Manual del servicio de correo electrónico

Transcripción

1 Manual del servicio de correo electrónico Todas las personas pertenecientes a la comunidad universitaria, incluyendo las dependencias y proyectos oficiales de la Universidad, tienen una cuenta de correo electrónico. Correo unal.edu.co El primer paso es entrar al servicio: Entre a la página de la Universidad Nacional de Colombia: Coloque su login y clave Puede ahora, utilizar todos los servicios que le ofrece su correo de la Comunidad Universitaria. La primera pestaña abierta es la de Inbox, las otras pestañas (Enviados, papelera, Borradores, Direcciones y Opciones) son también carpetas. La lista y el espacio ocupado de cada una se encuentra en la primera pestaña llamada Carpetas.

2 INBOX Obtendrá la Descripción de los correos recibidos, es decir, el nombre o dirección de correo de quien lo envía, el asunto, y la fecha u hora de enviado (si el mensaje fue enviado en la fecha actual, sino aparecerá la fecha), y el tamaño del mensaje. La primera columna se llama Seleccionar, si usted pulsa sobre uno de los cuadros de esta fila, y luego pulsa sobre el botón el mensaje será borrado o ira a la carpeta Papelera según las opciones que usted le de (Ver Papelera).Pero si selecciona algún mensaje y luego despliega el menú En las siguientes dos columnas pueden aparecer dos signos: puede cambiar el mensaje a la carpeta que usted elija. Si el mensaje fue enviado con la mayor prioridad. Le indica que quien le envió el mensaje tiene urgencia de que usted lo lea. Le indica que el mensaje tiene un archivo adjunto. En la siguiente columna aparece. Si lo que aparece es, es porque el mensaje es respuesta de un mensaje que usted envió. En la fila donde aparecen los nombres de las columnas también encontrará el cual indica que la fila esta ordenada según las preferencias que usted definió o las que están determinadas por el correo. Si usted pulsa sobre este símbolo, éste cambiará por el cual le indica que la columna ahora esta ordenada de forma inversa que el anterior.

3 BOTÓN DESCRIPCIÓN Al pulsar sobre este botón usted actualizará la lista de mensajes de su correo electrónico. Abre una ventana con la que puede enviar un mensaje. Si usted requiere buscar algo en su correo pero no recuerda su ubicación puede hacer esta búsqueda con este botón. Si desea borrar un o unos mensajes de su correo. Según la configuración que usted le de puede que el mensaje al ser borrado, cambie de carpeta y se ubique en la carpeta Papelera o puede borrarse definitivamente. Por defecto su correo toma la primera opción. Redactar Al pulsar sobre este botón aparece la siguiente ventana: Le ofrece una lista de sus contactos para que usted no necesite escribir la dirección completa o cuando no la recuerde. Para esto es necesario que usted haya generado una lista de contactos.

4 1. Si en la lista de sus contactos ha formado grupos, entonces puede escoger el grupo y le mostrará solo los contactos que hacen parte de éste. Si necesita buscarlo en todos los grupos deje la opción Todo. Pulse sobre el nombre de quien desee enviarle el correo y luego pulse sobre Para destinatario, copia o copia oculta respectivamente. Al final pulse Las direcciones del correo que usted eligió quedaran en el correo que esta enviando. Después de haber colocado los destinatarios de su correo, coloque un titulo a su correo en la casilla de Asunto y escriba su mensaje en el recuadro de mayor tamaño. Si para escribirlo requiere de ayudas tales como negrilla, centrar, pegar cortar copiar, tabular, enumerar y colocar viñetas, cambiar la fuente o el tamaño de la letra, oprima sobre el botón. Si considera que su mensaje requiere revisión ortográfica escoja un idioma (en la parte inferior) y pulse el siguiente botón. Si el mensaje no requiere enviarse inmediatamente puede guardarlo como borrador con el botón.

5 Si necesita adjuntar un archivo, el tamaño máximo es de 1MB, si cumple este requerimiento pulse el botón y se abrirá una nueva ventana: Oprima Examinar y se abrirá una ventana para que usted pueda buscar el archivo que desea adjuntar, pulse sobre el y pulse Abrir, la ruta del archivo aparecerá en la ventana de la figura 5. Pulse añadir y espere un momento a que el archivo se adjunte, después de que el archivo aparezca en la ventana oprima Adjuntar y el archivo aparecerá en la ventana de la figura 3.Si no desea adjuntarlo oprima el botón Quitar. Si espera recibir notificación de la apertura del correo enviado puede hacerlo pulsando sobre el menú y escoja su opción. Si quiere que su mensaje sea leído rápidamente pulse sobre Y coloque la prioridad que usted considere, así la persona que reciba el mensaje conocerá esta prioridad. Por ultimo oprima o según el caso.

6 Buscar Si requiere información que sabe que esta en su correo pero no recuerda su ubicación pulse sobre este botón, la ventana que se despliega es: En el menú Buscar escoja la Carpeta en la que quiere buscar su información o escoja la opción Carpetas Personales para buscarlo en todas las carpetas. Puede buscar por El remitente, el Asunto, el Texto y el Destinatario que contenga o no contenga y coloque un dato que pueda identificar la información buscada. Por ejemplo si busca Destinatario que contiene Luis, y luego pulsa Buscar, se presentará una lista de los correos cuyo destinatario es Luis, puede seleccionarlos todos o algunos y borrarlos con el botón, o deseleccionarlos si lo desea. Pulse Cerrar para salir de esta ayuda. ENVIADOS Si usted escoge la opción de guardar sus mensajes enviados estos quedaran en esta carpeta. Esta carpeta es útil cuando ha escrito mal la dirección de correo y el destinatario no recibió el mensaje, usted puede volver a enviar el mensaje cambiando la dirección del correo o el dato que estaba incorrecto. PAPELERA A esta carpeta llegan todos los mensajes que usted ha borrado de las otras carpetas. Esto sucede si usted lo ha configurado así, de lo contrario cada vez que usted borre un mensaje este no podrá volver ha ser recuperado.

7 BORRADORES En esta carpeta se guardan los mensajes que usted hizo en la opción Redactar y que no envió de inmediato sino que los guardo en esta carpeta. Si ya desea enviar un mensaje de esta carpeta pulse sobre el mensaje deseado y termínelo de redactar como ya se explico. DIRECCIONES Esta carpeta guarda los datos de sus contactos. Para almacenar un nuevo contacto pulse sobre y muestra la ventana:

8 Rellene los datos de su contacto en las pestañas Nueva Entrada, Más y Notas. Si ya tiene grupos formados puede incluir su nuevo contacto a uno de sus grupos en la pestaña Grupos. Por ultimo pulse Si lo que quiere es crear un nuevo grupo pulse y se mostrara la ventana: Esta carpeta guarda los datos de sus contactos. Para almacenar un nuevo contacto pulse sobre y muestra la ventana: Escriba el nombre de su nuevo grupo. En esta ventana se encuentra la lista de contactos que es la misma que parece en la carpeta de direcciones, pulse sobre el contacto que desea haga parte de su nuevo grupo y oprima sobre el botón Añadir. Repita este procedimiento con todos los contactos que harán parte de este grupo. Si quiere borrar algún contacto de su grupo selecciónelo pulsando una vez sobre el y luego oprima sobre el botón Quitar. Cuando su grupo ya este conformado oprima Aceptar. Si desea buscar la dirección electrónica de algún estudiante, administrativo, contratista, pensionado, institución o dependencia de nivel Nacional o de sedes Bogotá, Arauca, Leticia y San Andrés, estando en la pestaña Direcciones, Oprima sobre el botón "Buscar".

9 En el primer menú escoja "Buscar en directorio corporativo", luego defina la búsqueda y de clic en "Buscar". Abajo aparecen los resultados de su búsqueda. Si chulea en los cuadrados a la izquierda en ""Para", "Cc" o "Cco", y luego da clic en "Escribir mensaje", puede enviar un mensaje a las personas seleccionadas OPCIONES Resumen de la cuenta Donde usted encontrará la información: Direcciones de correo electrónico: muestra las cuentas configuradas para recibir correo. Nombre: muestra el nombre que aparece en los mensajes salientes.

10 Capacidad: muestra la capacidad de disco del buzón de correo, la capacidad de mensajes, el consumo de disco actual y el total de mensajes. La información del resumen de la cuenta es de sólo lectura. Información Personal Idioma preferente: Se refiere al idioma para la interfaz de su correo. Escoja el idioma de su predilección en la lista desplegable. Dirección Responder a: Si tiene una cuenta de correo diferente a la actual en la cual desee que le lleguen las respuestas a sus correos, escríbala en este espacio. Firma: Marque la casilla de verificación que se encuentra junto a "Incluir este texto en los mensajes que redacte" e introduzca la firma que acompañara a los mensajes que usted envíe. Tarjeta de Presentación (vcard): En la cual se almacenan los datos que usted desee que se adjunten a los mensajes salientes. Active la casilla de verificación que se encuentra junto a" Adjuntar tarjeta de presentación (vcard) a los mensajes". Así los mensajes que usted envíe contendrán un archivo adjunto con la información que usted almaceno en su vcard.

11 Contraseña Para cambiar la contraseña (Tenga en cuenta que en las políticas de correo de la Universidad Nacional de Colombia se pide que se cambie la contraseña cada tres meses), complete los campos obligatorios y oprima sobre Cambiar contraseña para confirmar la nueva contraseña o Restablecer en caso contrario

12 Preferencias Eliminar correo: Puede eliminar los mensajes de dos maneras. Puede mover los mensajes eliminados a la carpeta que escoja, haga clic en el botón de opción situado junto a "Mover mensajes borrados a". Seleccione la carpeta en la que quiere que se muevan los mensajes que borre, así se guardará una copia de seguridad de los mensajes eliminados en esa carpeta. Esta opción le permite seleccionar vaciar carpeta al finalizar la sesión. Si no configura esta opción deberá eliminar periódicamente su carpeta. Si elige la opción "Marcar mensajes borrados", los mensajes estarán activos, pero marcados con una X. Si hace clic en Eliminar mensajes borrados de la bandeja de entrada al finalizar sesión, los mensajes que se encuentren marcados para eliminación se borrarán sin guardar una copia de seguridad. Revisión ortográfica: Con esta opción, los mensajes que escriba serán revisados automáticamente al hacer clic en Enviar. Mensajes enviados: Le permite guardar una copia de los mensajes que envíe en la carpeta que escoja. Seleccione una carpeta de la lista desplegable. Borradores de mensajes: Escoja la carpeta en la que guardará los borradores. Reenvío de correo: Escriba la dirección de correo en la que recibirá una copia de los mensajes que lleguen a su Inbox. Puede introducir todas las direcciones de correo electrónico que desee, cada una en una línea.

13 ASPECTO Elija una de las cinco paletas de colores, haciendo clic en el círculo situado junto a la disposición de colores deseada. La segunda opción es Barra de Herramientas, en la cual puede elegir la presentación de los iconos: iconos y texto (valor predeterminado), sólo iconos o sólo texto. Haga clic en el círculo situado junto a la opción que elija. Las tres opciones son: Mostrar iconos y texto: muestra el icono con el texto debajo. Esta es la vista predeterminada de Calendar Express. Sólo mostrar iconos: muestra sólo los iconos. Sólo mostrar texto: muestra sólo el nombre del texto del icono. Haga clic en Guardar cambios cuando haya acabado de configurar las opciones de aspecto. La opción Fuente de Pantalla, con la cual puede seleccionar el tamaño y tipo de fuente utilizados. Haga clic en el menú desplegable Aspecto para ver la lista de estilos de fuente. Hay tres opciones: Sans Serif, Serif y Mono. Elija su opción de estilo. Haga clic en el menú desplegable Tamaño para ver la lista de tamaños de fuente, hay tres opciones: Mayor, Predeterminado y Menor. Elija su opción de tamaño. Haga clic en Guardar cambios cuando haya acabado de configurar las opciones de aspecto.

14 MENSAJE DE VACACIONES Puede activar o desactivar el envío de mensajes de vacaciones y para redactar el mensaje que desee enviar como respuesta a los mensajes que reciba cuando no se encuentre disponible. Active o desactive la opción de mensaje de vacaciones. Escriba una fecha de inicio y de finalización para el mensaje de vacaciones. La fecha de finalización deberá ser la fecha en la que desee detener la función de correo de vacaciones. Escriba en el cuadro de texto el número de días que deberán transcurrir para volver a enviar una respuesta a un mismo remitente. Esto significa que un remitente recibirá una respuesta de vacaciones, independientemente del número de mensajes que le haya enviado durante el periodo de tiempo que se especifique. Escriba un asunto para el mensaje o deje el campo en blanco. Si escribe $SUBJECT en este campo, el asunto de la respuesta de vacaciones será el mismo que el del mensaje que reciba. Escriba un mensaje de vacaciones interno y externo en los cuadros de texto. Los mensajes internos se envían a los usuarios dentro del mismo dominio y los mensajes externos se envían al resto de los usuarios.

15 FILTROS DE CORREO Los filtros son colaboraciones que usa el correo electrónico con los que se pueden realizar las siguientes acciones: Permitir o impedir la entrada de correos teniendo en cuenta el asunto, el adjunto, tamaño del mensaje, el destinatario o el remitente. También puede filtrar mensajes según la carpeta destino. Esto se refiere a que según algunas características definidas, cuando llegue un mensaje pase directamente a una carpeta personal, a otra cuenta de correo o a un celular que Usted defina. Este manual define los pasos que se deben seguir para la realización de estas actividades. Para iniciar la utilización de los filtros de su cuenta de correo. Después de haber entrado a su cuenta de correo, visite las siguientes opciones en el orden que indica la figura: En la ventana de la tercera opción "New" existe las opciones Edit y Delete que sólo son utilizables cuando ya existen filtros definidos. Es por esto que estas opciones sólo se verán al finalizar la realización de un filtro con la opción New. El tercer menú (New) abre la ventana en la que definirá las características de su filtro:

16 Para comodidad en la comprensión se explicará la anterior grafica como lo indica el numeral que se presenta al lado derecho de la misma:

17 Para cada una de las opciones (Sender, Recipient, Subject), tiene la posibilidad de hacer el filtro con las siguientes alternativas:

18 Contains: Contiene EJEMPLO: Sí desea que ningún correo de la UNAL llegue a su correo entonces marque esta opción y defina la restricción como unal.edu.co. Does not contain: No contiene EJEMPLO: Sí desea que sólo le lleguen correos de la UNAL entonces marque esta opción y defina la restricción como unal.edu.co. Is: Es EJEMPLO: Sí desea que no le lleguen correos de una dirección de correo especifica entonces marque esta opción y defina la restricción como la dirección que no desea. Is not: No es EJEMPLO: Sí desea que solo lleguen correos de una dirección de correo especifica entonces marque esta opción y defina la restricción como la dirección que no desea. Begins with: Empieza con EJEMPLO: Sí desea bloquear las cuentas de correo que empiecen por usu, marque esta opción y defina la restricción como usu Ends with: Termina con EJEMPLO: Sí desea bloquear las cuentas de correo que terminan por com, marque esta opción y defina la restricción como com Después que ya ha fijado las características de los mensajes que serán filtrados, se debe fijar el destino de estos mensajes cuando lleguen:

19 De las opciones A, B y C, puede marcar las opciones que requiera ya que no son excluyentes En la opción Advanced puede enviar los mensajes filtrados a la dirección de un celular (para recibirla contáctese con su proveedor de servicio móvil).

20 Después de haber definido las características de su filtro puede guardar los cambios: 1. Con la opción New Puede crear otro filtro. 2. En este cuadro aparecen los nombres de los filtros que ya haya creado. 3. Con Edit puede crear más filtros 4. Delete es la opción con la cual puede borrar un filtro al seleccionarlo de la lista b. 5. En esta lista aparece las características que haya definido de algún filtro que seleccione de la lista b. Sí ha realizado algún cambio en estas opciones debe pulsar sobre el botón Save.

21 CARPETAS Crear carpetas: Pulse sobre este botón y en el cuadro de dialogo que se abre, escriba el nombre de la nueva carpeta y haga clic en Aceptar. Eliminar carpetas: Seleccione la carpeta que desee eliminar haciendo clic en el botón de opción situado a la izquierda de la carpeta. Haga clic en Eliminar. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación. Cambiar el nombre de las carpetas: Seleccione la carpeta a la que desee cambiar el nombre haciendo clic en el botón de opción situado a la izquierda de la carpeta. Haga clic en Cambiar Nombre. Escriba el nuevo nombre de la carpeta en el diálogo Cambiar el Nombre de la Carpeta" y pulse Aceptar.

22 Compartir carpetas: Para compartir una carpeta con otro usuario primero se debe compartir y luego suscribir. 1. Un usuario comparte una carpeta, especificando quién dispone de permisos para esa carpeta. 2. Los usuarios a los que se les concedieron permisos para esa carpeta deben suscribirse entonces a la misma. Para establecer los permisos de una carpeta, seleccione la carpeta que desee compartir haciendo clic en el botón de opción situado a la izquierda de la carpeta. Haga clic en Compartir. Seleccione la casilla de verificación Activar entrega directa del correo electrónico en carpeta. Introduzca el identificador del usuario con el que desee compartir la carpeta o realice una búsqueda si no está seguro del identificador. Haga clic en Añadir. Elija los permisos que desee asignar de la lista desplegable Permisos. Sólo lectura. Lectura y escritura. Permite a los usuarios leer y modificar los mensajes de la carpeta compartida y eliminar subcarpetas. Lectura, escritura y administración de acceso. Permite a los usuarios leer y modificar los mensajes de la carpeta compartida, crear subcarpetas en las carpetas compartidas, eliminar la subcarpeta y compartir las carpetas con otros usuarios.

23 Para la suscripción Haga clic en este icono para buscar los archivos del Directorio corporativo al que otro usuario le ha concedido acceso. Especifique las condiciones de búsqueda a las carpetas compartidas seleccionado los criterios en cada una de las listas desplegables en la línea siguiente. Introduzca a continuación una palabra o frase en el campo de texto en blanco y haga clic en Buscar, verá una lista de las carpetas a las que tiene acceso junto con los nombres de los propietarios. Seleccione la carpeta o carpetas a las que desee realizar la suscripción y haga clic en Suscribir. Aparece la carpeta con el nombre de los propietarios, para ver su contenido pulse sobre ella. Si solo coloca el cursor sobre la carpeta compartida aparece los permisos que tiene sobre ésta. Si lo que desea es cancelar la suscripción, seleccione la carpeta de la que desea eliminar la suscripción y haga clic en este icono. En el mensaje de alerta de clic en Aceptar, su carpeta dejara de estar compartida. COMPROBAR CORREO EXTERNO Las pestañas Carpetas, Inbox, Enviados, Papelera y Borradores tienen en su parte inferior el botón Sirve cuando usted quiere que los mensajes de otras cuentas le lleguen a esta cuenta. Cuando pulse este botón aparecerá la ventana: Coloque la información de la cuenta que desea inscribir como cuenta entrante. La opción Eliminar Mensajes del Servidor si desea que el correo que le llegue a esta cuenta se elimine de la otra cuenta.