DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS GENERALES

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1 INFORME Nro. DFOE-PG-IF de diciembre de 2012 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS GENERALES INFORME SOBRE LA AUDITORÍA FINANCIERA DEL RESULTADO CONTABLE DEL PERIODO 2011 DEL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA 2012

2 CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN... 1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA... 1 NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA... 1 LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA... 1 GENERALIDADES DE LA AUDITORÍA... 1 METODOLOGÍA APLICADA... 3 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO RESULTADOS... 3 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (BIENES DURADEROS)... 4 Diferencias entre los saldos de la Contabilidad y el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET)... 4 Inconsistencias en la información relacionada con bienes duraderos... 5 ASPECTOS RELATIVOS AL CONTROL INTERNO... 8 Gestión de expedientes de bajas de activos... 8 Proceso de recepción de bienes CONCLUSIONES DISPOSICIONES AL LIC. MARIO ZAMORA CORDERO, MINISTRO A LA LICDA. JENNY MENA UGALDE, PROVEEDOR INSTITUCIONAL CONSIDERACIONES FINALES CUADROS Cuadro Nro. 1, Cuentas de Activo y Pasivo del Balance de Situación 2 Cuadro Nro. 2, Gastos del Período Cuadro Nro. 3, Comparación de los saldos de Bienes Duraderos presentados por la Contabilidad patrimonial con el SIBINET al 31 de diciembre de

3 ANEXOS ANEXO NRO. 1 DIFERENCIAS ENTRE LAS SUBPARTIDAS DE BIENES DURADEROS DEL BALANCE GENERAL Y (SIBINET ) 12 ANEXO NRO. 2 INCONSISTENCIAS ENCONTRADAS EN EL REPORTE DE ACTAS DE BIENES DURADEROS Y EN EL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE BIENES (SIBINET). 13 ANEXO NRO. 3 INCONSISTENCIAS ENCONTRADAS EN EL REPORTE DE ACTAS DE BIENES DURADEROS Y EN EL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE BIENES (SIBINET) ANEXO NRO. 4 PROPIEDADES DEL MINISTERIO SEGURIDAD PÚBLICA SEGÚN REPORTE DE ACTAS DE BIENES INMUEBLES

4 INFORME Nro. DFOE-PG-IF Qué examinamos? RESUMEN EJECUTIVO El estudio comprendió una auditoría financiera orientada a examinar las cuentas de propiedad, planta y equipo (bienes duraderos); cuentas por pagar a proveedores nacionales, del exterior e instituciones; gastos por servicios personales; gastos por servicios no personales; y gastos por depreciación; del Ministerio de Seguridad Pública correspondientes al período 2011; y determinar su razonabilidad, de conformidad con los Principios de Contabilidad Adoptados para el Sector Público. Por qué es importante? El examen de las cuentas mencionadas contribuye al mejoramiento del sistema de control interno, a la confiabilidad de la información financiera-contable, y a la transparencia en la gestión del Ministerio. Asimismo, sirve de sustento para que la Contraloría General de la República emita el dictamen sobre los estados financieros de la Administración Central, en cumplimiento del artículo 52 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nro Qué encontramos? Con respecto a la sección de Bienes Duraderos, el saldo de esta cuenta contable, obtenida del Balance de Comprobación de la Contabilidad Nacional, presenta una diferencia de con respecto al Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública (SIBINET). A nivel de subpartidas, la información también muestra diferencias importantes. Con base en la revisión de compras de bienes duraderos realizadas durante el año 2011, se detectaron inconsistencias en el detalle (información de características y número de serie) y registro (en la partida presupuestaria y cuenta contable) de los activos en el sistema SIBINET. Además, se detectó que no existen registros de los edificios propiedad del Ministerio, tanto en la contabilidad como en SIBINET. En relación con los terrenos, la cantidad de propiedades del Ministerio registradas en el Registro Nacional de la Propiedad no concilian contra el detalle en SIBINET ni con el Reporte de actas de bienes inmuebles (detalle auxiliar propio del Ministerio). Además, se identificaron inconsistencias en el valor de algunas propiedades, así como en sus dimensiones.

5 En lo que respecta a la gestión de expedientes de activos dados de baja, se evidencian deficiencias en el archivo y custodia de la documentación respectiva. Se carece de expedientes formales y ordenados en donde se documente toda la información relacionada con este proceso de retiro de activos. Finalmente, se detectó que el Almacén institucional, unidad administrativa encargada de recibir conforme los bienes adquiridos por el Ministerio, no participó en la recepción de ciertos bienes. Qué sigue? Se emiten disposiciones al Ministro de Seguridad Pública para girar instrucciones al Proveedor Institucional de acuerdo con las observaciones del presente informe, así como emitir directrices referentes a la organización y custodia del expediente sobre las bajas de bienes. Al Proveedor Institucional se le dispone girar instrucciones para que revise y verifique cada recepción de los bienes adquiridos; realizar conciliaciones mensuales entre los saldos que suministra la Contabilidad Nacional y el SIBINET; sobre las inconsistencias encontradas en ese sistema y en los Reportes de actas de bienes duraderos e inmuebles; implementar procedimientos de control orientados a promover la integridad y exactitud del ingreso de datos tanto en SIBINET como en los Reportes; incorporar en el SIBINET una línea con el valor total de las armas del Ministerio; determinar la existencia de edificaciones propias y su valuación para registrarlas en SIBINET; la conciliación del registro de las propiedades del Ministerio en el Registro Público de la Propiedad contra sus auxiliares; y la realización de tomas físicas periódicas de los bienes duraderos.

6 INFORME Nro. DFOE-PG-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS GENERALES INFORME SOBRE LA AUDITORÍA FINANCIERA DEL RESULTADO CONTABLE DEL PERIODO 2011 DEL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.1. El objetivo del examen es determinar si las cuentas de Propiedad, planta y equipo (Bienes duraderos); Cuentas por pagar a proveedores nacionales, del exterior e institucionales; Gastos por servicios personales y no personales; y Gastos por depreciación del Ministerio de Seguridad Pública; son razonables de conformidad con los Principios de Contabilidad Adoptados para el Sector Público. NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.2. La auditoría comprende la revisión selectiva de los registros y transacciones de las partidas de Propiedad, planta y equipo (Bienes duraderos); Cuentas por pagar a proveedores nacionales, del exterior e institucionales; Gastos por servicios personales y o personales, y Gastos por depreciación; del Ministerio de Seguridad Pública correspondientes al período Se revisaron los registros efectuados de las transacciones financieras, así como los procedimientos utilizados para efectuar esos registros y la documentación comprobatoria que los ampara. LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 1.4. En algunos casos la entrega a destiempo de la información solicitada, constituyó un elemento que afectó el desarrollo de la auditoría. GENERALIDADES DE LA AUDITORÍA 1.5. De acuerdo con el Balance de Situación del Poder Ejecutivo para el período 2011, el Ministerio de Seguridad Pública presenta un activo total de y un pasivo de , conforme se desglosa en el siguiente cuadro.

7 -2- Cuadro Nro. 1 Ministerio de Seguridad Pública Cuentas de Activo y Pasivo del Balance de Situación CUENTA SUBTOTAL SUBTOTAL TOTAL Activo Activo Corriente Activo No Corriente Bienes Duraderos Depreciación y ( ) Agotamiento Total Activo Pasivo Pasivo Corriente Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales, Exterior E Institucionales Total Pasivo Corriente Total Pasivo Fuente: Datos tomados del balance de comprobación al 31 de diciembre de Ministerio de Hacienda El Estado de Resultados muestra un total de gastos de , los cuales se desglosan en el siguiente cuadro. Cuadro Nro. 2 Ministerio de Seguridad Pública Gastos del Período 2011 CONCEPTO TOTALES PORCENTAJE Gastos por Servicios Personales* % Gastos por Servicios No Personales* % Gastos por Materiales y Suministros* % Gastos por Transferencias Corrientes* % Gastos por Depreciación y Agotamiento % Otros Gastos % TOTAL: % *El monto del gasto coincide con el total de la ejecución presupuestaria. Fuente: Ministerio de Hacienda. Estado de resultados del Poder Ejecutivo

8 -3- METODOLOGÍA APLICADA 1.7. El estudio se realizó atendiendo en lo aplicable, el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), y demás normativa atinente a los procesos de fiscalización El examen de las cuentas se llevó a cabo con base en muestras obtenidas mediante el software IDEA. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO 1.9. La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y disposiciones producto del estudio a que alude el presente informe, se efectuó el pasado 05 de diciembre de 2012 en el Despacho del Ministro de Seguridad Pública, ubicado en las oficinas centrales de esta entidad. Estuvieron presentes los siguientes funcionarios: Lic. Mario Zamora Cordero, Ministro; Lic. Agustín Barquero Acosta, Viceministro de Seguridad; Licda. Jenny Mena Ugalde, Proveedor Institucional; Licda. Gladys Montealegre Ibarra, Jefe del Departamento de Control y Fiscalización de Activos; Lic. Thomas Brealey Zamora, Director Financiero; Lic. Juan de Dios Araya Navarro, Auditor Interno; y Licda. Carolina Castro Del Castillo, Coordinadora Programa 089 DGAF; actividad a la que se convocó mediante el oficio Nro (DFOE-PG-459) del 04 de diciembre de El borrador del presente informe se entregó en esa misma fecha, en papel y en versión digital, al señor Ministro, mediante el oficio Nro (DFOE-PG-467) del 05 de diciembre de 2012, con el propósito de que en un plazo no mayor de tres días hábiles, formulara y remitiera a la Gerencia del Área de Servicios Públicos Generales, las observaciones que considerara pertinentes sobre su contenido. Sobre el particular, la Contraloría General no recibió documento alguno durante el plazo límite definido anteriormente, mediante el cual se consignen comentarios al borrador del informe suministrado Valga resaltar la anuencia expresada por esa Administración a fin de aplicar las mejoras dispuestas por este órgano contralor. Lo anterior, sin perjuicio de la coordinación que debe llevarse a cabo con el Área de Seguimiento de Disposiciones de esta Contraloría General. 2. RESULTADOS 2.1. En el estudio realizado sobre las partidas examinadas, identificadas mediante la aplicación de criterios de materialidad, se determinaron los siguientes hallazgos.

9 -4- PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (BIENES DURADEROS) Diferencias entre los saldos de la Contabilidad y el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET) 2.2. Como parte de la revisión realizada entre los saldos de la cuenta contable de Bienes Duraderos del Balance de comprobación según el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) y lo reportado en el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET), se determinó una diferencia por (15,47%) entre ambos sistemas al 31 de diciembre de Esta diferencia es considerada material según los parámetros de materialidad definidos en la auditoría, por lo que es necesario que la Administración determine las causas que ocasionaron dicha diferencia y se realicen las correcciones que correspondan. En el Cuadro Nro. 3 se presenta el detalle de esta inconsistencia. Cuadro Nro. 3 Ministerio de Seguridad Pública Comparación de los saldos de Bienes Duraderos presentados por la Contabilidad patrimonial con el SIBINET. Al 31 de diciembre de Cifras en colones- Fecha Contabilidad (1) SIBINET (2) Variación 31 diciembre diciembre Saldo mostrado en el balance de comprobación. 2. Saldo mostrado en el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET) En el Anexo Nro. 1, se detallan las diferencias a nivel de subpartidas, señalando variaciones relevantes en: Equipo y mobiliario de oficina, ; Equipos varios, ; Construcción en proceso, edificio e instalaciones, y Construcciones infraestructuras, Con respecto a las actividades de control que las instituciones deben ejercer para la exactitud de la información, debe tenerse presente lo establecido en el inciso b), iv, artículo 15 de la Ley General de Control Interno Nro. 8292; las Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE), específicamente en el punto ; y en el artículo 2 de la Directriz Nro. CN de la Contabilidad Nacional. 1 Contraloría General de la República. La Gaceta Nro. 26 del 6 de febrero de 2009.

10 Según indagaciones realizadas en el Departamento de Control y Fiscalización de Activos y en la Dirección Financiera del Ministerio de Seguridad Pública, a partir de diciembre de 2011 se realiza una conciliación para las compras de bienes duraderos; sin embargo, no se practican conciliaciones mensuales de los saldos acumulados de esta cuenta, con el fin de determinar posibles diferencias entre el valor de los activos fijos reflejados en el Balance de comprobación y el detalle de los bienes registrado en SIBINET. Además, en este sistema no se incluye lo correspondiente a las armas del Ministerio en la cuenta Equipos varios, por un monto aproximado de Ante esta situación es necesario realizar periódicamente conciliaciones entre los registros en los sistemas mencionados, con el fin de determinar eventuales diferencias y realizar los ajustes pertinentes. Lo anterior permitiría verificar la exactitud y razonabilidad de los registros contables, detectar oportunamente alguna desviación, error u omisión que puedan haberse cometido. Inconsistencias en la información relacionada con bienes duraderos 2.7. De la revisión de la cuenta de Bienes duraderos al 31 de diciembre de 2011, se identificaron las inconsistencias en la información recibida, las cuales se exponen de seguido. a) Inconsistencias en el detalle y registro de información de los activos en el SIBINET 2.8. Se identificaron bienes que no presentan información de su número de serie, la cual es básica para su identificación y cruce contra el número de patrimonio. Asimismo, existen licencias por software de muro de fuego registradas incorrectamente como partida presupuestaria y cuenta contable y Equipo y Mobiliario de Oficina, respectivamente; sin embargo, tanto en la orden de compra y factura, como en el SIGAF se define la partida presupuestaria como Equipo y programas de cómputo. No obstante, debido a la naturaleza de la transacción, el registro correcto corresponde a la partida Bienes Intangibles con la cuenta contable Aplicaciones informáticas, de acuerdo con la circular Nro. CN con fecha del 4 de setiembre de 2009 emitida por la Contabilidad Nacional Además, no existe tanto a nivel contable como en SIBINET, registro alguno de los edificios propiedad del Ministerio. Sólo se presentan saldos en las cuentas de , Construcción en proceso Edificio e Instalaciones y en , Construcciones Infraestructuras.

11 -6- b) Errores en el Reporte de Actas de Bienes Duraderos El Departamento de Control y Fiscalización de Activos administra el Reporte de Actas de Bienes Duraderos en una hoja de cálculo Excel, archivo que es generado con la información proveniente de las actas por alta de bienes. Además, se registra en hojas separadas, el ingreso anual de los bienes según las actas correspondientes. Este registro se lleva en paralelo al SIBINET y lo consideran como el detalle auxiliar de los bienes del Ministerio Se determinaron deficiencias en la integridad y exactitud de la información contenida en el Reporte de actas, por ejemplo la descripción y el monto de compra de algunos bienes revisados no concilian contra la documentación soporte de su compra. Además, debido a que la información se encuentra dividida por año de ingreso, se carece de un saldo acumulado tanto del valor de compra como el valor en libros que pueda conciliarse con los registros contables al 31 de diciembre de Tampoco se calcula la depreciación de los activos, por lo que no se muestra el valor en libros respectivo Por otra parte, los colaboradores del Departamento de Control y Fiscalización de Activos extraen información de este Reporte con el fin de incluir información más detallada, con lo que se tiene el riesgo de que la información no se actualice en las dos bases de datos. c) Integridad en el registro de los terrenos a cargo del Ministerio En la revisión de terrenos se constataron deficiencias en la integridad del registro de estos bienes, tanto en el saldo contable de la cuenta en el Balance de comprobación como en el SIBINET. En este último, sólo se encuentran registradas veinticinco (25) propiedades del Ministerio por un monto de cuatro mil un millones novecientos treinta y seis mil doscientos doce colones ( ), cifra que concilia con SIGAF, mientras que en el Reporte de actas de bienes inmuebles, generado por el Departamento de Control y Fiscalización de Activos, se reportan doscientas sesenta y tres (263) por un monto de once mil doscientos millones cuatrocientos setenta mil ochocientos ochenta y dos colones ( ) y en el Registro Nacional de la Propiedad doscientas treinta y un (231) propiedades Por su parte, en el Reporte de actas de bienes inmuebles, se encontraron propiedades con valores no razonables, tres (3) sin valor, mientras que en SIBINET estas presentaban un valor desactualizado de diez mil colones ( ) En relación con la información, registro y control de bienes, se debe cumplir lo que establecen las Normas de Control Interno para el Sector Público, en los puntos 4.3.1, 4.4.3, y En lo que respecta al criterio para el registro contable de licencias de software, debe considerarse lo establecido por la Contabilidad Nacional en la circular Nro. CN con fecha del 4 de setiembre de 2009.

12 Así como, en cuanto al control del inventario permanente, lo indicado en el artículo 10 del Reglamento para el funcionamiento de las proveedurías institucionales de los ministerios del Gobierno 2 y el artículo 107 de la Ley de Contratación Administrativa Según indagaciones con la jefa del Departamento de Control y Fiscalización de Activos, debido a los problemas continuos con el uso y funcionamiento del SIBINET, ese Departamento utiliza como detalle auxiliar de activo fijo el Reporte de actas de bienes duraderos. De esta manera, se van registrando todas las nuevas adquisiciones en este reporte para luego cargarlas en SIBINET Las inconsistencias detectadas en el Reporte de actas en cuanto a la descripción y el monto de compra, así también lo relacionado con las inconsistencias en el detalle de los bienes en SIBINET, fueron producto de las debilidades en el sistema de control para el ingreso de datos (error humano durante el proceso de digitación de los datos). En lo que respecta al error de registro de las licencias de software, este apartado no fue aclarado por la Administración de acuerdo con la solicitud enviada por correo el 7 de noviembre del presente año La diferencia en la cantidad de propiedades del Ministerio registradas en SIBINET obedece a la ausencia de conciliaciones periódicas entre lo registrado en el Reporte de actas de bienes inmuebles, el Registro Nacional y el SIBINET. Se carece de un proceso de seguimiento para la actualización de los bienes inmuebles en SIBINET, puesto que se identificaron actas de ingreso de propiedades entre 6 y 8 años de antigüedad que no han sido incluidas en este sistema Según indagaciones con el Departamento Financiero, han habido comunicados hacia el Departamento de Control y Fiscalización de Activos relacionados con el tema de actualización y registro de edificios en SIBINET Durante el 2011, no se realizó una toma física de inventario. El último se efectuó en el periodo 2010, oportunidad en la cual sólo se efectuó un levantamiento del listado de activos y se cotejó contra los registros en SIBINET. No se emitió algún informe en donde se hayan comunicado las deficiencias o hallazgos, ni se cuantificaron o ajustaron las diferencias detectadas Con respecto a este tema, según el oficio Nro. DGABCA-CS del 24 de setiembre de 2012, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA) con el apoyo del personal del Ministerio, realizaron entre el 23 y 24 de agosto del presente año, una revisión de campo selectiva del inventario de activos, con el fin de verificar que los registros de bienes en SIBINET sean consistentes con la situación real de lo registrado y certificado por la Institución. 2 Reglamento para el funcionamiento de las proveedurías institucionales de los ministerios del Gobierno. Decreto Ejecutivo NRO H del 27 de junio de 2002, reformado por Decreto Ejecutivo NRO H del 19 de agosto de Ley de Contratación Administrativa 3 NRO Fecha de sanción del 2 de mayo de 1995.

13 De la muestra revisada de 277 activos, se localizó el 72,18% de los bienes muebles, mientras que el 27,82% no se ubicó físicamente. En lo que respecta a bienes muebles especiales, se revisó el 83,33% de la muestra, quedando un 16,66% sin verificar; en relación con los bienes inmuebles, se verificó al 100% la muestra seleccionada. Al respecto, la DGABCA dispuso al Ministerio efectuar las correcciones pertinentes para depurar la información contenida en el SIBINET Debido a lo antes señalado, es necesario integrar y actualizar la información en SIBINET con los datos verificados y depurados del Reporte de Actas de Bienes Duraderos. Además, implementar controles en el ingreso de información en SIBINET, con el fin de evitar errores en los datos ingresados, en su registro presupuestario y contable, o bien en la omisión de información esencial del detalle de los bienes En lo que respecta a la cantidad de propiedades del Ministerio, es pertinente conciliar las diferencias identificadas entre lo registrado en el Registro Nacional de la Propiedad, el Reporte de Actas de Bienes Inmuebles y SIBINET. El hecho de tener registros paralelos al sistema oficial de activos (SIBINET), no garantiza la integridad, exactitud y confiabilidad de la información relacionada con la cuenta de bienes duraderos También resulta imperativo que la Proveeduría, en conjunto al Departamento de Control y Fiscalización de Activos, ejerza y mantenga un control de inventario permanente de todos sus bienes y realice tomas físicas con una frecuencia razonable y predefinida. ASPECTOS RELATIVOS AL CONTROL INTERNO Gestión de expedientes de bajas de activos Como parte de la revisión de bajas de activos, se evidenció la inexistencia de un expediente formal y ordenado, donde se archive y custodie la documentación soporte relacionada con el proceso de retiro del activo. Entre los documentos relacionados que no se recibieron para la revisión citada están: la justificación y motivo de la baja por parte del jefe de Programa, el avalúo por parte de un órgano competente, acta donde conste la baja del activo, autorizaciones de baja por parte del máximo jerarca de la institución, descarga del registro en el sistema contable y en el auxiliar, entre otros Al respecto, se debe considerar lo indicado en el punto de las Normas de Control Interno para el Sector Público; los artículos 27 y 36 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central Según indagaciones con la jefa del Departamento de Control y Fiscalización de Activos, no existen directrices para la organización y custodia de la información relacionada con el proceso del retiro de activos. Además, se desconoce la ubicación o existencia de la información solicitada para esta revisión. Por lo anterior, es necesario implementar la sana práctica de documentar y archivar toda la información involucrada con el proceso de la baja de activos en un expediente formal, ordenado y foliado con la adecuada custodia.

14 -9- Proceso de recepción de bienes Con base en la revisión de compras de activo fijo, se detectó que para el recibo de algunos vehículos adquiridos, el jefe del Almacén Institucional o quien él designara como su representante, no participó en la recepción de esos bienes en la Sede Central de Ministerio, siendo esta unidad administrativa de la Proveeduría la responsable de ello Con respecto a esta debilidad en control interno, la Auditoría Interna del Ministerio se ha pronunciado con documentos de asesoría 4 y advertencia Ante esta situación se estaría incumpliendo lo establecido en los artículos 11, 18 y 19 del Reglamento para el funcionamiento de las proveedurías institucionales de los Ministerios del Gobierno, y el artículo 15 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central. Además, existe el riesgo de no poder determinar con exactitud la fecha de recibo de los bienes para aplicar las sanciones respectivas en caso de incumplimiento en el plazo de entrega. 3. CONCLUSIONES 3.1. Del examen realizado sobre las cuentas por pagar, gastos por servicios personales y no personales del año que finalizó el 31 de diciembre de 2011, se concluye que los saldos son razonables de conformidad con los Principios de contabilidad adoptados para el Sector Público Los saldos de las cuentas de Propiedad, planta y equipo (Bienes duraderos) del Balance de Situación y de Gastos por depreciación del Estado de Resultados, no pudieron ser determinados con exactitud por cuanto el saldo de la cuenta bienes duraderos que muestran la Contabilidad Patrimonial y el sistema SIBINET no concilian. Además, los Reportes de actas de bienes duraderos e inmuebles y el SIBINET presentan inconsistencias que afectan el saldo de la cuenta, y las edificaciones y a los terrenos del Ministerio, no están registrados en su totalidad en la cuenta contable respectiva En materia de gestión de archivos, no existen expedientes formales de bajas de activos del SIBINET. 4 Documento de asesoría AGSP/SA-A14-D del 23 de noviembre de Documento de advertencia AGSP/SA-A03-D del 20 de abril de 2012.

15 DISPOSICIONES 4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. AL LIC. MARIO ZAMORA CORDERO, MINISTRO 4.3. Girar instrucciones al Proveedor Institucional para atender de manera oportuna las disposiciones que se emiten en el presente informe. Informar a este Órgano Contralor a más tardar el 31 de enero de 2013 sobre el cumplimiento de esta disposición Emitir directrices referentes a la organización y custodia del expediente sobre las bajas de bienes en el SIBINET. Certificar a este Órgano Contralor a más tardar el 15 de abril de 2013, la emisión de las directrices. Ver del párrafo 2.27 al 2.29 del presente informe. A LA LICDA. JENNY MENA UGALDE, PROVEEDOR INSTITUCIONAL Girar instrucciones para que el Jefe de la Unidad Almacén Institucional, revise y verifique la recepción de bienes adquiridos, en cumplimiento del artículo 19 del Reglamento para el funcionamiento de las proveedurías institucionales de los Ministerios del Gobierno. Certificar a este Órgano Contralor a más tardar el 31 de enero de 2013, el giro de estas instrucciones. Ver del párrafo 2.30 al 2.32 del presente informe Iniciar a partir del año 2013, las conciliaciones mensuales entre los registros del Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) y el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET), en lo que corresponde al Ministerio de Seguridad Pública, en cumplimiento de la Directriz Nro. CN del 12 de mayo del Certificar a este Órgano Contralor a más tardar el 29 de marzo de 2013, el inicio de las conciliaciones mensuales. Ver del párrafo 2.2 al 2.6 del presente informe Analizar las inconsistencias que presenta el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET) señaladas en los Anexos Nro. 2 y 3 y de proceder hacer las correcciones que correspondan. Certificar a este Órgano Contralor a más tardar el 30 de abril del año 2013, la corrección de las inconsistencias. Ver del párrafo 2.7 al 2.26 del presente informe.

16 Analizar las inconsistencias que presenta el Reporte de actas de bienes inmuebles señaladas en el Anexo Nro. 2, 3 y Nro. 4, y de proceder, hacer las correcciones que correspondan. Certificar a este Órgano Contralor a más tardar el 30 de abril del año 2013, la corrección de las inconsistencias. Ver del párrafo 2.7 al 2.26 del presente informe Establecer procedimientos de control orientados a promover la integridad y exactitud del ingreso de datos tanto en el SIBINET como en el registro auxiliar Reporte de actas de bienes duraderos. Certificar a este Órgano Contralor a más tardar el 29 de marzo de 2013, la elaboración y divulgación de los procedimientos. Ver del párrafo 2.7 al 2.26 del presente informe Incorporar en el SIBINET el valor total de las armas del Ministerio, así como su depreciación, valor residual y valor en libros por medio de una línea (sin mostrar el detalle y características individuales de estos activos por razones de confidencialidad). Certificar a este Órgano Contralor a más tardar el 15 de febrero de 2013, la inclusión efectuada. Ver del párrafo 2.7 al 2.26 del presente informe Determinar la existencia de edificaciones propias del Ministerio y su valuación a fin de que sean registradas en el SIBINET. Certificar a este Órgano Contralor a más tardar el 28 de junio de 2013, la realización del estudio y el registro de las edificaciones en el SIBINET en caso de proceder. Ver del párrafo 2.7 al 2.26 del presente informe Conciliar la información sobre el registro y valuación de los terrenos que son propiedad del Ministerio entre lo reportado en el SIBINET, Reporte de actas de bienes inmuebles y Registro Nacional de la Propiedad. Certificar a este Órgano Contralor a más tardar el 28 de junio de 2013, la conciliación efectuada. Ver del párrafo 2.7 al 2.26 del presente informe Realizar recuentos físicos periódicos de los bienes duraderos del Ministerio de Seguridad Pública que contiene el SIBINET, que incluyan el cotejo contra documentos fuentes, y en caso de determinar diferencias adoptar las medidas procedentes. Lo anterior en cumplimiento del artículo 15, inciso b) sub-inciso iv) de la Ley General de Control Interno Nro y el numeral de las Normas de Control Interno para el Sector Público. Certificar a este Órgano Contralor a más tardar el 30 de setiembre de 2013, la realización del primer inventario físico y el cotejo contra documentos fuentes, así como la periodicidad con la cual se van a realizar los citados recuentos físicos y cotejos informe. Ver del párrafo 2.7 al 2.26 del presente informe. CONSIDERACIONES FINALES La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos y términos señalados al Área de Seguimiento de las Disposiciones de la Contraloría General de la República.

17 -12- ANEXO Nro. 1 Ministerio de Seguridad Pública Diferencias entre las subpartidas de bienes duraderos del Balance General y SIBINET Al 31 de diciembre del 2011 (Colones) Cuenta contable Detalle Subpartida Saldo Contabilidad Nacional al 31 de diciembre del 2011 Saldo según SIBINET al 31 de diciembre del 2011 Diferencia Contabilidad-SIBINET Equipo y Mobiliario de Oficina Equipos Varios Maq. y Equipo de Construcción ( ) Equipo de Transporte Semovientes ( ) Construcción en proceso Edificio e Instalaciones Construcciones Infraestructuras Intangibles ( ) Deprec. Acum. Equipo y Mobiliario ( ) ( ) ( ) Deprec. Acum. Equipos Varios ( ) ( ) ( ) Deprec. Acum. Maquinaria y Equipo ( ) ( ) (48.591) Deprec. Acum. Equipo Transporte ( ) ( ) Agotamiento Otros Activos ( ) ( ) Amortización Intangibles (52.763) (53.467) 704 TOTAL Fuente: Elaborado por la Contraloría General de la República con base en información suministrada por la Contabilidad Nacional y la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

18 -13- ANEXO Nro. 2 Ministerio de Seguridad Pública Inconsistencias encontradas en el Reporte de actas de bienes duraderos y en el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET) Nro. Nro. Orden de Compra Nro. Factura Situación encontrada Ajustes requeridos en el Reporte Ajustes requeridos en el SIBINET La Orden de Compra Nro y la factura N/A Ajustar en el SIBINET el monto Nro. 452 indican la compra de 6 unidades de de los dispositivos que sistema de proyección de video, que incluye: componen los seis sistemas de -Seis proyectores multimedia (número de activo del al ) proyección números de de video, activos: con del -Seis pantallas manuales de proyección (número de activo del al ) al al ; ; del del -Seis soportes de techo para proyector -Doce parlantes amplificadores (número de activo del al ) -Seis mezclador de audio (número de activo del al ) -Instalación, cables, placas de pared, canaletas, tomas y accesorios al ; y del al ; para que el valor de cada sistema de proyección esté acorde con el monto indicado en la factura y la orden de compra citadas por , para un monto total de Cada unidad de proyección tiene un valor de , para un total de Sin embargo, al revisar en el SIBINET el registro de esa compra, se observó su inclusión por un valor total de , lo que genera una demasía en el valor por Asimismo, existe error en la descripción de las seis pantallas manuales para proyección con números de activo , , , Corregir la descripción de las seis pantallas con números de activos: , , , , y para que se lean correctamente como pantallas manuales de proyección DALITE.

19 -14- Nro. Nro. Orden de Compra Nro. Factura Situación encontrada Ajustes requeridos en el Reporte Ajustes requeridos en el SIBINET , y , ya que se les refirió en el SIBINET como pantallas eléctricas La Orden de Compra Nro y la factura Nro corresponden a la adquisición de once vehículos, entre ellos el vehículo Nissan Navara YD T con número de chasis MNTVCUD40Z En el registro paralelo de activos que lleva el Ministerio denominado Reporte de actas de bienes duraderos, se detectó un error en la descripción del chasis, ya que el último número se registró como 8 en lugar de 5, es decir, se registró incorrectamente como MNTVCUD40Z La Orden de Compra Nro y la factura Nro indican que se contrató y pagó el tercer avance de la construcción de la segunda etapa de la Delegación Cantonal de Cartago por el monto de La Orden de Compra a su vez muestra que el egreso debe registrarse en la partida 5.02 de Construcciones, adiciones y mejoras, específicamente en la subpartida Edificios, sin embargo dicho avance de obra no fue registrado en el SIBINET La Orden de Compra Nro y la factura Nro indican que se adquirieron diez vehículos, entre ellos tres identificados con los números de motor y chasis: 4D56U-CCW2123 / MMBJNKB40BD056909; 4D56U-CCR5769 / MMBJNKB40BD044840; y 4D56U-CCR9973 / MMBJNKB40BD046160; a los cuales se les asignaron los números de activo , y , respectivamente; cada uno con un valor de No obstante, en Corregir en el Reporte de actas de bienes duraderos la descripción del chasis del vehículo con número de activo , para que se lea correctamente Nissan Navara YD T - MNTVCUD40Z N/A N/A Registrar en el SIBINET los avances de obra de la construcción de la segunda etapa de la Delegación Cantonal de Cartago. El tercer avance es por el monto de N/A Corregir el valor registrado en el SIBINET de los tres vehículos con números de activos , y , para que se lea correctamente en lugar de , y así eliminar las sumas registradas de más por el valor total de

20 -15- Nro. Nro. Orden de Compra Nro. Factura Situación encontrada Ajustes requeridos en el Reporte Ajustes requeridos en el SIBINET el SIBINET se registraron por el valor unitario de , lo que genera un exceso en el registro de esta compra por el monto total de La Orden de Compra Nro y la factura Nro indican que se adquirieron 2 botes diseñados para operaciones de patrullaje marítimo por el precio unitario de , para un monto total de la factura por Dicha compra está conformada por dos lanchas tipo Eduardoño identificadas con los números de activos: y ; además seis motores fuera de borda (Serie 1.:FL200BETX C, 2.: F200BETX C; 3: F200BETX C, 4: F200BETX C; 5: F200BETX C; y 6 : FL200BETX C) identificados con los números de activos: del al Sin embargo, al consultar la inscripción de estos bienes muebles por número de serie mediante la página Web del Registro Nacional, no se obtuvo ningún resultado La Orden de Compra Nro y la línea 2 de la factura Nro muestran la adquisición de 120 licencias Firewall muro de fuego con valor unitario de , para un valor total de Dichas licencias fueron identificadas en el SIBINET con patrimonio Nro al Estos documentos indican que se debe registrar en la partida de Equipo y programas de cómputo, cuenta contable Equipo y Mobiliario de Oficina. Sin embargo, en el SIBINET se registró incorrectamente en la partida N/A N/A Realizar las gestiones legales pertinentes para llevar a cabo la inscripción en el Registro Nacional de los bienes muebles identificados con números de activos y referentes a dos botes; y los seis motores fuera de borda identificados con los números de activos del al Establecer en el SIBINET que para las transacciones de esta misma naturaleza sean clasificadas como partida presupuestaria Bienes intangibles y cuenta contable Aplicaciones informáticas.

21 -16- Nro. Nro. Orden de Compra Nro. Factura Situación encontrada Ajustes requeridos en el Reporte Ajustes requeridos en el SIBINET denominada Equipo y mobiliario de oficina. De acuerdo con el criterio de la Contabilidad Nacional CN , el registro de la transacción corresponde a la partida Bienes Intangibles con la cuenta contable Aplicaciones informáticas La Orden de Compra Nro y la factura Nro de fecha 01/12/11 indican la adquisición de quince elevadores frenera tipo tijereta, 6000 lbs. TR-F27 por el precio unitario de , para un valor total de factura por Sin embargo, al revisar el registro de esta compra en el SIBINET, al 31 de diciembre del año 2011 no se obtuvo ningún resultado. Por lo anterior, se procedió a verificar en el SIBINET al 31 de julio del año 2012, y se observó que la compra fue registrada el 29/06/2012, por lo que se registró en un período que no corresponde. N/A Corregir en el SIBINET para que la fecha de registro de los elevadores con números de activos que van de al corresponda a la fecha de compra de esos bienes. A los elevadores se les asignaron los números de activos que van de al La Orden de Compra Nro y la factura Nro indican la compra de cinco microbuses Coaster, 30 pasajeros, A/C, Turbo, por el precio unitario de , para un valor total de la factura de Dichos activos fueron registrados correctamente en el SIBINET y se les asignaron los números de activos del al ; no obstante, el monto de compra de dichos activos fue registrado incorrectamente en Reporte de actas de bienes duraderos por un valor de Corregir el valor asignado en el Reporte de actas de bienes duraderos, a los activos identificados con los números que van del al , para que se lea correctamente el monto unitario de cada vehículo por N/A

22 -17- Nro. Nro. Orden de Compra Nro. Factura Situación encontrada Ajustes requeridos en el Reporte Ajustes requeridos en el SIBINET La Orden de Compra Nro y la factura Nro. 45 indican que se adquirieron 33 motos marca Honda con el valor unitario de , para un valor total de la factura por En el SIBINET se carece del detalle de número de motor y de serie relacionado con estos bienes. A estos activos se les asignó los números de activos que van del al La Orden de Compra Nro y la factura Nro muestran la compra de siete vehículos pick up Mitsubishi, entre ellos se encuentran dos con números de chasis MMBJNKB40CD y MMBJNKB40CD008385, los cuales fueron registrados correctamente en el SIBINET con los números de activo y En el Reporte de actas de bienes duraderos, se registró incorrectamente el número de chasis para ambos vehículos, ya que se digitó la letra R en lugar de la N, es decir; se registraron como MMBJRKB40CD y MMBJRKB40CD N/A Registrar en el SIBINET el número de motor y de serie de las motos marca Honda con números de activos que van del al Corregir en el Reporte citado el número de chasis de los vehículos con número de activos y se lea correctamente MMBJNKB40CD y MMBJNKB40CD N/A Fuente: Elaborado por la Contraloría General de la República con base en información suministrada por el Departamento de Control y Fiscalización de Activos del Ministerio de Seguridad Pública y en el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET) al 31 de diciembre de 2011.

23 -18- Nro Nro. Patrimoni o San José, Central, Zapote ANEXO Nro. 3 Ministerio de Seguridad Pública Inconsistencias encontradas en el Reporte de actas de bienes inmuebles y en el Sistema de Administración de Bienes (SIBINET) Sub partida: Terrenos Descripción Folio real Propietario Situación encontrada Ajustes requeridos en el Reporte Ajustes requeridos en SIBINET El Estado Esta finca presenta inconsistencias respecto a la cantidad de metros cuadrados registrados, ya que según el informe registral la finca mide ,83 m 2 y en el Reporte se registró el área por ,33 m 2. Corregir en el Reporte la medida del área de terreno de la finca Nro , para que se lea correctamente ,83 m 2 según lo indicado en el informe registral. N/A San José, Central, Catedral Municipalidad de San José Esta finca presenta inconsistencias respecto a la cantidad de metros cuadrados registrados, ya que según el informe registral la finca mide 886,20 m 2 y en el Reporte se registró el área por 1.125,28 m San José, Central, El Estado Las diez fincas identificadas Zapote con los números de San José, Central, Municipalidad patrimonio: , Corregir en el Reporte la medida del área de terreno de la finca Nro , para que se lea correctamente 886,20 m 2 según lo indicado en el informe registral. Realizar los estudios jurídicos correspondientes a efecto de determinar si las fincas con números N/A N/A

24 -19- Nro Nro. Patrimoni o Descripción Folio real Propietario Situación encontrada Ajustes requeridos en el Reporte Ajustes requeridos en SIBINET Catedral de San José , , LIMON, POCOCI, El Estado , , LA RITA , , SAN JOSE, San El Estado , y José, Pavas registralmente se SAN JOSE, San El Estado encuentran a nombre del José, Pavas Estado o de otras ALAJUELA, El Estado Instituciones Alajuela, San Antonio ALAJUELA, Correos de Central, Alajuela Costa Rica Golfito, Golfito El Estado Golfito, Guaicará El Estado Osa, Cortés El Estado Golfito, Golfito El Estado Las fincas identificadas con Golfito, Guaicará El Estado números de patrimonio Osa, Cortés El Estado , , registran en el SIBINET y en el Reporte de actas de bienes inmuebles, el valor de compra se encuentra desactualizado, ya que aparece en cero; en similar situación se encuentran otras fincas que muestra un valor actual de 100 o valores que no son razonables. Véase Anexo Nro GUANACATE, La Cruz, Santa Elena Ministerio de Seguridad Las diez fincas identificadas con los números de de patrimonio: , , , , , , , , y corresponde inscribirlas en el Registro Nacional, a nombre del Ministerio de Seguridad Pública. Actualizar el valor de los terrenos con número de patrimonio , , , al igual que las otras fincas que muestran valores desactualizados. Véase Anexo Nro. 4. N/A N/A Actualizar en el SIBINET el registro

25 -20- Nro Nro. Patrimoni o GUANACASTE, Liberia, Liberia SAN JOSE, Central, Uruca SAN JOSE, Central, Catedral SAN JOSE, Santa Ana, Santa Ana PUNTARENAS, Garabito, Jacó ALAJUELA, Central, Alajuela HEREDIA, Central, San Francisco LIMON, Limón, Limón SAN JOSE, Central, Hatillo Descripción Folio real Propietario Situación encontrada Ajustes requeridos en el Reporte Ajustes requeridos en SIBINET Pública patrimonio , , , , , , , , Pública , se encuentran registradas en el Reporte de actas de bienes Pública inmuebles que lleva el Ministerio, sin embargo no de San José están registradas en el SIBINET Ministerio de Seguridad Ministerio de Seguridad Municipalidad Ministerio de Seguridad Pública Ministerio de Seguridad Pública Correos de Costa Rica Ministerio de Seguridad Pública Ministerio de Seguridad Pública Ministerio de Seguridad Pública de estas fincas propiedad del Ministerio de Seguridad Pública. Fuente: Elaborado por la Contraloría General de la República con base en información suministrada por el Departamento de Control y Fiscalización de Activos del Ministerio de Seguridad Pública y en el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET) al 31 de diciembre de 2011.

26 -21- ANEXO Nro.4 PROPIEDADES DEL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA SEGÚN REPORTE DE ACTAS DE BIENES INMUEBLES Al 31 de diciembre del 2011 Montos en colones PROVINCIA PATRIMONIO Nro. FINCA CANTÓN DISTRITO MEDIDA VALOR INICIAL VALOR ACTUAL 1 SAN JOSE Vázquez de Coronado San Isidro 813, GUANACASTE Santa Cruz Santa Cruz 1.737, ALAJUELA Atenas Atenas 1.067, SAN JOSE Central Uruca 282, SAN JOSE Vázquez de Coronado San Isidro 575, HEREDIA San Rafael San Rafael 2.000, PUNTARENAS Puntarenas Puntarenas 486, SAN JOSE Central Uruca 232, SAN JOSE Desamparados Desamparados 687, SAN JOSE Goicoechea Guadalupe PUNTARENAS Puntarenas Puntarenas 397, SAN JOSE Desamparados San Antonio 382, GUANACASTE Cañas Cañas 1.200, SAN JOSE Vázquez de Coronado San Isidro 377, CARTAGO El Guarco Tejar 526, LIMON Talamanca Cahuita 856, LIMON POCOCI GUAPILES 2500 M