WebMail. Manual de uso

Transcripción

1 WebMail

2 Pág. 2/15 Contenido 1 Introducción Acceso a Webmail Pantalla inicial Menú Buzón Gestión de mensajes (1) Leer un mensaje (3) Escribir un mensaje nuevo Área de carpetas Contactos Calendario Crear un nuevo calendario Configuración (5) Solapa de Cuentas

3 Pág. 3/15 1 Introducción NexicaMail es el servicio de correo POP profesional de Nexica orientado a la productividad. Soporta los siguientes protocolos de correo: POP, IMAP y WebMail. Si usted dispone de una cuenta de correo de NexicaMail, en este manual encontrará información que le resultará de utilidad para utilizar el servicio de acceso al correo mediante su navegador web. 2 Acceso a Webmail Desde la Zona cliente de se accede al panel de autentificación y acceso del servicio de Webmail. Para logarse será necesario introducir su dirección de correo y su contraseña, datos que le habrá suministrado el administrador del servicio. También puede marcar la opción de que la clave o contraseña sea recordada por su equipo en sus siguientes accesos al servicio. Selección de idioma: Si desea modificar el idioma con el que acceder al servicio, puede hacerlo a través del desplegable que figura en el margen superior derecho de la pantalla de registro. 3 Pantalla inicial Al acceder al servicio, se muestra la pantalla inicial en la que distinguimos 5 zonas: 1- Menú de Servicios (Buzón, Contactos, Calendario)

4 Pág. 4/15 2- Gestión de mensajes de la carpeta seleccionada (por defecto la bandeja de entrada). 3- Zona de lectura y respuesta de mensajes 4- Área de Carpetas 5- Menú de configuración personal del servicio y Logout. 3.1 Menú El menú (1) que le aparece en la esquina superior izquierda le permite seleccionar la vista: Buzón (su cuenta de correo) Contactos Calendario 3.2 Buzón Usted accede a su buzón inmediatamente después de registrarse o bien pulsando el nombre de su cuenta de correo, que verá situada en el margen superior izquierdo de la aplicación. El acceso a su buzón le ofrece la vista de la pantalla inicial. A continuación le explicamos cada una de las áreas de dicha pantalla Gestión de mensajes (1) Esta sección le permite gestionar los correos de la carpeta que haya seleccionado. Por defecto, la carpeta seleccionada es la Bandeja de entrada.

5 Pág. 5/15 Las acciones que puede realizar el usuario son las siguientes: Nuevo mensaje (Le permite redactar un mensaje. Ver 3.2.3). Lectura del mensaje: Al pulsar sobre el mensaje que se desea leer, este se visualiza en la Zona de Lectura (3) Selección del mensaje: Mediante un clic el usuario puede marcar aquellos mensajes que le resulten de interés con el fin de realizar acciones en bloque, por ejemplo, un borrado global o bien mover un grupo de mensajes seleccionados a una determinada carpeta. Puede seleccionar todos los mensajes marcando la casilla de verificación superior. Webmail permite mover mensajes mediante la funcionalidad de Drag&Drop (arrastrar y soltar). Ordenar los mensajes: Webmail dispone de una opción de ordenación de mensajes por fecha. Puede ejecutar la ordenación para visualizar los mensajes ordenados de mayor o menor antigüedad. La ejecución de esta orden afecta a los mensajes del área de Gestión de mensajes (2). Búsqueda de mensajes: Si desea localizar un mensaje concreto, puede utilizar la opción de búsqueda de mensajes, que le permite buscar una cadena de texto concreta bien en los destinatarios, remitentes de los mensajes y asunto (opción rápida que se ejecuta por defecto), o bien en el cuerpo de los mensajes. Revisar mail: La función de Revisar Mail se acciona desde el botón ubicado en el Menú de Opciones. Efectúa la tarea de actualizar el envío y la recepción de todos los mensajes del Webmail. Para usuarios familiarizados con otros programas (ej.: Outlook Express o Microsoft Outlook) esta función es equivalente a la función de Enviar y Recibir. Marcar: Mediante esta opción puede modificar el estado de los mensajes tildados/seleccionados: Cambiar el estado de un mansaje de Leído a NO Leído, Señalar con una MARCA un mensaje o borrar dicha marca (para mensajes relevantes). Igualmente y sin necesidad de tildar los mensajes puede cambiar el estado de Leído o No Leído en bloque de todos los mensajes de la carpeta seleccionada. Mover a carpeta: El desplegable le permitirá mover los mensajes tildados/seleccionados a la carpeta que usted desee. Borrar: Esta opción le permite: - Borrar -> envía a la papelera de Webmail los mensajes seleccionados/tildados - Papelera Vacía -> Vaciar la papelera - Vaciar Spam -> Vaciar la carpeta de Spam Spam: Marca los mensajes seleccionados/tildados como Spam y los clasifica en la carpeta de Spam Leer un mensaje (3) Una vez ha pulsado sobre el mensaje que desea leer en el área de gestión de mensajes (2), el contenido del mismo se visualizará en la zona de lectura (3) En dicha zona dispone de un menú que le permite: Responder/Responder a todos: Permite responder solo al remitente del mensaje o bien a este y a todos los destinatarios. Al responder se reenvía una copia del mensaje original. Reenviar: Permite que el usuario indique los usuarios a quien enviar una respuesta del correo con una copia adjunta de su contenido inicial. Imprimir: Facilita la impresión del mensaje en las impresoras que el usuario tenga configuradas en su equipo.

6 Pág. 6/15 Guardar: Descarga una copia del mensaje en formato.eml en la carpeta de descargas de su navegador. Puede abrir posteriormente dichos archivos mediante un navegador. En el caso que el mensaje incorpore adjuntos se le mostrarán justo debajo de la información relacionada con las cuentas remitentes. Puede descargarlos pulsando directamente sobre los adjuntos.

7 Pág. 7/15 Respuesta rápida (Quick Reply) Puede responder rápidamente a un mail recibido, desde el formulario que le aparecerá bajo el texto del correo que usted está leyendo. Dicha respuesta se envía a todos los usuarios en copia Escribir un mensaje nuevo Para escribir un mensaje nuevo, debe hacer clic sobre el botón Nuevo Mensaje ubicado en el Menú de Opciones y se abrirá la siguiente ventana: La escritura de un mensaje implica la cumplimentación de los siguientes campos: Destinatarios: Para : se refiere al campo donde se deben escribir todas las direcciones de correo de los destinatarios principales del mensaje. Las direcciones deben estar separadas por comas. CC : es el campo donde se cumplimentan las direcciones de correo de los destinatarios que recibirán una copia del mensaje. BCC : es el campo donde se cumplimentan las direcciones de correo de los destinatarios que recibirán una copia oculta del mensaje. (*) Estos campos funcionan como un hipervínculo o link ya que haciendo clic sobre ellos se despliega la lista de Contactos y se pueden seleccionar desde allí la/s dirección/es de destino. También pueden escribirse las direcciones directamente, separadas por comas. Para facilitar la introducción de las cuentas, cuando la aplicación identifica una dirección de correo, la autocumplimenta.

8 Pág. 8/15 Asunto: Es el título del Mensaje. Identifica el contenido principal del mensaje. Adjuntar un Archivo: Para insertar un archivo adjunto dentro del mensaje debe hacer clic sobre el enlace Clic para adjuntar archivo. También puede arrastrar el fichero a anexar sobre dicho campo y soltarlo para que la aplicación automáticamente lo incluya. Recuerde esperar la indicación de que el archivo fue adjuntado correctamente al mensaje que desea enviar. Confirmación de Lectura: Si desea activar esta propiedad debe marcar la opción Reading Confirmation ubicada en el margen inferior izquierdo de la aplicación. La Confirmación de Lectura se utiliza para notificarle al destinatario que el usted desea una Confirmación de Lectura. Cuando el destinatario abra el mensaje y aceptada esta solicitud usted recibirá un correo con la Confirmación de Lectura. Otras opciones asociadas al envío de correo nuevo permiten que usted clasifique la importancia y el nivel de confidencialidad del correo que está escribiendo, para hacérselo saber al destinatario del mismo: Importancia: Baja, Normal y Alta. De Sensibilidad: Ninguna, Confidencial, Privada y Personal. También puede: Guardar un borrador del mensaje: Al pulsar Guardar el mensaje que está usted escribiendo se almacena en la carpeta Borrador. Ello permite que usted posponga el envío del mensaje para otro momento sin perder la información que hasta entonces tenía cumplimentada. Cancelar: Pulsando sobre esta opción de menú, usted cierra el mensaje en proceso de redacción sin guardar los cambios. Volver a Mails: Esta opción de menú le conduce a la pantalla de inicio (Buzón) Área de carpetas Sobre el margen izquierdo de la pantalla se encuentra el Área de Carpetas (4). Estas carpetas le permiten clasificar sus correos. Usted puede: visualizar el contenido de una carpeta, borrar el contenido de una carpeta, crear una carpeta u ocultar una carpeta. Las carpetas por defecto son: a. Bandeja de Entrada: donde se encuentran los mensajes recibidos. Por defecto será la primera carpeta del menú desplegable. b. Borrador: donde se encuentran los mensajes pendientes de ser enviados. Al enviar un mensaje almacenado en esta carpeta este desaparece de esta carpeta y se reubica en la carpeta de Elementos Enviados. c. Elementos Enviados: donde se encuentran los mensajes que han sido enviados a otros remitentes. a. Spam: donde se encuentran los mensajes que han sido calificados como Correo Basura o Spam. b. Papelera: contiene los mensajes que han sido eliminados de las otras carpetas

9 Pág. 9/15 Usted puede administrar las carpetas pulsando el enlace Administrar Carpetas, situado al pie del Área de Carpetas. Es importante realizar periódicamente depuraciones de las carpetas para controlar y optimizar el funcionamiento de la cuenta de correo Administrar carpetas Al pulsar el enlace Administrar Carpetas del Área de Carpetas, se le desplegará una pantalla como la siguiente: Podrá: Agregar Nueva Carpeta: Pulse sobre este botón para crear una carpeta nueva. Si desea que una carpeta sea raíz de otra, debe seleccionarla como carpeta padre en el desplegable que le aparecerá durante el proceso de creación de dicha carpeta. Borrar Seleccionados: Permite borra la carpeta seleccionada. Para que el borrado sea efectivo dicha carpeta debe estar vacía de mensajes. Setup special folders: Mediante este botón puede hacer corresponder las carpetas configuradas por defecto (Elementos enviados, Borrador, Papelera, Spam) con determinados servicios IMAP). También puede:

10 Pág. 10/15 Gestionar el orden con que se listan las carpetas: Pulsando sobre las flechas que aparecen a la derecha, puede mover una carpeta hacia arriba o hacia abajo para ordenarlas como mejor considere. Cambiar su estado de visibilidad: Si marca la casilla etiquetada como Suscrito la carpeta se hace visible. En caso contrario esta carpeta permanecerá invisible si bien continuará albergando los correos que en ella haya albergados. NOTA: Recuerde grabar los cambios cada vez que realice modificaciones en la configuración de sus carpetas y refrescar la pantalla de su navegador para que pueda visualizar las modificaciones. 4 Contactos Para acceder a la libreta de contactos, debe pulsar el enlace de Contactos en el e menú principal (1). Podrá visualizar una pantalla como esta: 1. En el área izquierda podrá visualizar su lista de contactos. 2. El área derecha se reserva para desplegar las acciones que usted puede realizar con los contactos o grupos seleccionados: a. Escribir un mail b. Editar un grupo c. Editar un contacto. Veamos el funcionamiento. Desde el menú específico del área de contactos, las acciones que usted puede realizar son las siguientes: Volver a mails: Enlace que permite regresar a su buzón. Nuevo Mensaje: Permite redactar un mensaje. Si usted pulsa este botón habiendo seleccionado previamente algunos contactos, dichos destinatarios aparecerán directamente como destinatarios en el correo. Nuevo Contacto: Crea un nuevo contacto. Permite editar su nombre, dirección de mail, etc.

11 Pág. 11/15 Si usted pulsa sobre Ver campos adicionales, podrá ampliar la información de cada contacto: Nuevo Grupo: Puede crear un grupo al que asociar posteriormente direcciones de correo. Ello le permite por ejemplo gestionar envíos por departamentos o grupos de clientes.

12 Pág. 12/15 Agregar contactos a: Añade los contactos seleccionados al grupo que se seleccione del desplegable. Obviamente es necesario crear los grupos primero. Borrar: Borra los contactos seleccionados Importar Contactos: Dentro del Menú de Opciones de Contactos debe seleccionar la opción Importar Contactos para cumplimentar automáticamente sus contactos desde un fichero de texto externo (Formato CSV con campos separados por comas) proveniente de Microsoft Outlook o Outlook Express. Hacer clic en Examinar > Adjuntar el Archivo.CSV > hacer clic en el botón Importar. Es importante resaltar que la importación debe realizarse en un fichero en el cual los encabezados de cada campo estén etiquetados bajo las etiquetas que los clientes de correo de Microsoft añaden al crear un fichero en formato CSV. Debe ser especialmente escrupuloso en este sentido, de lo contrario la importación fallará. Exportar Contactos: Para exportar los Contactos de sus cuentas debe pulsar el botón Exportar Contactos que le creará un fichero CSV que después deberá importar desde su cliente de correo. Además de las opciones anteriores, usted dispone de un Localizador de Contactos para facilitarle las tareas de búsqueda en caso de que su listado sea muy grande. 5 Calendario Mediante la administración de sus calendarios podrá: Crear Calendarios e identificarlos con etiquetas y colores propios Compartir y publicar calendarios Crear eventos en su agenda y compartirlos (p.e. reuniones o actividades en grupo) A continuación le explicamos cómo: Para acceder a sus calendarios debe pulsar la opción Calendario del Menú Principal. Se le mostrará una pantalla como la siguiente:

13 Pág. 13/15 Las diferentes acciones que pueden lanzarse desde esta pantalla son las siguientes: Vista: Puede modificar la vista del calendario pulsando los enlaces de Dia, Semana o Mes. Cuanto menor es la vista, más información puede presentarse en pantalla y en consecuencia mayor es el detalle de los eventos agenda dos. Avanzar/Retroceder fecha: Utilizando las flechas de avance y retroceso, usted puede moverse hacia eventos futuros o bien hacia eventos pasados. Nuevo Evento: Puede crear un nuevo Evento en el calendario, bien a través de la opción de menú, bien pulsando directamente sobre el día que desea agentarlo. Para completar la notificación de dicho evento se le muestran algunos campos que puede cumplimentar: o Asunto: Texto identificativo que describe el evento. o Calendario: Permite especificar cuál de los calendarios del usuario será utilizado para agendar el evento. o All Day / Desde / Hasta: campos que permiten especificar la duración del evento y su ubicación temporal. o o o o Descripción: Describe con mayor detalle el evento, los objetivos o cualquier otro tema que quiera completar su detalle. Repetir este evento: Permite establecer la periodicidad en caso de que el evento programado sea periódico. Remind me about this event : Establece si el evento debe generar alguna alarma previa y con qué antelación al usuario. La alarma genera un mail de notificación. Añadir Invitados: Pulsando el botón +Add guests usted puede compartir dicho evento con otros usuarios. Esta opción es útil, por ejemplo, para programar reuniones.

14 Pág. 14/15 Hoy: Le sitúa en la fecha actual y en la vista de Día. 5.1 Crear un nuevo calendario Webmail le permite crear tantos calendarios como desee. Ello es útil si desea compartir un calendario con miembros de su equipo y que todos los eventos relacionados con un proyecto sean accesibles a los miembros involucrados en este. Para crear un calendario bastará con que pulse sobre el enlace +Nuevo Calendario del zona de Administración de Calendarios (área inferior derecha de su pantalla). Cuando cree un calendario nuevo, deberá identificarlo con un color, una etiqueta y una descripción. Una vez creado el calendario, el desplegable asociado le facilitará las acciones de administración del mismo: Crear un evento: explicado en el apartado anterior. Ocultar otros: permite que solo sea visible el calendario seleccionado y oculta el resto en su pantalla. Editar calendario: Puede cambiar la descripción, nombre y color asignado previamente. Compartir y publicar: Usted también puede hacer público un calendario y/o compartirlo con otros usuarios. o Hacer público el acceso a este calendario : Permite publicar el calendario. La publicación da un enlace concreto y los usuarios que reciben dicho enlace pueden acceder al calendario escribiendo dicho enlace en su navegador. El administrador del calendario puede decidir que muestra en el acceso público: Puede ver todos los detalles de los eventos Puede ver solo libre u ocupado. (ocultar detalles) o Exportar a icalendar: La exportación a icalendar hace que el calendario compartido sea compatible con los clientes de correo que dispongan de calendarios en dicho formato (Outlook por ejemplo o bien aplicaciones web como Google Calendar). De este modo quien recibe el enlace puede incorporarlo a su aplicación de gestión de calendarios habitual. o Determinar con quien se comparte: En esta sección usted determina con que usuarios desea compartir los enlaces. Dichos usuarios

15 Pág. 15/15 o recibirán un mail con los enlaces correspondientes. El administrador del calendario puede decidir que muestra en el acceso público Puede hacer cambios y administrar compartidos Puede hacer cambios a eventos Puede ver todos los detalles de los eventos Puede ver solo libre u ocupado. (ocultar detalles) Eliminar un calendario: Borra el calendario y todos los eventos que en él se han creado. 6 Configuración (5) La opción de Configuración ubicada sobre el margen superior de la pantalla permite personalizar las siguientes características: 6.1 Solapa de Cuentas Pestaña Propiedades : Puede establecer un Sobre nombre para su cuenta. Dicho nombre se mostrará como emisor de correo cada vez que usted envíe un mensaje. Pestaña de Firma : Puede editar el texto que aparecerá al pié de sus mensajes de correo. Este campo suele utilizarse para introducir sus datos de contacto (Nombre, Teléfono/Fax, Correo, Dirección). Pestaña de Administrar Carpetas : Vea la sección Esta pestaña permite que gestionar sus carpetas de correo.