Manual de Usuario Nómina Versión 1.2

Transcripción

1 Manual de Usuario Nómina Versión 1.2 Elaboró: Eunice Resendiz Castillo

2 CONTENIDO Introducción...3 Acceso al sistema...4 Iniciar sesión...4 Pantalla Principal...5 Módulo de Configuración...6 Sección Empresa...6 Empresa...6 Nómina...8 Módulo Recibos Nomina...9 Sección Empleados...9 Ingresar Empleados...9 Subcontratación...11 Sección Catálogos...12 Alta Percepción...12 Alta Deducción...13 Alta Subcontratación...14 Alta Otros Pagos...15 Generación de Recibo de Nómina...16 Percepción...19 Deducción...20 Horas Extras...21 Otros Pagos...24 Emitir un recibo de Nómina...25 Manual de Nomina Pág.: 2 de 27

3 INTRODUCCIÓN El sistema COFIDI PAC WEB NOMINA genera Recibos de Nómina versión 1.2 de acuerdo a las especificaciones técnicas emitidas por el SAT. Cambios en el Complemento de Nómina Versión 1.2 Entre las modificaciones que podemos encontrar en el nuevo complemento de nómina, podemos mencionar las siguientes: 1.Nuevas validaciones, tales como: RFC del Receptor: El Patrón deberá cerciorarse de que el RFC de cada uno de sus trabajadores se encuentre registrado en las bases de datos del SAT. Un comprobante con un RFC no registrado en la base de datos del SAT no podrá ser timbrado. Sumas: El Total de Sueldos + Total Separación Indemnización + Total Jubilación Pensión Retiro, debe ser igual a la suma de los valores de los campos del Total Gravado más el Total Exento. 2. Catálogos de conceptos se crearon 15 catálogos, tales como: Tipo de Nómina: Puede ser ordinaria o extraordinaria. Origen del Recurso: Únicamente se usa para los entes gubernamentales. Aplica a las entidades adheridas al Sistema Nacional de Coordinación Fiscal. Clave de Entidad Federativa: Se registra la clave de la Entidad Federativa donde el trabajador prestó sus servicios. Tipo de Otro Pago: Corresponde a otro tipo de pago que se registra como datos informativos y no se suman a las demás percepciones ya que no son ingresos acumulables. Ejemplo: a) Viáticos entregados al trabajador, b) Reintegro de ISR pagado en exceso (siempre que no haya sido enterado al SAT) c) Subsidio para el empleo efectivamente entregados al trabajador, d) Aplicación de saldos a favor por compensación anual. 3. Inclusión de información contenida en la Declaración Informativa Múltiple de Sueldos y Salarios (DIM), tales como: Acciones o títulos: Se registra cuando el trabajador ejerce la opción de adquirir acciones de la empresa. Jubilaciones y pensiones: Se registra cuando se realice en una sola exhibición o parcialidades. Subsidio al empleo: Aplica conforme al Anexo 8 de la RMF vigente. Compensación de saldos a favor: Se registra cuando existan saldos a favor de un trabajador contra cantidades retenidas de los demás trabajadores. Separación e indemnización: Se registra cuando exista pagos por estos conceptos. 4. Inclusión del nuevo atributo RFC del Patrón Origen para identificar al patrón en pagos de nómina por terceros (como en el caso de fideicomisos, jubilaciones, pensiones, etc.) 5. Incapacidad para utilizar números negativos (percepciones o descuentos negativos). Manual de Nomina Pág.: 3 de 27

4 ACCESO AL SISTEMA Para ingresar a la aplicación COFIDI PAC WEB, se debe utilizar un equipo con acceso a Internet, mediante algún navegador de Internet y teclear en la barra de navegación la siguiente dirección electrónica (URL). INICIAR SESIÓN Para iniciar sesión ingresar usuario y contraseña proporcionados por ATEB Servicios. Manual de Nomina Pág.: 4 de 27

5 PANTALLA PRINCIPAL Los elementos que componen la pantalla principal son los siguientes: Id de Pantalla A B C D E F Descripción El link Salir sirve para cerrar la aplicación, esta disponible en el margen superior derecho de la aplicación. El botón permite ocultar los menús colocados en el lado izquierdo de la pantalla, con el fin de poder visualizar más amplia la pantalla de la aplicación. Módulo Comprobantes Fiscales: Desde este módulo se puede acceder a la vista de los CFDI tanto de clientes (emisión) como de proveedores (recepción) y complemento de pagos. Módulo Recibos de Nómina: El módulo permite dar de alta los empleados y catálogos que se van a utilizar en la captura y generación de los Recibos de nómina, se puede acceder a la vista de los recibos que se han realizado. Módulo Catálogos: El módulo permite dar de alta Clientes Receptores, Proveedores y Productos que se van a utilizar en la captura y generación de CFDI'S o en la recepción de CFDI'S. Módulo de Configuración: En el módulo deberá de registran los Certificados del Emisor, tiene la opción de cambiar su contraseña, modificar y dar de alta direcciones, contactos, régimen fiscal y de revisar en el Registro de Sucesos los eventos que reporta la aplicación (errores, cambios, actualizaciones, etc.) Manual de Nomina Pág.: 5 de 27

6 MÓDULO DE CONFIGURACIÓN SECCIÓN EMPRESAS Deberá modificar los datos de la empresa seleccionado primero Empresas y después sobre la Razón Social de la empresa. Manual de Nomina Pág.: 6 de 27

7 EMPRESA Primero se editara los datos de la pestaña Empresa, seleccionar la opción Modificar Para la versión de nómina 1.2 se debe seleccionar el tipo de versión como se muestra en la imagen. Manual de Nomina Pág.: 7 de 27

8 Los datos que solicita son los siguientes: Empresa Campo Razón Social RFC División GLN Tipo de Importación Método de Pago CURP Versión Nómina Descripción Indicar el número de la empresa en la cual se procesaran los Recibos de Nomina a través de Internet. Indicar el nombre de la Razón Social de la empresa. Indicar el Registro Federal del Contribuyente, debe ser capturado sin guiones y sin espacios. Agregar el numero de división para ingresar áreas clasificadas internamente de la empresa a la que se le va a generar documentos electrónicos o colocar el número de la sucursal con las que cuenta la empresa. Capturar un número proporcionado por AMECE, es utilizado principalmente para facturar a WALMART o CHEDRAUI. Seleccionar el tipo de importación, se desplegarán las opciones, seleccionar la que utilice, si es captura manual debe de ingresar NINGUNA Seleccionar el Método de pago. Aplicará para todos los documentos de la empresa en caso de que se requiera, este dato se debe de colocar de acuerdo al catálogo publicado por el SAT. Capturar el CURP sin guiones y sin espacios, deberá corresponder con el registrado del certificado. Indicar la versión del comprobante bajo el cual va estar expresado el CFDI la versión 1.1 o 1.2. Nota: No se debe dar clic en el botón Actualizar hasta terminar de ingresar los datos en cada una de las pestañas. Manual de Nomina Pág.: 8 de 27

9 NÓMINA A continuación aparece el formulario para agregar los datos que solicitan en la sección de nómina. Atributos requeridos para la generación del Recibo de Nómina : Campo Descripción Origen Recurso Registro Patronal Lugar de Expedición Régimen Fiscal: Antigüedad expresada en Seleccionar el tipo origen recurso para el pago de nómina del personal. Capturar el número de Registro patronal. Indicar el código postal del lugar de expedición del comprobante de acuerdo al catálogo Código Postal emitido por el SAT. Seleccionar el régimen fiscal Seleccionar la configuración de la antigüedad para la relación laboral con el empleador. Se tomara como configuración para todos los recibos de nómina que se generen. Una vez capturada la información y después de que hayas verificado que sea correcta dar clic en el botón Actualizar. Nota: La configuración de la empresa solo se realizara una sola vez. Manual de Nomina Pág.: 9 de 27

10 MÓDULO DE RECIBOS DE NÓMINA SECCIÓN EMPLEADOS En este módulo se visualiza y se configura la información de los empleados a quienes se va a facturar el cliente contratante. AGREGAR EMPLEADO Se realiza el alta de un empleado en el portal al seleccionar la opción de Empleado y se da clic en Agregar. Mostrará una pantalla que permite ingresar la información detallada del nuevo empleado en la pestaña Agrega Empleados. Manual de Nomina Pág.: 10 de 27

11 Los datos a capturar son los siguientes: Empresa Campo Descripción Número Empleado Nombre RFC NSS Tipo Contrato Tipo Jornada Indicar la empresa en donde se va dar de alta el empleado. Ingresar el número de empleado con el cual se va identificar. Capturar el nombre completo del empleado. Agregar el RFC del empleado debe ser persona física, sin guiones ni espacios. Nota: El RFC debe estar en la lista de los RFC inscritos no cancelados en el SAT. Ingresar el número de Seguridad Social, sin guiones ni espacios. Seleccionar el tipo de contrato del trabajador de acuerdo al catálogo del SAT. Seleccionar el tipo de jornada del trabajador de acuerdo al catálogo del SAT. Puesto FechaInicioRelLabora SalarioBaseCotApor Banco Departamento CURP Correo Sindicalizado Régimen Empleado Riesgo Puesto Periodicidad Pago Salario Diario Cuenta Bancaria Agregar el puesto asignado al empleado o actividad que realiza. Seleccionar la fecha de inicio de la relación laboral entre el empleador y el empleado. Ingresar el valor para expresar la retribución otorgada al trabajador. Seleccionar el tipo de Banco. Ingresar el nombre del departamento o área al que pertenece el trabajador. Ingresar el CURP del empleado sin guiones ni espacios. Agregar la cuenta de correo el empleado. Seleccionar sí o no dependiendo si el trabajador está asociado a un sindicato. Seleccionar la clave del régimen por el cual se tiene contratado al trabajador de acuerdo al catálogo del SAT. Seleccionar la clave conforme a la clase en que debe inscribirse los patrones. Seleccionar la forma de pago del salario del empleado. Ingresar el valor del salario que se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones etc. Ingresar la cuenta bancaria a 11 posiciones o número de teléfono celular a 10 posiciones o número de tarjeta de crédito, débito o servicios a 15 ó 16 posiciones o la CLABE a 18 posiciones o número de monedero electrónico. Una vez capturada la información y después de que hayas verificado que sea correcta dar clic en el botón Guardar. Manual de Nomina Pág.: 11 de 27

12 SUBCONTRACIÓN Para asignarle a un empleado una empresa y el porcentaje, previamente la empresa subcontratada se dio de alta en la sección de catálogos. La pestaña muestra la siguiente pantalla en donde se captura la información : Los datos a capturar son los siguientes: Empresa Campo Descripción Porcentaje de Tiempo Seleccionar la empresa subcontratada. Indicar con número el porcentaje asignado. Una vez seleccionado la empresa, capturado el porcentaje y después de que hayas verificado que sea correcta dar clic en el botón Agregar Registro. La empresa registrada se visualizara de lado derecho como se muestra en la imagen de abajo: Por último, presiona el botón Guardar para que se almacene. Nota: Si requiere dar de alta una nuevo empleado realizar de nuevo el procedimiento. Manual de Nomina Pág.: 12 de 27

13 SECCIÓN CATÁLOGOS En el módulo se configura la información de las Percepciones, Deducciones, Subcontratación y Otro Pagos. ALTA PERCEPCIONES 1.- Para ingresar una nueva clave de un catálogo seleccionar del menú Catálogos la opción de Percepciones 2.- Elegir la opción de percepciones, se abrirá una pantalla que permite ingresar la información detallada de la nueva percepción. Los datos a capturar son los siguientes: Empresa Clave Campo Descripción Tipo Percepción Descripción Indicar la empresa donde va dar de alta la percepción. Capturar el número interno de percepción. Seleccionar el tipo de percepción de acuerdo al catálogo del SAT. Ingresar una breve descripción general de la percepción. 3.- Una vez capturada la información y después de que hayas verificado que sea correcta dar clic en el botón Guardar Nota: Si requiere dar de alta una nueva percepción realizar de nuevo el procedimiento. Manual de Nomina Pág.: 13 de 27

14 ALTA DEDUCCIONES Para ingresar una nueva clave de un catálogo seleccionar del menú Catálogos la opción de Deducciones. 1.- Seleccionar la opción de deducción, mostrará una pantalla que permite ingresar la información detallada de la nueva deducción. Los datos que debe de capturar: Campo Empresa Clave Tipo Deducción Descripción Descripción Indicar la empresa donde va dar de alta la percepción. Ingresar el número interno de deducción. Seleccionar el tipo de percepción de acuerdo al catálogo del SAT. Ingresar una breve descripción general de la deducción. 3.- Una vez capturada la información y después de que hayas verificado que sea correcta dar clic en el botón Guardar Nota: Si requiere dar de alta una nueva deducción realizar de nuevo el procedimiento. Manual de Nomina Pág.: 14 de 27

15 ALTA DE SUBCONTRATACIÓN Para ingresar una nueva clave a un catálogo seleccionar del menú Catálogos la opción de Subcontratacion. 1.- Seleccionar la opción subcontratación, mostrará una pantalla que permite ingresar la información detallada de la nueva empresa Subcontratada. Los campos que debe de capturar: Empresa Empresa Subcontrada RFC Campo Descripción Seleccionar la empresa donde va dar de alta la Empresa Subcontratada. Ingresar el nombre completo de la empresa Subcontratada. Ingresar el RFC del empleado debe ser persona física, sin guiones ni espacios. 2.-Una vez capturada la información y después de que hayas verificado que sea correcta dar clic en el botón Agregar Las empresas subcontratadas se visualizan en la parte de abajo : Por último, presiona el botón Guardar para que se almacene. Nota: Si requiere dar de alta una nueva empresa subcontratada realizar de nuevo el procedimiento. Manual de Nomina Pág.: 15 de 27

16 ALTA OTROS PAGOS Para ingresar una nueva clave a un catálogo seleccionar del menú Catálogos la opción de Otros Pagos. 1.- Al seleccionar la opción de Otros Pagos, mostrará la siguiente pantalla que permite ingresar la información detallada de la nueva clave de Otro Pago. Campos que debe capturar: Empresa Clave Campo Descripción Tipo Otro Pago Descripción Seleccionar la empresa donde va dar de alta la Otros Pago. Ingresar el número interno de la clave de Otros Pagos. Seleccionar el tipo de Otro Pago que requiera dar de alta de acuerdo al catálogo del SAT. Ingresar una breve descripción general. 2.-Una vez capturada la información y después de que hayas verificado que sea correcta dar clic en el botón Guardar Nota: Si requiere dar de alta una nueva clave de Otros Pagos realizar de nuevo el procedimiento. Manual de Nomina Pág.: 16 de 27

17 GENERACIÓN DE UN RECIBO DE NÓMINA. SECCIÓN RECIBOS DE NÓMINA Para crear un nuevo Recibo de Nómina 1.2 a través de Internet. Seleccionar la opción de Recibos de Nómina a continuación mostrará la lista de todos los Recibos de nómina que se han emitido, posteriormente elegir la opción de Agregar Recibos de Nómina, como se muestra en la siguiente pantalla. Manual de Nomina Pág.: 17 de 27

18 Ingresar los datos que se solicitan para la generación de Recibo de Nómina, al terminar de capturarlos seleccionar la opción Agregar. Los datos a capturar son los siguientes: Empresa Campo No. Recibo Nombre del empleado Método de Pago Registro Patronal Descripción Seleccionar la empresa donde se realizará el Recibo de Nómina. Campo en donde se captura la referencia interna o número del recibo de nómina. Seleccionar el nombre del empleado, en la sección de catálogos se dio de alta. Se capturo anteriormente en la sección de configuración en Empresa. Se capturo anteriormente en la sección de configuración Empresa en la pestaña Nómina. Manual de Nomina Pág.: 18 de 27

19 A continuación, se presenta una nueva ventana en donde se captura la información requerida: Campos que debe ingresar: Tipo Nómina Campo Descripción Fecha de Pago Seleccionar el tipo de nómina. Seleccionar la fecha de pago del recibo de nómina. Fecha Inicial de Pago Seleccionar la fecha de inicio de pago del recibo de nómina. Fecha Final de Pago No. Días Pagados: ClaveEntFed Fecha aceptación Fecha descarga Seleccionar la fecha de final de pago del recibo de nómina. Ingresar el dato numérico de los días que se le paga al empleado. Ingresar la clave de la entidad federativa en donde el receptor del recibo prestó el servicio de acuerdo al catálogo del SAT. Seleccionar la fecha de aceptación del recibo de nómina. Seleccionar la fecha de descarga del recibo de nómina. Manual de Nomina Pág.: 19 de 27

20 PERCEPCIONES En la pestaña de percepciones se eligiera las percepción para el creación del recibo de nómina. Seleccionar del combo de clave la percepción que anteriormente dieron de alta, la información se recupera y se visualiza en la pantalla, el dato que debe ingresar es el importe gravado e importe exento y seleccionar la opción de Aceptar. Las percepciones se visualizan en la parte de abajo con los importes ingresados. Nota: Si requiere dar de alta una nueva percepción seleccionar otra clave y realizar de nuevo el procedimiento. Manual de Nomina Pág.: 20 de 27

21 DEDUCCIONES En la pestaña de Deducciones se eligiera las deducciones para el creación del recibo de nómina. Se mostrara el formulario para poder capturar la información. Seleccionar del combo la clave de deducciones que anteriormente dieron de alta en la sección de Catálogos, la información se carga y se visualiza en la pantalla, ingresar es el importe gravado y seleccionar la opción de Aceptar. Las deducciones capturadas se visualizaran en la parte de abajo. Nota: Si requiere dar de alta una nueva deducción seleccionar otra clave y realizar de nuevo el procedimiento. Manual de Nomina Pág.: 21 de 27

22 HORAS EXTRAS En esta sección se desglosara la percepción de horas extras. Para desglosar las horas extras, previamente se debe de elegir la clave interna de horas extras en la pestaña de percepciones capturando la información. Posteriormente, seleccionar la pestaña de Horas Extras. Manual de Nomina Pág.: 22 de 27

23 Mostrá la percepción que se dio de alta anteriormente. Para capturar la información complementaria de horas extras, seleccionar la clave ó el concepto, en la sección de abajo se visualizara la información y se habilitara para ingresar la información. Manual de Nomina Pág.: 23 de 27

24 Ingresar la siguiente información para capturar las horas extras: Días Tipo Horas Campo Descripción Importe Pagado Horas Extras Indicar el numero de días extras. Seleccionar el tipo de horas de acuerdo al catálogo del SAT. Agregar el importe pagado de horas extras. Ingresar el número de Horas extras. Una vez capturada la información y después de que hayas verificado que sea correcta dar clic en el botón Aceptar El registro de las horas extras se visualizaran en la sección de abajo Nota: Si requiere desglosar nuevamente las horas extras realizar de nuevo el procedimiento. Manual de Nomina Pág.: 24 de 27

25 OTROS PAGOS En la pestaña de Otros Pagos se eligiera la clave para el creación del recibo de nómina. Seleccionar del combo el Tipo otro pago, anteriormente dieron de alta en la sección de Catálogos, la información se carga y se visualiza en la pantalla e ingresar la información requerida, verificar que sea correcta y seleccionar la opción de Aceptar. Los datos que debes de capturar son dependiendo del tipo de otro pago que estas agregando. Campo Descripción Tipo Otro Pago Importe Subsidio causado Saldo a Favor Año Remanente del Saldo a Favor Seleccionar la descripción para la generación del recibo. Ingresar el importe del concepto. Ingresar el importe del subsidio causado. Ingresar el saldo a favor determinado por el patrón al trabajador en periodos o ejercicios anteriores. Ingresar el año en que se determinó el saldo a favor del trabajador. Ingresar el remanente del saldo a favor del trabajador. Nota: Si requiere elegir una nueva clave de otro pago realizar de nuevo el procedimiento. Una vez capturada la información requerida para la generación del recibo de nomina, percepción, deducción horas extras y después de que hayas verificado que sea correcta dar clic en el botón Agregar. Manual de Nomina Pág.: 25 de 27

26 EMITIR UN RECIBO DE NÓMINA Hasta este punto el estatus del recibo de nómina esta como Creada. Para verificar esto, ir a Recibos de nomina y dar clic en el encabezado de Fecha de emisión para que acomode los recibos de nómina por fecha de creación. Lo que sigue es autorizarla para darle validez fiscal, por lo que se dará clic derecho sobre el recibo de nómina y seleccionar la opción de Autorizar en ese momento esta solicitando la generación del CFDI. Para notar el cambio de estatus se debe refrescar la pantalla y ahora el estatus debió haber cambiado a CFDExportado. Manual de Nomina Pág.: 26 de 27

27 En la pantalla visualizara el timbre fiscal del recibo de nómina. Posibles estatus son: Si existe un error al mandarla por correo electrónico el estatus quedará en error de envió. Si el estatus que muestra es Autorizada con error Dar clic derecho y seleccionar la opción Mostrar registro CFD y mostrará un mensaje del porque no se pudo emitir el Recibo de Nómina. Para visualizar el documento dar clic Vista previa Manual de Nomina Pág.: 27 de 27