MANUAL DE CREACIÓN DE AGENDA CLINICA

Transcripción

1 MANUAL DE CREACIÓN DE AGENDA CLINICA AUTOR: MARIO CASTILLO O. FECHA:

2 MANUAL DE CREACIÓN DE AGENDA CLINICA INTRODUCCIÓN CREACIÓN DE AGENDA CLÍNICA OBJETO DE PLANIFICACIÓN SAP Easy Access - Ingreso a SAP Busqueda de Objeto de planificación Lista obj.plan: busqueda Lista obj.plan.: selección de busqueda IS-H: Lista obj.plan.: Selección de clínico Modificar de atributos de objeto de planificación Selección de atributos principales Modificar objeto de planificación Grabación de atributos de agenda clínica PROGRAMA DIARIO Actual. período dispon.p.citaciones: Resumen período dispon.citac Actual. período dispon.p.citaciones: Creación de programa diario Actual. programa del día: Actual. programa del día: registro hora inicio y fin Actual. programa del día: Registro de pausas Creación de turno Actual. programa del día: registro de tipo de planificación Actual. programa del día: registro de la jornada si es AM o PM actual. programa del día: Imagen de datos Especialidad de los médicos Actual. programa del día: registro de hora de inicio y fin Actual. programa del día Actual. programa del día: registro de turno PM Actual. programa del día. Registro de especialidad en turno PM Actual. programa del día: Autoridad de planificación Autoridad planificación p.prog.diario actual.: Registro de UT Autoridad planificación p.prog.diario actual: Nota de alertas de SAP Guardar programa diario PROGRAMA SEMANAL Selección de Creación programa semanal Creación de programa semanal Creación de programa semanal: selección de fecha de creación Asignación de programas diarios Guardar: Creación programa semanal Actual. período disponible.por.citaciones: Copiar programa semanal Copiar programa semanal: fuente y destino Copiar programa semanal: grabar Programa creado PERFIL DE AGENDA Modificar vista Tope Máximo de Citas de Profesionales Para Pacientes sin reposo Registro de campo de Centro Sanitario Centro sanitario: perfil de agenda Ayuda para entradas Unidad organizativa/unidad de edificio Búsqueda de empleado/médico Porcentaje de pacientes sin reposo Usuario responsable Guardar Perfil EXCEPCIÓN PERFIL DE AGENDA Modificar vista Excepción Tope Máximo Citas Profesionales Para Pacientes sin reposo Ingresamos centro sanitario Registro de nombre del profesional Fecha realizada la excepción

3 Horario AM o PM Jornada del turno GLOSARIO

4 1. Introducción El módulo de agenda en SAP, es una herramienta simple que permite familiarizarse de una manera rápida y expedita a su configuración, con varias funcionalidades que se utilizan tanto para las consultas ambulatorias, como para pabellón. Algunas características de este módulo son: Parametrización de la duración de las citas. (especialidades) Visualización de varias agendas. Configuración de visualizaciones a través de variantes. Gestión de citas periódicas, entre otras. 4

5 2. Creación de Agenda Clínica La creación de la agenda forma parte integral de la buena gestión y organización clinica dentro de un establecimiento asistencial. El documento viene a describir el proceso de creación de las agendas y de los parametros que son necesarios para la correcta creación, modificación y eliminación de la malla horaria de un profesional de salud en la Asociación Chilena de Seguridad, ESACHS, y Centro de Especialidades Médicas. El proceso de crear, modificar, actualizar una Agenda en SAP, inicialmente tiene como base la configuración de los Objetos de Planificación, los cuales tienen como particularidad la de relacionar a los profesionales de la salud que se encuentran registrados en el maestro de datos de interlocutores, o las unidades de edificio creadas en la estructura de edifico (sala, box), estos dos elementos son relacionados con las especialidades definidas en la estructura organizativa. La relación de ambos elementos con las unidades organizativas son excluyentes. Una vez definidas las relaciones de estos elementos, se procede al diseño de una programación diaria de disponibilidad de citas para cada objeto planificado, teniendo en cuenta la programación de horas de atención de un profesional o sala según los Tipos de Planificación definidos para cada especialidad. Esto va de la mano con la construcción de un programa de disponibilidad de citas semanales para dicho objeto planificado, el cual se convertirá en la base para gestionar la agenda de cada profesional o unidad de edifico. CREACIÓN DE DATOS MAESTROS RELACIÓN DE DATOS - TIPOS DE PLANIFICACIÓN - INTERLOCUTOR MEDICO - OBJETOS DE PLANIFICACIÓN CREACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE AGENDA Transacciones a utilizar en la creación de agendas: Puestos de trabajo (NWP1) Tipos de planificación (ONDT) Creación de Objetos de Planificación (NR25) Modificación de Objetos de Planificación (NR24) Usuarios V/S Centro Asistencial (ZISHTT_USERCTROA) Perfil de agendas ( ZIS_TMCPPR) Excepciones perfil de agendas( ZIS_ETMCPPR) 5

6 3. Objeto de planificación Estos objetos de Planificación se crean con la transacción NR25, se modifican con la transacción NR20 y se visualizan con la transacción NR21, su base es una tabla maestra en la que se relacionan todas las unidades organizativas de tratamiento que identifican las especialidades de la salud en la estructura organizativa, con un código del profesional de la salud que este adscrito a la ACHS o con la estructura de unidad de edificio que se defina para identificar consultorios(box) o salas, estos recursos deben ser asociados a una agenda SAP Easy Access - Ingreso a SAP Busqueda de Objeto de planificación Se registra la transacción NR24, para listar la relación entre los clínicos y las UT. En caso de no existir relación se debe crear la relación a través de la transacción NR25. Registre el Centro Sanitario "A000" 6

7 Lista obj.plan: busqueda Se registra el centro sanitario y la unidad de tratamiento Registre la unidad de tratamiento Lista obj.plan.: selección de busqueda Registre la unidad "HTTCCYP" 7

8 IS-H: Lista obj.plan.: Selección de clínico. Al pulsar ejecutar se listan los médicos que están disponibles y cargados relacionados a la unidad organizativa. Se desplegara la lista de profesionales las cuales ya tienen creado los objetos de planificación. En este caso se seleccionara a Jaime Gonzalez como modo de prueba 8

9 Modificar de atributos de objeto de planificación Al seleccionar la modificación se despliega el objeto con las características iniciales de los objetos de citación, en estos se deben marcar los campos necesarios para dar los atributos que se requieren a la agenda que se creara. Una vez creada la relación, se ejecuta el pulsador crear y le propone los siguientes atributos de carácter primario, los cuales se seleccionan de acuerdo a las características del objeto a planificar: Objeto de Planificación Activo: Permitirá la visualización de una agenda para la asignación de citas. Festivos: Los festivos que están en el calendario de fábrica (calendario SAP) son configurables por los administradores del sistema. Al activar esta opción permitirá que la oferta a crear quede disponible también en días festivos. Posibilidad de sobrecarga restringida: Activando este indicador se especifica que el Objeto de Planificación en la programación de consultas limita los sobrecupos que se le asignen en el programa diario de la agenda. Con ellos se pueden seleccionar otros atributos de carácter secundario: Clase Objeto de Planificación: Una clase de Objeto de Planificación abarca varios objetos de planificación. Para una clase, se pueden definir características conjuntas válidas para todos los objetos de planificación en la clase. Ejemplo: Un pabellón quirúrgico necesita un tiempo de preparación y de limpieza para ejecutar una intervención quirúrgica determinada. Estos tiempos se pueden grabar en relación a la prestación y la clase de objeto de planificación " pabellón quirúrgico". Son válidos para todos los objetos de planificación del tipo "sala" que pertenecen a la clase de objeto de planificación " pabellón quirúrgico ". Secuencia del calendario Objeto de Planificación: Mediante el número de secuencia, se puede almacenar en el Objeto de Planificación la posición en la que se visualizará la agenda diaria en la programación de consultas. El sistema clasifica las agendas diarias según este número. Periodo de Búsqueda (días): Aquí puede almacenar, el margen de días que se considera para la búsqueda de un período disponible para citaciones. 9

10 Si no se almacena ningún valor para el período de búsqueda, la búsqueda de citación se efectuará sobre un período de tres semanas (21 días). Limitación Validez Periodo Disponible de Citaciones Objeto Planificación: Mediante la cantidad de días aquí indicada, puede poner a disposición de una forma continua el período disponible de citaciones, para un Objeto de Planificación, en la programación de consultas. Dispone, por ejemplo, de un período de disponibilidad de citaciones de 100 días, esto significa que partiendo de la fecha actual (fecha del sistema) para los próximos 100 días, el período de disponibilidad para citaciones almacenado se tendrá en cuenta en la programación de consultas. A partir del día 101 ya no se tendrá en cuenta el período de disponibilidad para citaciones de un objeto de planificación para la programación de consultas. La visualización y la búsqueda de períodos disponibles para citaciones se interrumpe a partir de ese día. Sala de Tratamiento: Introduciendo esta unidad de edificio, se asigna una sala de tratamiento a un interlocutor que esté definido como Objeto de Planificación, para la programación de consultas Selección de atributos principales Necesariamente para que la agenda quede activa se debe marcar la opción de agenda activa. Si se requiere que la agenda esté disponible para festivos se debe marcar Per. Dis, citaciones festivos. Si se requiere sobrecargar la agenda se debe marcar posibilidad de sobrecarga de agenda. Se selecciona la casilla de selección Objeto de planificación activo. 10

11 Modificar objeto de planificación Se selecciona periodo disponible de citaciones. Haga clic en periodo disponible de citaciones para crear los programas diarios y semanales de las agendas Grabación de atributos de agenda clínica Previamente a abrir los programas se requiere tener grabados los datos de creación de la agenda respectiva. Se debe hacer click en. 11

12 4. Programa diario En la creación de un programa diario, se deben tener en cuenta los siguientes conceptos: a) Horas: Se ingresa una hora inicio y fin de una jornada para el profesional. b) Pausas: Hacen referencia a los descansos o pausas que puede tener el profesional o la sala, en su jornada laboral. c) Períodos disponibles de citación: Se ingresan los horarios de atención de acuerdo al Tipo de Planificación asignados a la Unidad Organizativa, se debe especificar si van a hacer en la mañana y/o tarde (1-mañana, 2-tarde). d) Sala: Hace referencia al box (opcional) y se asigna cuando el Objeto de Planificación es un profesional de la salud. e) Profesional: Hace referencia al profesional de la salud que realizará la atención, se asigna en el programa diario cuando el Objeto de Planificación es una sala o un box. f) Número de citaciones: Es el cálculo que hace el sistema de la cantidad de pacientes que puede atender en un período de tiempo. g) Número de citaciones para sobrecupo: Es la cantidad de citas adicionales que puede atender un profesional de la salud o sala, independiente de lo pactado en su agenda original Actual. período dispon.p.citaciones: Resumen período dispon.citac. La vista representa el periodo disponible de citaciones, tanto los programas diarios como programas semanales que se generaran. Esta vista representa la agenda clínica que se creara 12

13 Actual. período dispon.p.citaciones: Creación de programa diario Se procederá a crear el o los programas diarios respectivos. Para lo anterior haga clic en Actual. programa del día: Se debe nombrar el programa diario que se creara en el campo. En Este caso se registrara como "Cadera" 13

14 Actual. programa del día: registro hora inicio y fin Se debe registrar la hora de inicio y de término de la jornada laboral del profesional clínico Actual. programa del día: Registro de pausas Dentro del programa diario se puede registrar las pausas que tiene el profesional. 14

15 Creación de turno Se debe crear el inicio del turno y el fin del turno que se creara. En el campo se registrara la hora de inicio del turno de la agenda. 15

16 Actual. programa del día: registro de tipo de planificación Haga clic en Para registrar el tipo de planificación correspondiente al turno que se está creando. 16

17 Actual. programa del día: registro de la jornada si es AM o PM Haga clic en. para registrar la jornada de la agenda 17

18 actual. programa del día: Imagen de datos Haga clic en para registrar la especialidad del tipo de planificación. Esto ayudara cuando se realice una búsqueda de citas. No es requisito obligatorio para que se lleve a cabo. 18

19 Especialidad de los médicos Acá se listan las especialidades asociado al profesional médico. En este caso se seleccionara Traumatología y ortopedia con un doble clic en. 19

20 Actual. programa del día: registro de hora de inicio y fin. El campo se registrara el inicio del segundo turno. Para lo anterior se registra la hora de inicio y la hora de fin 20

21 Actual. programa del día. Registre el tipo de planificación en. 21

22 Actual. programa del día: registro de turno PM. Haga clic en y registre el turno. 22

23 Actual. programa del día. Registro de especialidad en turno PM Haga clic en y registre la especialidad. 23

24 Actual. programa del día: Autoridad de planificación. La autoridad de planificación, señala a quien o quienes podrán tener acceso a gestionar la agenda sea esta una UT o varias. Si se registra un * se da acceso a que todas las unidades organizativas gestionen sobre la agenda. A modo de ejemplo se registrara P para dar acceso a la UT para que gestionen sobre la agenda. Haga clic en Autoridad de planificación Autoridad planificación p.prog.diario actual.: Registro de UT El campo se deben registrar las unidades organizativas a las cuales se les dará acceso a intervenir y gestionar el programa diario 24

25 Autoridad planificación p.prog.diario actual: Al registrar * se da acceso a que todas las unidades organizativas puedan gestionar sobre la agenda clínica. 25

26 Nota de alertas de SAP SAP, siempre genera mensajes de alerta cuando detecta posibles errores, identificando estos con colores. En este caso amarillo lo cual es una advertencia se debe Continuar Guardar programa diario. Para guardar el programa diario, Para grabar el programa diario se debe pinchar clic en guardar. 26

27 5. Programa semanal Se debe crear el programa semanal con el nombre del programa y el detalle de éste, además; se debe indicar semana de inicio y fin del plan semanal. A estos planes se le asignan los planes diarios previamente creados. Nota: SAP trabaja con las 52 semanas del año y va mostrando en que semana comienza cada mes, para el ejemplo, el programa semanal parte la primera semana de noviembre. Extensión de agendas La extensión de agendas se podrá hacer por cada objeto de planificación, copiando la semana origen e indicando las semanas destino. Agendas sin Sobrecupo(Sobrecarga) Para aquellos profesionales, salas o equipos que no autoricen en su agenda la asignación de citas adicionales a las programadas, se deberá marcar el check de posibilidad de sobrecupos restringida, en el programa diario y el número de citaciones para sobrecarga, deberá estar en blanco y restringido por roles. Agendas con Sobrecupo(Sobrecarga) El concepto de sobrecarga será aplicado para ampliar aquellas agendas autorizadas por la normativa de la ACHS y aceptado por el especialista, para admitir determinada cantidad de citas adicionales a las establecidas, no se debe marcar el check de posibilidad de sobrecarga restringida, en el programa diario, el campo de sobrecargas se le indicará la cantidad de citas adicionales o extras autorizadas y además autorizados por roles para sobrecargas de agendamiento. Posibilidad Reservas Externas Mediante este indicador podrá especificar que el período disponible para citaciones también se pueda reservar a través de un sistema externo. (por ejemplo: Internet). En la citación provisional a través de Internet sólo se pueden reservar los períodos disponibles de un objeto de planificación que tengan este indicador activado Selección de Creación programa semanal Para la creación del programa semanal, se debe pinchar el botón PS, para crear el programa. Esto habilitara los diferentes campos al pie de la creación del programa del clínico. A continuación generaremos el programa semanal presionando el icono PS, lo cual activara la programación semanal. 27

28 Creación de programa semanal Para crear el programa semanal se debe dar un nombre identificaría único para ese médico para crear la programación correspondiente. Haga clic en los iconos de nombre del programa semanal tanto para el nombre corto como para la descripción del programa semanal. 28

29 Creación de programa semanal: selección de fecha de creación Se debe identificar claramente cual será la semana en la cual se creara el programa, identificándolo a través del número de la semana del año. Adicionalmente se debe indicar para que año se creara. Se debe registrar en el campo semana año el número de la semana donde se creara el programa semanal. 29

30 Asignación de programas diarios El programa semanal se debe crear asignando los diferentes programas diarios a los días correspondientes de la semana. Para esto se selecciona el programa diario y se selecciona el día donde se asignara pulsando el botón asignar PD. Haga clic en los diferentes días para asignar los programas diarios respectivos a los días de la semana que corresponda.. 30

31 Se visualiza que programa diario ya fue registrado Guardar: Creación programa semanal. Pinchando guardar se graba el programa semanal. Haga clic en para grabar el programa semanal que se ha creado. 31

32 Actual. período disponible.por.citaciones: Copiar programa semanal. Una vez creado el programa semanal, se debe pinchar el botón de copiar programa semanal, con el cual una vez pinchado el botón se desplegara una ventana en la cual se registrara los parámetros ad-hoc para copiar el programa. Haga clic en PS para poder replicar los programas semanales en las semanas del año que se requieran Copiar programa semanal: fuente y destino Para copiar el programa semanal se debe señalar cual será la fuente y cual será el destino de la creación del programa semanal. Registre en el campo fuente el número de la semana que se replicara en las semanas siguientes 32

33 Copiar programa semanal: grabar Una vez replicadas las semanas estas quedaran disponibles y se visualizaran en el programa clínico de la agenda cuando se guarde la agenda. Haga clic en. Para guardar la creación de la agenda respectiva Programa creado A través de la transacción NR24 se puede visualizar la lista de programas creados asociados a la UT consultadas. 33

34 6. Perfil de agenda Desarrollo de pacientes LEY: Es un desarrollo en donde a las agendas se le asignan a tributos para poder dar prioridad a los pacientes con reposo en los cupos de especialidad ambulatoria asociadas a un médico. Estos campos se configuran de acuerdo a la necesidad del centro y profesional. Transacción ZIS_TMCPPR Se ha iniciado la transacción Actualizar Tabla ZIS_TMCPPR al hacer doble clic sobre ella la cual lleva al desarrollo del perfil de agenda para los pacientes LEY. 34

35 Modificar vista Tope Máximo de Citas de Profesionales Para Pacientes sin reposo Registraremos una nueva entrada para la segunda que acabamos de crear de Jaime Gonzalez. Para ello haga clic en Entradas nuevas. También puede pulsar F Registro de campo de Centro Sanitario El campo CeSa se debe registrar el centro sanitario, en este caso A

36 El campo Objeto To se autocompletara. No se debe registrar ningún antecedente. Se debe hacer clic en el campo AsignEnf, en la cual se debe registrar la unidad organizativa a la cual está asociada el profesional al cual se le creara un perfil de agenda. 36

37 Centro sanitario: perfil de agenda Al querer registrar la UO, se desplegara la ventana para acotar la búsqueda por Centro sanitario para lo cual registre la UO y Haga clic en Continuar. También puede pulsar Intro. 37

38 Ayuda para entradas Unidad organizativa/unidad de edificio Haga click en HTCHT. 38

39 Búsqueda de empleado/médico Si hace clic en el campo Persona, para asignar al profesional que se le creara un perfil a su agenda medica Si hace clic en De se abrirá una lista desplegable. 39

40 El campo Búsqueda cambiaremos el concepto de búsqueda y se registrara por el numero SAP asignado, opción N 1. El campo Interloc.cial. se registra el numero SAP de nuestro profesional. 40

41 Haga click en Inicio. Se hace doble clic en el nombre del profesional. 41

42 Porcentaje de pacientes sin reposo El campo %MaxCitas se registra el % de citas máximas que se agendaran a pacientes sin reposo. El campo Obj.planific., éste se activará y complera automáticamente. 42

43 Usuario responsable El campo Modificado por se completara automáticamente asociado al usuario Guardar Perfil Haga clic en Grabar. También puede pulsar Ctrl+S, para guardar el perfil de agenda creado. 43

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45 7. Excepción perfil de agenda Es un desarrollo en donde se permite exceptuar el perfil de agenda configurado, para poder modificar la configuración previamente asignada. Estos campos se configuran de acuerdo a la necesidad del centro y profesional. Transacción ZIS_ETMCPPR Se debe registrar la transacción o pinchar desde favoritos Actualizar Tabla ZIS_ETMCPPR haciendo doble clic sobre ella. 45

46 Modificar vista Excepción Tope Máximo Citas Profesionales Para Pacientes sin reposo La excepciones se registran por día y es cuando se requiera debido a una necesidad clínica dar un cupo a un paciente. Esto se realiza haciendo click en Entradas nuevas Ingresamos centro sanitario El campo CeSa se registra el centro sanitario. 46

47 En el campo Objeto To, se selecciona el profesional al cual se realizara la excepción de cita Registro de nombre del profesional El campo desplegara el listado con los profesionales en los cuales se seleccionara al profesional que se realizara la excepción a la regla de citación.se hace doble clic en el profesional en ete caso sobre JAIMEARNOLDO GONZALEZ. 47

48 Fecha realizada la excepción En el campo Fecha se debe completar la fecha en donde se realizara la excepción. Si hace clic en Horario se abrirá la selección horaria de la hora de inicio de la excepción 48

49 Horario AM o PM En este caso se seleccionara la opción 1, Jornada del turno El campo Inic.c. se completa la hora de inicio del turno donde se realizara la excepción de agendamiento. 49

50 El campo Fin c. se completara con la hora final en el turno donde se realizara la excepción. En el campo ExcTopMax se completa con la cantidad de cupos que se harán excepciones durante el turno o periodo indicado. 50

51 Haga clic en Grabar. para dejar grabadas las excepciones realizadas en el 51

52 8. GLOSARIO Mandante: Es el área de actuación en la que se sitúan todas las acciones que se van a realizar en SAP. Transacción: Comando de acceso rápido a una funcionalidad específica del sistema. Siniestro: la ocurrencia de un suceso ( Accidente, Trabajo, Trayecto y/o Enfermedad profesional) amparado en la ley 16744, comenzando las obligaciones a cargo de la mutualidad. Episodio: Número de identificación asignado unívocamente para todo el mandante, referido cuando se generan atenciones de salud. Tiene un comienzo y un fin. Corresponden a un grupo de movimientos para el paciente. Movimiento: corresponde a una o varias prestación realizadas en un día de atención. Puesto de trabajo: Centro de operatividad del personal clínico y administrativo que interactúa en SAP y concentra varios atributos configurables de acuerdo al rol del personal que tendrá acceso. Pulsadores: botón dentro del puesto de trabajo, que llama un programa asociado a una transacción (código del programa) para ejecutar una tarea o acción. Entorno de trabajo: área física dentro de la pantalla en donde se distribuyen las distintas características del puesto de trabajo. Área de trabajo: Área donde se despliega la información del puesto de trabajo ad-hoc configurado. Vistas de trabajo: corresponden a los distintos tipos de configuraciones SAP, mediante los cuales se asignan los distintos atributos a los puestos de trabajo. Variante: configuración de visualización de las agendas para dar acceso por usuario. Datos Maestros: son la fuente central de información de su empresa y están administrados centralizadamente. Uno de los objetivos principales es de evitar la redundancia de datos. Objetos de planificación: describe la relación entre el interlocutor medico y/o la unidad organizativa de la estructura. Tipos de planificación: Describe las diferentes especialidades creadas en ISH. Autoridad de Planificación:. Esta representa a que unidad organizativa se le da acceso para gestionar sobre la agenda que será creada. 52