Para alcanzar los objetivos descritos se establecen dos cauces diferenciados para prestar los servicios de asistencia técnica:

Transcripción

1 PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE ASISTENCIA TECNICA PARA LA GESTION DE LAS INSTALACIONES DEPENDIENTES DE BILBAO KIROLAK - INSTITUTO MUNICIPAL DE DEPORTES SA. 1. OBJETO DEL PLIEGO Es objeto del presente pliego establecer las prescripciones técnicas reguladoras del procedimiento abierto para la adjudicación de los trabajos de ASISTENCIA TECNICA PARA LA GESTION de las instalaciones de BILBAO KIROLAK Instituto Municipal de Deportes, SA, (en adelante BILBAO KIROLAK). El objetivo de dichos servicios es prestar apoyo a BILBAO KIROLAK en la realización de una gestión homogénea y uniforme de las instalaciones para optimizar la ejecución de los servicios de mantenimiento y gestión energética contratados por la Entidad. Así, se pretende que un gestor con visión global y conocimientos técnicos de diversa índole asista técnicamente en la gestión de los contratos técnicos y deportivos a través de los cuales Bilbao Kirolak presta sus servicios. Dentro de dichos contratos, el de mantenimiento integral y gestión energética cobra especial importancia. La gestión energética incluye específicamente la gestión del suministro de combustibles y electricidad, incluyendo el control de calidad, cantidad y uso. El mantenimiento de las instalaciones comprende los trabajos necesarios para lograr la permanencia en el tiempo del rendimiento de las instalaciones y de todos sus componentes en las debidas condiciones de funcionamiento y sin merma de calidad y una garantía total de reparación con sustitución de todos los elementos deteriorados en las instalaciones. Los servicios de mantenimiento y gestión energética actualmente contratados por BILBAO KIROLAK incorporan el objetivo de promover la mejora de la eficiencia energética mediante la incorporación, mejora o renovación de equipos e instalaciones que la fomenten, así como la incorporación de energías renovables. Se entiende como la solución más adecuada la implantación de un servicio de asistencia técnica sólido y perdurable, aportando los medios humanos necesarios con el fin de maximizar la ejecución de las labores de gestión de las instalaciones, controlar su evolución, adaptarlo a nuevos estándares, e integrarlo con otros sistemas de BILBAO KIROLAK, consiguiendo para las instalaciones de la empresa un mantenimiento evolutivo, correctivo y adaptativo lo más eficaz posible. Además, será necesario llevar a cabo un análisis de los procesos actuales de BILBAO KIROLAK relacionados con la gestión de las instalaciones, un planteamiento de oportunidades de mejora alineado con la estrategia de la Dirección de la Sociedad y

2 con las posibilidades tecnológicas de las herramientas existentes o nuevas, y la elaboración de planes de acción que permitan a la Sociedad acometer de forma autónoma aquellas iniciativas de mejora que sean aprobadas. Para alcanzar los objetivos descritos se establecen dos cauces diferenciados para prestar los servicios de asistencia técnica: 2. PRESUPUESTO 1) Asistencia a tiempo completo en horario de trabajo y de forma presencial (presupuesto cerrado) 2) Soporte técnico específico que requiera aportaciones de varios especialistas. Para la prestación de este soporte se estará a las solicitudes específicas remitidas desde BILBAO KIROLAK. Se aplicará a las horas realmente incurridas el ratio horario establecido en la oferta. El Presupuesto estimado de gasto para el periodo total asciende a la cantidad de euros (IVA incluido) para el servicio presencial. El tipo de licitación lo constituye el valor anual del contrato Iva incluido. Este importe es el Presupuesto máximo de la licitación para el servicio presencial. En el caso del soporte técnico específico que pueda ser requerido por BILBAO KIROLAK el presupuesto máximo de licitación del ratio hora es de 75. Se estima una bolsa de horas anual de 300 horas. En la oferta económica deben aparecer específicamente y diferenciados por lo tanto dos importes: el importe anual ofertado para el servicio presencial y el ratio hora ofertado para el soporte técnico específico. Los licitadores deberán licitar la totalidad de los servicios ya que no se admiten lotes. Cada licitador sólo puede presentar una proposición. Quedan incluidos dentro del presupuesto los gastos de desplazamientos, dietas y otros gastos asociados en los que incurra el adjudicatario en el cumplimiento de la prestación del servicio. 3. DESCRIPCION DE LOS SERVICIOS El presente apartado recoge una aproximación a los trabajos deseados, sin perjuicio de que el análisis del funcionamiento de la sociedad por parte del adjudicatario pueda suponer modificaciones en los servicios a prestar. 3.1 OBJETIVOS DE LA PRESTACION: a. Prestación de un soporte flexible a BILBAO KIROLAK que permita acometer unas tares de mejora de gestión y optimización del servicio de mantenimiento integral y gestión energética. b. Soporte a la estructura interna de BILBAO KIROLAK en labores de monitorización, control y mejora de procesos en relación con el servicio de mantenimiento integral y gestión energética.

3 c. Mejora general del funcionamiento del contrato de mantenimiento integral y eficiencia energética, mediante un incremento de la eficacia y eficiencia de las operaciones objeto del mismo. d. Incrementar el grado de control interno, así como la calidad y fiabilidad de la información manejada. e. Adecuación de los procesos de gestión relacionados con el contrato de mantenimiento integral y gestión energética a la estrategia de la Dirección de la Sociedad. 3.2 DESCRIPCION DE SERVICIOS: a. P1_SUMINISTRO Y GESTION ENERGETICA Verificación de las condiciones económicas anuales de la prestación P1 y desarrollo de un informe de aprobación de la revisión anual de importes Validación de las modificaciones del contrato en cualquier ámbito (incremento de usuarios, modificación de centros objeto de las prestaciones, introducción de nuevos equipos, etc.) Verificación de la existencia de los contratos de suministro adecuados de electricidad y gas natural Verificación del origen de la electricidad Verificación del funcionamiento de los sistemas de generación renovables y cogeneración Inspecciones e informes sobre la existencia, carencia y/o condiciones de conservación de los elementos de control de los parámetros de calidad ambiental Recopilación y análisis de los parámetros con datos históricos y realización de inspecciones y verificaciones de los no registrados b. ASISTENCIA TECNICA EN RELACION CON LA PRESTACION P2 y P3_MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO Seguimiento diario de las actuaciones de mantenimiento preventivo y desarrollo de un proceso interno de control Seguimiento diario de las actuaciones de mantenimiento correctivo, supervisión de avisos de avería y seguimiento y validación de las actuaciones llevadas a cabo. Desarrollo de un proceso de control interno que permita comprobar y mejorar los tiempos de respuesta ante las intervenciones, entre otros Análisis de costes de las actuaciones de mantenimiento correctivo excluidas de la garantía total Comprobación de la ejecución y estado operativo de las reformas de instalaciones para gestión eficaz de las mismas Seguimiento de las revisiones de las instalaciones no incluidas en el servicio térmico (protección contra incendios, seguridad y vigilancia, grifería y sanitarios, herrería, cubiertas, secamanos, instalaciones de usuarios,.) c. ASISTENCIA TECNICA EN RELACION CON LA PRESTACION P4 y P6_INVERSIONES OBLIGATORIAS Y VOLUNTARIAS DE MEJORA Y DE RENOVACIÓN

4 Análisis y validación de las actuaciones realizadas y pendientes desde las perspectivas técnica y económica (incluyendo P5_Intereses). Elaboración de un informe trimestral del estado de las mismas. d. CONTROL MENSUAL Y REPORTING A LA DIRECCION Verificación del Cumplimiento del contrato de gestión energética y mantenimiento integralactividades objeto del servicio de asistencia técnica Realización de informes mensuales de resumen de los resultados y estado de las actividades objeto del servicio de asistencia técnica. 4. PRESTACIÓN DEL SERVICIO BILBAO KIROLAK suprvisará la correcta ejecución de los trabajos. La empresa adjudicataria realizará los trabajos objeto del presente Pliego con un equipo de trabajo especialmente capacitado para abordar con las máximas garantías de éxito las tareas objeto del presente pliego. Para ello dicho equipo deberá contar con el siguiente perfil mínimo: Especialista en instalaciones: ingeniero industrial, con experiencia profesional mínima de 10 años en trabajos similares. Se requiere la dedicación a tiempo completo y de forma presencial en las instalaciones de BILBAO KIROLAK. Equipo consultores/técnicos de apoyo bajo demanda y supervisión del especialista en instalaciones que incluya: o Especialista térmico: ingeniero técnico especialista en climatización con o experiencia profesional mínima de 5 años Especialista eléctrico: ingeniero técnico especialista en alumbrado con experiencia profesional mínima de 5 años o Especialista agua: ingeniero técnico especialista en instalaciones de suministro de agua caliente y agua fría sanitarias con experiencia profesional mínima de 5 años 5. MATERIAL La empresa adjudicataria estará obligada a adscribir al proyecto, los equipos y medios necesarios para el correcto desarrollo de los trabajos. 6. DESARROLLO DE LOS TRABAJOS BILBAO KIROLAK designará un responsable de los trabajos, cuya función será con carácter general, la supervisión de la correcta realización de los mismos, la aprobación de la planificación de los trabajos, y su seguimiento. Asimismo, la empresa adjudicataria designará una persona que actúe como representante de la misma ante BILBAO KIROLAK para resolver cualquier consulta o incidencia que pudiera surgir en el desarrollo de los trabajos a realizar. La empresa adjudicataria deberá presentar una replanificación mensual, en caso necesario, con estimación de horas de trabajo y los productos a obtener como resultado de la misma,

5 cuya aceptación previa corresponde a la persona responsable designada por BILBAO KIROLAK. BILBAO KIROLAK podrá solicitar a la empresa adjudicataria que, por razones del servicio y/o cumplimiento de plazos, el personal técnico asignado al proyecto trabaje en las oficinas de ésta. Durante la realización de los trabajos objeto del contrato, BILBAO KIROLAK podrá efectuar cuantas sugerencias y propuestas se consideren necesarias para el buen fin de la realización de los trabajos. El control del proyecto se realizará por BILBAO KIROLAK de forma sistemática, a lo largo del desarrollo del mismo, para alcanzar los siguientes objetivos básicos: Conocer el grado de avance de la realización de los trabajos. Detectar posibles desviaciones. Asegurar el cumplimiento de objetivos. Garantizar la calidad e integridad de los trabajos y productos obtenidos. Mantener una utilización óptima de recursos y medios asignados. Los elementos básicos que se utilizarán para realizar este control, son: Planificación de los trabajos. Informe de progreso mensual de trabajos realizados. Actas de reuniones mantenidas a cualquier nivel. Revisión de los trabajos realizados y productos terminados, para garantizar su calidad, integridad y cumplimiento de objetivos. La empresa adjudicataria estará obligada a facilitar a BILBAO KIROLAK toda información y documentación que ésta solicite para disponer de un pleno conocimiento del desarrollo de los trabajos, de los problemas que se puedan plantear y de las tecnologías y métodos empleados. 7. PLAZO DE EJECUCIÓN La duración del servicio se establece en DOS AÑOS, contados a partir de la fecha del Acta de Inicio del servicio, y en cualquier caso hasta el 31 de diciembre de Dicha duración podrá prorrogarse, trimestralmente, hasta DOS AÑOS, siempre que ambas partes lo acuerden, en los términos establecidos en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. 8. REVISION DE PRECIOS No procede la revisión de precios durante la vigencia del contrato. Asimismo, cualquier variación del Impuesto del Valor Añadido no tendrá repercusión sobre el coste del servicio. 9. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN DEL SERVICIO La mesa de contratación, cuando lo estime conveniente, podrá proponer que la licitación se declare desierta por medio de resolución motivada.

6 El desempate en caso de igualdad en la valoración de las ofertas daría preferencia en la adjudicación a: 1º: Empresas con + 2% de personal con minusvalías. 2º: Empresas de promoción e inserción social. 3º: Empresas sin ánimo de lucro. 4º: Empresas reconocidas como organización de comercio justo para productos en los que existe la alternativa de comercio justo. En el caso de que el importe total de la oferta no sea el único criterio de adjudicación, se seguirán para su valoración las siguientes reglas: En aquellos casos en que el criterio consista en ofrecer una determinada prestación, la empresa que se comprometa en su oferta a realizar esa prestación con la máxima calidad obtendrá la totalidad de los puntos de ese apartado; la que no se comprometa obtendrá 0 puntos. En el resto de los supuestos, la puntuación de estos criteriors se realizará por el personal técnico, que valorará cada oferta y todos los apartados según los compromisos de prestación que contengan esas ofertas. En cada apartado las ofertas se puntuarán en proporción a la valoración realizada. El contenido que el licitador aporte sobre los puntos siguientes, se entenderá a todos los efectos parte de la oferta contractual que le obligará a su cumplimiento en el caso de resultar adjudicatario. La memoria técnica del sobre B se deberá presentar por motivos de sostenibilidad medioambiental en papel reciclable y a doble cara. La memoria técnica del sobre B, ha de ir obligatoriamente en el mismo orden que los criterios de adjudicación siguientes, pudiendo ser motivo la no presentación de esta forma para invalidar la licitación. 1. Propuesta económica: 55 puntos Asistencia técnica presencial (45 puntos) La valoración se realizará siguiendo el siguiente criterio: a) El tipo de licitación será valorado con 0 puntos b) La media de las propuestas económicas admitidas se valorará con 35 puntos. c) La porpuesta económica más baja se valorará con 45 puntos. d) Las demás propuestas se puntuarán proporcionalmente entre 0 y 35 puntos o entre 35 y 45 puntos según el tramo en que se encuentren Asistencia técnica bajo ratio horario (10 puntos) El tipo de licitación será valorado con 0 puntos. Se obtendrá 1 punto por cada 1% de reducción sobre el máximo establecido en los pliegos, hasta un máximo de 10 puntos. Las propuestas económicas que superen alguno de los máximos de licitación serán excluidas. 2. Propuesta técnica ejecución servicio: 25 puntos.

7 2.1. Adecuación de la oferta a los requisitos: 7 puntos Metodología: 6 puntos Sistemas de supervisión, control y evaluación previstos: 7 puntos Operativa: detección de necesidades e implementación de acciones formativas: 5 puntos. 3. Mejoras sin costo presente y futuro para el contrato: 20 puntos 3.1. Equipo de trabajo: 10 puntos Soporte a otros servicios técnicos: 10 puntos.