TALLER GESTIÓN DE PROYECTOS. 2 junio 2016

Transcripción

1 TALLER GESTIÓN DE PROYECTOS 2 junio 2016

2 Presentación, objetivos y agenda del taller Transmitir la importancia de la gestión de proyectos profesional Proponer claves para ejecutar los proyectos con éxito Conceptos básicos: proyecto gestión de Proyectos Gestión de proyectos clásica.vs. ágil Actividades clave para el éxito de los proyectos El perfil del Jefe de Proyecto Taller práctico con explicación de aspectos teóricos relevantes

3 Quiénes somos María Rey Gayo linkedin: Jesús Poza Carrasco linkedin: Empresa especializada en servicios de consultoría en gestión de proyectos

4 DEFINICIÓN DE PROYECTO. QUÉ ES UN PROYECTO? POR GRUPOS HACER UNA DEFINICIÓN DE PROYECTO Y PONER ALGÚN EJEMPLO PRÁCTICO REFERIDO A SU ORGANIZACIÓN, PERSONAL, ETC. DURACION: 5 MINUTOS

5 Definición de proyecto Realización de tareas encaminadas a Un resultado ÚNICO (producto/servicio/cambio ) Con un PLAZO DE TIEMPO establecido y Con unos COSTES DETERMINADOS

6 Línea base Alcance Plan Esfuerzo / Coste

7 PMI Proyectos Fuente: PMBoK Guide

8 Diferencia entre proyectos y operaciones PROYECTOS Orientado a la obtención de un producto Recursos específicos Trabajo único Cambio organizativo Diseño de un nuevo producto Campaña de marketing Estudiar un máster Hacer un viaje Construir una casa OPERACIONES Sistemas existentes Trabajo repetitivo Enfoque en el mantenimiento Centro de Soporte Fabricar yogures Vender Mantener la casa limpia Ir al gimnasio

9 POR QUÉ FALLAN LOS PROYECTOS? TRABAJO EN GRUPO. IDENTIFICAR CAUSAS DE FALLOS EN PROYECTOS. DURACIÓN: 5 MINUTOS

10 Por qué fallan los proyectos Cumplimiento de expectativas Alcance Alcance Plan Esfuerzo / Coste Cumplimiento de plazos Cumplimiento de costes

11 Por qué fallan los proyectos El Vasa fue un navío de guerra sueco construido por órdenes del rey Gustavo II Adolfo de Suecia, de la casa de Vasa, entre 1626 y El Vasa naufragó en su viaje inaugural, despues de navegar unos cientos de metros, el domingo 10 de agosto de 1628, en el puerto de Estocolmo. El buque fue rescatado el 24 de abril de 1961 y se encuentra expuesto en Estocolmo. Al dejar el muelle en su primer viaje una fuerte ráfaga de viento azotó al Vasa y el barco volcó Durante la construcción el rey GUSTAVO II ordenó que en vez de un puente tuviera dos puentes de cañones. Los ingenieros nunca habían construido un barco con dos puentes.

12 GESTIÓN DE PROYECTOS

13 Gestión de proyectos Aplicación de CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA TÉCNICAS DE TRABAJO / DIRECCIÓN / METODOLOGÍAS HERRAMIENTAS Para que un proyecto se ejecute conforme a su línea base cumpliendo con ALCANCE COSTE PLAZO

14 GESTIÓN DE PROYECTOS CLÁSICA GESTIÓN DE PROYECTOS ÁGIL

15 Método clásico Alcance Plan Esfuerzo / Coste

16 Métodos ágiles Plazo Esfuerzo / Coste Alcance

17 Ciclos de vida

18 Tipos de proyectos Cambio organizativo Construir una casa Hacer un viaje Estudiar un máster Diseño de un nuevo producto Campaña de marketing Desarrollo SW Startups

19 GESTIÓN DE PROYECTOS CICLO DE VIDA Y ACTIVIDADES CLAVE

20 Proyectos - Ciclo de vida

21 Aspectos a tener en cuenta en un proyecto Alcance Tiempo Coste Calidad Control Riesgos Recursos Humanos Comunicación Adquisiciones interesados

22 ROLES

23 Roles principales en un proyecto Sponsor Jefe de Proyecto Equipo de proyecto Otros actores clave (clientes, proveedores, organizaciones afectadas, )

24 ALCANCE TIEMPO - COSTE

25 Alcance Identificar Requisitos / Especificaciones Definir la solución: trabajo a realizar WBS / entregables Coste de cambios en los requisitos

26 Alcance

27 Tiempo - Coste Identificar actividades y secuenciarlas Estimar duración y coste Obtener la planificación Cronograma: qué se va a hacer y cuándo Qué se va a gastar y cuándo

28 Tiempo - Coste Dependencias Técnicas de estimación Camino Crítico

29 Diagrama de Gantt

30 COMUNICACIÓN

31 Comunicación Todas los actividades necesarias para asegurar Generación y captación Registro Distribución Archivo de toda la información del proyecto de forma adecuada y en el momento justo. Plan de Comunicación Qué A quién Cómo Las actividades relacionadas con la Comunicación Cuándo pueden suponer hasta un 80% del trabajo de un Jefe de Proyecto

32 Comunicación - consejos Métodos Competencias a desarrollar Escucha activa Técnicas de reuniones eficaces Técnicas de resolución de conflictos Técnicas de expresión oral y escrita Consejos Conocer al interlocutor Cuidar la calidad/presentación de los documentos. Usar modelos / plantillas fáciles Determinar nomenclatura de los documentos Diferenciar documentos en estado trabajo de los documentos finalizados Asumir las limitaciones (un buen técnico no suele ser, a priori, un buen comunicador) Reuniones: las justas Documentos: los justos

33 Comunicación Plan de comunicación Qué documentos (referidos a la gestión del proyecto) se van a utilizar: Informes de seguimiento Actas (de reunión, de aceptación) Documentos de revisión Registros de la documentación Cómo se van a identificar Terminología Versiones Autores Implica determinar las necesidades de información y comunicación de los implicados en el proyecto Quién necesita qué información, cuándo y cómo se la haremos llegar Quien los va a genera Quién los va a recibir Cómo se van a aprobar Cómo garantizar que no se usan documentos obsoletos o no válidos

34 Comunicación Distribución de información Algunas reglas de elaboración y distribución Evitar información innecesaria, buscar la precisión Establecer un único ciclo de revisión Evitar la distribución innecesaria Determinar claramente si los documentos requieren aprobación y por quién. Implica conseguir que la información necesaria esté disponible en el momento adecuado para los actores del proyecto que la necesitan.

35 RIESGOS

36 Riesgos Definición de Riesgo: Evento que es identificado anticipadamente, que puede o no ocurrir y que impacta en el proyecto. Si ocurre puede tener impacto positivo o negativo en el proyecto. Objetivos Aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos y disminuir la de los negativos. Ciclo de vida: Identificación. Evaluación / Análisis Definición de medidas Ejecución de medidas Reevaluación Recomendación: No iniciar un proyecto con un elevado número de riesgos. ANTES de iniciarlo disminuir dichos riesgos concepto de factibilidad (teorema de la buena pinta)

37 Riesgos - Técnicas Evaluación

38 Riesgos Estrategias de respuesta a los riesgos negativos evitar: el equipo de proyecto realiza acciones de respuesta para eliminar la amenaza. Implica actuaciones y cambios en el plan transferir: Se traslada el impacto a aun tercero así como la responsabilidad de la respuesta Implica el pago de una prima de riesgo Seguros, garantías de cumplimiento, contratos específicos, etc. mitigar: el equipo de proyecto realiza acciones de respuesta para disminuir la amenaza (disminuir el impacto o la probabilidad) En general las acciones de mitigación tienen menor costes que las acciones derivadas de arreglar el problema cuando el riesgo se materializa Ejemplos: realizar más pruebas, prototipar, incorporar redundancias aceptar: Se reconoce el riegos y no se toma ninguna medida a menos que el riesgo se materialice. Normalmente se acompaña de una reserva presupuestaria para contingencias

39 SEGUIMIENTO

40 Seguimiento de los Proyectos OBJETIVO Seguir el avance del proyecto e informar Permite comprender a los interesados el estado actual del proyecto y las próximas previsiones. SEGUIMIENTO medir la realidad y compararla contra el plan. Identificar desviaciones y tomar medidas 40

41 Seguimiento Avance Cómo medir el AVANCE de un proyecto Avance por entregables Avance por reestimación de pendiente Earned Value Management (EVM) Ojo!!! Cómo NO medir el avance de un proyecto Por esfuerzo incurrido Por tiempo transcurrido Cronograma de entregables 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% oct.-14 nov.-14 dic.-14 ene.-15 feb.-15 mar.-15 abr.-15 may.-15 jun.-15 jul.-15 ago.-15 sep.-15 oct.-15 nov.-15 dic.-15 ene.-16 feb.-16 mar.-16 abr.-16 may.-16 jun.-16 Contrato Ult. Previsto Real

42 El Informe de seguimiento Actividades finalizadas Fase en la que se encuentra el proyecto Actividades previstas para el próximo periodo Planificación global actualizada Fechas clave: Seguimiento de problemas, riesgos y acciones correctoras Registro de acuerdos Situación de los entregables Indicadores de seguimiento

43 Cambios de alcance

44 Cambios de alcance Principios de partida Los proyectos sufren, durante su ejecución, cambios La gestión del cambio DEBE estar incluida en la gestión del proyecto Si el proyecto sufre continuos cambios, acaba no siendo un proyecto Qué es un cambio de alcance Cambios en los productos o servicios a entregar Cambios en las fechas o en los esfuerzos previstos Cómo tratar un cambio de alcance Entender la necesidad Evaluar y comunicar el impacto Someterlo a un proceso de aprobación formal Si se aprueba, actualizar las líneas base del proyecto

45 Cierre de un proyecto

46 Cierre de un proyecto Necesidad de cierre formal Reunión de cierre Informe de cierre Resumen del alcance real del proyecto Resumen de entregables Planificación final real del proyecto Indicadores. Situación final Lecciones aprendidas Recomendaciones Otras tareas de cierre Limpieza y archivo de documentación Desmontaje de equipos de trabajo Consiste en verificar y documentar los resultados del proyecto para formalizar la aceptación de los productos y la finalización del proyecto Traspaso de los productos / servicios a mantenimiento / operaciones

47 FICHA DE PROYECTO EJERCICIO EN GRUPOS. A PARTIR DE UNA PLNATILLA HACER UNA FICHA DE PROYECTO PARA UN PROYECTO QUE DESEEN DURACION: 20 MINUTOS