Manual de Usuario UNIVERSIDAD DE LAS AMERICAS

Transcripción

1 Manual de Usuario UNIVERSIDAD DE LAS AMERICAS 2015 V 1.0

2 RESUMEN La facturación electrónica es una forma de respaldo de transacciones mediante documentos electrónicos que cuenta con seguridades y soporte de empresas gubernamentales que dan fe de estos documentos. Invoicec es un sistema de facturación electrónica desarrollado para Ecuador con herramientas de software gratuito en sus versiones básicas bajo plataforma Microsoft asp.net y Microsoft SQL Server Express, y SAP Crystal Reports runtime engine for.net framework 4. La forma de generar documentos Invoicec es mediante comunicación en línea con el ERP o sistema principal donde se generan los datos. Se toma la información necesaria, se añade la información adicional además de seguridades, y se envía a rentas. Posteriormente se consulta a rentas acerca del documento que se envió previamente y se actualiza con la información de autorización si es satisfactoria, o si no, se informa del motivo de su rechazo.

3 Capítulo 1 Sitio Web En este capítulo se detalla las opciones del Sistema Web y la funcionalidad de cada opción. Capítulo 2 Roles y Usuarios Este capítulo refiere los roles y usuarios que podemos encontrar dentro del Sitio Web de Invoicec. Capítulo 3 Crear Documento El capítulo mostrará los pasos para crear un nuevo documento (Guía de Remisión) desde el Sitio Web. Capítulo 4 Recepción En este capítulo se detalla el funcionamiento de la opción de recepción del Sitio Web.

4 INDICE DE FIGURAS ILUSTRACIÓN 01 PÁGINA PRINCIPAL INVOICEC... 6 ILUSTRACIÓN 02 ESTRUCTURA WEB... 7 ILUSTRACIÓN 03 PANTALLA DE LOGIN... 9 ILUSTRACIÓN 04 PANTALLA PRINCIPAL... 9 ILUSTRACIÓN 05 ADMINISTRACIÓN DE ROLES ILUSTRACIÓN 06 EDICIÓN DE ROL ILUSTRACIÓN 07 CREACIÓN DE ROL... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.1 ILUSTRACIÓN0 8 CREAR USUARIO ILUSTRACIÓN 09 EMPLEADO ILUSTRACIÓN 10 CLIENTES ILUSTRACIÓN 11 ENVIADO POR EL SERVICIO INVOICEC ILUSTRACIÓN 12 PDF Y XML AUTORIZADOS POR EL SRI ADJUNTOS AL ILUSTRACIÓN 13 CONSULTA DE DOCUMENTOS ILUSTRACIÓN 14 DETALLE TÉCNICO DE UN DOCUMENTO ILUSTRACIÓN 15 RECEPCIÓN ILUSTRACIÓN 16 VALIDACIÓN DE XML ILUSTRACIÓN 17 ACEPTAR Y APROBAR COMPROBANTE ILUSTRACIÓN 18 ADMINISTRAR DOCUMENTOS ILUSTRACIÓN 19 ADMINISTRAR DOCUMENTOS (XML).... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.0

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6 CAPÍTULO 1 SITIO WEB

7 1. SITIO WEB 1.1. DESCRIPCIÓN DE OPCIONES El sitio web Invoicec es un complemento para el proceso de facturación electrónica, ya que es una interfaz con el usuario final cuya principal funcionalidad es la administración de los documentos electrónicos generados. Ilustración 1 Página Principal Invoicec Invoicec se lo configura en el Internet Information Service IIS de Windows, requiere de los siguientes componentes externos: Microsoft.net Framework 4 SAP Crystal Reports runtime engine for.net Framework 4 Internet Information Server 6 o superior. Microsoft SQL Server 2005 o superior, cualquier versión Web browser (Internet Explorer, Chrome o Firefox) DataExpress proporciona la estructura del sitio web para que se lo publique en el servidor web, de preferencia el mismo servidor donde se ejecuta el motor. Los usuarios de INVOICEC serán el personal que se dedica a la elaboración de documentos y atención al cliente, el administrador del sitio web y otros usuarios con funciones específicas. Se puede configurar la herramienta para que puedan accesar los clientes para consultar sus documentos electrónicos Descripción de Módulos de la Aplicación En la siguiente ilustración se presenta la estructura web de Invoicec: Página #7

8 Nuevo Documento Documentos Usuarios Roles Sucursales Configuración Recepción Manual Ilustración 2 Estructura Web Nuevo Documento: Se presenta las diferentes opciones para generar un documento electrónico de forma manual, en caso de fallas en el sistema de facturación principal. Documentos: Se presenta todos los documentos generados electrónicamente, en esta opción se puede administrar dichos documentos. Usuarios: En esta opción se administran los usuarios del sistema. Roles: Esta opción se muestran y administran los roles de usuarios. Sucursales: En esta opción se presentan las sucursales registradas así como la administración de cada caja por sucursal. Configuración: En esta opción se configuran parámetros generales y rutas de acceso a los directorios que utiliza Invoicec. Recepción: En esta opción se muestran los documentos electrónicos recibidos por el servicio XdServiceRecepcion para su procesamiento. Manual: En esta opción se publican los diferentes manuales Invoicec para descargarlos en formato PDF. Página #8

9 CAPÍTULO 2 ROLES Y USUARIOS

10 2. ROLES Y USUARIOS 2.1. ACCESO AL SITIO WEB Para ingresar al Sitio Web se debe ingresa a un explorador de internet (FireFox, Chrome, Internet Explorer). Escribir la dirección del servidor que lo contiene servidor, luego colocar el Usuario y Contraseña y dar click en el botón Ingresar: Ilustración 3 Pantalla de Login Una vez que se realice el ingreso podemos observar que se nos habilita las opciones del menú que se encuentra en la parte superior. Ilustración 4 Pantalla Principal Se puede colocar sobre una de las opciones del menú principal y se podrá observar que poseen un submenú que es desplegado automáticamente para escoger una de estas opciones ROLES El Sitio Web de Invoicec permite la creación y modificación de los roles los cuales pueden ser asignados a los dos tipos de Usuarios (Empleados y Clientes), teniendo como opciones para estos las opciones que se aprecia a continuación: Administración Crear Página #10

11 En la siguiente ilustración podemos observar la forma como permitir que un Usuario tenga la posibilidad de realizar o no las tareas que observamos en la parte superior: Ilustración 5 Administración de Roles En caso de necesitar modificar un rol para habilitar o deshabilitar el permiso para una opción debemos dar click en Editar, luego nos aparecerá una pantalla para editar ese rol en específico como lo apreciamos en la imagen a continuación: Ilustración 6 Edición de Rol Para la creación de Roles debemos escoger en el menú principal la opción de Roles y luego escogemos Crear esto nos mostrará la pantalla en la cual ingresaremos el nombre del rol y los permisos que este va a tener una vez hecho esto damos crear y esto nos regresará a la pantalla donde se muestran todos los roles como podemos apreciar las imágenes a continuación: Página #11

12 Ilustración 7 Creación de Rol 2.3. USUARIOS Los Usuarios se dividen en Empleados y Clientes para crear uno de estos debemos dar click en Agregar de la opción Usuarios del menú principal al mostrarnos la pantalla que observamos a continuación debemos escoger que tipo de Usuario es: Ilustración 8 Crear de Usuario En la opción de Usuarios se puede escoger la opción ver Empleados esto desplegará todos los empleados existentes y permite la posibilidad de modificar cada uno de estos: Página #12

13 Ilustración 9 Empleados De la misma forma con los Clientes podemos observar los que ya existen y modificar en caso de ser necesario: Ilustración 10 Clientes Los clientes se registran automáticamente cuando es un cliente nuevo en invoicec. Página #13

14 CAPÍTULO 3 CREAR DOCUMENTO

15 3. CREAR DOCUMENTO 3.1 NUEVO DOCUMENTO En el menú principal existe la opción de crear un Nuevo documento, al escoger esta opción nos aparecerá una pantalla con un listado de Documentos: Factura Nota de Credito Nota de Debito Guia de remisión Retenciones Para UDLA este menú no se habilita ya que los documentos se emiten de manera Automática con información directa de sus bases de Datos. Una vez creado el archivo, el Servicio Invoicec se encarga de tomarlo, procesarlo y enviarlo al SRI, el resultado de este proceso genera un Documento XML (con Autorización del SRI) y un documento PDF (con Número y Fecha de Autorización), los mismos que son enviados al Cliente vía . Ilustración 11 enviado por el Servico Invoicec. Página #15

16 Ilustración 12 PDF y XML autorizados por el SRI adjuntos al . Todos los documentos generados pueden ser consultados en el Sitio Web en la opción de Documentos. Aquí se dispone de la opción Consulta esto mostrará la pantalla que contiene todos los documentos los mismos que también pueden ser clasificados con los filtros de la parte superior: Ilustración 13 Consulta de Documentos. Si se desea ver el detalle de un documento en específico podemos dar click en la lupa que se encuentra al final de la fila de este documento para que muestre un detalle de los estados que ha tenido este documento: Ilustración 14 Detalle Técnico de un Documento. Los estados que puede tener un documento son los que se detallan a continuación: Página #16

17 Documento Autorizado por el SRI. Documento No Autorizado por el SRI (debe ser vuelto a enviar). Reproceso (crea un documento provisional y el reproceso lo vuelve a enviar). Informativo (Si una factura fue afectada por una nota de crédito). Página #17

18 CAPÍTULO 4 RECEPCIÓN

19 5. RECEPCIÓN La opción de recepción es para ingresar a la Base de Datos los documentos autorizados que se recibe de los Proveedores: Ilustración 15 Recepción. Para hacer uso de la opción recepción manual dirigirse a la pestaña Recepción y selecciona Validación Manual, en esta opción se debe escoger un XML autorizado para su empresa y oprimir click a al botón Validar Factura: Ilustración 16 Validación de XML. Página #19

20 Una vez que se encuentra validado el XML nos dirigimos a Recepción y después a Aceptar Comprobante, le damos click en el icono con la forma esta forma y luego le damos aceptar a la ventana emergente, esto hace que el documento sea trasladado para su aprobación: Ilustración 17 Aprobar y Aceptar Comprobante. Una vez hecho estos pasos nos dirigimos a Recepción y escogemos Administrar Documentos, aquí podremos observar que ya se encuentra recibido el documento: Ilustración 18 Administrar Documentos. Aquí podemos apreciar el XML extraído del formato que envía el SRI: Página #20

21 Ilustración 19 Administrar Documentos (XML). Página #21