TITULAR DEL ORGANISMO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA MAYOR

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2 TITULAR DEL ORGANISMO DE LA OFICIALÍA MAYOR CONTROL DE EMISIÓN Elaboró: Dictaminó: Autorizó: Nombre Firma L.A.E. J. JESÚS ANTÓN DE LA COCHA OFICIAL MAYOR COMERI LIC. LAURA I. VARGAS CARRILLO TITULAR DEL ORGANISMO Fecha DICEMBRE 2014 Página 1 de 24

3 POM ÍNDICE INTRODUCCIÓN 3 I.- OBJETIVO DEL MANUAL 4 II.- MARCO JURÍDICO 5 III.- PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA 6 EJECUTIVA DE LA JUNTA DE GOBIERNO Página 2 de 24

4 POM INTRODUCCIÓN El Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, dentro del marco de la implantación de una mejora regulatoria, y con el propósito de dar cumplimiento a la atribución que el Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia señala, elabora el presente Manual de Procedimientos de la Oficialía Mayor, Unidad Administrativa dependiente de la Titular del Organismo, con el objetivo de que el personal de todos los niveles jerárquicos de esta identifiquen sus líneas de autoridad/responsabilidad. El presente Manual de Procedimientos contiene las políticas, objetivo, procedimiento y su descripción, formatos e instructivos, así como una de las actividades que llevan a cabo en la Oficialía Mayor para el cumplimiento de sus funciones, y las responsabilidades asignadas. Página 3 de 24

5 POM I.- OBJETIVO DEL MANUAL Establecer el procedimiento sobre las principales acciones que conforman el quehacer operativo de la Oficialía Mayor para la elaboración y difusión de informes que permitan conocer los resultados de la ejecución de los programas institucionales y estratégicos que son presentados a las instancias correspondientes. Página 4 de 24

6 POM II.- MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 05 de febrero de 1917, y sus Reformas). Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 1976, y sus Reformas). Ley General de Salud. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 07 de febrero de 1984, y sus Reformas). Ley de Asistencia Social. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 02 de septiembre de 2004, y sus Reformas). Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 14 de mayo de 1986, y sus Reformas). Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 26 de enero de 1990, y sus Reformas). Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de febrero de 2006, y sus Reformas). Página 5 de 24

7 1.- Procedimiento para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de Trabajo de Junta de Gobierno 1.- PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA EJECUTIVA DE TRABAJO DE JUNTA DE GOBIERNO CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Dictaminó : Autorizó: Nombre L.A.E. J. JESÚS ANTÓN DE LA COCHA OFICIAL MAYOR COMERI Fecha 11 LIC. LAURA I. VARGAS CARRILLO TITULAR DEL ORGANISMO 11 DICEMBRE 2014 Página 6 de 24

8 1.- Procedimiento para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de Trabajo de Junta de Gobierno 1.0 Propósito Proveer al Responsable de la elaboración e integración de la carpeta, los elementos necesarios para llevar a cabo la Sesión de la Junta de Gobierno, con el propósito de garantizar el cumplimiento de lo establecido en la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento; Ley de Asistencia Social y el Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 2.0 Alcance El presente Manual de Procedimientos es de aplicación directa al Titular del Organismo, Oficialía Mayor, Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico de la Oficialía Mayor, Departamento de Proyectos Estratégicos de la Oficialía Mayor y Dirección de Tecnologías de la Información. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos Titular del Organismo: Autoriza el contenido de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo que se presentará durante la sesión de la H. Junta de Gobierno a celebrar Oficial Mayor: Revisa y da Vo. Bo. al contenido de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo que se presentará para autorización del Titular del Organismo. Entregar con calidad y oportunidad la Carpeta Ejecutiva de Trabajo a los integrantes de la H. Junta de Gobierno, en apego a los diversos instrumentos normativos Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico: Coordinar la elaboración trimestral de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo que se envía a los integrantes de la H. Junta de Gobierno Departamento de Proyectos Estratégicos: Elabora e integra la Carpeta Ejecutiva de Trabajo. Integra el seguimiento de los acuerdos de la H. Junta de Gobierno. Página 7 de 24

9 1.- Procedimiento para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de Trabajo de Junta de Gobierno Resguarda la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en los archivos del Departamento de Proyectos Estratégicos de Oficialía Mayor, para evitar su extravío. Asegura que los documentos estén disponibles para su utilización y/o consulta. Recaba las firmas de los integrantes de la H. Junta de Gobierno en el Acta de la Sesión. Genera contraseña para cada uno de los Directores Generales del Organismo, así como cargar los archivos al Portal de Internet de la H. Junta de Gobierno, a fin de que cuenten con la información a tratar durante la sesión a celebrar Dirección de Tecnologías de la Información: Mantiene actualizado y en operación el Portal de Internet de la H. Junta de Gobierno que permita la carga de información de la sesión a llevarse a cabo. Página 8 de 24

10 1.- Procedimiento para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de 4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Departamento de Proyectos Estratégicos Unidades Administrativas Departamento de Proyectos Estratégicos Director de Gestión y Desarrollo Estratégico Departamento de Proyectos Estratégicos Director de Gestión y Desarrollo Estratégico Consulta dentro de los primeros cinco días hábiles de los meses de enero, abril, julio y octubre, el calendario de sesiones para obtener fecha de la próxima sesión ordinaria. (1 día hábil). Una vez confirmada la fecha de sesión, solicita vía electrónica a las unidades administrativas, remitan por el mismo medio, en un plazo de 10 días hábiles, el avance del seguimiento de acuerdos y las propuestas e información necesaria para integrar los diversos apartados. (10 días hábiles) Reciben correo electrónico con la solicitud de información, la integran y envían dentro del plazo establecido. (10 días hábiles) Recibe propuestas y seguimiento de acuerdos, revisa información y dictamina: Procede? No procede, regresa a la actividad 3. Si procede, continúa con la actividad 4.2 (1 día hábil) Integra en el formato respectivo: Orden del Día (-F4), Lista de Asistentes (-F3), Acta de la última Sesión Ordinaria, Propuestas de Acuerdo (-F1), Seguimiento de Acuerdos (-F5); y lo archiva de forma electrónica. (3 días hábiles) Guarda la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en formato pdf., para prevenir alteración de información. (1 día hábil) Instruye elaboración de: Carátula de Carpeta Ejecutiva de Trabajo (-F2) que incluya clasificación de la Información. (1 día hábil) Elabora Carátula de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo con clasificación de la información. (1 día hábil) Remite documento a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico para Vo. Bo. del Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil) Revisa y remite al Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor), el documento para su Vo. Bo. (1 día hábil) Página 9 de 24

11 1.- Procedimiento para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor) Director de Gestión y Desarrollo Estratégico Departamento de Proyectos Estratégicos Director de Gestión y Desarrollo Estratégico Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor) Titular del Organismo Revisa el documento, y dictamina: Procede? No procede, regresa a la actividad 6.1 Si procede, continúa con la actividad 8.2 (1 día hábil) Rubrica la Carátula de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo, y es devuelta a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico. (1 día hábil) Recibe los documentos debidamente rubricados y los remite al Departamento de Proyectos Estratégicos e instruye la digitalización de la información y su posterior resguardo. (1 día hábil). Recibe el documento mismo que se digitaliza, para posteriormente realizar la impresión de los juegos necesarios para incluirlos en cada carpeta de los integrantes de la H. Junta de Gobierno y concluir integración. (1 día hábil) Reproduce Carpeta Ejecutiva de Trabajo para Vo. Bo. del Secretario Técnico de la Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil) Remite Carpeta Ejecutiva de Trabajo a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico para Vo. Bo. del Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil) Revisa y remite al Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor), la Carpeta Ejecutiva de Trabajo para su Vo. Bo. (1 día hábil) Revisa el documento, y dictamina: Procede? No procede, regresa a la actividad 10.2 Si procede, continúa con la actividad (1 día hábil) Da Vo. Bo. y presenta a la Titular del Organismo la Carpeta Ejecutiva de Trabajo para su autorización. (1 día hábil) Autoriza Carpeta Ejecutiva de Trabajo y devuelve al Secretario Técnico de la Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil) Página 10 de 24

12 1.- Procedimiento para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor) Director de Gestión y Desarrollo Estratégico Departamento de Proyectos Estratégicos Director de Gestión y Desarrollo Estratégico Departamento de Proyectos Estratégicos Director de Gestión y Desarrollo Estratégico Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor) Director de Gestión y Desarrollo Estratégico Departamento de Proyectos Estratégicos Devuelve Carpeta Ejecutiva de Trabajo a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico e instruye lo conducente. (1 día hábil) Solicita impresión de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo para los integrantes de la H. Junta de Gobierno. (1 día hábil) Reproduce e integra la Carpeta Ejecutiva de Trabajo para cada uno de los integrantes de la H. Junta de Gobierno. (1 día hábil) Instruye elaboración de Oficios de Convocatoria para los integrantes de la H. Junta de Gobierno a fin de remitirse al Secretario Técnico para su firma (Oficial Mayor). (1 día hábil) Elabora oficios de convocatoria para firma del Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor), para su posterior envío a los integrantes del Cuerpo Colegiado. (1 día hábil) Remite oficios para Vo. Bo. del Director de Gestión y Desarrollo Estratégico. (1 día hábil) Revisa oficio y solicita firma al Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil) Firma oficios e instruye lo conducente. (1 día hábil) Instruye se envíe los oficios de Convocatoria con la Carpeta Ejecutiva de Trabajo a los integrantes de la H. Junta de Gobierno y en el caso de los Directores Generales del Sistema Nacional DIF, se les notifique por medio de correo electrónico, en su calidad de invitados, la fecha y hora de celebración de la sesión. (1 día hábil) Coordina entrega de los oficios de Convocatoria para los integrantes del Cuerpo Colegiado 5 días hábiles anteriores a la fecha de la sesión. (1 día hábil) Envía de manera adicional correo electrónico que contiene oficio de convocatoria para los Integrantes de la H. Junta de Gobierno, donde se notifica fecha, lugar y hora de la sesión. (1 día hábil) Página 11 de 24

13 1.- Procedimiento para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Dirección de Tecnologías de la Información Departamento de Proyectos Estratégicos Verifica operación del Portal de Internet de la H. Junta de Gobierno que permita la carga de información de la sesión a llevarse a cabo. (1 día hábil) Confirma que se encuentra disponible el Portal de Internet de la H. Junta de Gobierno e incorpora archivos electrónicos y genera nombre de usuario y contraseña de acceso para los Directores Generales del Sistema Nacional DIF. (1 día hábil) Envía por medio de correo electrónico la notificación de celebración de la sesión a los Directores Generales del Sistema Nacional DIF, en su calidad de invitados, donde se indica fecha, lugar y hora de la sesión, así como dirección Web, usuario y contraseña de forma individual. (1 día hábil) Realiza llamadas telefónicas para confirmar asistencia de los integrantes de la H. Junta de Gobierno, integra lista de asistentes y prepara personificadores. (1 día hábil) Reproduce e integra las Carpetas Ejecutivas de Trabajo, del Presidente de la Junta de Gobierno (Secretario de Salud), la Titular del Organismo y del Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil) Elabora la Guía de Conducción para el Presidente de la Junta de Gobierno (Secretario de Salud), Titular del Organismo y Secretario Técnico (Oficial Mayor) (1 día hábil) Concluye y tiene lista la Guía de Conducción y Resúmenes Ejecutivos 3 días antes de la sesión. (1 día hábil) FIN Página 12 de 24

14 1.- Procedimiento para para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de 5.0 Diagrama de Flujo A JEFE DE DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS B UNIDADES ADMINISTRATIV AS C DIRECTOR DE GESTION Y DESARROLLO ESTRATEGICO D SECRETARÍA TÉCNICA OFICIALÍA MAYOR E TITULAR DEL ORGANISMO F DIRECTOR DE TECNOLOGIA S DE LA INFORMACIO N DOCUMENTOS Inicio Consulta calendario Solicita electrónica seguimiento 1.1 de 2.1 vía y Recibe propuestas de acuerdos y seguimientos. Remiten solicitu d de acuerdos Formato para propuest Formato seguimie nto acuerdos NO Proce 2. Integra SI 4.2 Carpeta 4.3 Formato Orden del Día Guarda la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en A Página 13 de 24

15 1.- Procedimiento para para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de A JEFE DE DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS B UNIDADES ADMINISTRATIV AS C DIRECTOR DE GESTION Y DESARROLLO ESTRATEGICO D SECRETARÍA TÉCNICA OFICIALÍA MAYOR E TITULAR DEL ORGANISMO F DIRECTOR DE TECNOLOGIA S DE LA INFORMACIO N DOCUMENTOS A Instruy e elabora ción de Carátul a de Formato Carátula Elabora Carátula de la Carpeta Ejecutiva de 6.2 Remite documento a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico para 7.1 Revisa y remite documen to al Secreta rio Revisa el 8.1 NO Proce SI 8.2 Rubrica documen to y Digitaliza documento e 10.2 Recibe document os e Reproduce Carpeta Ejecutiva de Trabajo para Vo. B Página 14 de 24

16 1.- Procedimiento para para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de A JEFE DE DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS B UNIDADES ADMINISTRATIV AS C DIRECTOR DE GESTION Y DESARROLLO ESTRATEGICO D SECRETARÍA TÉCNICA OFICIALÍA MAYOR E TITULAR DEL ORGANISMO F DIRECTOR DE TECNOLOGIA S DE LA INFORMACIO N DOCUMENTOS B 10.3 Remite a la Dirección de Gestión y 11.1 Revisa y remite al Secretar io Técnico 12.1 Revisa Carpeta Ejecuti va de NO Proce 10.2 SI 12.2 Da Vo. Bo. y present a a la Titular del 13.1 Autoriz a e Reproduce integra Carpetas 16.1 e la 15.1 Recibe carpet a e 17.1 Devuelv e Carpeta a la Direcci ón de 14.1 Instruye elaborac ión de Oficios C Página 15 de 24

17 1.- Procedimiento para para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de A JEFE DE DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS B UNIDADES ADMINISTRATIV AS C DIRECTOR DE GESTION Y DESARROLLO ESTRATEGICO D SECRETARÍA TÉCNICA OFICIALÍA MAYOR E TITULAR DEL ORGANISMO F DIRECTOR DE TECNOLOGIA S DE LA INFORMACIO N DOCUMENTOS C 18.1 Elabora oficios de convocatoria para firma del Remite oficios para Vo. Bo. del Director de Revisa y solicita firma al Secretar io 20.1 Firma oficios e 22.1 Coordina entrega de oficios de convocatoria 22.2 Envía correo electrónico con Instruye envío oficios 21.1 Verifi ca operac ión del Portal de Intern et de Confirma disponibilidad del Portal de Internet y genera D Página 16 de 24

18 1.- Procedimiento para para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de A JEFE DE DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS B UNIDADES ADMINISTRATIV AS C DIRECTOR DE GESTION Y DESARROLLO ESTRATEGICO D SECRETARÍA TÉCNICA OFICIALÍA MAYOR E TITULAR DEL ORGANISMO F DIRECTOR DE TECNOLOGIA S DE LA INFORMACIO N DOCUMENTOS D 24.2 Envía por correo electrónico notificación de celebración de la 24.3 Realiza confirmación de asistencia de los 24.4 Reproduce integra Carpetas Ejecutivas Trabajo e las de del 24.5 Elabora las guías de conducción Formato lista de asistenc 24.6 Concluye y tiene lista la Guía de Conducción y FIN Página 17 de 24

19 1.- Procedimiento para para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de 6.0 Documentos de referencia Documentos 6.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 05 de febrero de 1917, y sus Reformas). 6.2 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 1976, y sus Reformas). 6.3 Ley General de Salud. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 07 de febrero de 1984, y sus Reformas). 6.4 Ley de Asistencia Social. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 02 de septiembre de 2004, y sus Reformas). 6.5 Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 14 de mayo de 1986, y sus Reformas). 6.6 Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 26 de enero de 1990, y sus Reformas). 6.7 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de febrero de 2006, y sus Reformas). 7.0 Glosario 7.1 Acta de la Sesión: Documento que da constancia de los hechos, acuerdos y decisiones adoptadas en la celebración de una sesión, redactada por el Secretario Técnico del Cuerpo Colegiado. 7.2 Acuerdo: Es la resolución o disposición adoptada sobre algún asunto presentado y tratado en el seno de la H. Junta de Gobierno o del Comité de Control y Auditoria. Representa un compromiso que invariablemente se debe atender. 7.3 Calendario de Sesiones: Consiste en la relación de fechas de cada una de las sesiones que llevará a cabo la H. Junta de Gobierno en el transcurso de un año. 7.4 Carpeta Ejecutiva de Trabajo: Conjunto de documentos que integran los informes y las propuestas de acuerdo para la celebración de una sesión. 7.5 Guía de Conducción: Documento que consiste en una narrativa breve y detallada de una sesión de Junta de Gobierno, que sirve de base para quien la preside. 7.6 H. Junta de Gobierno: Cuerpo Colegiado integrado por representantes de diferentes Dependencias y Entidades que constituye la máxima autoridad del Organismo. Página 18 de 24

20 1.- Procedimiento para para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de 7.7 Instrumentos Normativos: Los principales que regulan el funcionamiento de la H. Junta de Gobierno, son: Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento; Ley de Asistencia Social y Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.8 Orden del Día: La relación de asuntos que se presentarán y desahogarán en una sesión por parte del Cuerpo Colegiado. 7.9 Sesión: Es la reunión que se celebra de manera ordinaria o extraordinaria para tratar una serie de asuntos que deben ser aprobados y del conocimiento del Órgano de Gobierno Sesión Extraordinaria: Es aquella que debe ser convocada con al menos tres días de anticipación por la urgencia de los puntos a tratar Sesión Ordinaria: Es aquella que se establece celebrar por trimestre, en un calendario de sesiones aprobado por los integrantes de la H. Junta de Gobierno, en la primera sesión ordinaria de cada ejercicio fiscal. 8.0 Anexos 8.1 Propuesta de Acuerdo 8.2 Carátula de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo 8.3 Lista de Asistencia 8.4 Orden del Día 8.5 Seguimiento de Acuerdos Página 19 de 24

21 1.- Procedimiento para para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de 8.1 Propuesta de Acuerdo Página 20 de 24

22 1.- Procedimiento para para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de 8.2 Carátula de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo Página 21 de 24

23 1.- Procedimiento para para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de 8.3 Lista de Asistencia Página 22 de 24

24 1.- Procedimiento para para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de 8.4 Orden del Día Página 23 de 24

25 1.- Procedimiento para para Elaborar e Integrar la Carpeta Ejecutiva de 8.5 Seguimiento de Acuerdos Página 24 de 24