INSTRUCTIVO. CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 1 de 5

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Milagros Villalobos Marín
hace 6 años
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1 CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 1 de 5 1. OBJETO: Describir la metodología para llevar a cabo los controles inherentes al cierre de cuentas utilizadas para el pago de beneficios a fin de determinar la existencia de haberes percibidos indebidamente o haberes pendientes de cobro para practicar la liquidación final. Producto: Cierre de la cuenta y confección de la liquidación final, en caso de corresponder. 2. ALCANCE: Inicia: Con el fallecimiento, pérdida de condición del beneficio o cambio de sucursal bancaria. Finaliza: En caso de fallecimiento o baja de beneficio, con la determinación del importe a abonar o recuperar mediante la liquidación final. En caso de cambio de sucursal bancaria, con la confirmación del cierre y transferencia del saldo de la cuenta que se cierra. 3. DEFINICIONES LB: Liquidación de Beneficios Previsionales. S: Seguridad Social. BSHPC: Bibliorato Solicitud de haberes pendientes de cobro BPBA: Banco de la Provincia de Bs. As. ST: Sector Tesorería. FENE: Formulario Externo no Estandarizado 4. RESPONSABILIDADES Auxiliar de Liquidación de Beneficios Previsionales. Responsable de Liquidación de Beneficios Previsionales. Gerente de Contaduría, Presupuesto y Control de Gestión. 5. DESARROLLO Los motivos del cierre de la cuenta bancaria pueden ser: 1. FALLECIMIENTO. 2. PERDIDA DE CONDICIÓN PARA MANTENER EL BENEFICIO 3. CAMBIO DE SUCURSAL BANCARIA. 5.1 FALLECIMIENTO Cuando la causa que motiva el cierre de la cuenta se origina por el fallecimiento de un beneficiario, S remite un mail -FENE- archivado en Bibliorato Bajas por Fallecimiento (F-IT-LB-01-02) a LB para comunicar dicha novedad. LB debe determinar el monto de la liquidación final del beneficiario fallecido. LB solicita al BPBA el cierre de las cuentas con las siguientes notas: fecha de deceso hasta el cierre (F--01). Solicitud de cierre de cuenta y anulación de tarjeta de débito (F--02). Asimismo, el familiar o apoderado, al comunicar el deceso del titular del beneficio, presenta una nota -FENE- archivado en el Bibliorato Solicitud de Haberes Pendientes de Cobro (F--03), solicitando los haberes pendientes de cobro y/o el saldo que permanecía vigente en la caja de ahorro al momento de cierre y que pertenecía al titular de la misma, adjuntando copia autenticada

2 CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 2 de 5 del Acta de Herederos. La misma se archiva en el BSHPC a la espera de la determinación del monto que surgirá en la liquidación final. A medida que el BPBA cumple con nuestros requerimientos, nos remite toda la documentación referida la confirmación de la transferencia del saldo y al posterior cierre de la cuenta amabos FENE- archivado en el Bibliorato Banco Cierre de Cuenta (F--04). Tal documentación es utilizada en primera instancia por LB y luego por ST para completar la planilla de Cierre de cuentas (F--05), según corresponda y una vez completada íntegramente la mencionada planilla, se determina el monto de la liquidación final. Mensualmente se revisa el BSHPC para detectar aquellas solicitudes de haberes pendientes de cobro, cuyo monto de liquidación final ya se encontrara determinado, a los efectos de proceder a abonar a quien/es corresponda, según el Acta de Herederos presentada junto a la solicitud. 5.2 PERDIDA DE CONDICIÓN PARA MANTENER EL BENEFICIO En caso de que un beneficiario deje de tener la condición de tal, LB solicita al BPBA el cierre de las cuentas con las siguientes notas: fecha de deceso hasta el cierre (F--01). Solicitud de cierre de cuenta y anulación de tarjeta de débito (F--02). A medida que el BPBA remite la documentación referida a la confirmación de la transferencia del saldo y al posterior cierre de la cuenta amabos FENE- la misma se archiva en el Bibliorato Banco Cierre de Cuenta (F--04) 5.3 CAMBIO DE SUCURSAL BANCARIA Cuando un beneficiario decide realizar un cambio de sucursal bancaria debe solicitarlo por nota - FENE- archivado en el Bibliorato Mod. de datos Generales (F-IT-LB-01-03), en la cual se deberá indicar: Nombre y Apellido. Nº de legajo. Número de cuenta y sucursal bancaria vigente. Número de sucursal elegida. Asimismo, deberá adjuntar el último comprobante bancario donde se visualice que la cuenta a cerrarse no arroja saldo. LB solicita al BPBA el cierre de las cuentas con las siguientes notas: fecha de deceso hasta el cierre (F--01). Solicitud de cierre de cuenta y anulación de tarjeta de débito (F--02). A medida que el BPBA remite la documentación referida a la confirmación de la transferencia del saldo y al posterior cierre de la cuenta amabos FENE- la misma se archiva en el Bibliorato Banco Cierre de Cuenta (F--04)

3 CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 3 de 5 6. REGISTROS: Código Nombre del Registro Responsable Disposición Lapso mínimo F-IT-LB Bibliorato Baja por Fallecimiento F--01 Solicitud transferencia de fondos F--02 Solicitud Cierre de Cuentas F--03 Bibliorato solicitud de haberes pendientes de cobro F--04 Bibliorato Banco cierre de cuentas F--05 Planilla de cierre RLB Sop. magnético Permanente 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS: -IT-LB-01 Instructivo de Actualización de Novedades 8. ANEXOS: ANEXO I: F--01 Nota solicitud de Transferencia de Saldo F--01 Sr. Gerente del Banco de la Prov. de Bs.As. Casa Matriz La Plata, xx de xxxxxx de xxxx.- De nuestra consideración: Nos dirigimos a Ud. a efectos de solicitar y autorizar el débito de los saldos totales existentes en las cajas de ahorro de los beneficiarios cuyo detalle se incluye en cuadro al pie, con indicación del número de cuenta y de sucursal del Banco Provincia correspondiente: Nombre y Apellido Sucursal Caja de Ahorro N Dr. xxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxx/x Dr. xxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxx/x Dr. xxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxx/x La transferencia del saldo mencionado deberá acreditarse en nuestra cuenta corriente N xxxxx/x, informando fehacientemente detalle de las operaciones dentro de las 72 horas de realizadas las mismas. Se hace constar que la presente solicitud de transferencia es exclusiva responsabilidad de la Caja de Seguridad Social para los Profesionales en Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires Director de Finanzas Presidente Consejo de Adm.

4 CONTROL CIERRE DE CUENTAS Página 4 de 5 ANEXO II: F--02 Nota solicitud de cierre de Cuentas F--02 Sr. Gerente del Banco de la Provincia de Bs.As. Casa Matriz La Plata, xx de xxxxxx de xxxx.- De nuestra consideración: Tenemos el agrado de dirigirnos a Ud. a efectos de solicitarle el cierre de las siguientes Cajas de Ahorro y la baja de las tarjetas correspondientes, confirmando la efectivización de estas gestiones dentro de las 48 hs. de realizadas. Asimismo se solicita el detalle de movimientos desde la fecha indicada para dicha cuenta hasta el efectivo cierre de la misma: Nombre y Apellido Suc. N Caja de Ahorro N Intervalo de movimientos desde Por último, solicitamos que en la medida que los cierres de cuentas requeridos demoren más de 24 hs., se proceda en forma inmediata y como paso previo al bloqueo de las cuentas mencionadas. Sin otro particular, saludamos a Ud. atentamente Director de Finanzas Presidente Consejo de Adm. 9. Modificaciones Fecha 18/01/13 Modificaciones Se eliminaron las revisiones de los Registros y Documentos Relacionados para mejorar la identificación de registros en los procedimientos del SGC y evitar confusión en la utilización de la documentación. Revisado por: Aprobado por: Fecha: 18/01/13 Fecha: 18/01/13

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