FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES

Transcripción

1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes de reportajes de imágenes en movimiento 2. Unidad productora Todas las unidades 3. Objeto de la gestión administrativa Documentar en imagen en movimiento actos institucionales que han tenido lugar en la Universidad, desarrollados por personalidades públicas o en los que participe alguno de los miembros más significativos de la Comunidad Universitaria, así como cualquier tipo de actividad de carácter cultural, deportivo o de extensión universitaria promovida por la Universidad 4. Años que abarca la serie Tipo de soporte Película de vídeo en formatos U-Matic SP, Super VHS Pro, VHS Digital: CD ROM Existe base de datos Knosys y programa XING Mpeg Player 6. Volumen de la serie 72 cintas de vídeo y 75 CD s en todo el período. 7. Documentos que integran la serie - Película de vídeo en formatos U-Matic SP, Super VHS Pro, VHS - Película digitalizada en vídeo-cd - Impresos de descripción de reportajes 8. Ordenación Secuencial numérica por reportaje y tipo de soporte. 9. Legislación Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales vigentes sobre la materia. 1

2 Estatutos de la Universidad Carlos III de Madrid. Reglamento del Archivo General de la Universidad Carlos III de Madrid. Procedimiento para la gestión administrativa de la documentación audiovisual de la Universidad Carlos III de Madrid. 10. Procedimiento administrativo Las unidades interesadas en la elaboración de un reportaje de vídeo contratan el reportaje a través de la Unidad de Contratación, que cuenta con una lista de fotógrafos profesionales habituales de la Universidad. En el contrato, genérico para todo tipo de documentación audiovisual, se contempla que la Universidad, entre otros derechos, es propietaria de los derechos de explotación del reportaje y de cualesquiera originales de cámara que pudieran producirse durante la realización del mismo. En particular, para aquellos actos que tengan lugar en el Salón de Grados o Auditorio del edificio Padre Soler del Campus de Leganés, las unidades se dirigirán a la Administración del Campus, que canalizará las solicitudes, suministrará las cintas de vídeo necesarias y dispondrá de los equipos de grabación instalados en el edificio, así como del personal allí destinado para ese fin. Todas las grabaciones originales se realizarán en el formato profesional designado por el Archivo General (actualmente cinta DV-Pro), sin perjuicio de que la unidad pueda solicitar copias en los formatos que considere más adecuados para visualizarlo (VHS) y según requiera para su gestión administrativa. Estas grabaciones, consideradas copias de segunda generación, no constituyen material susceptible de ser conservado en el Archivo General. Una vez concluido el acto, y editado y entregado el original, las unidades que hayan encargado el reportaje remitirán la grabación original al Archivo General, donde se someterá a un proceso de selección, según el siguiente criterio: a) Actos institucionales de 1er orden. Serán considerados aquellos acontecimientos de singular representatividad e interés para la Universidad por poseer en sí mismos un acentuado carácter institucional (p.ej. Aperturas de Cursos, celebraciones del Día de la Universidad, etc.) b) Actos institucionales de 2º orden. Aquellos acontecimientos que no cumplan la condición anterior. Posteriormente el Archivo General procederá a la digitalización en formato MPEG 1 o superior aquellas grabaciones que contengan los actos institucionales de 1er orden. El Archivo General aplicará el proceso de digitalización de modo selectivo. La Unidad administrativa, enviará al Archivo General todo el material informativo y audiovisual (circulares, cintas de audio, negativos, diapositivas, Photo-CD) asociado al reportaje que hubiese podido producirse junto con la grabación original de vídeo, siguiendo el procedimiento ya establecido de Gestión Administrativa de la Documentación Audiovisual, recogido en el expediente de Valoración y Expurgo de Series Documentales nº 6/97 que analiza la serie de Expedientes de reportajes fotográficos. La unidad debe documentar el reportaje en un formulario determinado, que constará de los siguientes datos: título o tema del reportaje, fecha, autor, identificación de los personajes (nombre y dos apellidos, cargo que ostentan en la Universidad o fuera de ella y lugares), relación con otros soportes (casetes, dispositivas, Photo-CD) que acompañen al mismo reportaje. 11. Ubicación de la serie Todas las unidades administrativas 2

3 12. Series antecedentes o relacionadas Expedientes de actividades culturales Expedientes de actividades deportivas Expedientes de protocolo Expedientes de cursos y seminarios Expedientes de reportajes fotográficos Expedientes de reportajes de audio 13. Documentos recapitulativos Memorias anuales de los centros 14. Documentos duplicados Copias de segunda generación, conservadas en las Unidades Administrativas 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión: el original se remite directamente al Archivo General. La unidad dispondrá de copias de segunda generación hasta agotar el objeto de la gestión administrativa. Valor administrativo: se agota una vez que sea recibida la grabación original en el Archivo General con la documentación asociada Valor histórico: las grabaciones que el Archivo General haya considerado, por su especial relevancia, de interés institucional, de acuerdo con el procedimiento administrativo analizado. 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión X Libre Restringido 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión Eliminación Muestreo X Conservación permanente Conservación parcial 18. Observaciones El Archivo General propone a la Comisión que él mismo haga una selección previa de las grabaciones, como mejor soporte para la gestión del fondo de imagen en movimiento. Los reportajes se conservarán completos en sus originales de cámara, de los que únicamente podrán eliminarse las grabaciones de calidad deficiente. En cualquier caso, esta eliminación la llevará a cabo el Archivo General. El Archivo General considera necesario realizar grabaciones en formatos profesionales (DV-Pro). Es imprescindible que en los contratos con los fotógrafos conste que la Universidad es propietaria de los originales de cámara que encargue, así como de los derechos de explotación o comerciales de las imágenes. Al autor únicamente corresponderán aquellos derivados de la ley de propiedad intelectual, especialmente los derechos de autor y de integridad de la imagen. 3

4 Para los reportajes encargados con anterioridad a mayo de 1997, la Unidad de Contratación debe articular un sistema para conseguir los derechos de propiedad de negativos y de explotación de los fotógrafos o profesionales que los elaboraron. Estas observaciones están hechas al amparo de la norma de conservación 6/97 (18), Expedientes de reportajes fotográficos. B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión: el original se remite directamente al Archivo General. La unidad dispondrá de copias de segunda generación hasta agotar el objeto de la gestión administrativa. Valor administrativo: se agota una vez que sea recibida la grabación original en el Archivo General con la documentación asociada Valor histórico: las grabaciones que el Archivo General haya considerado, por su especial relevancia, de interés institucional, de acuerdo con el procedimiento administrativo analizado. 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios X Libre Restringido 21. Resolución de disposición final Eliminación Muestreo X Conservación permanente Conservación parcial 22. Observaciones La Comisión asume las observaciones hechas por el Archivo General. El Archivo General considerará la relevancia en cuanto a la conservación de los materiales audiovisuales La conservación de materiales de vídeos de estudio (laboratorio audiovisual) se contempla bajo la norma de conservación 1/96, Exámenes y otros documentos de base de calificación. 4

5 C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente 5/99 (45) 24. Sesión 22 de junio de 1999 (2/99) 25. Asistentes Presidente: Luciano Parejo, quien delega en el Vicepresidente de la Comisión Vicepresidente: Joaquim Llansó Sanjuan, que actúa como Presidente Vocales: Antonio Rodríguez de las Heras, Enrique Villalba, Rosa Barbeitos, Alberto Palomar, José Ramón Cruz Mundet, José Furones Invitados: Piedad Sánchez (Administradora del Campus de Getafe), Carmen Martínez-Ráez (Jefa de la Sección de Retribuciones y Seguridad Social), Isabel Sánchez (Responsable del Área Administrativa de la OTRI), Alfonso González (Tercer Ciclo), Marta Peña (Archivo General) 26. Fecha del dictamen de la Comisión 22 de junio de Firmas 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno 5

6 D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 6

7 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Expediente número 6/99 Serie: Expedientes de Elaboración de Reportajes Audiovisuales ANEXO 7

8 ÍNDICE - Formulario de cesión de derechos y propiedad de los 1-4 originales de cámara a la Universidad Carlos III de Madrid por parte de los fotógrafos que realizan reportajes fotográficos - Formulario de descripción de imágenes en movimiento 5 8