MANUAL DEL PROCESO DE REMATE DE BIENES INMUEBLES CS-STAB-03-P01

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1 MANUAL DEL PROCESO DE REMATE DE BIENES INMUEBLES CS-STAB-03-P01 Versión /11/2014

2 Página: Página 1 de 13 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REMATE DE PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ANEXOS

3 Página: Página 2 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código del Proceso REMATE DE BIENES ININMUEBLES CS-STAB-03-P02 PROPÓSITO Gestionar la enajenación mediante remate, de bienes inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. DISPARADOR RESOLUCIÓN No. INMOBILIAR-DSI ENTRADAS Informe Técnico de Diagnóstico del Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Inmuebles Informe DNABI Descripción ACTIVIDADES PRINCIPALES Gestionar insumos para elaboración de resolución Elaborar Proyecto de Resolución Ejecutar Remate de Inmuebles Elaborar el Acta Entrega de los Inmuebles Rematados PROCESO RELACIONADO Uso Correcto y Eficiente de Inmuebles Emisión de Certificación Presupuestaria Contratación y Compras Públicas Productos/Servicios del Proceso Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente Inmuebles rematados Sustantivo Director Nacional de Disposición y Enajenación de Cliente interno y externo 2

4 Página: Página 3 de 13 Marco Legal Constitución de la República del Ecuador Código Civil Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General de Aplicación Ley de Administración de Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva Reglamento General Sustitutivo de del Sector Público Acuerdo No. 025-CG RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Remate de Inmuebles requiere considerar los siguientes lineamientos en los procesos: Todo procedimiento de remate de bienes inmuebles procederá por decisión de la máxima autoridad expresada mediante resolución. Son documentos habilitantes para la resolución de la máxima autoridad los informes del guardalmacén de bienes o quien haga sus veces y del Jefe Financiero. En los remates de inmuebles se podrán aceptar posturas a plazo, a menos que lo prohíban las leyes especiales. Los Plazos señalados en la oferta no podrán ser mayores a los permitidos en dichas leyes. Las posturas deben ir acompañadas de: o Por lo menos el 10% del valor de la oferta, en dinero en efectivo o cheque certificado a la orden de INMOBILIAR; o Garantía incondicional, irrevocable y de cobro inmediato, otorgada por un banco o compañía financiera establecidos en el país o por intermedio de ellos; o Póliza de seguro incondicional, irrevocable y de cobro inmediato, emitida por una compañía de seguros establecida en el país o bonos emitidos por el Banco Central. Las posturas deben cubrir al menos la base del remate; fijar los plazos que no deban ser mayores a los permitidos para el pago del precio; y, ofrecer el pago de intereses que no podrán ser menores a la tasa de interés activa referencia vigente a la fecha de presentación de la postura, sobre las cantidades adeudadas. Si el interés del ofertado es mayor a la tasa de interés activa referencial, tal excedente deberá expresarse en un porcentaje por sobre dicha tasa. Si el plazo de pago ofertado supera el año, la tasa de interés será reajustada cada seis meses de conformidad con las regulaciones emitidas por el Banco Central sobre tasas de interés reajustables. 3

5 Página: Página 4 de 13 Podrán intervenir en el remate las personas capaces para contratar, personalmente o en representación de otras. No podrán intervenir por sí ni por interpuesta persona, quienes fueren servidores públicos de INMOBILIAR, ni su cónyuge o conviviente en unión de hecho, ni parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, los familiares por consanguinidad de los convivientes en unión de hecho. En los casos de quiebra del remate por falta de posturas u ofertas, se considerará los siguientes plazos: o Si no se pudo cumplir con la diligencia de remate en el primer señalamiento, la fecha para el segundo señalamiento se fijará para luego de 30 días contados desde la fecha de quiebra del remate y no más allá de 60 días; y la base del remate será del 90% del avalúo establecido para el primero. o En el caso de que no se cumpla la diligencia en el segundo señalamiento, se cursarán las invitaciones a las entidades de beneficencia, corporaciones o fundaciones, comunidades con personería jurídica y cooperativas que puedan tener interés en los bienes a ser rematados, 30 días después contados desde la fecha de quiebra del remate por segunda ocasión; y las ofertas no podrán ser inferiores al 90% del valor del avalúo. o Si no hubiere sido posible la venta de inmuebles mediante remate, se procederá con el proceso de venta directa de bienes inmuebles. 3. ROLES Adjudicatario.- Persona a quien se adjudica un bien. Analista de Disposición y Enajenación.- Realiza acciones técnicas y legales para gestionar la enajenación, disposición, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. Coordinador General Administrativo Financiero.- Coordina, supervisa, diseña, planifica y norma los procesos administrativos, financieros, de contratación pública y talento humano a fin de garantizar un aporte efectivo para la ejecución de los procesos gobernantes, sustantivos y desconcentrados. Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. 4

6 Página: Página 5 de 13 Director General de INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las disposiciones legales que rigen a la entidad. Director Nacional de Administración de Inmuebles.- Planifica y dirige los procesos para gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público. Director Nacional de Disposición y Enajenación de.- Gestiona la disposición, enajenación, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. Junta de Remates.- Para el remate de bienes, INMOBILIAR conformará una Junta de Remates que estará integrada por la máxima autoridad o su delegado quien lo presidirá, el Jefe Financiero o quien haga sus veces, un abogado de la Coordinación General de Asesoría Jurídica, quien será el Secretario de la Junta, el Director de la Dirección Nacional de Administración de Muebles o Inmuebles dependiendo del tipo de bien a rematarse o sus delegados, el Director Nacional de Disposición y Enajenación de o su delegado; y el delegado de la Jurisdicción Territorial donde se encuentra el bien si fuere el caso, misma que será designada mediante resolución por la máxima autoridad. Subdirector Técnico de Administración de.- Formula, ejecuta y emite la Política Pública para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta Entrega Recepción.- Documento de constancia de la transferencia física de un bien. Certificación Presupuestaria.- Documento que garantiza la disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. DNDEB.- Dirección Nacional de Disposición y Enajenación de. Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.- Sistema que sintetiza el proceso de emisión de avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la demás documentación requerida. 5

7 Página: Página 6 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO 6

8 Página: Página 7 de PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REMATE DE 6.1. PROPÓSITO Determinar las actividades que permitan gestionar eficientemente la enajenación mediante remate, de bienes inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR ALCANCE Este proceso abarca desde la recepción del Informe Técnico de Diagnóstico del Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Inmuebles hasta la entrega de los bienes inmuebles rematados al adjudicatario mediante la elaboración del Acta de Adjudicación DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN Disponer gestión Emitir Informe para enajenación de inmueble Gestionar validación para enajenación de inmueble Subdirector Técnico de Administración de Director Nacional de Administración de Inmuebles Subdirector Técnico de Administración de Cuando el proceso inicia con la emisión del Informe Técnico de Diagnóstico del Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Inmuebles, el Subdirector Técnico analiza la información obtenida, decide si es procedente la enajenación del bien inmueble y dispone la gestión de la DNABI para que emita los insumos necesarios, con el fin de viabilizar el remate del mismo. De acuerdo a lo dispuesto el Director gestiona la elaboración del Informe del estado integral del inmueble, adjuntando los anexos pertinentes. Si el proceso inicia con la emisión del Informe DNABI, se solicita a la Dirección Nacional de Gestión de Inmuebles la emisión del Informe Técnico de Diagnóstico. El Subdirector gestiona la validación para proceder con el remate del bien inmueble, una vez que cuente con ésta, remite la constancia de la misma a la DNDEB para su gestión. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Informe Técnico de Diagnóstico Informe DNABI Informe Técnico de Diagnóstico Informe DNABI 7

9 Página: Página 8 de 13 Gestionar insumos, para elaborar resolución Director Nacional de Disposición y Enajenación de El Director ejecuta lo dispuesto en el e Informes recibidos, para ello deberá gestionar los insumos necesarios para viabilizar el remate del bien inmueble de acuerdo a lo estipulado en el artículo 13 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de del Sector Público. Disponer elaboración de informe para enajenación de bienes inmuebles Coordinador Administrativo Financiero De acuerdo al requerimiento recibido el Coordinador solicita a sus áreas Financiera y Administrativa que emitan los informes necesarios con el fin de viabilizar el remate de los bienes inmuebles. Informe de Guardalmacén /Informe Financiero Elaborar informe del tipo de enajenación sugerido Analista de Disposición y Enajenación de Inmuebles Con los informes obtenidos el Analista elabora el informe consolidado incluyendo el tipo de enajenación sugerido para el inmueble. Informe Consolidado Elaborar proyecto de resolución Director Nacional de Disposición y Enajenación de Con los insumos necesarios completos el Director, gestiona la elaboración del Proyecto de Resolución y lo remite a la Subdirección Técnica para su revisión y aprobación. Proyecto de Resolución Solicitar aprobación para enajenación de bienes Subdirector Técnico de Administración de Una vez revisado el proyecto de resolución y de no encontrar observaciones al mismo, lo remite mediante memorando a la máxima autoridad solicitando la autorización para el inicio del remate del inmueble mediante la suscripción de la resolución. Proyecto de Resolución Autorizar enajenación de bienes Director General de INMOBILIAR El Director revisa y autoriza el proyecto de resolución, de no encontrar impedimentos suscribe y emite la resolución para su cumplimiento. Dentro de las disposiciones de la resolución, constará la designación de los delegados que conformarán la Junta de Remates. Resolución 8

10 Página: Página 9 de 13 Disponer inicio de remate de bienes Subdirector Técnico de Administración de Una vez emitida la resolución el Subdirector Técnico dispone la ejecución del remate del bien inmueble a la DNDEB para su gestión. Gestionar remate de bienes inmuebles Director Nacional de Disposición y Enajenación de Una vez recibida la disposición por parte de la máxima autoridad, el Director convoca a reunión a los delegados para conformar la Junta de Remates y procede con la coordinación de las actividades necesarias para ejecutar el remate del bien inmueble. Definir lugar, día, hora y bases para el remate Junta de Remates En la reunión convocada por la DNDEB, la Junta de remates define todos los pormenores necesarios para efectuar el remate del bien inmueble, tales como: tipo de remate, lugar, día y hora a efectuarse la presentación de ofertas, bases para el remate, costos de la ejecución del remate, etc. Acta de Junta de Remates Solicitar publicación en medios de comunicación Director Nacional de Disposición y Enajenación de La fecha del remate será ocho días después del último aviso. El Director solicita mediante memorando a la Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones la publicación respecto del inmueble en el portal web de subastas y a la Dirección de Comunicación la difusión del lugar, día y hora para el remate que se realizará mediante tres avisos que se publicarán en uno de los periódicos de mayor circulación en la provincia en que fuere a efectuarse el remate y/o a nivel nacional, además, en carteles que se ubicarán en los lugares más frecuentados que señale la Junta de Remates. La publicación de los avisos por la prensa podrán ser a día seguido o mediando entre una y otra el número de días que señale la Junta. 9

11 Página: Página 10 de 13 Transcurridos 8 días después de ejecutada la publicación en prensa, La Junta de Remates, con la intervención de un Notario Público del cantón en que tuviere lugar la diligencia, dejará constancia del remate en una acta que será firmada por los miembros de la Junta de Remates, por los adjudicatarios y por el Notario, quien protocolizará en su notaría el acta y la postura del adjudicatario y conferirá copias conforme la ley. Recibir ofertas y firmar Acta de Diligencia Junta de Remates Presentadas las posturas, el Notario pondrá en ellas la fe de presentación y de inmediato las hará pregonar por el Secretario de la Junta de Remates, por tres veces, en alta voz, de manera que puedan ser oídas y entendidas por los concurrentes. Las posturas serán pregonadas en el orden de su presentación. La última postura, se pregonará por tres veces más en la forma expresada, si no hubiere más posturas la Junta declara cerrado el remate. Acta de Diligencia El valor de la consignación, la garantía y la póliza de seguro; se entregan al funcionario delegado por el Director Financiero y se lo contabiliza y deposita de conformidad con las normas vigentes sobre la materia. En el caso de no recibir posturas, se declara la quiebra del remate y se coordina las actividades para efectuar el segundo señalamiento, de acuerdo a lo estipulado en los lineamientos del presente manual. Calificar y Adjudicar Junta de Remates Dentro de los tres días hábiles posteriores al remate, la Junta califica la legalidad de las posturas presentadas y el orden de preferencia de las admitidas, de acuerdo con la cantidad ofrecida, los plazos y demás circunstancias de las mismas, describiéndolas con claridad y precisión. En el mismo acto, hará la adjudicación en favor del postor cuya oferta hubiere sido declarada preferente. Se preferirán en todo Acta de Junta de Remates 10

12 Página: Página 11 de 13 caso las posturas que ofrezcan de contado las cantidades más altas y los menores plazos para el pago de la diferencia. La calificación de las posturas y la adjudicación se dará a conocer de inmediato a todos los oferentes, mediante notificación escrita y en cartel que se fijará en un lugar previamente anunciado. Notificar calificación y adjudicación de los bienes inmuebles en remate Junta de Remates El Presidente de la Junta de Remates dispondrá que el postor adjudicatario pague la cantidad ofrecida al contado, dentro de los diez días calendario siguientes a la fecha de la notificación de la adjudicación; de este hecho se dejará constancia en el expediente respectivo. En caso de que la adjudicación contemple plazos, solicitará la hipoteca del bien inmueble a favor de INMOBILIAR, en garantía del pago del saldo adeudado y de los respectivos intereses. Oficio Receptar Pago Director Financiero El pago será receptado por el funcionario público delegado por el Director Financiero y a su vez contabiliza y deposita los valores de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. Comprobante de depósito Devolver consignaciones a los postores Director Financiero Los valores consignados para intervenir en el remate, por quienes no resultaren beneficiados con la adjudicación, les serán devueltos después de que el adjudicatario hubiere hecho el pago. Declarar quiebra del remate Director Financiero Si el postor calificado como preferente no pagare el precio ofrecido de contado dentro del plazo establecido, el Director Financiero notifica el particular al Subdirector Técnico de Administración de, para que este a su vez gestione la quiebra del remate y consecuente adjudicación de los bienes al postor que siguiere en el orden de preferencia. La diferencia entre la primera postura y la segunda, o entre ésta y la tercera, pagarán 11

13 Página: Página 12 de 13 Elaborar el acta de adjudicación Analista de Enajenación y Enajenación el postor o postores que hubieren provocado la quiebra. El valor de dicha diferencia, se cobrará reteniéndolo, sin más trámite, de las sumas entregadas de contado. La Junta declarará definitivamente adjudicado el inmueble al mejor postor después de que éste haya entregado la cantidad ofrecida, y la hipoteca del bien inmueble de ser el caso, el Acta de adjudicación contendrá una descripción detallada del inmueble, su ubicación, superficie, linderos, títulos antecedentes de dominio y el nombre del adjudicatario, el valor por el que se hace la adjudicación y, si hubiere saldos de precio pagaderos a plazos, la constitución de la primera hipoteca a favor de INMOBILIAR, así como la forma de pago de los intereses y su reajuste, de ser el caso. Acta de Adjudicación Solicitar gestión para baja de bienes Subdirector Técnico de Administración de Una vez realizada la adjudicación definitiva del bien inmueble el Subdirector comunicará a las Unidades de INMOBILIAR respectivas para que se proceda con la baja del inmueble de los sistemas correspondientes. 7. ANEXOS o Manual del Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria o Manual del Proceso de Contratación y Compras Públicas o Manual del Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Inmuebles o Formato de Acta de Adjudicación (CS-STAB-03-P02-F01) o Formato de Acta de Junta de Remates (CS-STAB-03-P02-F02) 12

14 Página: Página 13 de 13 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos Directora Nacional de Aprobado Ab. Verónica Jama Disposición y Enajenación Por: de, (E) Validado por: Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de Administración de CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 28/11/