Subsistema de Administración Universitaria

Transcripción

1 Secretaria de Administración y Finanzas Subsistema de Administración Universitaria Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz Mayo 2016

2 Procedimientos Documentados

3 La Norma ISO 9001:2008 en el apartado 4.2 Requisitos de la Documentación, indica que la documentación del SGC debe incluir: a) Política de calidad b) Manual de calidad c) Procedimientos documentados (6) 1 SGCUV-GE-P-01 Control de Documentos SGCUV-GE-P-02 Control de Registros SGCUV-GE-P-03 Auditoría Interna SGCUV-GE-P-04 Control de Producto No Conforme SGCUV-GE-P-05 Acciones Correctivas y Preventivas y d) Los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planeación, operación y control de sus procesos.

4 Control de Documentos

5 Niveles de la Documentación Para la operación consistente de un SGC, se deben establecer e implantar los documentos que permitan garantizar su permanencia y mejora. Nivel 1 Manual de Organización Manual de Calidad (Política, Objetivos de Calidad, Mapa de Procesos) Nivel 2 Procedimientos del SGC (6 Normativos) Nivel 3 Planes de Calidad Procedimientos Operativos y Guías Nivel 4 Formatos, Instrucciones de trabajo y otros documentos para el SGC: Registros (del SGC y Operativos), Documentos Externos

6 Información (3.7.1) Datos que poseen significado Documento (3.7.2) Información y su medio de soporte El medio de soporte puede ser Papel Dispositivos magnéticos, electrónicos u ópticos Fotografías, videos Muestra/patrón o una combinación de éstos Procedimiento documentado No definido, véase Procedimiento - Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso. Especificación (3.7.3) Documento que establece requisitos Manual de Calidad (3.7.4) Documento que especifica el SGC de la organización Plan de Calidad (3.7.5) Documento que especifica qué procedimientos y recursos deben aplicares, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto/servicio o contrato específico Registro (3.7.6) Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas (1) Norma ISO 9000:2005 Fundamentos y vocabulario

7 4.2.3 Control de los documentos Cuáles son los requisitos? El control de cada documento comienza con la autorización. Se deben revisar y actualizar los documentos cada vez que sea necesario. (Histórico de Cambios) Identificar los cambios y estado actual de la revisión de cada documento. (Histórico de Cambios) Los documentos deben estar disponibles pertinentes (Portales SAF y UOM) en sus versiones Prevenir el uso de documentos obsoletos.

8 Interacción de Procesos del SAU Deben estar legibles y fácilmente identificables (Clave de documento) Deben identificarse los documentos de origen externo: tales como Estatuto General, Ley Orgánica, diario oficial de la federación, Ley del IMSS, LGCG, entre otros. Documentos de origen externo: Documentos cuya área emisora o proceso está fuera de la SAF o del SGC.

9 Cuál es la diferencia entre un formato y un registro? Formato Es el documento que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable. Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

10 CD/R 1 CD/R 2 CD/R 3 CD/R 4 CD/R 1 CD/R 2 CD/R 3 CD/R 4 CD/R DRM CD/R CBMI CD/R SG Secretaria de Administración y Finanzas Cómo se actualizan los documentos en el SAU? Publicación de documentos Secretaría SAF UOM SAF Solicitud de autorización de publicación en Portales SAF Representante Alta Dirección Control de Documentos Confirmación de Publicación Proceso ARH Representante Proceso ARF Representante Proceso AByS Representante Control Doctos/Regs Control Doctos/Regs Informar sobre los documentos actualizados Usuarios del Docto.

11 Cómo se actualizan los documentos en el SAU? Puntos importantes en el documento para su actualización Si es documento nuevo NA 28/Sep/2015 Los documentos deben entregarse a la UOM 5 días antes de su entrada en vigor 03/Oct/2015 NA

12 Cómo se controlan los documentos? Procedimiento: SGCUV-GE-P-01 Control de Documentos Formato 1 : SGCUV-GE-F-02 Documento por Tipo y por Área

13 Procedimiento: SGCUV-GE-P-0 Control de Documentos Formato 2 Distribución de Documentos

14 Cómo identificar los documentos? ARH GE P 04 Proceso o sistema (máx. 5 caract.) Subproceso o aplicación (máx. 5 carac.) Tipo de documento ( máx. 2 carac.) Número consecutivo (max. 3 caract. num) Si es de aplicación para todo el SGC de la UV, se asignan las letras SGCUV y para el Subsistema de la SAF será SAU o SAF. Si es de aplicación general o corresponde a más de un subproceso o simplemente no tienen subproceso identificado, se asignan las letras GE F - Formato o forma G - Guía M - Manual P - Procedimiento PP - Plan, proyecto o programa I - Instructivo operativo R - Reporte (que no sea producto de un sistema computacional GL - Glosario OT - Otros documentos Dígito secuencial asignado por tipo de documento dentro de un proceso o subproceso del SGC Referencia: (SGCUV-GE-G-02) Guía para la Codificación de Documentos

15 Control de Registros

16 Qué es un registro? Son un tipo especial de documento que debe controlarse de acuerdo con lo señalados en el apartado (ISO 9001:2008) Es un documento que presenta los resultados obtenidos de alguna actividad o proporciona evidencia de actividades desempeñadas; además permite documentar la trazabilidad de una actividad.

17 4.2.4 Control de los registros Cuáles son los requisitos? Identificar los registros necesarios para proporcionar evidencia de conformidad. Establecer su conservación y la forma de eliminación (disposición). Prever su almacenamiento, protección, tiempo de retención, entre otros. Mostrar evidencia de cumplimiento de los requisitos del usuario.

18 Cómo se controlan los registros en la SAF? Procedimiento: SGCUV-GE-P-02 Control de Registros Formato: SGCUV-GE-F-06 Control de Registros

19 Registros requeridos por la Norma Anexo 1

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21 Gracias