debidamente comprobada, sustentados en estudios de percepciones, intereses, conocimientos y preferencias. Procedimiento 4.3: Diseño y aprobación del plan de comunicaciones y su presupuesto Actividad Revisar, seleccionar y clasificar la información a difundir periódicamente en los medios de comunicación seleccionados Actividad Preparar los mensajes y piezas creativas por medio de comunicación a emplear Actividad presupuesto Elaboración y aprobación del plan de comunicaciones con su debido Actividad Difundir los mensajes y piezas creativas en medios de comunicación establecidos de conformidad con el plan y presupuesto aprobados. Actividad Definir indicadores a monitorear de la comunicación externa Actividad Recolectar, integrar y analizar la información por indicador a monitorear Norma: Los procesos de comunicación a los grupos externos de interés del MCP, se realiza de conformidad a un plan y presupuesto anual de comunicación externa debidamente aprobado por Junta Directiva.

18 El desarrollo, avances y logros del plan de comunicación externa, es monitoreado integralmente en el cumplimiento de los objetivos propuestos, metodología empleada, uso, efectividad y preferencias de canales, mensajes, piezas creativas y materiales utilizados y se toman las medidas correctivas necesarias de forma periódica y oportuna. Los grupos externos de interés del MCP están satisfechos por la información acerca del quehacer, avances y resultados del MCP, a través de los medios, mensajes y piezas creativas, de mayor efectividad comprobada. Aprobado en por el Mecanismo Coordinador de País de Costa Rica, el día 30 de Setiembre del San José, Costa Rica