MEMORIA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA C.A.E. HEZKUNTZA, HIZKUNTZA POLITIKA ETA KULTURA SAILA

Transcripción

1 MEMORIA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA C.A.E. HEZKUNTZA, HIZKUNTZA POLITIKA ETA KULTURA SAILA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN, POLÍTICA LINGÜÍSTICA Y CULTURA

2 2 1/ Recursos humanos 1 Jefe del Servicio 1 Responsable de área 3 Archiveras 1 Archivera ayudante 2 Ayudantes administración 1 Auxiliar administrativa 1 Ordenanza subalterna TOTAL: 1 2/ Instalaciones y equipamiento Edificio Lakua II: 3 depósitos de 156 m 2 cada uno y 6 de 312 m 2 cada uno con armarios compactos. Edificio Gamarra: 11 pasillos robotizados de 15 metros de altura con 19. bandejas contenedoras gestionadas por dos robots, que ocupan una superficie de 6.11 m 2. En ambos edificios se cuenta con máquinas reproductoras multifunción (fotocopiadoras; impresoras y digitalizadoras), traspaletas y carros para transportar las cajas de documentos. En la sala de consulta existen un lector reproductor de microfilms y dos PC con sistema operativo Windows 7 y acceso al sistema informático de gestión de archivo.

3 3/ Gestión documental Memoria del Archivo General Ingresos de documentación en el Archivo General Número de depósitos: 61 Número total de cajas depositadas: Desglose por Departamentos Depósitos Total cajas % del total ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y JUSTICIA AGENCIA VASCA DEL AGUA COMISION JURIDÍCA ASESORA DESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDAD EDUCACIÓN, POLÍTICA LINGÜÍSTICA Y CULTURA ELANKIDETZA EMAKUNDE EMPLEO Y POLÍTICAS SOCIALES (INCLUYE VISESA Y ALOKABIDE) HACIENDA Y FINANZAS IVAP IZENPE KONTSUMOBIDE LANBIDE LEHENDAKARITZA MEDIO AMBIENTE Y POLÍTICA TERRITORIAL ÓRGANO RECURSOS CONTRACTUALES OSAKIDETZA SALUD SEGURIDAD ,27 2,73,35 5,37 12,11 1,16 1,6 31,87 8,92 1,84,74 12,6,4 7,7,26 4,43 4,6 2,5 Total %

4 4 Nº de cajas depositadas

5 Expurgos de documentación Total de expurgos realizados: 161 Total de cajas destruidas a nivel de Archivo General: cajas Total de cajas destruidas a nivel de Archivo de Oficina: 557 cajas Número total de cajas eliminadas: Expurgo a nivel de Archivo General Desglose por Departamentos Expurgos Total cajas HACIENDA Y FINANZAS EDUCACIÓN, P.L. Y CULTURA SEGURIDAD SALUD ADMINISTRACION PÚBLICA Y JUSTICIA DESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDAD EMPLEO Y ASUNTOS SOCIALES OSAKIDETZA MEDIO AMBIENTE Y POLÍTICA TERRITORIAL ELANKIDETZA Total

6 6 Expurgo a nivel de Archivo de Oficina Desglose por Departamentos Expurgos Total cajas KONTSUMOBIDE SEGURIDAD LEHENDAKARITZA OSAKIDETZA EMAKUNDE DESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDAD Total

7 Crecimiento del Archivo El crecimiento acumulado del Archivo General (Lakua y territoriales) a fines de es: Total depósitos: cajas Total expurgos: cajas Cajas en Archivo General a 31/12/: Crecimiento real Expurgos Entradas

8 Ocupación del nuevo edificio de depósito Hay que tener en cuenta que el depósito de este edificio consta de: 11 pasillos, de los cuales 8 están habilitados para su uso bandejas por pasillo, lo que hace un total de 19. bandejas. 6 contenedores marrones por bandeja (4 por cada contenedor marrón). 24 cajas blancas por bandeja. una capacidad total de 114. contenedores marrones o de 456. cajas blancas. Se mantiene el objetivo de la eliminación de los contenedores marrones sustituyéndolos por cajas blancas. A pesar de ello en noviembre se llegó a no disponer de bandejas totalmente vacías, con lo que se dio prioridad absoluta al expurgo y al ajuste de espacios en las bandejas a fin de generar bandejas vacías para poder introducir cajas blancas de nuevo depósito. Continuando con el sistema iniciado en 214, en se ha sacado y vuelto a meter un total de cajas marrones, liberándose 626 bandejas con capacidad para cajas blancas. También se han extraído para expurgo 8.22 contenedores marrones (aproximadamente cajas blancas)- y solo se han introducido 151 cajas marrones (64 cajas blancas) con nuevos depósitos.

9 Acceso a la documentación del Archivo General de Lakua/Gamarra Consultas en la sede del Archivo General de Lakua/Gamarra y sistema de consulta Total de consultas durante : 7644 Fondo consultado Consultas NO SGA Consultas SGA ADMINISTRACION PÚBLICA Y JUSTICIA AGENCIA VASCA DEL AGUA ALOKABIDE COMISION JURÍDICA ASESORA DESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDAD EDUCACIÓN, POL. LINGÜÍSTICA Y CULTURA. ELANKIDETZA EMAKUNDE EMPLEO Y POLÍTICAS SOCIALES HACIENDA Y FINANZAS HOBETUZ IVAP IZENPE KONTSUMOBIDE LANBIDE LEHENDAKARITZA MEDIO AMBIENTE Y POLÍTICA TERRITORIAL ORGANO RECURSOS CONTRACTUALES OSAKIDETZA OSALAN SALUD SEGURIDAD SPRI VISESA Total

10 1 Nº de consultas realizadas en Préstamo Consultas Reproducción Retirada definitiva Tipo de consulta Préstamo Consultas Reproducción Retirada definitiva Total

11 11 Desglose por sistema de acceso Tipo de consulta Consultas NO SGA Consultas SGA Préstamos Consulta Reproducción Retirada definitiva Total Evolución de las consultas a través del Sistema de Gestión de Archivo NO SGA SGA

12 12 Desglose por tipo de usuario y sistema de acceso Tipo de usuario Consultas NO SGA Consultas SGA Total ADMINISTRACIÓN CIUDADANÍA E INVESTIGACIÓN Consultas por tipo de Usuario Administración Ciudadanía e investigación

13 13 Consultas en los Archivos Territoriales Gipuzkoa En el Archivo Territorial del edificio de la calle Andia 13 de Donostia se han atendido un total de 82 préstamos, de los cuales 78 corresponden a la Delegación de Vivienda y 4 a la Delegación de Educación Otras actividades relacionadas Registro de Investigadores. Creado el año 212, hay un total de 593 usuarios registrados. El año se han inscrito 82 nuevos investigadores. Registro de Inserciones. Hasta nueva orden no se realizan inserciones de documentos en Lakua. Además se ha insertado documentación en 144 expedientes. Bizkaia En el Archivo Territorial del edificio de Gran Via, 85 de Bilbao se han atendido un total de 272 consultas, de las cuales 166 corresponden a la Delegación de Educación y 18 a la Delegación de Trabajo.

14 Programa informático sistema gestión de archivo (AKS/SGA) Desarrollo del OPAC En Octubre se ha comenzado a diseñar el módulo del OPAC o Consulta desde Internet de los fondos documentales. Se está colaborando con EJIE para cambiar el diseño del módulo existente, adecuarlo a las necesidades reales y a los requerimientos del Servicio Web. Se estima que estará en funcionamiento al final del primer trimestre de 216. Continuando con lo decidido en 214, se ha priorizado la carga de la información de la documentación que los departamento quieren remitir (hojas de control de transferencias) antes de realizar la transferencia, con objeto de que la mayor parte de lo depositado en Gamarra sean cajas blancas, sin introducirlas previamente en contenedores marrones. Durante el año se han introducido información correspondiente a un total de cajas blancas. Actualmente hay cajas de ese tipo en las bandejas del depósito robotizado. Manual de funcionamiento de la aplicación Se ha procedido a la edición del Manual del AKS/SGA para los niveles de usuario Archivo de Oficina, Archivo Central Institucional y Funcionario. Interconexión Platea AKS/SGA Se continúa con la implantación del archivado de expedientes tramitados por Platea en función de las demandas de las oficinas. Se ha formado en el uso de esta funcionalidad a las oficinas que lo han solicitado. Como consecuencia de estas sesiones formativas se han detectado una serie de mejoras a implementar en el proceso que se han trasladado a la DACIMA.

15 15 Carga Ficheros XML Mediante este programa de carga de registros (ya depositados o pendientes de transferencia) en el Sistema de Archivos se han volcado a la aplicación en registros correspondientes a cajas. Se ha continuado con el desarrollo del cuadro de clasificación y con la implantación de la aplicación en otros departamentos. Actualmente hay oficinas archivando a través del SGA de prácticamente todos los departamentos y de los Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado y Sociedades Públicas como ELANKI- DETZA, LANBIDE, KONTSUMOBIDE, OSALAN, EMAKUN- DE, IZENPE, AGENCIA VASCA DEL AGUA, IVAP, VISESA, ALOKABIDE, OSAKIDETZA y SPRI. Formación en el sistema AKS/SGA Ante el cambio de titular de la plaza de archivero del área de Agricultura y Pesca, se han mantenido varias sesiones de formación sobre el AKS/SGA, dokusi y la situación global del archivo del departamento. Se ha continuado implantando el AKS/SGA en las Direcciones de la Viceconsejería de Cultura y en la de Política Lingüística, revisando las series documentales que producen así como los inventarios de lo ya depositado y dando formación al personal auxiliar para archivar los expedientes tramitados a través de PLATEA en el AKS/SGA. Actualmente en el AKS/ SGA hay descritas: En el nivel de Archivo General, cajas, correspondientes a registros. En el nivel de Archivo de Oficina: 2.5 cajas, correspondientes a registros. Es decir, el 5,98 % de las cajas depositadas en el Archivo General están descritas en el AKS/SGA.

16 4/ Organización Memoria del Archivo General Labores de reorganización Fondo Administración Pública Sección Modernización de la Administración Se ha completado la migración al AKS/SGA de los PDF correspondientes a los Libros Registro de Entrada y Salida de varias entidades de la Administración Pública de la CAE desde 1995 a 29. Queda pendiente el archivado de los correspondientes a los años 21 a y la transferencia de todos ellos al Archivo General. Sección Informática y Telecomunicaciones A solicitud de la Dirección de KZGune se han mantenido varias reuniones para analizar la problemática de archivo que tiene este programa y la solución a aplicar. Esta se llevará a cabo en 216. Fondo Asuntos Sociales Subfondo Elankidetza Continuando con la política de incorporación de oficinas y su documentación al AKS/SGA, se ha acometido el inventariado corrección y carga de los inventarios de las series de la Agencia Vasca de Cooperación al Desarrollo y de su antecedente, la Dirección de Cooperación al Desarrollo. Fondo Cultura La archivera responsable del fondo ha continuado analizando, revisando, inventariando y cargando en el AKS/SGA los inventarios de las series de este fondo, tarea que ya está prácticamente concluida. Fondo Educación Sección Personal Docente Con la ayuda del personal del servicio de restauración, durante el periodo estival se ha procedido a separar los expedientes de personal no docente del docente, depositados por la Delegación de Bizkaia. Se han tratado unas 5 cajas de las que se ha cambiado la unidad de instalación, completado la descripción, eliminando duplicados y volcando la información al AKS/ SGA. Queda pendiente su conclusión en el año 216.

17 17 Resto del Departamento La archivera encargada del área, en colaboración con la archivera del Departamento ha continuado revisando las series generadas por el departamento a fin de codificar correctamente las cajas y cargarlas, progresivamente, en el AKS/SGA. Se ha implantado el archivado de expedientes tramitados por PLATEA en el AKS/SGA en varias oficinas más. Fondo Hacienda Sección Patrimonio y Gestión de Riesgos A solicitud de la Dirección de Patrimonio y Contratación, a lo largo de se ha colaborado en la reorganización de documentación. Se ha revisado una serie de cajas de Gestión de Riesgos y Contratación que estaban depositadas desde hacía muchos años. Una parte de las mismas se han expurgado y otra se ha inventariado en detalle y cargado en el AKS/SGA. Se ha iniciado, con la empresa AByC, la reorganización, expurgo, inventariado y depósito de los expedientes del Registro de Contratistas que está siendo digitalizado. Esta labor se prevé acabar a lo largo del primer trimestre de 216. Se ha analizado la documentación de la Secretaría Técnica, cuya reorganización se acometerá en 216. Fondo Industria Departamento Se ha colaborado con la archivera del departamento para la revisión del catálogo de servicios del departamento y la adecuación de estos a los procedimientos de la NB29. Fondo Interior Sección Victimas del Terrorismo A lo largo del se ha concluido la organización, inventariado y depósito de la documentación de la antigua Dirección de Victimas del Terrorismo que se trasladó al Archivo General en junio de 214. Fondo Justicia Sección Registros Administrativos Se ha reorganizado, cotejado, inventariado y depositado documentación perteneciente al Registro de Fundaciones que estaba en unos armarios del departamento. Así mismo se está colaborando con la responsable del registro de Fundaciones para organizar, inventariar y depositar en el Archivo General la documentación de las fundaciones abiertas que haya superado los 5 años de antigüedad.

18 18 Fondo Lehendakaritza Durante el año se ha continuado la organización de la documentación de la Dirección de Servicios de la Lehendakaritza. Fondo Medio Ambiente Sección Calidad Ambiental Debido a la realización de unas obras en el edificio Gran Via de Bilbao, se procedió al traslado de aproximadamente 13 cajas de documentación de expedientes de actividades clasificadas. Se encargó la organización, inventariado y depósito de esta documentación a la empresa AByC. Como resultado del mismo se depositaron 12 cajas de documentos. Se ha colaborado con la Dirección de Administración Ambiental en la elaboración por parte de la empresa AByC, de un inventario de servicios y su equivalencia Wen series documentales para la documentación de la Viceconsejería de Medio Ambiente. Fondo Sanidad Subfondo Osakidetza La Comarca Bilbao y la Comarca Araba han continuado con el depósito de historias clínicas de pacientes de baja de atención primaria. Toda esta documentación ha sido cargada ya en el AKS/SGA. Se ha comenzado con la reorganización de la documentación a conservar correspondiente a las OPES de 1995, 1997 y 22 que se han expurgado. Se ha atendido un total de 8 consultas sobre el fondo de Maternidad de Bilbao. Se ha iniciado el proceso de volcado del fichero manual de historias clínicas de la maternidad en una base de datos access.

19 19 Fondo Vivienda Sección Vivienda de Protección Oficial Debido a la realización de unas obras en el edificio Gran Vía de Bilbao, se procedió al traslado de aproximadamente 25 cajas con documentación de varias series documentales de la Delegación de Vivienda de Bizkaia: documentos relativos a contratos de VPO, Construcción de VPO, Expedientes de Rehabilitación, Denuncias, etc. Toda ella ha sido organizada, inventariada, cargada en la aplicación y transferida al Archivo General. Subfondo Alokabide Se ha continuado con la reorganización, inventariado y depósito de documentación de Alokabide ubicada en las Delegaciones de Donostia-San Sebastián (que iban a trasladar sus oficinas). Realizó la tarea la empresa ODEI, contratada por Alokabide, en la sede del Archivo General en Gamarra. La archivera responsable del área ha procedido a la carga de los registros generados para poder depositar la documentación en el Archivo General. Subfondo VISESA Continuando con el plan de la Sociedad Pública de rescindir el contrato de custodia de documentos en la empresa Iron Mountain y su traslado al Archivo General, a lo largo de se ha concluido traslado de la documentación y se está en proceso de reorganización de los fondos, que se espera concluya para abril de 216. El trabajo lo está realizando la empresa ODEI. La archivera responsable del área ha procedido a la carga de los registros generados para poder depositar la documentación en el Archivo General. Fondo Trabajo Sección Ordenación Laboral La archivera responsable del fondo ha continuado con el proceso de revisión, inventariado y carga del contenido de las cajas de esta sección, especialmente expedientes de regulación de empleo, sanciones, conciliaciones y trabajos con amianto. Para ello se ha contado con la colaboración de una de las personas del antiguo servicio de Seguridad, ahora asignada al depósito de Gamarra.

20 2 Subfondo LANBIDE A fin de mantener el estudio de consultoría documental actualizado, se ha seguido mantenido un contacto constante con la persona responsable de esta tarea en LANBIDE para analizar e incorporar los cambios producidos y completar la parte correspondiente al área de Inserción Laboral que estaba sin definir. A lo largo de se ha seguido con el proyecto de digitalización de la documentación del RGI existente en las oficinas, para su carga en su aplicación de gestión y su posterior transferencia al Archivo General. Lleva a cabo este trabajo la empresa ODEI y durante se han transferido cajas con expedientes. Se han mantenido reuniones con EJIE y los responsables de LANBIDE con objeto de que se modifiquen las características de las digitalizaciones que se están realizando con el fin de poder validarlas el día que se apruebe la Política de Gestion de Documentos Electrónicos y se pueda así destruir el papel. Subfondo OSALAN Se continúa en colaboración con técnicos de Osalan en la realización del estudio de la producción documental del organismo Modelo de gestion documental (dokusi) Se ha continuado colaborado con EJIE, la Dirección de Informática y Telecomunicaciones (DIT) y la Dirección de Atención al Ciudadano, Innovación y Mejora de la Administración (DACIMA) en el desarrollo del Modelo de Gestión Documental, conocido como Dokusi. Las labores de mantenimiento de los ficheros maestros de dokusi y de la tipología documental así como la secretaría del Comité Técnico dokusi se llevan a cabo por parte del Archivo General desde septiembre de 213. Se colabora con la DACIMA en el ajuste entre los procedimientos definidos en los ficheros maestros de dokusi y los procedimientos y servicios definidos en el Catálogo de Servicios. También en la formación a los usuarios de Platea para el archivado de expedientes electrónicos. El Comité Técnico Dokusi ha elaborado el borrador de la Política de gestión de documentos electrónicos que está en fase de tramitación para su aprobación. Se han celebrado ocho reuniones del Comité Técnico dokusi y se han asignado códigos a 55 series documentales.

21 5/ Relaciones externas y formación 21 COVASED La responsable del Área de Archivo ha asistido a una reunión de la COVASED el 23 de febrero. Visitas al edificio de Gamarra Con motivo de la celebración del Día Internacional de los Archivos, el 9 de junio se organizaron visitas guiadas al edificio de Gamarra, tanto en euskera como en castellano. Asistencias a cursos La responsable del área de archivo ha realizado el curso on-line EL VALOR PROBATORIO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS COMO EVIDENCIAS DIGITALES, impartido por la empresa Docuformación y la profesora María del Valle Palma Villalón. Docencia Organizado por el IVAP e impartido por Gloria Barcelo, responsable de la aplicación S54b (AKS/SGA); la letrada Pilar Irurzun e Irune Zumalde, responsable del área de archivo, se ha impartido un curso sobre Sistema de Gestión Documental con Archivo Digital al personal del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas.

22 OGASUN ETA FINANTZA SAILA DEPARTAMENTO DE HACIENDA Y FINANZAS Vitoria-Gasteiz, 216