ez Phone Guía de usuario Modelo: sistema LDK LG Electronics Inc

Transcripción

1 ez Phone Guía de usuario Modelo: sistema LDK LG Electronics Inc

2 ÍNDICE EZ PHONE...1 ÍNDICE...2 DESCRIPCIÓN GENERAL INTRODUCCIÓN AL EZ PHONE (SISTEMA LDK) Visión general REQUERIMIENTOS HARDWARE / SOFTWARE Requerimientos Hardware Requerimientos Software... 7 DESCRIPCIÓN PRESTACIONES DE USUARIO VENTANA PRINCIPAL MENÚ BARRA DE HERRAMIENTAS SUPERIOR BARRA DE HERRAMIENTAS INFERIOR VENTANA DE LLAMADAS VENTANA DE INFORMACIÓN VENTANA DE MENSAJES...26 a. Ventana de información de extensión

3 b. Ventana de Agenda telefónica (Base de Datos propia) c. Registro de llamadas d. Favorito (Ventana de marcación programada) OTRAS VENTANAS...36 A. VENTANA DE ASIGNACIÓN DE FUNCIÓN A LAS TECLAS FLEXIBLES...36 B. MENÚ VMIB...37 C. PERSONALIZACIÓN (MENÚ PERSONALIZAR)...37 D. FILTRADO DE LLAMADAS DE LA LISTA NEGRA...38 E. OUTLOOK...39 F. OPCIÓN VER REGISTRO DE LLAMADAS...40 G. SUBMENÚ OPCIÓN...41 H. SIEMPRE VISIBLE...44 I. IMPORTAR CONTACTOS DEL OUTLOOK EN LA AGENDA DE TELÉFONOS PROPIA...45 J. EXPORTAR MI AGENDA DE TELÉFONOS AL OUTLOOK CONSEJOS Realizar una llamada sin usar la ventana del ez Phone Estado de la barra de tareas Mensaje de error de la Lock Key Teléfonos analógicos y DECT

4 4. FUNCIONES ADICIONALES Operación para llamadas salientes internas (cuando tenga tono interno) Operación para llamadas salientes internas (cuando la extensión esté ocupada) Operación para llamadas en curso Mi programa de extensión PRESTACIONES AÑADIDAS

5 DESCRIPCIÓN GENERAL 1. Introducción al ez Phone (SISTEMA LDK) 1.1. Visión general Bienvenido al LDK-PCPHONE (ez Phone), aplicación que añade inteligencia a la realización y recepción de llamadas telefónicas. Con ella, el usuario de un ordenador puede hacer uso de un amplio rango de prestaciones y servicios de comunicaciones avanzados sobre la línea telefónica. El LDK-PCPHONE incluye múltiples prestaciones de valor añadido para la integración del PC y el teléfono. Mediante la interfaz gráfica de usuario del ez Phone usted podrá utilizar fácilmente las siguientes prestaciones: Importación y exportación de múltiples tipos de Bases de Datos (Outlook, Gold mine, ACT!, ACCESS, EXCEL). Funcionamiento simultáneo con los contactos del Outlook en tiempo real. Lista de reserva de marcado (llamada programada automática) Tres tipos de ventanas emergentes para notificar la recepción de una llamada entrante. Ventana en modo simple y lista de memorias propia. Realizar llamadas, retener/recuperar llamadas, transferir, establecer conferencias, aparcar/desaparcar... Registro de llamadas e información estadística. Visualización del estado de procesamiento de llamadas Ayuda Otros (Opciones, personalizar ) 5

6 Existen dos versiones diferentes del ez Phone : versión Entry y versión Deluxe. En la siguiente tabla puede ver las diferencias entre las funciones que ofrecen ambas versiones: Versión Entry Versión Deluxe Base de Datos local, capacidad limitada Prestaciones básicas teléfono Conversión de Bases de Datos SMS -.Base de Datos individual -.Ventana emergente con BD local -.Registro llamadas: Máx. 20.Recibidas, perdidas, realizadas.click y llamar -.Asignación de función a teclas flexibles -.Llamar por nombre.sólo para BD local -.Transferencia de llamadas -.Retener/Recuperar llamadas -.Programar desvíos -.Todas las prestaciones de la versión Entry -.Conversión BD: MS Outlook/Access, Goldmine ACT -.SMS.Control SMS.Programar desvíos - Timbre diferencial por número de llamante - Notificación de recepción de -.Control buzón de voz -.ACNR -.Filtrado de llamadas: VIP/lista negra.por DND/ desvío/timbre -.Marcación preprogramada Tabla 1 6

7 2. Requerimientos Hardware / Software 2.1. Requerimientos Hardware 1) Sistema telefónico: sistema LDK Teléfono digital (DKTU), teléfono analógico, DECT (GDC-345H) 2) Requerimiento normal Los requerimientos mínimos para su PC son los siguientes: * Sistema operativo : Win 98, Windows NT, Window 2000 Win Me, Window XP home, pro. * Procesador recomendado : Pentium III 300 MHz * Memoria RAM recomendada: 128 MB * Espacio libre en disco duro: 200 MB * Tarjeta Vídeo : SVGA (Mín. 256 colores/800x600) * Procesador mínimo : Pentium MMX- 200MHz * Memoria RAM mínima : 64 MB ** Nota: Para resolución de 800x600, no se podrá mostrar ni usar la ventana derecha (donde se visualiza la información de Fecha/Hora y agenda propia) Requerimientos Software 1) PC: Windows 98 o superior Programa ez Phone (Aplicación CTI) 2) Dao35Registor.exe 3) Para poder realizar la conexión entre el ez Phone y su sistema telefónico (LDK), debe instalar los drivers correspondientes de LG TAPI. 7

8 DESCRIPCIÓN PRESTACIONES DE USUARIO En esta parte veremos la descripción de la ventana principal, 6 sub-ventanas y el menú. La ventana principal es la que se muestra a continuación. En el acceso al programa, el usuario no tiene que seleccionar su número de extensión, ya que este proceso se realizará automáticamente. ** Nota: Para resolución de 800x600, no se podrá mostrar ni usar la ventana derecha (donde se visualiza la información de Fecha/Hora y agenda propia). Existen dos versiones del ez Phone. Las funciones limitadas de la versión Entry se muestran a continuación: 8

9 Funciones de la Versión Entry: - Creación de nuevas bases de datos (Access, Excel) - Control de las llamadas (realizar llamadas, retener, aparcar/desapartar, transferir ) - Importar Bases de Datos (Access, Excel) - Exportar Bases de Datos (Access, Excel) - Imprimir la agenda telefónica - Programar desvíos (internos, externos, al buzón de voz) - Siempre visible - Las prestaciones para Outlook no están disponibles. Funciones de la Versión Deluxe: - Todas las funciones de la versión Entry - Importar Bases de Datos (Outlook) - Exportar Bases de Datos (Outlook) - Control de la tarjeta de voz (Mensaje en espera, mensaje de megafonía...). - Asignación de funciones a las teclas flexibles. - ACNR - Correo electrónico - Todas las prestaciones para Outlook están disponibles (Contactos de Outlook) - Timbre diferencial por número llamante - Filtrado de llamadas: VIP/lista negra por DND/desvío/timbre - Marcación planificada - Envío de SMS 9

10 1 Ventana principal 1.1 Menú * Archivo A. Nueva BD Crear nueva Base de Datos i. MS ACCESS. (MDB) Crear archivo MDB ii. MS EXCEL (XLS) Crear archivo XLS B. Importar BD Importar Base de Datos a la agenda telefónica i. Outlook. Desde contactos del Outlook ii. Gold Mine Desde contactos de Gold Mind iii. ACT! Desde contactos de ACT! iv. ACESS. Desde archivo MDB que ha creado v. EXCEL. Desde archivo XLS que ha creado C. Exportar BD Exportar Base de Datos desde la agenda telefónica i. Outlook. A contactos de Outlook ii. Gold Mine A contactos de Gold Mind iii. ACT! A contactos de ACT! iv. ACCESS A archivo MDB creando Nueva BD v. EXCEL. A archivo XLS creando Nueva BD D. Imprimir Imprimir agenda telefónica E. Configurar Impresora Configurar la impresora como siempre F. Salir Salir del programa y guardar los cambios realizados * Programa A. Configuración TSP Configuración driver TAPI B. Idioma Cambio de idioma C. Desviar Muestra el cuadro relativo a desvíos D. Control VMIB Muestra el cuadro de diálogo de control de la tarjeta de voz para reproducir o borrar mensajes. 10

11 E. Asignación teclas flexibles Le permite asignar nuevas funciones a las teclas flexibles de su teléfono. F. SMS recibidos en teléfono Muestra los mensajes recibidos desde otra extensión * Herramientas A. Abrir Outlook Simplemente lanza el programa Outlook. B. Mostrar teclas acceso rápido C. Personalizar D. Opción E. Siempre visible * Ayuda A. Acerca de ez Phone 1.2 Barra de herramientas superior Mi estado A. Información de su extensión B. Condición de desvío: si tiene programado algún tipo de desvío, la información se mostrará aquí. C. Tipo de ventana emergente (principal, normal o sencilla): muestra la información relativa al tipo de ventana emergente que usted ha elegido en la ventana de Opción. D. Mi estado: muestra Mi estado a otra extensión cuando recibe un mensaje SMS en su teléfono. 11

12 Acceso rápido (para trabajar con teclado): le muestra las teclas de acceso rápido que tiene configuradas A. [Enter] Si no hay ninguna llamada realiza una llamada Si hay una llamada entrante contesta a la llamada B. [Shift + Enter] Si hay una llamada entrante transferencia sin supervisión Si hay una llamada en curso transferencia normal C. [Ctrl + Enter] Busca todos los contactos que coinciden entre los que usted tiene. D. [Ctrl + + o P ] Aparcar una llamada E. [Ctrl + - o U ] Desaparcar una llamada F. [Ctrl + E ] // Finaliza una llamada Pulse la tecla Monitor Cuelga/descuelga (sólo teléfono digitales) G. [Ctrl + H ]// retiene una llamada * Nota: Ctrl + E (colgar y descolgar) no es una opción válida en teléfonos analógicos ni en teléfonos DECT. Sin embargo, Ctrl + E indica Transferencia Completa para teléfonos analógicos y DECT * Nueva Base de Datos o Exportar BD a o desde archivo Access (MDB) 1. Mantiene el formato de Office 97 (Access 97(MDB)); nueva Base de Datos creada con el menú Nueva BD. 12

13 2. Puede editar, añadir o borrar registros del nuevo archivo con un motor de bases de datos como Access 97 (Office 97). 3. Si no cambia el formato de Access 97 (MDB), puede también editar, añadir o borrar registros del nuevo archivo con Office 2000 (Access 2000). 4. Respecto a los archivo Excel, se permiten todas las versiones para editar, añadir o borrar registros del nuevo archivo. 5. Utilice en menú Nueva BD para crear un nuevo archivo. Correo: le permite enviar un correo electrónico por el método de arrastrar y soltar o haciendo simplemente click. Envío de correo electrónico arrastrando y soltando Outlook: simplemente lanza el Outlook en caso de que lo tenga instalado. Simple: convierte la ventana principal en una ventana simple; también recupera la ventana principal desde la ventana simple. 13

14 Imprimir: imprime toda la lista de la agenda telefónica Salir: salir del programa y guardar todos los cambios realizados 1.3 Barra de herramientas inferior Pad Únicamente debe insertar los dígitos para realizar la llamada o para transferirla. 14

15 Transferir Únicamente debe determinar el destino de la transferencia y pulsar esta tecla o pulsar T. La operación de transferencia realizará automáticamente el marcado al destino de la transferencia. Le dará los detalles sobre las siguientes operaciones a realizar. Retener Le permite retener una llamada en curso. Para recuperar la llamada, sólo debe hacer click en el botón donde tiene la llamada retenida, en la ventana de llamadas en cola. 15

16 Aparcar Permite aparcar una llamada en curso. En primer debe establecer el lugar en el que aparcar la llamada y después pulsar esta tecla. Use Pad o simplemente teclee la dirección (por ejemplo, 601) en el cuadro de edición. Cuadro de edición Conferencia Muestra el cuadro de conferencia. Usted puede establecer la conferencia hacienda la selección con el ratón. Usted puede marcar el número de la parte con la que quiere establecer la conferencia. Si la otra parte responde, puede pulsar la tecla añadir a a conferencia para establecer la conferencia. ACNR Rellamada automática cuando tiene una llamada saliente externa o el número externo está ocupado. No es una tecla de rellamada. Es la tecla de ACNR. Si pulsa esta tecla, se intentará realizar la llamada automáticamente varias veces (la cantidad de veces depende del valor seleccionado por el administrador). Cuando el ACNR está activado, haciendo click en este botón se desactiva la prestación. 16

17 Ventana de desvíos (FWD) 4 tipos de desvío interno 2 tipos de desvío externo 4 tipos de desvío al buzón de voz Fíjese que cuando tiene un desvío programado, el símbolo cambia de color. *Nota: si su extensión tiene un desvío programado antes de abrir la aplicación, el Ez Phone no tendrá esta información de desvío. En este caso, si quiere que el ez Phone tenga la información de desvío, debe cancelar el desvío y programarlo de nuevo. DND Puede saber su estado según el símbolo que aparezca en esta tecla. Cambia el estado pulsando esta tecla. -- DND ACTIVO -- DND INACTIVO Tecla Monitor (MON) Notifica el estado por dos colores. Cambia el estado pulsando esta tecla. 17

18 1.4 Ventana de Llamadas Muestra información de las llamadas Realiza llamadas Transferencia Transferencia sin supervisión (sin responder a la llamada entrante) Transferencia Normal (cuando hay una llamada en curso) Ventana de conexión Ventana de estado de llamada Ventana de edición * Recepción de una nueva llamada Muestra información en la Ventana de estado de llamada Llamada de la extensión 103 Haga clic en esta ventana para responder, o simplemente pulse Enter ESTADO 1: Llamada entrante 18

19 * ESTADO 1 haga click o pulse Enter (llamada conectada) Se muestra la información en la Ventana de conexión ESTADO 1.1: Conectada (en curso) * ESTADO 1.1 para realizar una transferencia normal, primero introduzca el destino de la transferencia y pulse [Shift + Enter] o haga click en la tecla de Transferencia, en la barra de herramientas inferior. Retenga y realice la llamada 1. La llamada quedará retenida 2. Realice la llamada al destino de la transferencia ESTADO 1.1.1: Transferencia Normal *ESTADO Cuelgue o pulse la tecla Mon o [Ctrl + E] Se habrá completado la transferencia. *ESTADO 1 para realizar una transferencia sin supervisión, determine el destino de la 19

20 transferencia y pulse [Shift + Enter] o haga click en la tecla de Transferencia en la barra de herramientas inferior. Se habrá completado la transferencia sin haber respondido a la llamada entrante. * ESTADO 1.1 haga click en la tecla Retener de la barra de herramientas inferior. Tendrá retenida la llamada. ESTADO 1.1.2: Llamada Retenida * ESTADO Si hace click en la ventana de estado de llamada donde se encuentra la llamada retenida Llamada recuperada ESTADO

21 * Realizar una nueva llamada Determine el destino de llamada insertando el número en el cuadro de Edición o haciendo click con el ratón después pulse [ENTER] ESTADO 2: llamada saliente * ESTADO 2 Haga click en la ventana de estado de llamada, donde tiene la llamada saliente Desconectar llamada saliente Realizar una llamada por nombre ** También puede hacer una transferencia por nombre ** Nota 1 Si el número que marca tiene menos de 5 caracteres, el ez Phone lo considerará una llamada interna. 21

22 Si quiere evitar esto, introduzca el número como en el siguiente ejemplo. EJEMPLO) 0/4512 (en este caso, 0 indica que está cogiendo línea) (el ez Phone marcará esto) ** Nota 2 Si el número que marca tiene más de 5 caracteres, automáticamente se añadirá el código de acceso a línea. EJEMPLO) (número de teléfono introducido) (el ez Phone marcará esto) Si quiere seleccionar una línea determinada para esa llamada que va a realizar, debe introducir el número como en el siguiente ejemplo. EJEMPLO) 1/ (número de teléfono introducido) (el ez Phone marcará esto) * Buscar en la lista con nombre o número parcial Inserte el nombre o número que desea buscar en el cuadro de Edición y pulse [CTRL + ENTER] o haga click en * Palabra clave pepe * Lista de coincidencias 22

23 Esta ventana muestra las coincidencias respecto a lo que usted buscaba. Después de esto, sólo pulse Enter para realizar una llamada u otra operación. * Aparcar o desaparcar una llamada conectada *APARCAR [Ctrl + + o P ] o hacer click en el botón Aparcar de la barra de herramientas inferior. La zona para aparcar debe estar vacía para poder aparcar la llamada en curso (por ejemplo, 601) *UNPARK [Ctrl + - o U ] La llamada aparcada debe existir en la zona para aparcar (por ejemplo, 601) Nota 1: si utiliza un ordenador portátil, no podrá utilizar los signos + y - ; en este caso, debe 23

24 usar U o P. * Transferencia fácil con un click de ratón Si este cuadro de edición está vacío Condición 1 Ventana de extensiones: Transferencia a otra extensión (por ejemplo, extensión 18) (Condición 1-> haga click en el icono de extensión) o Ventana de agenda telefónica: Transferencia a un número externo (por ejemplo, ) Si la ventana de extensiones es de tipo informe, el proceso para realizar una transferencia es el mismo que para realizar una transferencia mediante la agenda telefónica. (Condición 1-> haga click en un número de la agenda) (Condición 1-> Click -> pulse el botón Trans en la barra de herramientas inferior) 24

25 También puede transferir una llamada pulsando T sobre la ventana de información de extensiones o en la ventana de la agenda telefónica tras seleccionar un número de teléfono. 1.5 Ventana de información Muestra información de las llamadas en curso o de las que están entrando. Si los datos de la persona con la que está hablando no se encuentran en su agenda telefónica o en sus contactos del Outlook, usted puede guardar esta información indirectamente, utilizando esta ventana de información. En el caso de que sea una llamada interna, no puede borrar el registro; sólo puede guardarlos. Llamada de Pepe Marcos 25

26 Él es un cliente VIP. 1.6 Ventana de Mensajes El máximo número de caracteres que puede tener un mensaje corto 48. Puede enviar mensajes cortos a un teléfono digital con display o a otro usuario de ez Phone User o de ez Attendant. Muestra los mensajes cortos recibidos desde otro usuario de ez Phone o ez Attendant. Ventana de visualización de mensajes cortos Utilización 1. Seleccione la extensión con el ratón. 26

27 2. Tipo de mensaje 3. Pulse el botón Enviar o [CTRL + ENTER] Extensión 105 (17:11) Esto es un mensaje 4. Cuando haya recibido un mensajes de otra extensión a. Ventana de información de extensión Muestra otras extensiones. Monitoriza el estado de otras extensiones (ocupado o libre) Permite realizar llamadas haciendo doble click Permite determinar el destino de una transferencia Correo electrónico y editar 4 formas diferentes de visualizar: icono, mini iconos, informe y lista. 27

28 Las extensiones se muestran automáticamente: el estado de cada extensión cambia automáticamente. * Obtener el calendario de Outlook ( Ctrl + S, S) En caso de que no tenga instalado el Outlook, se producirá un error. Reunión 28

29 Extensión :00: reunión * Ventana emergente de extensión Sin pulsar la tecla de control, puede usar la función. Sólo pulsando Ctrl + E, Ctrl + S, Ctrl + M * Editar información de extensión ( Ctrl + E o E ) Puede editar los datos de una extensión. Si el nombre de una extensión incluye un espacio en blanco ( ), no puede hacer una llamada por nombre. Por ejemplo, Tel co para hacer una llamada debe ser Telco Puede llamar por nombre. Por ejemplo, K.R o K.R Kim. Ventana de edición 29

30 * 4 Tipos de visualización de los iconos Icono: se muestran iconos grandes Tipo Informe: se muestra la información detallada de las extensiones. Tipo Iconos mini: útil cuando hay muchas extensiones Tipo Lista: útil cuando hay muchas extensiones. b. Ventana de Agenda telefónica (Base de Datos propia) Registro de una nueva Base de Datos Editar una Base de Datos existente Borrar una Base de Datos existente Realizar una llamada haciendo click o pulsando Enter Mandar un correo electrónico haciendo click o pulsando Enter El tamaño de las columnas se puede ajustar * Nota: un tamaño de columna que no sea razonable puede causar problemas en la visualización o errores en la Base de Datos. 30

31 * Visualización de los contactos de la Base de Datos propia Guardar y modificar: * Ventanas emergentes de direcciones * Ventana de opciones de campos de las columnas Usted puede esconder algunos campos Por lo menos debe estar seleccionado un número de teléfono. 31

32 * Ventana de reserve de llamadas Usted puede reservar llamadas telefónicas. c. Registro de llamadas Permite ver el histórico de llamadas Permite borrar registros Permite realizar llamadas haciendo click o pulsando Enter Filtrado de llamadas por: Entrantes/Salientes, Internas/Externas, Contestadas/Sin contestar Es opcional registrar las llamadas o detener la grabación 32

33 Filtrar por atributo EJEMPLO) Detener la grabación y filtrar por llamadas salientes. d. Favorito (Ventana de marcación programada) Permite listar las llamadas reservadas 3 estados (pasada, preparada, ON) Si el estado es ON, aparecerá una ventana de confirmación, preguntándole quiere realizar la llamada que había programado Aquí también puede hacer reserva de llamadas Introduzca los datos y pulse la tecla [AÑADIR] La tecla Eliminar permite borrar las entradas de la lista que no necesite. si 33

34 Visualización de llamadas programadas Ventana de edición Añadir: añade una nueva entrada a la lista de llamadas programadas. Guardar: guardar los cambios realizados en la lista de llamadas programadas Eliminar: elimina una entrada de la lista de llamadas programadas. 34

35 * Ventana emergente de llamadas programadas. 1. Notificación en primer lugar con una ventana 2. Pulse OK para realizar la llamada que había programado 3. Pulse Cerrar para cancelar la llamada programada 35

36 2. Otras ventanas a. Ventana de Asignación de función a las teclas flexibles Permite asignar una función a cada una de las teclas flexibles de su teléfono. Fácil asignación. Por ejemplo, si pulsa F01, la actual asignación de esta tecla se mostrará en detalle en la perta derecha. Si quiere cambiar la asignación, seleccione el nuevo valor en la ventana de la parte derecha y pulse OK para guardar el Nuevo valor. Ejemplo) 1. Pulse la tecla de la que quiere saber su función actual. 2. En la parte derecha puede ver la asignación actual de esta tecla. 3. Si quiere cambiar la asignación, seleccione el tipo de asignación en el menú despegable inserte el valor en el cuadro de edición. Pulse OK para guardar los datos. 4. Si pulsa otra sin haber guardado, los cambios no se habrán llevado a cabo. En el siguiente ejemplo, puede ver cómo la tecla flexible 8 sirve para llamar a la extensión 11: 36

37 b. Menú VMIB Permite la reproducción o grabación de mensajes Fácil gestión de la tarjeta de voz (VMIB) Muestra el número de mensajes de la tarjeta de voz que quedan Mensaje de bienvenida de usuario c. Personalización (menú Personalizar) 1. Sonido del timbre Las llamadas de clientes VIP, Normal y de la lista negra pueden tener diferentes timbres. Puede filtrar las llamadas por el sonido del timbre Si se recibe una llamada de un cliente de la lista VIP, se escuchará el archive de sonido asociado a esta tipo de clientes. Si se recibe una llamada de un cliente de la lista negra, se escuchará el archive de sonido asociado a esta tipo de clientes. Si se recibe una llamada de un cliente Normal, se escuchará el archive de sonido asociado a esta tipo de clientes. Los archivos de audio asociado pueden ser archivos mid o wav. 37

38 d. Filtrado de llamadas de la lista negra No filtrar (filtrar por el sonido del timbre, si se ha establecido) *Nota: 1. En este caso, el ez Phone filtra las llamadas VIP, normales o de la lista negra con archivos de sonido si lo ha registrado en el cuadro de edición Por DND (si llega una llamada de un número incluido en la lista negra, automáticamente la extensión se comportará como si estuviera en DND) *Nota: 1. Esta prestación no puede ser utilizada por la extensión de operadora Desvío al buzón de voz (llamada de la lista negra desvío automático al buzón de voz) 2. Para poder hacer este desvío al buzón de voz, compruebe que tiene acceso a la tarjeta de voz. 38

39 e. Outlook * Seleccionado y deseleccionado significa Habilitado y Deshabilitado * Si lo selecciona, la prestación queda activada. Arranque automático del Outlook cuando el ez Phone se está iniciando. Si selecciona Arranque automático, el Outlook se iniciará cuando iniciemos el ez Phone. En este caso, el Outlook debe estar instalado. Carga automática del calendario del Outlook periódicamente (30 minutos, 60 minutos, 90 minutos, 120 minutos). Si selecciona Importar automáticamente calendario, esta función traerá su ventana de Información de extensiones para cada extensión. Utilización cliente de correo Outlook por defecto Cuando su cliente de correo no sea Outlook, la función de correo electrónico en el ez Phone trabajará con su cliente de correo. Si tiene el Outlook instalado y quiere enviar sus correos electrónicos con él, debe seleccionarlo en la casilla correspondiente. En el caso de que Outlook sea su cliente de correo predeterminado, no es necesario que selecciones esta casilla. Determinar un nuevo contacto en la carpeta por defecto Cuando se crea un nuevo contacto, el ez Phone debe conocer la carpeta destino porque puede haber más de dos contactos. Si usted selecciona la carpeta por defecto, la siguiente vez que cada Nuevo contacto se almacenará en ella. Lo importante es que la carpeta debería ser definida como carpeta de contactos para su correcto funcionamiento. 39

40 f. Opción Ver registro de llamadas Seleccionar internas (quedarán registradas las llamadas internas) Seleccionar Externas (quedarán registradas las llamadas externas) Seleccionar salientes (quedarán registradas las llamadas salientes) Seleccionar entrantes (quedarán registradas las llamadas entrantes) Configurar el número máximo de registros que se desean visualizar (por defecto, 20) Según las casillas que seleccione entre las anteriores, en la ventana de registro de llamadas se mostrarán unas llamadas u otras. *La versión Entry no puede tener más de 20 registros. 40

41 * La versión Deluxe puede tener más de 20 registros y usted puede insertar el máximo número del historial de registros. g. Submenú Opción *** Estilo de la ventana emergente Minimizar cuando llega una nueva llamada, se recupera la ventana principal Minimizar cuando llega una nueva llamada, emerge la ventana normal Minimizar cuando llega una nueva llamada, emerge la ventana simple 41

42 Ventana emergente normal * Si selecciona la casilla, esta ventana no desaparecerá tras contestar a la llamada; si no la selecciona, desaparecerá. * La ventana emergente normal se muestra en la barra de tareas de Windows (parte inferior) *Usted puede contestar, transferir y realizar una transferencia sin supervisión (sin responder previamente la llamada) sin la ventana principal. *Para crear y mostrar un contacto, use el botón +. Ventana emergente Simple * Este tipo de ventana es útil cuando el ez Phone está integrado con el Outlook. * Si se recibe una llamada de un usuario del que no se tiene sus datos ni como contacto del Outlook ni en la agenda telefónica propia, usted puede incluirlo directamente el la Base de Datos. * Puede abrir o crear un contacto manualmente pulsando el botón. Si quiere crear un Nuevo contacto para números que no tenga registrados, debe seleccionar esta ventana. Nota: el ez Phone debe estar en la barra de tareas o minimizado. En este caso, puede crear un Nuevo contacto a partir de un número que no tenga registrado. *** Visualización Base de Datos y notificación de s Visualización agenda de teléfonos propia (Cuando se realiza o recibe una nueva llamada externa) Visualización de contactos de Outlook (Cuando se realiza o recibe una nueva llamada externa) Notificación de la llegada de un nuevo correo electrónico. 42

43 Código de país & Dígito internacional Estas reglas filtrarán un prefijo de un número de teléfono, para que estos números se visualicen correctamente. *Código de país: introduzca el código de su país para llamadas internacionales (para España, 34) *Dígito internacional: introduzca su código de acceso para llamadas internacionales. Por ejemplo, en el caso de España este valor es 00. * Estas reglas filtrarán un prefijo de un número de teléfono. Ejemplo) usted marca , pero el sistema hace la llamada al número En este caso, usted tiene que insertar 1079 para hacer coincidir el número con el de la agenda de teléfonos. El número está contemplado, pero no lo está. Por lo tanto, si inserta 1079 en el cuadro, el número será el mismo que Con esto conseguimos que la ventana 43

44 emergente con el contacto se muestre correctamente. Si el número del llamante está registrado, se puede mostrar la ventana de la agenda telefónica propia. Si el número de la llamada en curso o la que está sonando existe en los contactos del Outlook. Si el número del llamante está registrado, se puede mostrar la ventana del contacto de Outlook. h. Siempre visible Coloca la ventana del ez Phone siempre visible. * El ez Phone será siempre la ventana superior. * En este caso ninguna ventana puede ocultar la ventana del ez Phone. 44

45 i. Importar contactos del Outlook en la agenda de teléfonos propia 1. Importar BD de Outlook 2. Elegir carpeta de contactos # Resultado * Importar los contactos de Outlook a la agenda de teléfonos propia * Nota: se debe seleccionar la carpeta de contactos del Outlook. 45

46 j. Exportar mi agenda de teléfonos al Outlook Comprobar el formato antes de exportar los datos 46

47 * Exportar a la carpeta de contactos de Outlook desde la agenda telefónica del ez Phone. * Nota: debe seleccionar la carpeta de Contactos del Outlook. 3. Consejos Se puede manejar el ez Phone sin utilizar el ratón, excepto el menú, la barra de herramientas inferior y la barra de herramientas superior. 3.1 Realizar una llamada sin usar la ventana del ez Phone. Usted puede realizar una llamada seleccionando un número de teléfono en cualquier ventana de aplicación. El primer paso es seleccionar una secuencia de números y pulsar Ctrl + C. El segundo paso es pulsar Ctrl + Shift + D y ez Phone realizará una llamada. 47

48 3.2 Estado de la barra de tareas 1. Estado Normal 2. Si tiene una llamada perdida. 3.3 Mensaje de error de la Lock Key 1. Si no hay lock key para el ez Phone, usted podrá ver el siguiente mensaje. 2. Si le aparece este mensaje de error, por favor póngase en contacto con su distribuidor 3.4 Teléfonos analógicos y DECT. La prestación ACNR no es válida para teléfonos analógicos ni DECT. Si quiere realizar una llamada con un teléfono analógico, debe descolgar primero el auricular de su teléfono. Si quiere responder a una llamada, debe descolgar primero el auricular de su teléfono. Los teléfonos DECT tienen una tecla TALK en vez de la tecla MON. Los dos son similares, sin embargo, si quiere responder a una llamada con un teléfono DECT, debe pulsar la tecla TALK de su terminal. La asignación de funciones a las teclas flexibles no es válida para los teléfonos analógicos ni para los DECT 48

49 El ez Phone envía mensajes al terminal DECT. Sin embargo, el terminal DECT podría no mostrar su estado correcto automáticamente; si quiere ver el estado correcto (DND, desviado ), debe refrescar el terminal DECT manualmente. Sin embargo, el estado que muestra el ez Phone es siempre correcto. Después de realizar o responder a una llamada, el teléfono DECT muestra su estado correcto automáticamente. Si el sistema no proporciona alguna prestación para teléfonos analógicos o DECT, el ez Phone tampoco lo hará. 4. Funciones adicionales 1.1 Operación para llamadas salientes internas (cuando tenga tono interno) Haciendo click con el botón izquierdo del ratón podrá terminar la llamada. Haciendo click en el botón derecho tendrá acceso a más funciones (colgar, mensaje en espera) 49

50 1.2 Operación para llamadas salientes internas (cuando la extensión esté ocupada) Haciendo click con el botón izquierdo del ratón podrá terminar la llamada. Haciendo click en el botón derecho tendrá acceso a más funciones (colgar, retrollamada, camp on) 1.3 Operación para llamadas en curso Cuando tenga una llamada conectada, no obtendrá ninguna operación con el botón izquierdo del ratón. 50

51 Haciendo click con el botón derecho podrá colgar. 1.4 Mi programa de extensión Tiene diferentes prestaciones: despertador, configuración del password, música de fondo... Cuando se selecciona uno de los atributos, en la parte inferior de la ventana aparece toda la información necesaria sobre el estado de ese atributo y los campos para poder modificar su valor. El mensaje Éxito en la operación significa datos correctos Pulse Configuración actualización para modificar los datos. 51

52 5. Prestaciones añadidas 5.1 Ventana Opción A la opción Búsqueda se le han añadido dos prestaciones para buscar en una lista por información de extensión y agenda telefónica. * Caracteres (nombre de extensión, nombre, apellido) * Número de teléfono Si quiere buscar en una lista entradas que coincidan en el primer carácter, seleccione Buscar desde el primero. Si quiere buscar cualquier coincidencia en la lista, Buscar cualquier coincidencia. 52