PROCEDIMIENTO MATRICULA DE PERSONAS JURÍDICAS E INSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO Realizar la inscripción de matriculas, constituciones, reformas, disoluciones, nombramientos, liquidaciones, providencias judiciales y administrativas, cancelaciones de personas jurídicas, medidas cautelares, contratos y demás en el Registro Mercantil. Realizar la inscripción de constituciones, nombramientos, reformas de estatutos, constituciones por documento especial, disoluciones, liquidaciones, providencias judiciales y administrativas en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro. Realizar la inscripción, reinscripción, renovación, actualización y cancelación voluntaria y/o por orden de autoridad competente de todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar con las entidades estatales contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles en el Registro de Proponentes. 2. ALCANCE Aplica a todas las personas naturales y jurídicas sujetas a registro y en la publicidad de ciertos actos y sobre los cuales la ley exige dicha formalidad para Registro Mercantil, entidades sin ánimo de lucro (ESAL) y proponentes. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Persona jurídica: persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones. Inscripción: tiene por objeto darle publicidad a un conjunto de actos que la ley determina y solo surten efecto frente a terceras personas a partir de su inscripción. Reformas y disoluciones: es la modificación que se introduce al contrato social o a sus estatutos. Nombramientos: Es la designación correspondiente a los administradores de las personas jurídicas y/o establecimientos de comercio. Inscripción de medidas cautelares: Es la anotación en el libro respectivo de las providencias judiciales o administrativas que ordenan el registro de una medida cautelar, tales como el embargo, la inscripción de demanda, etc. Sucursal: Establecimiento de comercio, abierto por una sociedad dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar la sociedad. Agencia: Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla. Entidades Sin Animo de Lucro: Son personas jurídicas capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones y ser representadas judicial y extrajudicialmente, con sujeción a las disposiciones legales y a sus propios estatutos, y cuyo objeto principal no es lucrativo. Proponente: Toda persona natural o jurídica que aspire a celebrar contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles con Entidades Estatales. Calificación: Es la asignación por parte del proponente del puntaje que le corresponde y la fijación consecuente del monto máximo de contratación. ELABORADO POR: MAURICIO ENRIQUE CAICEDO APROBADO POR: GERMAN RENE GARCIA FECHA: 28 DE MAYO DE 2012 FECHA: 29 DE MAYO DE 2012

2 Página 2 de 10 Clasificación: Es la determinación por parte del proponente, de la o las actividades, especialidades y grupos que le correspondan, según la naturaleza de las actividades que específicamente haya realizado y que de acuerdo con ello determine pueda contratar con Entidades Estatales. SIREP: Sigla de Sistema Integrado de Registros Públicos, software de administración de los registros públicos de las Cámaras de Comercio a nivel nacional. Workflow: Flujo de trabajo en ingles, automatización de secuencia de acciones, actividades o tareas para la ejecución de un proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. Estado 6: Estado de finalización en el SIREP 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO 1. Recepción de y revisión de la información. 2. Liquidación derechos de matricula e inscripción 3. Digitalización y reparto de los 4. Revisión jurídica Se hace una revisión previa para saber cuales son los de entrada. El usuario diligencia el formato Localización a usuarios RP-FRT 008 por si se presenta devolución. El sistema liquida automáticamente de acuerdo a los ingresados. Cuando se cancelan los derechos, el sistema asigna el estado para tramitar. Se entregan los al asistente de archivo para su digitalización De acuerdo a la tabla de retención documental se debe clasificar el tipo de documento digitalizado en el sistema de imágenes, posteriormente se reparten los a través del sistema (SIREP y WORKFLOW) a los responsables de la inscripción. Se verifica que la documentación este completa y cumpla los requisitos exigidos por la ley. Se revisa el reconocimiento de documento y presentación personal cuando aplique. Se revisan los cobros y que se anexe el recibo de pago de impuesto de Registro. Si hay alguna inconsistencia, se efectúa la devolución en el sistema SIREP y en el programa Workflow y automáticamente su nuevo estado es devuelto al usuario (pasar a la actividad 11) Auxiliar II caja Auxiliar II caja Asistente de Archivo Directora Jurídica, Coordinador de registros y Auxiliar I de registro Asistente de Archivo Localización a usuarios RP- FRT-008 Recibo de caja Control de Documentos Recibidos- Cajas RP- FRT-010 VARIABLE A CONTROLAR

3 Página 3 de 10 ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO 5. Inscripción de los 6. Adhesión del sticker virtual al documento digitalizado. 7. Asignación de digitador 8. Digitar el documento inscrito 9. Envío del documento por el sistema a Archivo 10. Armado de libro de archivo 11. Elaboración oficio de devolución. 12. Agregar los físicos al oficio de devolución. Se realiza la inscripción de los respectivos digitalizados según el acto a registrar. En el sistema Workflow se ubica el documento y se ejecuta la función pegar sello y colocar firma. La asignación al digitador se efectúa automáticamente por el sistema, tanto en SIREP como WorkFlow. Se verifican los actos inscritos en el sticker virtual para proceder a la digitación del documento. El auxiliar de registro digita y revisa los que inscriben y efectúan el control de calidad. El sistema SIREP da la opción de enviar el código de barras a archivo mediante el enviado a archivo ; igualmente en el documento virtual a través de aplicativo Workflow se da la opción de envió a archivo, una vez en archivo se da la opción de archivado y se verifica que este en estado 6. En el momento en que el documento sea archivado en el sistema, queda listo para ser armado en el libro de archivo. Se debe indicar en el sistema de imágenes el libro físico donde fue archivado el documento. Los responsables de la inscripción elaboran el oficio de devolución indicando las causales el cual es revisado y firmado por el/la Director(a) Jurídico(a). Se buscan los en el área de digitalización y se llama al usuario para informarle de la devolución. Director Jurídico, Coordinador de registro y Auxiliar I de registro Director Jurídico, Coordinador de registro y Auxiliar I de registro, asistente de archivo Director Jurídico Auxiliar I de registro Auxiliar I de registro Asistente de Archivo Director(a) Jurídico(a) / Coordinador(a) registros públicos Coordinador(a) registros públicos Oficio de devolución Control de Llamadas a Usuarios RP- FRT-018 Documentos físicos devueltos a reparto VARIABLE A CONTROLAR

4 Página 4 de 10 ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO 13. Entrega del oficio de devolución y al usuario 14. Reingreso de Se hace el cambio de estado en el sistema a Entregado al Usuario y firma de recibido en el oficio. Si se corrigen los reingresan el documento por caja, es decir la actividad 1 y salta a la actividad 3 para continuar nuevamente con las actividades respectivas. Coordinador(a) registros públicos Auxiliar II caja Firma oficio de devolución Control de Documentos Recibidos- Cajas RP- FRT-010 VARIABLE A CONTROLAR 5. GENERALIDADES 5.1 REGISTRO MERCANTIL Se afectan los siguientes libros: Libro I Libro II Libro III Libro IV Libro V Libro VI Libro VIII Libro IX Libro X Libro XII Libro XIII Libro XIV Libro XVI Libro XVII Libro XVIII Libro XIX Libro XX Libro XXI Libro XXII De las capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedades conyugales. De las incapacidades e inhabilidades Del Concordato y la liquidación obligatoria De las autorizaciones a menores de edad y revocaciones De las administraciones de los bienes del comerciante De los establecimientos de comercio De las medidas cautelares y demandas civiles De las sociedades comerciales e instituciones financieras De la reserva de dominio De la agencia comercial De las sociedades civiles De las empresas asociativas de trabajo De las sociedades comerciales de hecho De los fondos de pensiones De los acuerdos de reestructuración Del régimen de insolvencia De la fiducia mercantil De la Representación Legal de las Sucursales del Banco de la Republica Registro Nacional Publico de personas naturales y personas jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de juegos de suerte y azar (Ver Circular Única No. 10 de Titulo VIII. Cámaras de Comercio, Capitulo primero: Registros públicos a cargo de las Cámaras de Comercio.)

5 Página 5 de QUIENES INSCRIBEN Director Jurídico Auxiliares de Registro I - Funcionario asignado como Digitador 5.2 REGISTRO DE ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO INSCRIPCIÓN Las Entidades Sin Animo de Lucro no están sujetas a matricula ni renovación, por lo tanto únicamente se inscriben. Las comunicaciones de cambio de dirección de las ESAL (suscrita por el representante legal), no generan cobro y solo se actualiza la información en el sistema por los promotores del servicio al usuario y se digitaliza el documento LIBROS DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO Libro I. De las Entidades Sin Animo de Lucro Libro II. De los libros de las Entidades Sin Ánimo de Lucro Libro III. Registro de las Entidades de la Economía Solidaria Libro IV. Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado Sin Ánimo de Lucro con domicilio en el extranjero que establezcan negocios permanentes en Colombia QUIENES INSCRIBEN: Director Jurídico Auxiliar I Registros Públicos 5.3 REGISTRO DE PROPONENTES LIBRO DE LOS PROPONENTES En la Cámara de Comercio de Girardot existe el libro denominado De los proponentes en el cual se inscriben: Inscripción y renovación en el registro de proponentes Actualización o modificación de los datos que figuren en el registro de proponentes Cancelación voluntaria de la inscripción en el registro de proponentes Cancelación por cesación de efectos Reporte contrato ejecutado, multas y sanciones LUGAR DE INSCRIPCIÓN La inscripción deberá efectuarse ante la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio principal del proponente RENOVACIÓN La inscripción deberá renovarse dentro de los primeros tres meses de cada año. Si no se renueva dentro del término señalado, cesarán los efectos de la inscripción. Para la renovación se deberá diligenciar y presentar el formulario junto con los actualizados que en él se indican, salvo aquellos que se hubiesen aportado anteriormente y que no pierda su vigencia CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN

6 Página 6 de 10 La clasificación y calificación la efectuarán los mismos proponentes. La Cámara de Comercio de Girardot registrará la información como aparece en el respectivo formulario, ya que en este caso la labor de las cámaras es meramente de registro y no de verificación y estudio de la información suministrada QUIENES INSCRIBEN Director Jurídico Coordinador de Registro 6. DIAGRAMA DE FLUJO

7 Página 7 de 10 Auxiliar II Caja Asistente de Archivo Director(a) y/ó Coodinador Jurídico(a) de Registros Auxiliar I de Registros INICIO 3 1 Recepción de y revisión Recepción corregidos para reingreso Digitar el documento inscrito Localización a usuarios RP- FRT-008 a Asignación del digitador Liquidación Adhesión del sticker virtual al documento Entrega de para digitalización Control de Documentos Recibidos - Cajas RP-FRT-008 a Digitalización de los Inscripción de Reparto de Revisión Jurídica Devolución de No Si 2

8 Página 8 de 10 Auxiliar II Caja Asistente de Archivo Director(a) y/ó Coodinador Jurídico(a) de Registros Auxiliar I de Registros 1 Armado del libro de archivo Envío del documento al archivo FIN 2 Oficio de devolución Control de Llamadas a Usuarios RP-FRT-018 Agregar los al oficio de devolución Entrega oficio y al usuario para correción. FIN No Se corrigen 3 Si 7. REFERENCIAS 7.1 GENERALES Código de Comercio: Artículos 26 al 47 Código de Comercio Circular Única 10 de Manual del SIREP. Compendio de normas para Cámaras de Comercio de Confecámaras. 7.2 REGISTRO MERCANTIL Código de Comercio: Libro I Capitulo II, Titulo III, artículos 26-47; Libro II, artículos 98 al 514; Libro III, título I, artículo Ley 10 de 1991: Empresas Asociativas de Trabajo Decreto 1100 de 1992: Reglamentario Ley 10 de 1991 sobre E.A.T

9 Página 9 de 10 Ley 222 de 1995.: Reforma Código de Comercio (Empresas Unipersonales y demás modificaciones pertinentes) Decreto 2350 de 1991: Comercializadoras Internacionales C.I Ley 811 de 2003: Sociedades Agrarias de Transformación SAT Decreto 1789 de 2004: Sociedades especializadas en arrendamiento SEA Decreto 4350 de 2006: Deroga Decreto 3100 de 1997, vigilancia sociedades Ley 1014 de 2006: De fomento a la cultura del emprendimiento Decreto 4463 de 2006: Que reglamentó el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006 normas especiales que se expidan Circular Única 10 de 2001 de la SIC Y Circulares adicionales Compendio de normas de Confecámaras. Decreto 2788 de 2004: Registro Único Tributario Resolución 622 de 2005 DIAN: Rut a través de las Cámaras de Comercio Resolución 8202 de 2005 DIAN, Formalización de la inscripción en el RUT Ley 1116 de 2006: Régimen de Insolvencia Ley 1258 de 2008: Sociedades por Acciones Simplificadas Ley 1429 de 2010: Formalización y generación de empleo Decreto 545 de 2011: Reglamentario de la ley Decreto 019 de 2012: Decreto ley anti trámite. 7.3 REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO Decreto 1529 de 1990: Por el cual se reglamenta la constitución, reformas, disolución y liquidación de las Entidades Sin Ánimo de Lucro. Decreto 2150 de 1995: Por el cual se otorga competencia a las Cámaras de Comercio para el registro de las Entidades Sin Ánimo de Lucro. Decreto 0427 de 1996: Por el cual se reglamenta el Decreto 2150 de 1995, en lo referente al registro de las Entidades Sin Animo de Lucro. Circular Única 10 de Decreto 1480 de 1989: asociaciones Mutualistas Decreto 1481 de 1989: Fondos de Empleados Decreto 1482 de 1989: administraciones públicas cooperativas Ley 79 de 1988: Por el cual se reglamenta el sector Cooperativo. Ley 454 de 1998: Por la cual se modifica la Ley 79 de 1988 y se crea la Superintendencia de Economía Solidaria. Circulares expedidas por la Superintendencia de Economía Solidaria (03 y 07) - Decreto 2716 de 1994: Asociaciones agropecuarias campesinas y no campesinas - Resolución 671 de 2006 Supersolidaria: Prorroga del registro de las entidades del sector solidario - Compendio de normas de Confecámaras. - Normas especiales que se expidan para este registro Decreto 019 de 2012 Ley anti tramite. 7.4 REGISTRO DE PROPONENTES Ley 80 de Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Decreto 856 de Por el cual se reglamente el funcionamiento del registro de proponentes en las cámaras de comercio. Resolución 2125 de Por el cual se determinan los libros necesarios para cumplir la finalidad del registro de proponentes y se imparten instrucciones sobre dicha materia. Decreto 92 de Por el cual se reglamenta la clasificación y calificación en el registro único de proponentes y se dictan otras disposiciones.

10 Página 10 de 10 Resolución 403 de Formatos para el envío de información sobre licitaciones y concursos que envían las entidades estatales para la publicación mensual de Confecámaras; y envío de contratos ejecutados que deben hacer las entidades estatales semestralmente. Ley 789 de Reforma del código laboral, protección social. Tarifas del registro único de proponentes: tarifas para pago de las inscripciones en proponentes. Decreto 393 de 2002: Reforma calificación y Renovación de proponentes. Decreto 2763 de 2005: Renovación de proponentes Ley 1150 de 2007: Medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de Circular Única X SIC Compendio de normas Confecámaras. Cartilla para diligenciar formulario único de proponentes. Decreto 1464 DE 2010 Decreto 734 de ANEXOS Anexo 1. Localización a usuarios, RP-FRT-008. Anexo 2. Control de recibidos en cajas, GC-FRT-010. Anexo 3. Control de llamadas a usuarios, RP-FRT CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN DESCRIPCION FECHA 01 ORIGINAL 04 de noviembre de En términos y definiciones Se incluyo el concepto de Estado 6, En la actividad 11 se elimino en responsables Auxiliar I de registro, en la actividad 12 y 13 se modifico en responsables (lo realiza la Coordinador(a) de Registro y no el Auxiliar I de Registro). En el numeral 5.1 Registro Mercantil se incluyo el Libro XXI y el XXII En el numeral Libros de las Entidades Sin Ánimo de Lucro se incluyo el libro III, IV y V. En el numeral 7.2. Registro Mercantil, Se incluyo Ley 1258 de 2008, Ley 1429 de 2010, Decreto 545 de 2011: Reglamentario de la ley 1429, Decreto 019 de 2012, En el numeral 7.3. Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro, se incluyo Decreto 019 de En el numeral 7.4 Registro de Proponentes, se incluyo Decreto 1464 de 2010 y Decreto 734 de de Mayo de 2012