HERRAMIENTAS COLABORATIVAS IMPLEMENTADAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS ERVIN HAROLD LOPEZ ESPAÑA

Transcripción

1 HERRAMIENTAS COLABORATIVAS IMPLEMENTADAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS ERVIN HAROLD LOPEZ ESPAÑA

2 Necesidad La comunicación es uno de los factores críticos de un proyecto. clientes En la sociabilización del proyecto no basta con las habilidades basadas en una interacción presencial. stakeholders Equipo de trabajo proveedores Las herramientas de gestión Colaborativa son medios muy eficaces dentro de la comunicación virtual Identificar las herramientas de gestión colaborativa Generar una base de datos digital con la literatura especializada en herramientas de colaboración Revisar la literatura especializada seleccionada para determinar las herramientas colaborativas más relevantes que permiten la gestión de proyectos.

3 PREGUNTA Qué herramientas colaborativas se han implementado para la gestión de proyectos en las organizaciones?

4 Evolución De Las Herramientas De Colaboración En La Gestión De Proyectos Diagrama de Gantt control y planificación de las operaciones productivas mediante gráficos. Henry Fayol Creador de las cinco funciones de gestión que son el pilar del cuerpo de conocimiento relacionados con proyectos y programas de gestión Gestión de Proyectos CPM - Firma Dupont y Remington Rand PERT- Booz Allen Hamilton - Departamento de Defensa de Los Estados Unidos. WBS INTERNET Asociación de gestión de proyectos (Europa) IPMA Asociación de gestión de proyectos (EE.UU.) PMI

5 Evolución De Las Herramientas De Colaboración En La Gestión De Proyectos Primer capítulo PMI. A finales de 1970, 2000 miembros formaban parte de la organización La primera evaluación certificación PMP. SCRUM como un nuevo estilo de administración de proyectos 1980 Primera edición PMBOK Se desarrolla el Método de Desarrollo PRINCE El PMBOK se convierte en un Estándar ANSI PRINCE 2 PMI integrado por más de personas, PMP certificados El PMI lanza la 4 edición del PMBOK 5 Edición de la Guía PMBOK Norma ISO sobre Project Management computadoras son conectadas a ARPANET. Envío del primer correo por RayTomlinson Protocolo TCP/IP desarrollo de NSFNET protocolos OSI primer cliente Web - WorldWideWeb (WWW) primer servidor web Groupware Web 2.0 páginas que utilizan la inteligencia colectiva software social Creación de contenido Web 3.0 empuje de las tecnologías de inteligencia artificial, la web semántica, la Web Geoespacial o la Web 3D - Autogestión

6 infraestructura Identificación De Herramientas Para La Gestión De Proyectos El software que apoya a la gestión se puede dividir en las siguientes tipologías: Comunicación, Conferencia y Colaboración. Comunicación Permiten el intercambio estructurado de información Chat Wikis Publicación Web Fax. Calendarios Workflow Gestión del conocimiento Extranet Software social. Foros Charlas Video conferencia Sistema de reunión electrónica. Conferencia Facilitan la comparación de información, de forma interactiva Colaboración referencia al trabajo interdependiente hacia la obtención de una meta compartida.

7 Herramientas De Gestión Colaborativa Para Proyectos

8 Resultados Criterios de identificación de herramientas para la gestión de proyectos. Síntesis de las características relevantes en las herramientas de gestión colaborativa para proyectos Componentes Características

9 Componentes pueden: Gestionar y trabajar efectivamente en equipo. Rastrear errores y quejas de clientes. Programar hitos, actividades y entregables. Gestionar varios proyectos a la vez. Esto es especialmente útil cuando se tiene varios proyectos que influyen en otros. Distribuir recursos a un proyecto sólo cuando es necesario. Esto mejora la eficiencia y efectividad de los proyectos y ayuda a reducir el costo. Mantener todos los documentos asociados con un proyecto en un solo lugar para facilitar la comunicación entre el equipo trabajando en el proyecto. No pueden: Gestionar o analizar riesgos. Crear presupuestos para controlar los costos. Implementar la metodología de gestión ágil en tus proyectos, la cual es una manera rápida de entregar el producto a tus clientes y aprender de las necesidades que ellos tengan. Gestionar tus tareas diarias utilizando características de gestión de tareas. Características Claves: Gestión de proyectos, integrando componentes tales como: calendarios, eventos, diagramas de Gantt, ruta crítica, manejo de Hitos y línea base Gestión de tareas se usa considerablemente el manejo de los contactos, comentario y tareas Características Ágiles es poco manejado solo algunas herramientas poseen seguimiento para rastros de defectos o manejo de métodos scrum tales como: AtTask, ProjectManager.com, TeamworkPM, EPM Live. Análisis y gestión de riesgos solo lo tienen: ProjectManager.com, TeamworkPM, Celoxis, metier, Invantive Vision. Características Administrativas Comprenden el manejo del presupuesto y los gastos, características de colaboración, gestión de recursos e informes. Presupuesto y Gastos: Invantive Vision, Celoxis, PPM Central Metier permiten aprobar gastos, crear presupuestos, facturar por horas, Rastrear facturación, Seguir consumo, costos, horas de trabajo, horas de empleados; Características de Colaboración en su mayoría manejan los foros, chat o mensajes internos, fuente RSS, calendarios de equipo/cronogramas, conferencia web, Wiki Informes, las herramientas con más relevancia son PPM Central Metier e Invantive Vision las cuales ofrecen tableros de control, reportes de costo, reportes financieros, reportes del proyecto, reportes de tiempo.

10 Conclusiones Se identificaron y analizaron la tipología de las herramientas, las cuales permiten dar soporte y facilitar el trabajo, maximizar los recursos y minimizar la pérdida de tiempo e información en pro de mejorar los resultados de los proyectos las herramientas de gestión colaborativa de proyectos permiten coordinar las tareas entre todos los miembros de tu equipo independiente de la ubicación, a un bajo costo y con una respuesta rápida; permiten unificar el grupo en torno a la ejecución de los proyectos. En cuanto a los costos de las herramientas, se encuentran muchas de forma gratuita pero las más completas son de carácter propietario, como las mostradas en la investigación. La gran mayoría de las empresas como testimonio expresan que una de las principales ventajas de la utilización de estas herramientas es la ayuda a reducir los costos de los proyectos, permitir finalizar el trabajo en el plazo planificado, asegurar la calidad del producto final y mejorar la imagen de la empresa El paso a seguir es considera aplicar particularmente esta investigación a Colombia, y validar que herramientas de gestión colaborativa se han desarrollado o son usadas por la industria y su grado de inmersión en su uso.