EXPURGO, TRANSPORTE, CUSTODIA

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO DE EXPURGO, TRANSPORTE, CUSTODIA Y CONSERVACION DE PUBLICACIONES DE LA BIBLIOTECA Y DE DOCUMENTACION GENERAL DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO CRUCES. LOTE 1: EXPURGO, TRANSPORTE, CUSTODIA Y CONSERVACION DE PUBLICACIONES, SERIES PERIODICAS, MONOGRAFIAS Y MATERIAL MULTIMEDIA DE LA BIBLIOTECA DE CIENCIAS DE LA SALUD DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO CRUCES 1.- OBJETO Y DURACION DEL CONTRATO: Transporte, custodia y almacenamiento, conservación y puesta a disposición de publicaciones, series periódicas, monografías y material multimedia de la Biblioteca de Ciencias de la Salud del Hospital Universitario Cruces. Realización del inventario anual del archivo activo de la biblioteca, con extracción de los años 2007 y 2008 y su transporte a las instalaciones del adjudicatario para su custodia. Transporte desde la central de almacenamiento hasta la biblioteca del hospital, para su expurgo inventario y encuadernado, de publicaciones (libros y revistas) y transporte de vuelta desde la biblioteca del hospital hasta la central de almacenamiento para su custodia y conservación. Suministro y puesta a disposición de documentos vía electrónica y libros para préstamo inter bibliotecario. La duración del contrato inicial se establece en dos años desde la adjudicación prevista para el primer cuatrimestre de Posibilidad de prorrogar el contrato por dos años más. 2.- TAREAS A REALIZAR: A- TRANSPORTE: Transporte, desde la central de almacenamiento del adjudicatario actual en Álava, de cajas-contenedores de tamaño aprox. 40x40, y almacenamiento y clasificación de las mismas en las instalaciones del nuevo adjudicatario. Se incluye la puesta a disposición del Hospital Universitario Cruces o del posterior adjudicatario una vez finalizado el contrato. Esta tarea se realizará al inicio de la ejecución del contrato y, la puesta a disposición, a la finalización del contrato. Serán por cuenta del adjudicatario los gastos de puesta a disposición, tratamiento, recogida, transporte, inventariado y procesamiento informático de la documentación. Si la empresa adjudicataria fuera otra diferente a la que actualmente presta el servicio, tendrá que asumir el precio total que resulte de los trabajos de traslado de la documentación existente en ese momento, incluida la cantidad a abonar a la actual empresa en compensación por las labores de puesta a disposición de la documentación. El adjudicatario abonará a la empresa actual un máximo de ,71 (IVA incluido) por este concepto. El material le será entregado en cajas, paletizado y retractilado con identificación de las cajas de cada palet. La presentación de ofertas a esta licitación supone la aceptación de esta condición y la asunción de este coste

2 B- ORDENACION DE LA BIBLIOTECA INVENTARIO ANUAL DE ARCHIVO ACTIVO: Extracción de las estanterías de las publicaciones de los años , clasificación y transporte hasta las instalaciones del adjudicatario. Aproximadamente volúmenes año, en total volúmenes. Sacar del expositor los volúmenes de los años (2.000 volúmenes año) Colocar en estanterías los años Dejar en el expositor el año 2013 / 14 Tarea a realizar una sola vez, en el primer trimestre de ejecución del contrato. C- CUSTODIA Y CONSERVACION: Tanto de las cajas del apartado A como de las que resulten de las tareas a realizar en el apartado B. Aproximadamente cajas cuyo contenido serán: Publicaciones desde 1930 hasta 2008 (4.620 cajas), Libros (350 cajas), Fondos de la academia de Ciencias médicas (530 cajas) y Microfichas, Diapositivas y CDs. Todo ello en función de un precio unitario por caja. CONDICIONES DE LA CUSTODIA: - Ambientales: Temperatura entre 15ª y 18ª / Humedad relativa 30/50 % - Protección de incendios y sistema de seguridad. El local destinado al depósito y custodia de publicaciones cumplirá con la normativa técnico legal en materia de protección contra incendios y dispondrá de las medidas establecidas en la legislación vigente en relación con las instalaciones de agua y desagüe, sistemas antirrobo, sistemas aqnti-roedores etc, en la zona de archivo. El Hospital podrá realizar en cualquier momento, la inspección de las instalaciones para verificar el cumplimiento por parte del adjudicatario, de lo establecido en los apartados anteriores. De las anomalías e incidencias detectadas, se dará cuenta al adjudicatartio, quien deberá proceder, de manera urgente, a su subsanación. Se considerará, como grave incumplimiento contractual, la no subsanación de las deficiencias notificadas al adjudicatario. - Inventario y comprobación de los ejemplares en las fichas correspondientes, para pasarlo al catálogo de la biblioteca. La empresa adjudicataria elaborará un inventario automatizado de la información necesaria para el acceso, control y uso de la documentación custodiada en sus dependencias. Dicho inventario deberá ser facilitado a la biblioteca del hospital. - Información puntual de las incidencias y ausencias de los números y los volúmenes de las revistas en las fichas y libro registro correspondiente, para pasarlos al catálogo de la biblioteca. D- TRASLADO DE PUBLICACIONES: Desde la central de almacenamiento del adjudicatario hasta la biblioteca del hospital, y vuelta a la central de almacenamiento una vez realizadas en la biblioteca las tareas de expurgo, inventariado y encuadernación de las publicaciones. Cantidad estimada: unidades (6.000 anuales) E- SUMINISTRO DE DOCUMENTOS Y LIBROS: En dos modalidades. - Suministro de documentos SOD / Servicio de Obtención de Documentos, por vía electrónica, en un plazo máximo de 24/48 horas. Cantidad estimada artículos (700 anuales) - Suministro de libros para PIB / Préstamo Interbibliotecario, entraga y devolución 1 día/semana. Cantidad estimada 200 libros (100 libros anuales)

3 3.- OFERTA TECNICA: Las empresas licitadoras presentarán una Memoria Técnica descriptiva de su programa de trabajo, en la que expondrán detalladamente: - Realización de inventarios iniciales de publicaciones, incluyendo gestión informatizada. - Realización de inventarios futuros (nuevas incorporaciones) - Realización programa de gestión del archivo, incluyendo la gestión informatizada, equipamientos de la empresa, tipos de conexión con el Hospital. - Gestión del suministro de publicaciones y libros. - Recursos humanos para la ejecución del contrato. - Recursos materiales para la ejecución del contrato. - Organización de la custodia y descripción de los locales destinados a la misma, con indicación de ubicación, dimensiones, sistemas de seguridad existentes etc. - Tiempos de respuesta y horarios de recogida y entrega. - Programa de gestión de la calidad. 4.- OFERTA ECONOMICA: PRESUPUESTO MAXIMO DE LICITACION (IVA NO INCLUIDO): INVENTARIO ANUAL ARCHIVO ACTIVO: 8.000,00 CUSTODIA Y CONSERVACION: 0.62 mes/caja x cajas x 24 meses: ,00 TRASLADO PUBLICACIONES: 1.20 unidad x unidades: ,00 SUMINISTRO DE DOCUMENTOS Y LIBROS SDO vía electrónica: Precio unitario: 5.00 unidad x u ,00 PIB: Precio unitario: unidad x 200 u ,00 TOTAL: ,00 Las ofertas económicas deberán expresar tanto los precios unitarios como los importes totales en cada uno de los apartados anteriores. El cálculo de la puntuación del criterio económico se efectuará tomando como base, para la aplicación de la fórmula, el importe total ofertado por lote, es decir, la suma del total de las cuatro partidas, ya sean estas a tanto alzado o bien resulten de multiplicar el precio unitario ofertado por las cantidades estimadas en el presente cuadro.

4 LOTE 2: TRANSPORTE, CUSTODIA, CONSERVACION Y DESTRUCCION DE DOCUMENTACION GENERAL, CLINICA Y NO CLINICA, DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO CRUCES 1.- OBJETO CONDICIONES Y DURACION DEL CONTRATO: Transporte, custodia y almacenamiento, conservación y puesta a disposición de parte de la documentación, pertenecientes al Servicio de Documentación Archivo y Control de Gestión del Hospital Universitario Cruces así como el de otros Servicios del Hospital y el de las organizaciones dependientes del Hospital (Ambulatorios de especialidades), y la posterior destrucción de aquellos documentos que se requiera. En general se trata de documentación clínica perteneciente a los Archivos del Hospital Universitario Cruces, además de otra perteneciente a los centros de especialidades dependientes de este (ambulatorios de las comarcas Ezkerraldea Enkarterri y Uribe). Fundamentalmente se trata de Historias clínicas pasivas, en diferentes formatos y algunas cajas de Radiografías clínicas. Otra Documentación clínica hace referencia a estudios y/o ensayos médicos de los diferentes servicios del Hospital. Asimismo existe otro tipo de documentación no clínica perteneciente a los diferentes servicios no clínicos (Personal, Ingeniería electrónica, Contratación etc.) Existe ya un montante de esta documentación etiquetada ubicada en localización externa, fuera del Hospital, en las instalaciones del actual adjudicatario, y que la empresa adjudicataria debería retirar a sus dependencias. Se trata de: Cajas A4 (29x35x25) con Historias Clínicas pasivas Archivadores de diferentes servicios (AZ y Transfer) Cajas A5 (40x40x28) Ensayos Clínicos y proyectos de investigación Cajas A1 y A2 con Radiografías (21 y 32 x49x 42). CONTROL DE CALIDAD DE LA ACTIVIDAD. En relación a la actividad realizada para el traslado y clasificación de la documentación, se deberán indicar por escrito las incidencias surgidas en todas las tareas realizadas, para pode realizar los correspondientes controles de calidad CONFIDENCIALIDAD EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS. La empresa adjudicataria y el personal encargado de la realización de la tareas objeto del contrato guardarán secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos y asuntos a los que tenga acceso o conocimiento durante la vigencia del contrato, estando obligado a no hacer públicos, enajenar o ceder cuantos datos conozcan como consecuencia o con ocasión de su ejecución, incluso después de finalizar el plazo contractual.

5 LEGISLACION APLICABLE: 1. Legislación comunitaria: Directiva 95/46/CE del Parlamento y del Consejo, de 24 de Octubre de 1.995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea (2000/C 364/01). Artículo 8 Proyecto de Constitución para Europa (DOUEC de 16 de diciembre de 2004, artículo I-51) 2. Legislación estatal: Constitución española de 27 de diciembre de Artículo 18. Ley Orgánica15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal. 3. Normativa Autonómica: 3.1. Ley 2/2004 de 25 de febrero, de ficheros de datos de carácter personal de titularidad pública y de creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos Decreto 308/2005 de 18 de octubre, por el que se desarrolla la Ley 2/2004, de 25 de febrero de ficheros de datos de carácter personal de titularidad pública y de creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos Decreto 309/2005, de 18 de Octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia Vasca de Protección de Datos Resolución de 21 de Julio de 2005, del Director de la Agencia Vasca de Protección de Datos por la que se establecen los modelos normalizados y los medios por los que debe procederse a la solicitud de las inscripciones de creación, modificación o supresión de ficheros en el Registro de Protección de Datos de la Agencia Vasca de Protección de Datos Resolución de 28 de Noviembre de 2.005, del Director de la Agencia Vasca de Protección de Datos por la que se desarrolla la estructura orgánica de la Agencia Vasca de Protección de Datos. 4. Sobre el contenido de la Historia Clínica y su conservación: 4.1. Decreto 38/2012, de 13 de marzo, sobre historia clínica y derechos y obligaciones de pacientes y profesionales de la salud en materia de documentación clínica del BOPV Decreto 232/2000 de 21 de noviembre (BOPV) por el que se aprueban el Reglamento de los servicios de archivos y normas reguladoras del Patrimonio documental de la CAPV. DURACION DEL CONTRATO La duración del contrato inicial se establece en dos años desde la adjudicación prevista para el primer cuatrimestre de Posibilidad de prorrogar el contrato por dos años más.

6 2.- TAREAS A REALIZAR: A- TRANSPORTE: Transporte, desde la central de almacenamiento del adjudicatario actual en Vizcaya, de la documentación descrita en el apartado 1 (Cajas A4, A5, A1 y A2 y archivadores AZ y transfer) y almacenamiento, clasificación e inventariado de las mismas en las instalaciones del nuevo adjudicatario. Se incluye la puesta a disposición del Hospital Universitario Cruces o del posterior adjudicatario una vez finalizado el contrato. Esta tarea se realizará al inicio de la ejecución del contrato y, la puesta a disposición, a la finalización del contrato. Serán por cuenta del adjudicatario los gastos de puesta a disposición, tratamiento, recogida, transporte, inventariado y procesamiento informático de la documentación. Si la empresa adjudicataria fuera otra diferente a la que actualmente presta el servicio, tendrá que asumir el precio total que resulte de los trabajos de traslado de la documentación existente en ese momento, incluida la cantidad a abonar a la actual empresa en compensación por las labores de puesta a disposición de la documentación. El adjudicatario abonará a la empresa actual un máximo de ,88 (IVA incluido) por este concepto. El material le será entregado en cajas, paletizado y retractilado con identificación de las cajas de cada palet. La presentación de ofertas a esta licitación supone la aceptación de esta condición y la asunción de este coste B- CUSTODIA Y CONSERVACION: Tanto de las cajas del apartado 1 como de las que resulten del crecimiento del archivo pasivo del hospital, en su caso. Todo ello en función de un precio unitario por tipo de caja o tarnsfer. CONDICIONES DE LA CUSTODIA: - Ambientales: Temperatura entre 15ª y 18ª / Humedad relativa 30/50 % - Protección de incendios y sistema de seguridad. El local destinado al depósito y custodia de publicaciones cumplirá con la normativa técnico legal en materia de protección contra incendios y dispondrá de las medidas establecidas en la legislación vigente en relación con las instalaciones de agua y desagüe, sistemas antirrobo, sistemas aqnti-roedores etc, en la zona de archivo. El Hospital podrá realizar en cualquier momento, la inspección de las instalaciones para verificar el cumplimiento por parte del adjudicatario, de lo establecido en los apartados anteriores. De las anomalías e incidencias detectadas, se dará cuenta al adjudicatartio, quien deberá proceder, de manera urgente, a su subsanación. Se considerará, como grave incumplimiento contractual, la no subsanación de las deficiencias notificadas al adjudicatario. - La empresa adjudicataria elaborará un inventario automatizado de la información necesaria para el acceso, control y uso de la documentación custodiada en sus dependencias. Dicho inventario deberá ser facilitado al Servicio de archivo del hospital. - Información puntual de las incidencias. C- SUMINISTRO DE DOCUMENTACION: Peticiones, extracciones y traslado de documentación, en dos modalidades. - Suministro de documentación programada: dos transportes estimados semanales con un contenido máximo de 12 documentos. - Suministro de documentación urgente: Transporte puntual de la documentación solicitada en un periodo inferior a 24/48 horas. D- DESTRUCCION DE DOCUMENTACION: A petición del hospital, en función de un precio unitario por tipo de caja.

7 3.- OFERTA TECNICA: Las empresas licitadoras presentarán una Memoria Técnica descriptiva de su programa de trabajo, en la que expondrán detalladamente: - Realización de inventarios iniciales de los Archivos y documentación administrativa, incluyendo la gestión informatizada. - Realización de inventarios futuros (nuevas incorporaciones) - Realización programa de gestión del archivo, incluyendo la gestión informatizada, equipamientos de la empresa, tipos de conexión con el Hospital. - Gestión del suministro de documentación. - Recursos humanos para la ejecución del contrato. - Recursos materiales para la ejecución del contrato. - Organización de la custodia y descripción de los locales destinados a la misma, con indicación de ubicación, dimensiones, sistemas de seguridad existentes etc. - Tiempos de respuesta y horarios de recogida y entrega. - Programa de gestión de la calidad OFERTA ECONOMICA: PRESUPUESTO MAXIMO DE LICITACION (IVA NO INCLUIDO): CUSTODIA Y CONSERVACION: ,00 Cajas A año/caja x caja x 2 años: ,00 Cajas A año/caja x caja x 2 años: ,00 Cajas A año/caja x caja x 2 años: ,00 Archivadores AZ y Transfers 3.00 año/unid x u. x 2 años: 9.636,00 SUMINISTRO DE DOCUMENTACION: 8.736,00 Programada: Precio unitario: unidad x 208 u ,00 Urgente: Precio unitario: unidad x 208 u ,00 DESTRUCCION DE DOCUMENTACION: 8.700,00 Cajas A1, A2, A A4 y A5: 5.50 unidad x 1200 u ,00 Archivadores AZ y Transfers: 3.50 unidad x 600 u ,00 NUEVAS INCORPORACIONES DE DOCUMENTACION: 1.100,00 Suministro de caja o transfer: 2,00 x 200 u. 400,00 Recogida, transporte e inventario: 3,50 x 200 u. 700,00 TOTAL: ,00 Las ofertas económicas deberán expresar tanto los precios unitarios como los importes totales en cada uno de los apartados anteriores. El cálculo de la puntuación del criterio económico se efectuará tomando como base, para la aplicación de la fórmula, el importe total ofertado por lote, es decir, la suma del total de las cuatro partidas, ya sean estas a tanto alzado o bien resulten de multiplicar el precio unitario ofertado por las cantidades estimadas en el presente cuadro.