MANUAL DE USO Webmail del Consejo INDICE

Transcripción

1 INDICE ACCESO AL WEBMAIL... 2 PANTALLA INICIAL... 2 LECTURA DE MENSAJES... 3 Leer un Mensajes:... 3 Abrir un Archivo Adjunto:... 3 Revisar Mail:... 3 CREACIÓN DE UN CORREO... 3 Crear un Correo Nuevo:... 3 Datos para el envío:... 4 Adjuntar un Archivo:... 4 Confirmación de Lectura:... 4 Opciones de Correo Nuevo:... 4 Guardar Borrador:... 4 PANEL DE CARPETAS... 4 CONTACTOS... 5 Libreta de Contactos:... 5 Agregar un Nuevo Contacto:... 5 Grupo de Contactos:... 5 Borrar Contacto:... 6 Exportar e Importar Contactos:... 6 CONFIGURACIÓN Solapa Común: Solapa de Propiedades: Solapa de Filtros: Solapa de Firma: Administrar Carpetas:... 9 a. Agregar Carpeta:... 9 b. Borrar Carpeta:... 9 c. Guardar el Orden de las Carpetas:... 9 d. Buscar Correo:... 9 ESTADOS DE LA CUENTA DE CORREO...10 Espacio de Almacenamiento:...10 Cuenta de Correo Inhabilitada:...10 Reactivación de Cuenta:...10 MANUAL DE USO Pág. 1/10

2 ACCESO AL WEBMAIL En el campo del formulario debe ingresar solamente el nombre o dirección de la cuenta de correo: por ejemplo nperez En la siguiente ventana debe colocar la clave o contraseña. Además tiene la posibilidad de tildar la opción de que la clave o contraseña ingresada sea recordada por la computadora en los siguientes accesos. PANTALLA INICIAL 1. Panel Central 2. Panel de Carpetas 3. Menú de Opciones 4. Contactos 5. Configuración MANUAL DE USO Pág. 2/10

3 LECTURA DE MENSAJES En cualquiera de las carpetas y/o subcarpetas del Panel de Carpetas (2) los correos pueden ordenarse o clasificarse según las necesidades del usuario por medio de las columnas: De - Para - Fecha - Tamaño - Asunto. Leer un Mensajes: Dentro del Panel Central (1) debe seleccionar el mensaje que desea abrir y hacer doble clic sobre el mismo. Abrir un Archivo Adjunto: Los mensajes que tengan un archivo adjunto se identifican fácilmente con el icono de un clip ubicado en el margen izquierdo del mensaje. Para ver el archivo adjunto debe abrir el mensaje y hacer doble clic sobre el botón Archivo Adjunto (ubicado del lado izquierdo de la pantalla) Revisar Mail: La función de Revisar Mail se acciona desde el botón ubicado en el Menú de Opciones (3). Efectúa la tarea de actualizar el envío y la recepción de todos los mensajes del webmail. Para usuarios familiarizados con otros programas (ej.: Outlook Express o Microsoft Outlook) esta función es equivalente a la de Enviar y Recibir. CREACIÓN DE UN CORREO Crear un Correo Nuevo: Debe hacer clic sobre el botón Nuevo Mensaje ubicado en el Menú de Opciones (3) y se abrirá la siguiente ventana: MANUAL DE USO Pág. 3/10

4 Datos para el envío: Los campos para ingresar las direcciones de correo de los destinatarios funcionan como un hipervínculo o link ya que haciendo clic sobre ellos se despliega la lista de Contactos y se pueden seleccionar desde allí la/s dirección/es de destino. Estos son (1): a. Destinatarios: - Para : se refiere al campo donde se deben escribir todas las direcciones de correo de los destinatarios del mensaje. Las direcciones deben estar separadas por comas. - CC : es el campo donde se ingresan las direcciones de correo de los destinatarios que recibirán una copia del mensaje. - BCC : es el campo donde se ingresan las direcciones de correo de los destinatarios que recibirán una copia oculta del mensaje. b. Asunto: es el título del Mensaje. Adjuntar un Archivo: Para colocar un archivo adjunto dentro del mensaje debe hacer clic sobre el botón Examinar (2) ubicado en el margen inferior de la ventana. En el campo del formulario debe quedar indicada la ubicación del archivo que desea adjuntar dentro de la PC. Debe seleccionar el archivo, presionar el botón Abrir y luego el botón Adjuntar. Recuerde esperar la indicación de que el archivo fue adjuntado correctamente al mensaje que desea enviar. Confirmación de Lectura: Para activar esta propiedad debe tildar la opción Request Return Confirmation (3) ubicada dentro del cuerpo del correo electrónico. La Confirmación de Lectura es utilizada para notificarle al destinatario que el emisor desea una Confirmación de Lectura. Al abrir el mensaje debe ser aceptado la solicitud y automáticamente se envíe un correo con la Confirmación de Lectura. Opciones de Correo Nuevo: Las opciones se ubican dentro del Menú de Opciones de la ventana Correo Nuevo, por ende sólo serán visibles al momento de escribir el mensaje. Las Opciones (4) pueden ser: - De Importancia: Baja, Normal y Alta. - De Sensibilidad: Ninguna, Confidencial, Privada y Personal. Guardar Borrador: El Guardar (5) ubica el mensaje dentro de la carpeta Borrador para ser enviado en otro momento. Significa que el mensaje quedará pendiente de envío. Para colocar un mensaje dentro de la carpeta Borrador debe hacer clic en el botón Guardar del Menú de Opciones dentro del Correo Nuevo. PANEL DE CARPETAS Sobre el margen izquierdo de la pantalla se encuentra el Panel de Carpetas (2) con las carpetas disponibles del webmail. Estas carpetas pueden visualizarse u ocultarse mediante la flecha ubicada sobre la Bandeja de Entrada. MANUAL DE USO Pág. 4/10

5 Las carpetas son: a. Bandeja de Entrada: donde se encuentran los mensajes recibidos. Por default será la primera carpeta del menú desplegable. b. Elementos Enviados: donde se encuentran los mensajes que han sido enviados a otros remitentes. Por default es la segunda carpeta del menú desplegable. c. Borrador: donde se encuentran los mensajes pendientes de ser enviados. Al enviar el mensaje desaparece de esta carpeta y se reubica en la carpeta de Elementos Enviados. d. Spam: donde se encuentran los mensajes que han sido tildados o calificados como Correo Basura o Spam. e. Papelera: contiene los mensajes que han sido eliminados de las otras carpetas. Es importante realizar periódicamente depuraciones de las carpetas para controlar y optimizar el funcionamiento de la cuenta de correo. CONTACTOS Libreta de Contactos: El botón de Contactos (4) esta ubicado sobre el Menú de Opciones, en el margen superior de la ventana. Este botón siempre queda visible, lo cual representa una ventaja ya que fácilmente puede seleccionar uno o más destinatarios de la libreta. Debe elegir y tildar los destinatarios para cada uno de los campos: Para, CC (con copia) ó BCC (con copia oculta) y finalmente realizar el envío de correo con el botón Enviar un Mail. Agregar un Nuevo Contacto: Para añadir un contacto a la Libreta de Contactos debe ir a la opción Nuevo Contacto (1) ubicado en la barra de herramientas de la ventana Contactos. Se desplegará un formulario con los campos para ingresar la información del Nuevo Contacto. Con la opción Guardar finaliza el proceso. Existe una opción denominada Ver campos adicionales donde se puede registrar información complementaria de los contactos. Grupo de Contactos: Esta propiedad agrupar (3) una cantidad de direcciones de correo bajo una denominación común por ejemplo: Amigos, Trabajo, Facultad, etc. Para crear un Grupo se debe seleccionar la opción Nuevo Grupo (2) en la barra de herramientas. Se abrirá una nueva ventana donde se deben ingresar los datos del Nuevo Grupo: como el nombre del grupo, las direcciones de correos, etc. MANUAL DE USO Pág. 5/10

6 Borrar Contacto: Simplemente debe tildar la dirección que desea eliminar y hacer clic en la opción Borrar (4) de la barra de herramientas. Exportar e Importar Contactos: Dentro del Menú de Opciones de Contactos debe seleccionar la opción Importar Contactos (5). Hacer clic en Examinar > Adjuntar el Archivo.CSV > hacer clic en el botón Importar. Para exportar los Contactos de una cuenta de correo (ej.: del Outlook) debe seguir estos pasos: 1- Ingresar a la opción Herramientas > Libreta de Direcciones. 2- En la nueva ventana ir a Archivo > Exportar > Otra Libreta de Direcciones > Archivo de Texto (valores separados por comas) > Exportar 3- Hacer clic en Examinar y allí debe indicar el nombre y el lugar dentro de la PC donde desea guardar la Libreta exportada. El archivo debe tener la extensión CSV para ser aceptada. CONFIGURACIÓN Ingresando en la opción de Configuración (5) ubicada sobre el margen superior de la pantalla. Desde allí se pueden configurar las siguientes características: 1- Solapa Común: a. Cantidad de mensajes: determina el número de mensajes a mostrar por página. b. Cantidad de contactos: determina el número de contactos a mostrar por página. c. Skin (Interface): After Logic es la recomendada y es la elegida para la confección de éste manual. Puede optar por la que desee dado que las funciones serán las mismas. d. Juego caracteres predeterminado: se recomienda la opción Default ya que le asegura la mayor compatibilidad de caracteres con otras aplicaciones de lectura. e. Zona Horaria: (GMT-03:00) Buenos Aires, Georgetown (Recomendado) f. Lenguaje: Español (Recomendado) MANUAL DE USO Pág. 6/10

7 g. Lista de mensajes con panel de previsualización: recomendamos que esta opción se encuentre tildada. Le permitirá ver el cuerpo del mensaje, en la parte inferior del listado de correos sin necesidad de abrirlo en una nueva ventana. h. Siempre mostrar imágenes en mensajes: de no estar tildada esta opción se bloquean las imágenes que se encuentren incluidas dentro del mensaje. i. Vista previa: debe tildar la opción Lista de mensajes con panel de previsualizacion. 2- Solapa de Propiedades: La característica principal es la función de Nombre amigable. Su objetivo es la de colocar automáticamente el nombre del emisor en el campo De al enviar un correo. Debe escribir el nombre exactamente como quiere que aparezca (ej.: Dr. Jorge López) 3- Solapa de Filtros: MANUAL DE USO Pág. 7/10

8 Los filtros se utilizan para crear reglas que deben cumplir los mensajes automáticamente. a. Agregar un Nuevo Filtro: Para configurar un Nuevo Filtro debe ingresar en la opción Filtros y hacer clic en Add Filter. Se despliega la siguiente información: If there's De header containing substring then move to Papelera folder b. Variables de Configuración: - Variable De, Para ó Asunto : debe elegir la opción que desea. - Variable containing substring es la recomendada porque es la que contiene más palabras o cadena de posibles palabras. - En el campo siguiente debe completar el término o regla por el cual se ejecuta la acción: puede ser una dirección de correo electrónico, una palabra o parte de una palabra. Luego deberá indicar la acción a realizar: move (mover) ó delete message (borrar correo). - Variable mover, por ejemplo: indica el filtro de destino del mensaje que pueden ser cualquiera de las carpetas del árbol del webmail. c. Eliminar un Filtro: Para eliminarlo, sencillamente debe hacer clic en la opción Remove al final de la pantalla. 4- Solapa de Firma: a. Agregar Firma: hacer clic en el botón Agregar Firma. Se abre una ventana en blanco donde debe ingresar la firma con los datos que se desean adjuntar al final del mensaje. Por ejemplo: MANUAL DE USO Pág. 8/10

9 José Pérez Soporte Técnico de Mesa de Ayuda del Consejo On-line Gerencia de Sistemas Consejo Profesional de Ciencias Económicas Tel: b. Opciones: Debajo se encuentran dos opciones que ahorran tiempo y colaboran a la estandarización de determinados mensajes: - Agregar firma a todos los mensajes salientes - No agregar firma al responder o reenviar 5- Administrar Carpetas: a. Agregar Carpeta: En la solapa Propiedades de Cuentas de se podrá encontrar la opción Agregar Nueva Carpeta. Se desplegaran inmediatamente debajo una serie de opciones, ahora bien: si la carpeta fuera dependiente de otra (o sea una subcarpeta) deberá indicar cuál es esa carpeta en el espacio Carpeta Padre si no es el caso mencionado colocar Sin Padres. En el espacio destinado al nombre se debe colocar el nombre que mejor represente el contenido de la carpeta. b. Borrar Carpeta: Para borrar una carpeta se debe seleccionar con un tilde y hacer clic sobre la opción Borrar Carpeta. Sólo se podrá borrar carpetas que hayan sido agregadas y no las del Árbol original de carpetas del webmail. c. Guardar el Orden de las Carpetas: A la derecha de las carpetas se pueden observar dos flechas. Una ascendente y otra descendente. Con ellas se logra darle el orden deseado a las mismas de acuerdo a la funcionalidad pretendida. Una vez hecho esto se debe hacer un clic en la opción Guardar. d. Buscar Correo: En el extremo derecho de la barra de herramientas del webmail, tanto en la página principal como en la solapa contactos, se puede observar un espacio en blanco destinado a la búsqueda de MANUAL DE USO Pág. 9/10

10 correos donde se podrá colocar una dirección de mail, un nombre ó una palabra que se encuentre en el asunto. Esta opción sólo buscara en De, Para ó Asunto. De no obtener el resultado deseado existe una opción de búsqueda avanzada para la cual se deben desplegar las opciones de búsqueda mediante la flecha a la derecha del espacio en blanco. En dicha opción se podrá indicar al buscador la carpeta donde se desea que realice la búsqueda. Existen, además, dos opciones para tildar. La primera de las opciones buscará también en los campos De, Para ó Asunto dentro de la carpeta indicada. La segunda, Buscar mensaje completo lo hará en el cuerpo del mismo garantizando una búsqueda completa. Les recordamos que las opciones son excluyentes. ESTADOS DE LA CUENTA DE CORREO Espacio de Almacenamiento: La casilla posee una capacidad máxima de 40 Mb, teniéndose en cuenta el peso todas las carpetas del webmail. Cuenta de Correo Inhabilitada: Superada la capacidad de almacenamiento (40 Mb) se envía automáticamente un correo al usuario informando que la cuenta ha sido momentáneamente inhabilitada. Esto significa que el usuario no recibirá los correos que le sean enviados a su cuenta. Reactivación de Cuenta: Para rehabilitar una cuenta de correo debe realizar una depuración eliminando correos que no sean necesarios hasta llegar a los 10 Mb de almacenamiento. De esta manera la cuenta se reactiva automáticamente. MANUAL DE USO Pág. 10/10