OPERADORA DE TIENDAS VOLUNTARIAS, S.A. DE C.V.

Transcripción

1 OPERADORA DE TIENDAS VOLUNTARIAS, S.A. DE C.V. CASO DE NEGOCIO: LA ALINEACIÓN DE DATOS, UNA OPORTUNIDAD DE MEJORAR LOS PROCESOS DE COMPRAS Y ALMACÉN EN OPTIVOSA. Mario Sequeira Coordinador de Investigación Empresarial GS1 MÉXICO, Octubre 2008 Página 1 de 5

2 Información obtenida por entrevistas y comunicaciones con: Gabriel Alcocer, Abasto Antecedentes Globalmente, GS1 GDSN ha desarrollado estándares para la alineación y sincronización de información. En nuestro país, GS1 México es el organismo responsable de la administración de los estándares internacionales del sistema GS1, los cuales son diseñados a partir de mejores prácticas y un enfoque global que facilite su aplicación y adopción. Los primeros trabajos sobre Alineación de Información en México se presentaron en 1997, donde un análisis en las empresas arrojó como resultado la necesidad de contar con un proceso de apoyo para disminuir los excesivos costos por una administración de categorías extremadamente pesada y laboriosa, así como la homologación de la información de los productos, la cual está causando un impacto directo en los procesos: órdenes de compra, entrega y recepción de la mercancía, la facturación, entre otras actividades más. Con el propósito de ofrecer a la industria una herramienta confiable para realizar procesos de alineación y sincronización de información, GS1 México junto con empresas representantes de varios sectores desarrolló el catálogo de productos denominado: SYNCFONIA es un repositorio de información que permite almacenar y comunicar datos maestros sobre artículos comerciales, de modo que ésta pueda ser intercambiada íntegramente entre socios de negocio. Esto, representa para OPTIVOSA, un factor clave de éxito, ya que le permitiría mejorar de manera importante, la calidad de la información contenida en su sistema. La Sincronización de Datos se refiere a la transferencia electrónica y actualización de la información del artículo comercial, con la mínima intervención humana y bajo prácticas estandarizadas. Qué beneficios ofrece? Generación de ahorro Mejora el tiempo de introducción de los artículos al mercado Mejora la administración y confiabilidad de su catalogo Publica sus artículos para cualquier parte del mundo Elimina el re ingreso de datos Disminuye la duplicidad de datos en los sistemas Asegura que los cambios de artículos son comunicados con exactitud a través de la red para los socios de negocio Disminuye gastos en tecnología de información al contar con un repositorio único. Disminuye horas perdidas por el manejo de discrepancias en facturación. Disminuye tiempos de recibo en CeDis y Tiendas debido a errores en captura de datos. Puede publicar su información en piezas, cajas o pallets Página 2 de 5

3 PROCESO DE ALINEACIÓN Y SINCRONIZACIÓN DE DATOS EN OPTIVOSA Antecedentes OPTIVOSA, Operadora de Tiendas Voluntarias, SA de CV, es una empresa distribuidora de material escolar y de oficina en todo el sureste de México y parte del Norte de la República. Cuenta con 4 centros de distribución, en las ciudades de Mérida, Cancún, Villahermosa, Tuxtla Gutierrez y Monterrey, además de 5 tiendas de menudeo en el centro de la ciudad de Mérida. La empresa tiene presencia en el mercado papelero desde 1980, y durante los años ha alcanzado un área de influencia de 630 poblaciones, lo cual representa 10,500 clientes al día de hoy. Cuenta con 4 canales de venta: Mayoreo: para atender a todo aquel que compre papelería y artículos de oficina para reventa. Propapel: enfocado exclusivamente al mercado de oficinas, licitaciones de gobierno y atención especializada a corporativos Tiendas de Mostrador: para darle un servicio directo al público. Conectividad: servicios de redes y cableados estructurados. Asimismo, el universo de productos de OPTIVOSA es de 4,000 artículos (códigos activos) los cuales son distribuidos a 120 proveedores. Dentro de la Cadena de suministro, el rol que desarrolla OPTIVOSA es de distribuidor, importador y Cadena detallista. El porcentaje de unidades de expedición que están identificadas con un GTIN (código de barras) oscila de un 41 a un 60%. Mientras que un 20% de las unidades de expedición están identificadas con un código GTIN. EL procedimiento o mecanismo a través de la cual se generan los Datos Maestros 1 de los productos dentro de la empresa es por medio de la captura manual de información proporcionada por el fabricante / proveedor. 1 Dato maestro corresponde a la descripción de algún atributo o característica (de un producto en este caso) que permanece relativamente constante en el tiempo. Algunos ejemplos son: código de barras, dimensiones, pesos, etc. Página 3 de 5

4 Cuando llega un nuevo proveedor a OPTIVOSA lo primero que hace es la presentación de sus productos, dejando catálogo y lista de precios. Posterior se hace una presentación de estos productos a la fuerza de venta, la cual decide qué producto se va adquirir. Preparación y Diseño del Proyecto Actualmente la empresa cuenta con un proceso de Alineación Interna de Datos 2, el cual es un criterio propio de la empresa, según el tipo de producto, cuyo objetivo es el cliente interno. Los objetivos concretos que persigue OPTIVOSA al contar con un modelo de Alineación de Datos básicamente es la facilidad de búsqueda y referencia para los vendedores y operadores de almacén. OPTIVOSA es consciente que uno de los mayores beneficios que representa contar con un modelo de Alineación de Datos, es tener un mayor y mejor entendimiento con sus proveedores. A su vez, contar con el apoyo del Consejo de Administración de la Empresa es fundamental en la consecución de los beneficios que brinda el proyecto. Estatus y siguientes pasos El mecanismo predefinido y estructurado para dar mantenimiento a la información de la Empresa radica en la revisión constante del catálogo propio. Las áreas involucradas en la Organización para la obtención y mantenimiento de los Datos Maestros de los productos de los proveedores son compras y sistemas. El departamento de compras conoce detalladamente el proceso de Alienación y Sincronización de Datos, ya que es el generador de información para el resto de las áreas que conforman la empresa. El área de compras de OPTIVOSA considera que el set de datos empleados por SYNCFONIA son suficientes para describir completamente los productos y a su vez poder transmitir de forma eficiente dicha información a sus socios comerciales. Recomendaciones: Contar con Indicadores de Desempeño (KPI s) que permita monitorear el avance de la estrategia de Alineación y Sincronización de Datos. Aprovechar la información contenida en SYNCFONIA a lo largo del ciclo comercial para reducir las discrepancias en la entrega e inventarios. Contar con programas de Capacitación enfocados a reforzar los procesos de Alineación y Sincronización de Datos en la empresa. 2 La Alineación de Datos está enfocada a asegurar la consistencia de los mismos en los sistemas (que mantengan la misma estructura, forma y significado). Página 4 de 5

5 Conclusiones Las aplicaciones del Catálogo Electrónico de SYNCFONIA que la empresa espera emplear próximamente son: consultas de jerarquías de productos y/o árbol de los productos, generación de información la catalogación de nuevos productos y cambios de precio con los principales clientes. Actualmente la compañía utiliza otros estándares GS1 / proyectos GS1 México, específicamente la impresión y manejo de Códigos de Barras para la identificación de productos de consumo y de expedición. Por su parte la GS1 México, apoyará a OPTIVOSA, y a sus proveedores en el proceso de implementación, uso y operación eficiente de SYNCFONIA, con la finalidad de masificar los beneficios que brinda este catálogo electrónico en la comunidad empresarial en el país. Página 5 de 5